IV. Phân tích Thực trạng việc thực hiện hợp đồng nhập khẩu
1.8.Kiểm tra chất lợng :
1. Quy trình thực hiện hợp đồng Nhập Khẩu Uỷ Thác tại Cty VILEXIM HN
1.8.Kiểm tra chất lợng :
Trớc khi giao nhận hầng hoá nhập khẩu Cty cử ngời xuống tận cơ sở để đôn đốc theo dõi và kiểm tra việc giao nhận hàng .
Kiểm tra về phẩm chất ,số lợng , bao bì đóng gói ,kẽ ký mã hiệu .
Việc kiểm tra kiểm tra tại cơ sở có vại trò quyết định và có tác dụng triệt để nhất .
Đây là khâu quan trọng có ý nghĩa chiến lợc trong việc làm và lâu dài của Cty cho nên Cty rất chú trong viẹc kiểm tra chất lợng và đặt yếu tố chất l- ợng lên hàng đầu .Còn việc kiểm tra chất lợng hàng hoá ở cơ sở và thực hiện các thủ tục quốc tế .
Thông thờng viêc tầu lu cớc đòi hỏi phải có nghiệp vụ ,có thông tin về tình hình thị trơng thuê tầu và tinh thông các điều kiện thuê tầu ,vì vậy cty th- ờng uỷ thác cho Cty hàng hải nh : Cty thuê tàu và môi giới hàng hải (Vietfracht ),Cty đại lý tàu biển (VOSA)...
1.10. Làm thủ tục hải quan:
Thông thờng mỗi khi có hàng ,Cty thờng cử ngời xuống tận cảng để tiến hành làm các thủ tục hải quan về giao nhận hàng hoá .
Ngời của Cty sẽ đến tận cơ quan để xuất trình các giấy tờ hải quan nh tờ khai hải quan ,lệnh giao hàng ,hoá đơn ,phiếu đóng gói ,bản vẽ chi tiết .Sau đó ngời của Cty sẽ cùng đi với nhận viên hải quan đến cảng để kiểm tra hàng(kiểm hoá).
Sau khi nộp thuế giao hàng, ngời của Cty sẽ nhận đợc lệnh giao hàng và sẽ giao hàng cho Cty vận chuyển container mà Cty thuê để chở đến tận phân xởng của bên A .
1.11. Giao nhận hàng hoá với tàu:
Trớc khi giao hàng Cty phải thông báo cho đơn vị uỷ thác biết về dự kiến giờ hàng về.
Theo dõi đôn đốc việc giao nhân và lập những biên bản nếu cần về hàng hoá và giải quyết trong phạm vi vủa mình những vấn đề xảy ra trong việc giao hàng.
Cty thanh toán các khoản chi phí trong việc nhận và thanh toán cho phí vận chuyển hàng từ cảng về phân xởng bên giao uỷ thác.
1.12. Lập bộ chứng từ thanh toán:
Sau khi giao xong hàng Cty lập bộ chứng từ thanh toán nhằm để xuất trình ở ngân hàng và thu tiền về nhằm tránh việc đọng vốn ,nhằm giúp bạn hàng của mình quay vòng vốn nhanh ,tạo sự tín nhiệm cho mối quan hệ lâu dài với mình.Thông thờng bộ chứng từ thanh toán của Cty bao gồm các chứng từ sau:
+Hoá đơn thơng mai gồm 4 bản.
+Trọn bộ gồm 3 bản vận đơn hoàn hảo đã bốc hàng ghi “rõ cớc đã trả”
+Hối phiếu trả tiền ngay ký phát cho bên mua. +Phiếu đóng gói 2 bản .
+Giấy kiểm định thực vật gồm 2 bản . +Giấy chứng nhận xuất xứ gồm 2 bản. +Giấy chứng nhận phẩm chất gồm 2 bản.
1.13. Giải quyết tranh chấp khiếu nại (nếu có)
Khi có khiếu nại xẩy ra ,Cty thờng hợp tác với bên B làm các thủ tục khiéu nại và có sự xác nhận của Cty luôn tiến hành các thủ tục khiếu nại một
cách kịp thời ,nhằm tránh bỏ lỡ thời hạn khiếu nại và thơng lợng đấu tranh tích cực với khách hàng nớc ngoài để bảo vệ quyền lợi của ngời uỷ thác .
1.14. Thanh lý hợp đồng
Hai bên phải có trách nhiệm thanh lý hợp đồng trong vòng 10 ngày kể từ khi hai bên hoàn thành xong các thủ tục thanh toán liên quan đến việc thực hiện hợp đồng xuất nhập khẩu ủy thác .
Biên bản thanh lý hợp đồng phải đợc làm bằng văn bản có chữ ký đóng dấu của hai bên và đợc làm thành 2 bản mỗi bên giữ 1 bản.
*Việc ký kết hợp đồng nhập khẩu uỷ thác đối với Cty nớc ngoài:
Đối với bên nớc ngoài thì không có hợp đồng uỷ thác giống nh hợp đồng uỷ thác ở Việt Nam mà họ xem hợp đồng ký kết là hợp đồng mua bán hàng hoá.Việc thực hiện hợp đồng đợc nêu trong “Quy trình thực hiện hợp đồng thông thờng”.Các giấy tờ văn bản điều đợc viết bằng tiếng Anh ,các điều khoản đợc quy định theo tiêu chuẩn quốc tế và đợc ghi rõ trong trong hợp đồng ngoại.
V. quy trình Thực hiện hợp đồng Nhập Khẩuthông thờng. thông thờng.
1. Nội dung của Hợp đồng Nhập khẩu thông thờng
Có các mục sau:
-Về ngày tháng và địa điểm ký kết hợp đồng. -Về các bên tham gia hợp đồng . (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
-Về các điều khoản đối tợng của hợp đồng. -Về điều khoản bao bì và ký mã hiệu. -Về điều khoản điều kiện giao hàng. -Về điều khoản giá cả .
-Về điều khoản giao hàng . -Về điều khoản vận tải . -Về điều khoản thanh toán. -Về điều khoản bảo hành .
-Về điều khoản quy định trờng hợp miễn trách . -Về điều khoản khiếu nại .
-Về điều khoản trọng tài . -Về điều khoản chế tài .
Hợp đồng Số:... Ngày... tháng... năm... Giữa: Địa chỉ: Điện tín: Telex:
Dới đây gọi tắt là:“ngời bán ”
Điện thoại: Fax: Và: Địa chỉ: Điện tín: Telex:
Dới đây gọi tắt là:”Ngời mua “
Điện thoại: Fax:
Đã thoả thuận ký kết hợp đồng với những điều kiện dới đây:
(Hợp đồng nhập khẩu có thể dài ngắn khác nhau tuỳ thuộc vào số điều kiện thoả thuận nhiều hay ít giữa hai bên). Thông thờng hợp đồng nhập khẩu có những khoản mục sau:
1. Tên hàng : 2. Số lợng : 3. Chất lợng :
4. Bao bì và ký mã hiệu : 5. Giao hàng :
6. Điều kiện cơ sở giao hàng : 7. Thanh toán : 8. Bảo hành : 9. Khiếu nại : 10. Trọng tài : 11. Trờng hợp bất khả kháng L 12. Chế tài : Hợp đồng có hiệu lực từ :
Làm tại : Ngày... tháng... năm... Hợp đồng làm thành... bản gốc bằng tiếng... mỗi bên giữ... bản.
Ngời bán Ngơì mua
2. Các chứng từ thờng sử dụng trong việc ký kết và thực hiện hợpđồng Nhập khẩu thông thờng đồng Nhập khẩu thông thờng
-Vận đơn đờng biển . -Chứng từ bảo hiểm .
-Giấy chứng nhận phẩm chất . -Giấy chứng nhận số lợng . -Giấy chứng nhận xuất sứ .
-Giấy chứng nhận kiểm dịch và giấy chứng nhận vệ sinh . -Phiếu đóng gói .
Ngoài ra còn có: Biên bản giám định dới tàu, biên bản giám định kết toán nhận hàng với tàu, biên bản hàng đổ vỡ, giấy chứng nhận hàng thiếu, th dự kháng, biên bản giám định trong lợng-số lợng trong các bao kiện, kháng nghị hàng hải, biên bản giám định tổn thất chung...
3. Các bớc để ký kết và thực hiện hợp đồng Nhập khẩu thông thờng
B
ớc 1: Những công việc cần phải làm trớc khi giao dịch ký kết, thực hiện hợp đồng nhập khẩu .
1-Nghiên cứu thị trờng.
2-Vấn đề lựa chọn ngời xuất khẩu .
3-Lập phơng án kinh doanh: Thông qua các bớc :
-Đánh giá tình hình thị trờng và thơng nhân. Phân tích những khó khăn và thuận lợi trong kinh doanh.
-Lựa chọn mặt hàng, thời cơ, điều kiện-phơng thức kinh doanh(Phải có tính thuyết phục ).
-Đề ra những mục tiêu và những mục tiêu này phải có số liệu cụ thể (Hàng gì, số lợng bao nhiêu, lợi nhuận nh thế nào... ). (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
-Đề ra những biện pháp thực hiện. -Sơ bộ đánh giá hiệu quả kinh tế .
B
ớc2 : Lựa chọn phơng thức đàm phán để ký kết hợp đồng Nhập khẩu Có thể đàm phán bằng cách gặp gỡ trực tiếp hoặc đàm phán thông qua th từ, điện tín, telex...
*Các bớc giao dịch thông qua phơng thức đàm phán gián tiếp: 1-Hỏi giá (Enquiry).
2-Phát giá (offer). 3-Đặt hàng (order).
4-Hoàn giá (Couter-offer). 5-Chấp nhận (Acceptance ). 6-Xác nhận(Confermation). B ớc 3 : Ký kết hợp đồng Khập khẩu. B ớc 4: Thực hiện hợp đồng nhập khẩu: Gồm các bớc :
1-Mở L/C (nếu hợp đồng quy định thanh toán bằng L/C). 2-Đôn đốc ngời xuất khẩu giao hàng.
3-Thuê tàu (nếu hợp đồng quy định ). 4-Mua bảo hiểm.
5-Làm thủ tục nhập khẩu: gồm các bớc: -Xin giấy phép nhập khẩu.
-Làm thủ tục hải quan. -Nhận hàng.
4. Quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu thông thờng
Sau khi hợp đồng đợc ký kết, các bên phải có trách nhiệm thực hiện những cam kết trong hợp đồng, đây là công việc hết sức phức tạp đòi hỏi phải tuân thủ luật pháp quốc gia ,luật pháp quốc tế để đảm bảo quyền lợi quốc gia uy tín doanh nghiệp nhng lại phải đạt đợc mục đích kinh doanh của doanh nghiệp nâng cao đợc doanh lợi và hiệu quả của việc giao dịch.
Để thực hiện hợp đồng Nhập khẩu thì doanh nghiệp phải thực hiện các công việc sau:
4.1. Xin giấy phép Nhập Khẩu:
Giấy phép Nhập khẩu là một giấy phép quan trọng dể nhà nớc quản lý Nhập khẩu.Vì thế, sau khi ký hợp đồng Nhập khẩu đoanh nghiệp phải xin giấy phép Nhập khẩu chuyến để thực hiện hợp đồng đó. Ngày nay, trong xu thế tự do hoá mậu dịch, nhiều nớc giảm bớt một số mặt hàng cần phải xin giấy phép Nhập khẩu chuyến.
ở nớc ta, theo nghị định 57/CP chỉ còn 9 trờng hợp sau đây còn cần phải xin giấy phép Nhập khẩu chuyến đó là:
-Hàng Nhập khẩu mà nhà nớc quản lý bằng hạn ngạch.
-Hàng tiêu dùng Nhập khẩu theo kế hoạch đợc Thủ tớng Chính Phủ duyệt.
-Máy móc thiết bị Nhập khẩu bằng nguồn vốn ngân sách.
-Hàng của doanh nghiệp đợc thành lập theo luật đầu t nớc ngoài tại Việt Nam.
-Hàng phục vụ thăm dò khai thác dầu khí.
Xin giấy phép nhập khẩu Mở L/C Thuê tàu Mua bảo hiểm
Làm thủ tục hải quan Nhận hàng Kiểm tra hàng hoá Thanh toán Khiếu nại
-Hàng Nhập khẩu thuộc diện cần điều hành để đảm bảo cân đối cung cầu trong nớc.
Khi đối tọng hợp đồng thuộc phạm vi phải xin giấy phép Nhập Khẩu ,doanh nghiệp phải xuất trình hồ sơ xin phép gồm: hợp đồng ,phiếu hạn ngạch (nếu hàng thuộc diện quản lý bằng hạn ngạch), hợp đồng uỷ thác Nhập khẩu (nếu đó là trờng hợp Nhập khẩu uỷ thác), giấy báo trúng thầu của bộ tài chính(nếu là hàng xuất khẩu trả nợ nớc ngoài).
Nếu hàng Nhập khẩu qua nhiều cửa khẩu, cơ quan hải quan sẽ cấp cho doanh nghiệp ngoại thơng một phiếu theo dõi.Mỗi khi hàng thực tế đợc giao nhận ở cửa khẩu ,cơ quan hải quan cửa khẩu đó sẽ trừ lùi vào phiếu theo dõi đó (theo công văn số 208/TCHQ-GSQL Ngày 20/3/1997 của tổng cục hải quan ).
Việc cấp giấy phép Nhập Khẩu đ ợc phân công nh sau :
+Bộ thơng mại (các phòng cấp giấy phép) cấp những giấy phép Nhập Khẩu hàng mậu dịch nếu hàng đó thuộc 1 trong 9 trờng hợp nêu ở trên .
+Tổng cục hải quan cấp giấy phép Nhập Khẩu hàng phi mậu dịch . Mỗi giáy phép chỉ cấp cho một chủ hàng kinh doanh để Nhập Khẩu một hoặc một số mặt hàng với một nớc nhất định ,chuyên chở bằng một phơng thức vận tải và giao nhận tại một cửa khẩu nhất định. Đơn xin giấy phép (và các chứng từ đính kèm) phải đợc chuyển đến phòng( hoặc tổ ) cấp giấy phép của bộ thơng mại.Sau 3 ngày kể từ ngày nhận đợc đơn đó, phòng (hoặc tổ) cấp giấy phép phải trả lời kết quả .
4.2. Mở L/C khi bên bán báo : (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Khi hợp đồng Nhập Khẩu quy định tiền hàng thanh toán bằng L/C, một trong các điều kiện đầu tiên mà bên mua phải làm để thực hiện hợp đồng đó là việc mở L/C.
Thời gian mở L/C, nếu hợp đồng không quy định gì, phụ thuộc vào thời gian giao hàng.Thông thờng L/C đợc mở khoảng 20 đến 25 ngày trớc khi đến thời gian giao hàng (nếu khách hàng ở Châu âu).
Căn cứ để mở L/C là các điều khoản của hợp đồng Nhập Khẩu. Khi mở L/C ,tổng công ty hoặc công ty xuất Nhập Khẩu dựa vào căn cứ này để điền
vào một mẫu gọi là : ”Giấy xin mở tín dụng tài khoản Nhập Khẩu”.
Khi bộ chứng từ gốc từ nớc ngoài về đến ngân hàng ngoại thơng ,đơn vị kinh doah Nhập Khẩu phải kiểm tra chứng từ và nếu chứng tử hợp lệ
phải trả tiền cho ngân hàng.Có nh vậy, đơn vị kinh doanh Nhập Khẩu mới nhận đợc chứng từ để đi nhận hàng .
4.3. Thuê tàu:
Trong quá trình thực hiện hợp đồng mua bán ngoại thơng việc thuê tàu trở hàng đợc tiến hành dựa vào 3 căn cứ sau đây:
+Những điều khoản của hợp đồng mua bán ngoại thơng . +Đặc điểm hàng mua bán .
+Điêù kiện vận tải .
Chẳng hạn nếu điều kiện cỏ sở giao hàng của hợp đồng Nhập Khẩu là FOB(cảng đi) thì chủ hàng Nhập Khẩu phải thuê tàu biển để trở hàng ,tàu này có thể là tàu chuyến nếu hàng có khối lợng lớn về để trần ,có thể là tàu chợ nếu là hàng lẻ tẻ.
Còn nếu ở điều kiện cơ sở giao hàng của hợp đồng Nhập Khẩu là FCA(cảng đi) thì chủ hàng Nhập Khẩu phải thuê container hoặc tàu Ro/Ro để trở hàng .Trong trờng hợp chuyên chở bằng container ,hàng đợc giao cho ngời vận tải theo một trong hai phơng thức :
-Nếu hàng đủ một container chủ hàng phải đăng ký thuê container về cơ sở của mình ,đóng hàng vào container, rồi giao cho ngời vận tải.
-Nếu hàng không đủ một container , chủ hàng phải giao hàng cho ngời vận tải tại ga container.
Việc thuê tàu lu cớc đòi hỏi phải có kinh nghiệm ,nghiệp vụ ,có thông tin về tình hình thị trờng thuê tàu và các thông các điều kiện thuê tàu .Vì vật trong nhiều trờng hợp chủ hàng Nhập khẩu thờng uỷ thác việc thuê tàu lu cớc cho một số công ty hàng hải nh Công ty thuê tàu và môi giới hàng hải (VIET FRACHT) ,Công ty đại lý tàu biển (VOSA).
Cơ sở pháp lý để điều tiết mối quan hệ giữa hai bên uỷ thác thuê tàu với biên nhận uỷ thác trên tàu là hợp đồng uỷ thác ,có hai loại hợp đồng thuê tàu:
-Hợp đồng uỷ thác thuê tàu cả năm . -Hợp đồng uỷ thác thuê tàu chuyến .
Chủ hàng nhập căn của vào đặc điểm vận chuyển của hàng hoá để lựa chọn loại hình hợp đồng cho thích hợp.
4.4. Mua bảo hiểm hàng hoá :
Trong hoạt động mua bán quốc tế ngời ta hay chuyên chở hàng hoá bằng đờng biển nên thờng gặp rất nhiều rủi ro và tổn thất. Vì thế bảo hiểm hàng hoá đờng biển là loại bảo hiểm phổ biến nhất trong ngoại thơng .Hợp đồng bảo hiểm thờng có hai loại :
-Hợp đồng bảo hiểm có thể là hợp đồng bảo hiểm bao : khi mua hợp đồng này chủ hàng Nhập khẩu ký hợp đồng từ đầu năm,còn đến khi giao hàng xuống tầu song chủ hàng chỉ gởi đến công ty bảo hiểm một thông báo bằng văn bản đợc gọi là ”Giấy báo bắt đầu vận chuyển .”
-Hợp đồng bảo hiểm chuyến: khi mua hợp đồng này chủ hàng Nhập khẩu phải gửi đến công ty bảo hiểm một văn bản gọi là “Giấy yêu cầu bảo hiểm “.Trên cơ sở giấy yêu cầu này chủ hàng và Cty bảo hiểm đàm phán và ký kết hợp đồng bảo hiểm. Để ký kết hợp đồng bảo hiểm cần nắm vững
những điều kiện bảo hiểm ,có 3 điều kiện bảo hiểm chính là: bảo hiểm rủi ro, bảo hiểm có tổn thất riêng và bảo hiểm miễn tổn thất riêng.Ngoài ra cũng có một số hợp đồng bảo hiểm nh: vỡ ,rò rỉ ,mất chộm và không giao hàng, rỉ và ô xi hoá, h hại do móc cẩu và một số bảo hiểm đặc biệt nh: bảo hiểm chiến tranh đình công ,lao động và dân chiến .
Việc lựa chọn bảo hiểm phải dựa trên 4 căn cứ sau:
+Điều khoản hợp đồng: chẳng hạn nh bán CIF chúng ta chỉ mua bảo hiểm miễn tổn thất riêng .
+Tính chất hàng hoá .
+Tính chất bao bì và phơng thức xếp hàng. +Loại tàu chuyên chở .
4.5. Làm thủ tục hải quan :
Hàng hoá khi đi ngang qua biên giới quốc gia để Nhập khẩu đều phải làm thủ tục hải quan.Việc làm thủ tục hải quan gồm 3 bớc chủ yếu sau đây:
-Khai báo hải quan : (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Chủ hàng khai báo các chi tiết hàng hoá lên tờ khai để cơ quan hải quan kiểm tra các thủ tục giấy tờ.Yêu cầu của việc khai báo này là trung thực và chính xác. Nội dung của tờ khai báo gồm những mục nh loại hàng (hàng mậu dịch,hàng trao đổi tiểu nghạch biên giới ,hàng tạm nhập tái suất), tên hàng, số khối lợng, giá trị hàng, tên công cụ vận tải. Nhập khẩu với nớc nào. Ngoài