V. quy trình Thực hiện hợp đồng Nhập Khẩu thông thờng
4. Quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu thông thờng
4.1. Xin giấy phép Nhập Khẩu:
Giấy phép Nhập khẩu là một giấy phép quan trọng dể nhà nớc quản lý Nhập khẩu.Vì thế, sau khi ký hợp đồng Nhập khẩu đoanh nghiệp phải xin giấy phép Nhập khẩu chuyến để thực hiện hợp đồng đó. Ngày nay, trong xu thế tự do hoá mậu dịch, nhiều nớc giảm bớt một số mặt hàng cần phải xin giấy phép Nhập khẩu chuyến.
ở nớc ta, theo nghị định 57/CP chỉ còn 9 trờng hợp sau đây còn cần phải xin giấy phép Nhập khẩu chuyến đó là:
-Hàng Nhập khẩu mà nhà nớc quản lý bằng hạn ngạch.
-Hàng tiêu dùng Nhập khẩu theo kế hoạch đợc Thủ tớng Chính Phủ duyệt.
-Máy móc thiết bị Nhập khẩu bằng nguồn vốn ngân sách.
-Hàng của doanh nghiệp đợc thành lập theo luật đầu t nớc ngoài tại Việt Nam.
-Hàng phục vụ thăm dò khai thác dầu khí.
Xin giấy phép nhập khẩu Mở L/C Thuê tàu Mua bảo hiểm
Làm thủ tục hải quan Nhận hàng Kiểm tra hàng hoá Thanh toán Khiếu nại
-Hàng Nhập khẩu thuộc diện cần điều hành để đảm bảo cân đối cung cầu trong nớc.
Khi đối tọng hợp đồng thuộc phạm vi phải xin giấy phép Nhập Khẩu ,doanh nghiệp phải xuất trình hồ sơ xin phép gồm: hợp đồng ,phiếu hạn ngạch (nếu hàng thuộc diện quản lý bằng hạn ngạch), hợp đồng uỷ thác Nhập khẩu (nếu đó là trờng hợp Nhập khẩu uỷ thác), giấy báo trúng thầu của bộ tài chính(nếu là hàng xuất khẩu trả nợ nớc ngoài).
Nếu hàng Nhập khẩu qua nhiều cửa khẩu, cơ quan hải quan sẽ cấp cho doanh nghiệp ngoại thơng một phiếu theo dõi.Mỗi khi hàng thực tế đợc giao nhận ở cửa khẩu ,cơ quan hải quan cửa khẩu đó sẽ trừ lùi vào phiếu theo dõi đó (theo công văn số 208/TCHQ-GSQL Ngày 20/3/1997 của tổng cục hải quan ).
Việc cấp giấy phép Nhập Khẩu đ ợc phân công nh sau :
+Bộ thơng mại (các phòng cấp giấy phép) cấp những giấy phép Nhập Khẩu hàng mậu dịch nếu hàng đó thuộc 1 trong 9 trờng hợp nêu ở trên .
+Tổng cục hải quan cấp giấy phép Nhập Khẩu hàng phi mậu dịch . Mỗi giáy phép chỉ cấp cho một chủ hàng kinh doanh để Nhập Khẩu một hoặc một số mặt hàng với một nớc nhất định ,chuyên chở bằng một phơng thức vận tải và giao nhận tại một cửa khẩu nhất định. Đơn xin giấy phép (và các chứng từ đính kèm) phải đợc chuyển đến phòng( hoặc tổ ) cấp giấy phép của bộ thơng mại.Sau 3 ngày kể từ ngày nhận đợc đơn đó, phòng (hoặc tổ) cấp giấy phép phải trả lời kết quả .
4.2. Mở L/C khi bên bán báo :
Khi hợp đồng Nhập Khẩu quy định tiền hàng thanh toán bằng L/C, một trong các điều kiện đầu tiên mà bên mua phải làm để thực hiện hợp đồng đó là việc mở L/C.
Thời gian mở L/C, nếu hợp đồng không quy định gì, phụ thuộc vào thời gian giao hàng.Thông thờng L/C đợc mở khoảng 20 đến 25 ngày trớc khi đến thời gian giao hàng (nếu khách hàng ở Châu âu).
Căn cứ để mở L/C là các điều khoản của hợp đồng Nhập Khẩu. Khi mở L/C ,tổng công ty hoặc công ty xuất Nhập Khẩu dựa vào căn cứ này để điền
vào một mẫu gọi là : ”Giấy xin mở tín dụng tài khoản Nhập Khẩu”.
Khi bộ chứng từ gốc từ nớc ngoài về đến ngân hàng ngoại thơng ,đơn vị kinh doah Nhập Khẩu phải kiểm tra chứng từ và nếu chứng tử hợp lệ
phải trả tiền cho ngân hàng.Có nh vậy, đơn vị kinh doanh Nhập Khẩu mới nhận đợc chứng từ để đi nhận hàng .
4.3. Thuê tàu:
Trong quá trình thực hiện hợp đồng mua bán ngoại thơng việc thuê tàu trở hàng đợc tiến hành dựa vào 3 căn cứ sau đây:
+Những điều khoản của hợp đồng mua bán ngoại thơng . +Đặc điểm hàng mua bán .
+Điêù kiện vận tải .
Chẳng hạn nếu điều kiện cỏ sở giao hàng của hợp đồng Nhập Khẩu là FOB(cảng đi) thì chủ hàng Nhập Khẩu phải thuê tàu biển để trở hàng ,tàu này có thể là tàu chuyến nếu hàng có khối lợng lớn về để trần ,có thể là tàu chợ nếu là hàng lẻ tẻ.
Còn nếu ở điều kiện cơ sở giao hàng của hợp đồng Nhập Khẩu là FCA(cảng đi) thì chủ hàng Nhập Khẩu phải thuê container hoặc tàu Ro/Ro để trở hàng .Trong trờng hợp chuyên chở bằng container ,hàng đợc giao cho ngời vận tải theo một trong hai phơng thức :
-Nếu hàng đủ một container chủ hàng phải đăng ký thuê container về cơ sở của mình ,đóng hàng vào container, rồi giao cho ngời vận tải.
-Nếu hàng không đủ một container , chủ hàng phải giao hàng cho ngời vận tải tại ga container.
Việc thuê tàu lu cớc đòi hỏi phải có kinh nghiệm ,nghiệp vụ ,có thông tin về tình hình thị trờng thuê tàu và các thông các điều kiện thuê tàu .Vì vật trong nhiều trờng hợp chủ hàng Nhập khẩu thờng uỷ thác việc thuê tàu lu cớc cho một số công ty hàng hải nh Công ty thuê tàu và môi giới hàng hải (VIET FRACHT) ,Công ty đại lý tàu biển (VOSA).
Cơ sở pháp lý để điều tiết mối quan hệ giữa hai bên uỷ thác thuê tàu với biên nhận uỷ thác trên tàu là hợp đồng uỷ thác ,có hai loại hợp đồng thuê tàu:
-Hợp đồng uỷ thác thuê tàu cả năm . -Hợp đồng uỷ thác thuê tàu chuyến .
Chủ hàng nhập căn của vào đặc điểm vận chuyển của hàng hoá để lựa chọn loại hình hợp đồng cho thích hợp.
4.4. Mua bảo hiểm hàng hoá :
Trong hoạt động mua bán quốc tế ngời ta hay chuyên chở hàng hoá bằng đờng biển nên thờng gặp rất nhiều rủi ro và tổn thất. Vì thế bảo hiểm hàng hoá đờng biển là loại bảo hiểm phổ biến nhất trong ngoại thơng .Hợp đồng bảo hiểm thờng có hai loại :
-Hợp đồng bảo hiểm có thể là hợp đồng bảo hiểm bao : khi mua hợp đồng này chủ hàng Nhập khẩu ký hợp đồng từ đầu năm,còn đến khi giao hàng xuống tầu song chủ hàng chỉ gởi đến công ty bảo hiểm một thông báo bằng văn bản đợc gọi là ”Giấy báo bắt đầu vận chuyển .”
-Hợp đồng bảo hiểm chuyến: khi mua hợp đồng này chủ hàng Nhập khẩu phải gửi đến công ty bảo hiểm một văn bản gọi là “Giấy yêu cầu bảo hiểm “.Trên cơ sở giấy yêu cầu này chủ hàng và Cty bảo hiểm đàm phán và ký kết hợp đồng bảo hiểm. Để ký kết hợp đồng bảo hiểm cần nắm vững
những điều kiện bảo hiểm ,có 3 điều kiện bảo hiểm chính là: bảo hiểm rủi ro, bảo hiểm có tổn thất riêng và bảo hiểm miễn tổn thất riêng.Ngoài ra cũng có một số hợp đồng bảo hiểm nh: vỡ ,rò rỉ ,mất chộm và không giao hàng, rỉ và ô xi hoá, h hại do móc cẩu và một số bảo hiểm đặc biệt nh: bảo hiểm chiến tranh đình công ,lao động và dân chiến .
Việc lựa chọn bảo hiểm phải dựa trên 4 căn cứ sau:
+Điều khoản hợp đồng: chẳng hạn nh bán CIF chúng ta chỉ mua bảo hiểm miễn tổn thất riêng .
+Tính chất hàng hoá .
+Tính chất bao bì và phơng thức xếp hàng. +Loại tàu chuyên chở .
4.5. Làm thủ tục hải quan :
Hàng hoá khi đi ngang qua biên giới quốc gia để Nhập khẩu đều phải làm thủ tục hải quan.Việc làm thủ tục hải quan gồm 3 bớc chủ yếu sau đây:
-Khai báo hải quan :
Chủ hàng khai báo các chi tiết hàng hoá lên tờ khai để cơ quan hải quan kiểm tra các thủ tục giấy tờ.Yêu cầu của việc khai báo này là trung thực và chính xác. Nội dung của tờ khai báo gồm những mục nh loại hàng (hàng mậu dịch,hàng trao đổi tiểu nghạch biên giới ,hàng tạm nhập tái suất), tên hàng, số khối lợng, giá trị hàng, tên công cụ vận tải. Nhập khẩu với nớc nào. Ngoài ra tờ khai hi quan phi đợc xuất trình kèm theo một số chứng từ khác, mà chủ yếu là : Giấy phép Nhập khẩu ,hoá đơn ,phiếu đóng gói ,bản kê chi tiết.
- Xuất trình hàng hoá:
Hàng hoá Nhập khẩu phải đợc sắp sếp trật tự, thuận tiện cho việc kiểm soát.Chủ hàng phải chịu chi phí và nhân công về việc mở, đóng các kiện hàng.
-Thực hiện các quyết định của hải quan :
Sau khi kiểm soát giấy tờ và hàng hoá, hải quan sẽ ra những quyết định nh: Cho hàng đợc phép ngang qua biên giới(thông quan),cho hàng đi qua một cách có điều kiện(nh phí sửa chữa,phí bao bì lại ) cho hàng đi qua sau khi đẵ nộp thuế, lu kho ngoại quan, hàng không đợc Nhập khẩu. Nghĩa vụ của chủ hàng là phi nghiêm túc thực hiện các quyết định đó. Việc vi phạm các quyết định đó thuộc tội hình sự .
4.6. Nhận hàng:
Theo nghị định 200/CP ngày 31/12/1973- Các cơ quan vận tải“
(ga,cảng) có trách nhiệm tiếp nhận hàng hoá Nhập Khẩu trên các phơng tiện vận tải từ nớc ngoài vào, bảo quản hàng hoá trong quá trình xếp rỡ ,lu kho, lu bãi và giao cho các đơn vị đặt hàng theo lệnh giao hàng của tổng công ty đẵ nhập hàng đó”
Do đó, đơn vị kinh doanh Nhập khẩu phải, hoặc trực tiếp hoặc thông qua một đơn vị nhận uỷ thác giao nhận tiến hành:
-Ký kết hợp đồng uỷ thác cho cơ quan vận tải (ga,cảng ) về việc giao nhận hàng từ tầu ở nớc ngoài về.
-Xác nhận với cơ quan vận tải kế hoặch tiếp nhận hàng nhập khẩu từng năm ,từng quý ,lịch tầu ,cơ cấu mặt hàng ,điều kiện kỹ thật khi bốc rỡ, vận chuyển, giao nhận.
-Cung cấp các tài liệu cần thiết cho việc giao nhận hàng hoá (nh vận đơn, lệnh giao hàng)nếu tầu biển không ra những tài liệu đó cho cơ quan vận
tải.
-Thông báo cho các đơn vị trong nớc đặt mua hàng nhập khẩu (nếu hàng nhập khẩu cho một đơn vị trong nớc) về dự kiến ngày hàng về, ngày thực tế tầu trở hàng về đến cảng hoặc ngày toa xe trở hàng về sân ga giao nhận.
-Thanh toán cho cơ qua vận tải các khoản phí tổn về giao nhận bốc sếp, bảo quản và vận chuyển hàng nhập khẩu.
-Theo dõi việc giao nhận, đôn đốc cơ quan vận tải lập những biên bản(nếu cần)về hàng hoá và giải quyết trong phạm vi của mình những vấn đề xẩy ra trong việc giao nhận.
Trong trờng hợp hàng Nhập khẩu đợc xếp trong container, có thể có một trong hai khả năng sau:
+ Nếu hàng đủ một container(FCL), cảng giao container cho chủ hàng nhận về cơ sở của mình và hải quan kiểm hoá tại cơ sở.
+ Nếu hàng không đủ một container(LCL), cảng giao container cho chủ hàng có nhiều hàng nhất mang về cơ sở để dỡ hàng, phân chia, với sự giám sát của hải quan. Nếu cảng là ngời mở container thì chủ hàng làm thủ tục nhận hàng lẻ.
4.7. Kiểm tra hàng hoá:
Theo quy định hàng Nhập khẩu về qua cửa khẩu phải đợc kiểm tra kỹ càng và mỗi cơ quan tuỳ theo chức năng của mình mà tiến hành công việc kiểm tra đó .
Cơ quan giao thông (ga ,cảng) phải kiểm tra niêm phong cặp trì trớc khi rỡ hàng ra khỏi phơng tiện vận tải. Nếu hàng có thể có tổn thất hoặc xếp đặt theo lô, theo vận đơn thì cơ quan giao thông mời công ty giám định lập biên bản giám định dới tàu .Nếu hàng chuyên trở đờng biển mà bị thiếu hụt, mất mát phải có “Biên nhận kết toán nhận hàng với tàu “ còn nếu bị đổ vỡ phải có “Biên bản hàng đổ vỡ h hỏng . “ Nếu tàu đã trở hàng nhổ neo rồi việc thiếu hụt mới bị phát hiện ,chủ hàng phải yêu cầu VOSA cấp “Giấy chứng nhận thiếu hàng .“
Doanh nghiệp Nhập khẩu với t cách là một bên đứng tên trên vận đơn, phải lập th dự kháng nếu nghi ngờ hoặc thực sự thấy hàng có tổn thất, sau đó phải yêu cầu công ty bảo hiểm lập biên bản giám định nếu tổn thất xẩy ra bởi những rủi ro đã đợc mua bảo hiểm.Trong những trờng hợp khác phải yêu cầu công ty giám định tiến hành kiểm tra hàng hoá và lập chứng th giám định
4.8. Làm thủ tục thanh toán :
Trong thanh toán quốc tế các phơng thức thờng đợc dùng là : -Phơng thức chuyển tiền.
-Phơng thức ghi sổ .
-Phơng thức tín dụng chứng từ .(L/C). -Phơng thức nhờ thu .
Trong đó có 3 phơng thức thờng đợc dùng trong các hợp đồng Nhập khẩu ở Việt Nam :
*Phơng thức thanh toán bằng th tín dụng :
Ngời Nhập khẩu làm đơn xin mở th tín dụng gửi đến ngân hàng mà mình yêu cầu mở một L/C cho ngời xuất khẩu hởng,căn cứ vào đơn xin mở L/C ngân hàng mở L/C sẽ lập một L/C và thông báo ngân hàng đại lý của mình ở nớc ngời xuất khẩu ,để ngân hàng này thông báo và chuyển L/C đến ngời xuất khẩu .Sau đó ngân hàng mở L/C thay mặt ngời Nhập khẩu đứng ra nhận các chứng từ của bên xuất khẩu và nếu thấy chứng từ đó phù hợp sẽ chấp nhận thanh toán .Sau đó ngời Nhập khẩu phải trả tiền thanh toán cho ngân hàng thì mới có chứng từ để đi nhận hàng .
*Thanh toán bằng phơng thức nhờ thu :
Nếu hợp đồng Nhập khẩu quy định thanh toán tiền hàng bằng phơng pháp nhờ thu thì sau khi nhận chứng từ ở ngân hàng ngoại thng ,đơn vị kinh doanh Nhập khẩu đợc kiểm tra chứng từ đó trong một thời gian nhất định nếu trong thời gian này đơn vị kinh doanh Nhập khẩu không có lý do chính đáng từ chối thanh toán thì ngân hàng xem nh yêu cầu đòi hỏi tiền là hợp lệ .Quá thời hạn quy định cho việc kiểm tra chứng từ ,mọi tranh chấp giữa bên bán và bên mua về thanh toán tiền hàng sẽ đợc giải quyết trực tiếp giữa các bên đó hoặc tại cơ quan trọng tài.
*Phơng thức chuyển tiền: là phơng thức thanh toán trong đó một khách hàng đợc gọi là ngời chuyển tiền yêu cầu ngân hàng phục vụ mình chuyển một số tiền nhất định cho bên huởng lợi ở một địa điểm xác định bằng phơng tiện chuyển tiền do khách yêu cầu .
Có hai hình thức chuyển tiền : bằng điện hoặc bằng th :
-Hình thức chuyển tiền bằng điện: ngân hàng thực hiện việc chuyển tiền bằng cách ra lệnh bằng điện cho ngân hàng đại lý ở nớc ngoài chuyển trả tiền cho ngời hởng lợi .
-Hình thức chuyển tiền bằng th: ngân hàng thực hiện việc chuyển tiền bằng cách viết th ra lệnh cho ngân hàng đại của mình trả tiền cho ngời hỏng lợi .
4.9. Khiếu nại:
Khi thực hiện hợp đồng Nhập Khẩu nếu chủ hàng Nhập Khẩu phát hiện thấy hàng Nhập Khẩu bị tổn thất đỗ vỡ thiếu hụt mất mát thì cần lập hồ sơ khiếu nại ngay để khỏi bõ thời hạn khiếu nại.
Đối tợng khiếu nại là ngời bán ,nếu hàng có chất lợng hoặc số lợng không phù hợp với hợp đồng ,có bao bì không thích đáng ,thời hạn giao hàng bị vi phạm .
Đối tợng khiếu nại là ngời vận tải nếu hàng bị tổn thất trong quá trình chuyên chở hoặc nếu sự tổn thất đó là do lỗi của ngời vận tải gây nên.
Đối tợng khiếu nại là công ty bảo hiểm nếu hàng hoá ,đối tuợng của bảo hiểm bị tổn thất do thiên tai ,tai nạn bất ngờ hoặc do lỗi của ngời thứ ba gây nên ,khi những rủi ro này đã đợc mua bảo hiểm.
Đơn khiếu nại phải đợc kèm theo những bằng chứng về tổn thất (nh biên bản giám định, COR, ROROC hay CSC), hoá đơn, vận đơn đờng biển đơn bảo hiểm( nếu khiếu nại Cty bảo hiểm ) .
Ngoài ra nếu việc khiếu nại không đợc giải quyết thoả đáng, hai bên có thể kiện nhau tại hội đồng trọng tài (nếu có thoả thuận trọng tài) hoặc tại toà án .
III. Đánh giá kết quả việc thực hiện hợp đồng nhập khẩu tại công ty VILEXIM Hà Nội
1. Những mặt đã làm đợc
Kể từ khi nền kinh tế đát nớc chuyển sang nền kinh tế thị trờng ,đất nớc mở cửa, mô hình kinh doanh ở các doanh nghiệp Nhà nớc có sự thay đổi đó là việc “Cổ phần hoá các doanh nghiệp Nhà nớc .” Do tính khách quan của việc Cổ phần hóa Doanh nghiệp nên ngày 23/08/2004 thực hiện số 1188/QĐ- BTM của Bộ Thơng Mại, Cty Xuất Nhập Khẩu và hợp tác đầu t Vilexim chính thức đổi tên thành Cty cổ phần xuất nhập khẩu và hợp tác đầu t