II. Một số giải pháp nhằm hoàn thiện quá trình thực hiện hợp
5.Hoàn thiện các giai đoạn thực hiện hợp đồng nhập khẩu
Khi hợp đồng đã đợc ký kết Cty phải hoàn tất các yêu cầu có ghi trong hợp đồng đồng thời phải đôn đốc các đối tác hoàn thành đúng nghĩa vụ của mình.
Việc thực hiện hợp đồng ảnh hởng trực tiếp đến hoạt động kinh doanh của Cty, bất kỳ một sai sót nào trong quá trình nào đề có thể tạo ra những hậu quả không lờng dẫn đến việc tranh chấp, tồn đọng vốn.
Hơn nữa các chủ chơng chính sách của nhà nớc luôn thay đổi, do đó ng- ời làm công tác Nhập Khẩu phải luôn nắm bắt đợc những đổi thay và phải có những kiến thức sâu rộng đồng thời có những am hiểu về tập quán thơng mại về các thị trờng mà công ty quan tâm. Chính vì vậy mà đòi hỏi công ty phải có những thông tin, phải có tài liệu phục vụ cho việc nghiên cứu để kịp nắm bắt đợc các thông tin, thay đổi của thị trờng.
Do vậy để hoàn thiện đợc việc thực hiện đợc hợp đồng Nhập Khẩu, công ty phải thực hiện đợc tốt các vấn đề sau:
5.1. Hoàn thiện trình độ và công tác nghiệp vụ xuất nhập khẩu :
Cán bộ xuất nhập khẩu của công ty phải hiểu và áp dụng đợc các chính sách nhà nớc ,luật quốc tế và các tập quán thơng mại một cách linh hoạt .Điều này đòi hỏi Cty phải thờng xuyên tổ chức các lớp tập huấn cho cho cán bộ xuất nhập khẩu của mình để họ có thể nâng cao đợc nghiệp vụ kinh doanh ,trâu dồi kiến thức.
5.2. Về phơng tiện vận chuyển:
Do công ty ở xa cảng hàng nên công ty phải chịu một giá cớc phí đáng kể, mà hàng năm Cty nhập khẩu một khối lợng sắt thép, máy móc, đồ dùng tiêu dùng tơng đối lớn, nên phần chi phí cho thuê container là rất lớn. Để khắc phục khó khăn này, Cty nên chủ động hơn trong việc nhập hàng, Cty nên đầu t thêm một số xe ôtô chuyên trở dùng container. Đồng thời, có thể phát triển thêm dịch vụ cho thuê container để khai thác hết thời gian nhàn rỗi của xe. Để giải quyết đợc vấn đề này một cách có hiệu quả, công ty cần cân nhắc, tính toán một cách có hiệu quả.
5.3. Về phơng thức thanh toán:
Khi sử dụng phơng thức tín dụng chứng từ ,Cty nên lu ý một số vấn đề sau:
+Khi mở L/C không nên dùng loại L/C có thể chuyển nhợng đợc cho ngời thứ ba vì phải đề phòng ngời bán là một trung gian không có hàng, sẽ chuyển nhợng L/C đó cho một khách hàng không đáng tin cậy, thì hợp đồng không đảm bảo hiệu quả tốt.
+Khi bên bán giục mở L/C, Cty không nên mở quá sớm vì Cty sẽ bị đọng vốn, còn mở L/C muộn quá cũng sẽ gây khó khăn cho việc giao hàng
của bên bán, ảnh hởng đến việc Nhập Khẩu của công ty. Vì vậy, công ty nên xác định thời gian mở L/C hợp lý sao cho đạt hiệu quả cao nhất.
-Tuy nhiên, trong trờng hợp hai bên buôn bán có quan hệ lâu dài ,tin cậy lẫn nhau thì việc áp dụng phơng thức th tín dụng này sẽ rất cứng nhắc và mất nhiều thời gian, cũng nh tốn thêm một khoản chi phí mở L/C của công ty .Do đó đối với những khánh hàng tin cậy thì công ty nên áp dụng phơng thức chuyển tiền Tranfer Telegragh ,hay phơng thức L/C trả chậm.
5.4. Mua bảo hiểm hàng hoá:
Trong trờng hợp công ty phải mua bảo hiểm hàng hoá, một số vấn đề đặt ra là: Khi nào mua bảo hiểm hàng hoá, và lựa chọn điều kiện bảo hiểm nào cho thích hợp. Do đó khi mua bảo hiểm hàng hoá cần dựa vào các căn cứ sau:
+Căn cứ vào điều kiện cơ sở giao hàng trong hợp đồng: nếu rủi ro hàng hoá trong quá trình vận chuyển thuộc về ngời Nhập Khẩu thì cần xem xét để mua bảo hiểm hàng hoá.
+Căn cứ vào hoá vận chuyển: Nếu lô hàng hoá có giá trị lớn lại dễ chịu tác động trong quá trình bốc xếp vận chuyển làm h hỏng hao hụt thì để tránh rủi ro công ty cần mua bảo hiểm ở điều kiện nào để đáp ứng đợc nhu cầu của mình.
+Căn cứ vào điều kiện vận chuyển: Các điều kiện nh loại phơng tiện vận chuyển, chất lợng phơng tiện, bao bì bốc dỡ... là các yếu tốtạo nên rủi ro cho hàng hoá mà chúng ta cần xem xét, phân tích để lựa chọn loại hình bảo hiểm nào cho thích hợp.
5.5. Làm thủ tục hải quan:
Do thủ tục hải quan gồm nhiều thủ tục, nhiều bớc, nên nếu gặp bất cứ sai sót nào về hàng hoá, giấy tờ đều rất mất nhiều thời gian và tiền bạc.Để có thể rút ngắn đợc thời gian làm thủ tục hải quan ,Cty cần phải chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ ,chứng từ hợp lệ ,cần sắp xếp hàng hoá có trật tự ,thuận tiện cho việc kiểm tra của hải quan.
Do vậy để làm thủ tục hải quan một cách trọn vẹn Cty cần chú ý ở hai bớc sau:
+ Bớc 1: Công ty cần lập bộ chứng từ hải quan đầy đủ, các giấy tờ phải thật khớp với hợp đồng hoặc L/C.
+ Bớc 2: Kiểm hoá: Hàng hoá sẽ đợc đối chứng từ, nên thờng gặp rất nhiều khó khăn và tốn kém nhiều thời gian.
Nên để giảm bớt rắc rối trong khâu kiểm hoá, công ty cần phải chú ý những điểm sau:
Lập hồ sơ đúng với quy định của hải quan về số lợng, số loại chứng từ cần thiết. Đồng thời ghi rõ các quyền lợi về khiếu nại và đợc bồi thờng của bên mua trong trờng hợp bên bán không giao đúng toàn bộ chứng từ cho bên mua.
Việc kê khai nội dung chứng từ phải đúng, đòi hỏi công ty phải nghiên cứu thật kỹ biểu thuế, áp dụng linh hoạt biểu thuế này vào việc kê khai hàng hoá.
Điều này đòi hỏi công ty phải cử ngời có trình độ nghiệp vụ cao để đảm nhiệm công việc này.
5.6. Nhận hàng :
Để làm tốt công việc này công ty nên thực hiện các bớc sau: +Khi nhận hàng từ tàu biển: Công ty phải .
-Chuẩn bị các chứng từ để nhận hàng.
-Ký hợp đồng uỷ thác cho cơ quan ga, cảng về việc giao hàng.
-Cung cấp các tài liệu cần thiết cho việc giao nhận hàng nh hoá đơn, lệnh giao hàng.
-Tiến hành nhận hàng: phải xem xét sự phù hợp về tên hàng, chủng loại, kích thớc, thông số, chất lợng, bao bì, ký hiệu của hàng hoá so với yêu cầu đã thoả thuận trong hợp đồng.
-Thanh toán chi phí giao nhận, bốc xếp bảo quản hàng cho cơ quan ga cảng.
5.7. Kiểm tra hàng hoá Nhập khẩu:
Khi hàng Nhập khẩu về khi qua cửa khẩu cần phải kiểm tra kỹ càng. Mỗi cơ sở tuỳ theo chức năng của mình phải tiến hành công tác kiểm tra.
-Kiểm tra về chất lợng: số lợng hàng hoá sai về chủng loại, kích thớc, nhãn hiệu, quy cách, màu sắc.
- Kiểm tra về số lợng: số lợng hàng thiếu, số lợng hàng đổ vỡ và nguyên nhân.
Nếu thấy nghi ngờ hoặc hàng hoá sai về chủng loại, kích thớc, quy cách...thì phải yêu cầu công ty bảo hiểm lập biên bản giám định nếu hàng bị tổn thất lặng trong phạm vi đợc bảo hiểm, hoặc mời cơ quan giám định đến tiến hành kiểm tra hàng hóa và lập chứng từ giám định để có cơ sở pháp lý và đồng thời thông báo ngay cho ngời bán biết.