III. Tình hình hoạt động của văn phòng Sở Thơng mại-Du lịch Phú Thọ trong
1.2. Về công tác Văn th-Lu trữ
Công tác văn th tại Văn phòng Sở Thơng mại-Du lịch trong thời gian qua đã có hiệu quả nhất định nhng trong các khâu nghiệp vụ vẫn còn hạn chế. Công tác Văn th-Lu trữ là công tác chính trong nhóm các công tác văn phòng trớc kia, vì vậy muốn nâng cao hiệu quả hoạt động công tác văn phòng thì trớc tiên phải nâng cao hiệu quả ở khâu văn Văn th-Lu trữ. Văn phòng Sở cần đẩy mạnh phát huy sáng kiến, cải tiến kỹ thuật, hợp lý hoá các nghiệp vụ Văn th-Lu trữ. Có chính sách động viên bằng tinh thần và vật chất cho những sáng kiến nhằm nâng cao năng suất lao động và đem lại hiệu quả kinh tế cho Văn phòng Sở. áp dụng công nghệ thông tin trong công tác Văn th-Lu trữ nh sử dụng các ứng dụng để phần soạn thảo mẫu các văn bản, dùng đĩa mềm để lu văn bản,.. sẽ là giảm thời gian để thực hiện các công tác khác. Về việc quản lý và sử dụng con dấu: Văn phòng nên trang bị giá treo dấu để thuận tiện cho việc sử dụng và bảo quản con dấu của cơ quan. Văn th có thể bố trí dấu trên giá một cách khoa học theo trật tự nh sau: tầng trên là dấu của cơ quan, tầng dới là dấu của lãnh đạo cấp cao và cấp trung
1.3. Về công tác ban hành văn bản
Thực trạng công tác văn th-lu trữ và công tác ban hành văn bản ở trên cho ta thấy số lợng văn bản đến nhiều hơn văn bản đi rất nhiều. Văn phòng Sở Thơng mại-Du lịch cần đẩy mạnh công tác ban hành văn bản để triển khai các quy định và chính sách tới từng đối tợng thuộc sự quản lý của Sở. Phải nâng cao kiến thức cho đội ngũ nhân viên và những cá nhân có trách nhiệm soạn thảo văn bản bằng các lớp học bồi dỡng nghiệp vụ. Công tác ban hành cũng cần đảm bảo về chất l- ợng văn bản ban hành ra. Muốn vậy, phải đảm bảo chất lợng trong từng khâu trong công tác ban hành văn bản
a) Soạn thảo văn bản:
Công đoạn này cần đợc tiến hành chi tiết và cụ thể từ soạn thảo nháp nội dung đến soạn chính thức để chuyển qua công đoạn tiếp theo, khi soạn thảo cần chú ý tới các yếu tố nội dung
b) Duyệt văn bản:
Thực hiện bớc này đòi hỏi lãnh đạo phải có kiến thức về lĩnh vực quản lý của Sở và kiến thức về văn bản để điều chỉnh cho hợp lý.
c) Đánh máy và nhân bản:
Nhân viên đánh máy phải có kiến thức về thể thức văn bản theo đúng quy định của nhà nớc.
1.4. Về công tác hội nghị tiếp khách, hậu cần
Công tác tổ chức hội nghị trong Văn phòng Sở Thơng mại-Du lịch đã đạt đợc thành công nhất định trong thời gian qua, nhng để chất lợng hội nghị nâng cao hơn nữa thì văn phòng cần tiến hành các biện pháp sau:
- Cần xác định mục đích và yêu cầu nội dung trọng tâm hơn
- Phải nêu mục đích, đề tài mà hội nghị đề cập đến trong giấy mời của thành phần tham dự hội nghị để họ chuẩn bị phát biểu đóng góp ý kiến xây dựng hội nghị thêm phần sôi nổi, thẳng thắn và thoải mái. Đồng thời, cơ quan cũng thu đợc thông tin mang tính chân thực, có sự đầu t chuẩn bị kỹ.
- Phải biết kết thúc hội nghị đúng lúc, kết luận phải phù hợp với tình hình hội nghị. Tài liệu phục vụ hội nghị phải đợc khai thác triệt để các thông tin trong đó
- Phải tổ chức các buổi họp rút kinh nghiệm sau mỗi hội nghị để nâng cao chất lợng những lần tổ chức hội nghị sau đó.
1.5. Về công tác tổ chức, sử dụng nhân viên văn phòng
Con ngời là yếu tố quyết định sự thành bại trong mọi cơ quan, tổ chức. Để mỗi cá nhân có thể phát huy đợc hết trình độ, năng lực, sở trờng của bản thân thì
việc tổ chức bố trí đúng ngời, đúng việc đang đợc mọi tổ chức quan tâm. Xuất phát từ những tồn tại của công tác văn phòng trong thời gian vừa qua, em xin mạnh dạn trình bày ý kiến của em nh sau:
Văn phòng Sở Thơng mại-Du lịch đã có sự tổ chức, sắp xếp nhân sự theo nguyên tắc phân công từng công việc cụ thể cho từng nhân viên. Đây là một cách làm khoa học tránh gây chồng chéo trong quá trình hoạt động và tránh đợc tình trạng đùn đẩy công việc cho nhau. Nhng do đợc sát nhập từ phòng Hành chính quản trị và phòng Tổ chức lao động tiền lơng nên khối lợng công việc tơng đối lớn, một ngời phải kiêm nhiệm nhiều nhiệm vụ một lúc. Cụ thể là: Phó phòng phụ trách bộ phận hành chính ngoài nhiệm vụ của mình phải làm thêm công việc của một kế toán viên. Văn phòng phải tuyển thêm 1 kế toán viên làm hợp đồng vì công việc kế toán đòi hỏi trình độ và những hiểu biết cụ thể theo quy định riêng của chế độ kế toán mà khi kiêm nhiệm nh trên sẽ hạn chế về mặt nghiệp vụ. Phó phòng phụ trách bộ phận tổ chức ngoài nhiệm vụ của mình phải làm thêm công việc thi đua khen thởng, việc tổng hợp thi đua khen thởng chỉ làm cuối tháng, quý, năm nên không gây ảnh hởng lớn đến công tác hàng ngày nên có thể giữ nguyên. Bên cạnh đó, nhân viên văn th ngoài công việc của mình phải thờng trực “cơ chế một cửa” khối lợng công việc tơng đối lớn. Khi trực “cơ chế một cửa” thì nhân viên văn th phải học hỏi kiến thức của phòng chức năng để làm công việc này tốt hơn sẽ gây ảnh hởng tới công tác chính là văn th. Trờng hợp này theo em, ở các phòng chức năng nên cử một nhân viên của phòng mình trực theo lịch có thể là hai buổi sáng trong tuần, điều này sẽ nâng cao hoạt động “cơ chế một cửa” vì họ am hiểu kiến thức chuyên môn hơn một văn th.
1.6. Về công tác hiện đại hoá văn phòng
Công nghệ thông tin với những thành tựu kỳ diệu của công nghệ tin học, máy tính và công nghệ truyền thông đã làm cho các hoạt động của của công tác Văn phòng thay đổi về cơ bản. Hầu hết các công việc trong Văn phòng đều có sự hỗ trợ
của công nghệ thông tin nh máy vi tính và các phơng tiện kỹ thuật hiện đại nên công tác hiện đại hoá Văn phòng ngày càng diễn ra mạnh mẽ. Bên cạnh sự hỗ trợ của công nghệ thông tin thì cần phải nâng cao trình độ ứng dụng công nghệ thông tin cho các cán bộ nhân viên trong Văn phòng. Mặc dù, Sở đã trang bị hệ thống máy văn phòng đầy đủ nhng số lợng còn hạn chế chỉ có một bộ do ngân sách hạn hẹp nên phải đầu t thêm. Đội ngũ nhân viên có kiến thức nhng phải tạo điều kiện, cơ hội để nhân viên có thể làm việc trên máy vi tính nhiều hơn. Cần áp dụng linh hoạt việc thu thập thông tin qua mạng máy tính vì xu hớng hiện nay mà mọi Văn phòng hớng tới là một “văn phòng không giấy”.Xuất phát từ thực tế của Sở Thơng mại-Du lịch, có thể áp dụng hệ thống các giải pháp để hiện đại hoá công tác văn phòng nh sau:
Xây dựng khung pháp lý cho việc ứng dụng công nghệ thông tin Đầu t cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin
Xây dựng cơ sở dữ liệu cho bộ phận Văn phòng
Ưu tiên ngân sách cho việc ứng dụng công nghệ thông tin Tổ chức lại cơ cấu bộ máy Văn phòng cho phù hợp.
Kết luận
Sở Thơng mại-Du lịch tỉnh Phú Thọ là cơ quan trực thuộc Uỷ ban nhân dân tỉnh Phú Thọ, thực hiện chức năng quản lý nhà nớc về lĩnh vực thơng mại-du lịch trên địa bàn Tỉnh. Để đáp ứng yêu thiết thực của quá trình hội nhập toàn cầu, Sở luôn tìm hớng đổi mới, hoàn thiện các nghiệp vụ nhằm thực hiện tốt kế hoạch đã đặt ra và các nhiệm vụ đợc giao.
Văn phòng là một trong những bộ phận có vị trí đặc biệt quan trọng trong một cơ quan, là bộ phận giúp việc cho lãnh đạo với chức năng tham mu, tổng hợp và chức năng hậu cần. Vai trò của Văn phòng đợc xác định là vô cùng cần thiết. Công tác văn phòng tại Sở Thơng mại-Du lịch đã đợc trú trọng và đang từng bớc để hoàn thiện đáp ứng các nhu cầu hội nhập trong tơng lai.
Sau thời gian thực tập ngắn tại Văn phòng Sở Thơng mại-Du lịch em đã đợc tìm hiểu và chứng kiến quá trình thực hiện các nghiệp vụ trong công tác văn phòng. Chính điều này đã giúp em hiện thực hoá lý thuyết trên sách vở đợc học tại trờng ĐHDL Phơng Đông trên thực tế. Trải qua 55 năm xây dựng và trởng thành, bộ máy Văn phòng cùng với Sở Thơng mại-Du lịch đã tích luỹ đợc rất nhiều kinh nghiệm trong công tác Văn phòng. Bên cạnh đó cũng còn tồn tại những măt yếu kém khó tránh khỏi. Qua nghiên cứu khoá luận, với đề tài “tiếp tục hoàn thiện công tác Văn phòng tại Sở Thơng mại-Du lịch tỉnh Phú Thọ” em đã nhận thấy hiện trạng của một Văn phòng trong thực tế. Thông qua đó tạo cho em điều kiện đợc đóng góp những ý kiến để công tác văn phòng có hiệu quả hơn. Vì lần đầu tiên đợc tiếp xúc với thực tế, thời ít và kiến thức thực tế cha nhiều nên bài khoá luận tốt nghiệp của em không tránh khỏi những thiếu xót, em kính mong mong nhận đợc sự quan tâm, giúp đỡ và đóng góp của các thầy cô và quý cơ quan. Để hoàn thành bài khoá luận tốt nghiệp này em đã đợc sự giúp đỡ nhiệt Svth: vũ thị thanh nga -55- mssv: 503403044
tình của các bác trong Sở Thơng mại-Du lịch tỉnh Phú Thọ và sự giúp đỡ của các thầy cô trong khoa Quản Trị Kinh Doanh đặc biệt là sự chỉ bảo nhiệt tình của cô
Trần Thị Ngà, em xin chân thành cảm ơn!
Mục lục
Chơng I...4
Lý luận chung về công tác văn phòng ...4
I. Khái quát chung về văn phòng ...4
1.1. Khái niệm về văn phòng ...4
1.2. Chức năng của văn phòng ...5
1.3. Nhiệm vụ của văn phòng...6
II. Khái quát chung về công tác văn phòng...9
2.1. Khái niệm...9
2.2. Các công tác trong văn phòng...10
III. Sự cần thiết khách quan của công tác văn phòng...17
3.1. Sự cần thiết khách quan của văn phòng...17
3.2. Sự cần thiết khách quan của công tác văn phòng...17
3.3. Sự cần thiết phải hoàn thiện công tác văn phòng...18
Chơng II...19
Thực trạng công tác Văn phòng tại Sở Thơng mại-Du lịch phú thọ...19
I. Khái quát chung về Sở Thơng mại-Du lịch phú thọ...19
1.1. Quá trình hình thành và phát triển của Sở Thơng mại-Du lịch...19
1.2. Chức năng, nhiệm vụ của Sở Thơng mại-Du lịch Phú Thọ...20
1.3. Cơ cấu tổ chức bộ máy của Sở Thơng mại-Du lịch Phú Thọ...22
1.4. Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận trong Sở Thơng mại-Du lịch...23
1.5. Kết quả hoạt động của Sở Thơng mại-Du lịch Phú Thọ ...27
1.6. Phơng hớng hoạt động của Sở Thơng mại-Du lịch...29
II. Tổ chức bộ máy văn phòng Sở Thơng mại-Du lịch tỉnh Phú Thọ...31
2.1. Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng ...31
2.2. Cơ cấu tổ chức bộ máy văn phòng...32
III. Tình hình hoạt động của văn phòng Sở Thơng mại-Du lịch Phú Thọ trong thời gian qua...35
3.1. Về công tác tham mu cho lãnh đạo...35
3.2. Về công tác tổng hợp thông tin...36
3.3. Về công tác văn th-lu trữ...37
3.4. Về công tác ban hành văn bản ...43
3.5. Về công tác hội nghị tiếp khách, hậu cần...45
3.6. Về công tác tổ chức, sử dụng nhân viên văn phòng...47 Svth: vũ thị thanh nga -57- mssv: 503403044
3.7. Về công tác hiện đại hoá văn phòng...48
Chơng III...50
Một số biện pháp tiếp tục hoàn thiện công tác văn phòng tại sở thơng mại-du lịch...50
1.1. Về công tác tổng hợp thông tin...50
1.2. Về công tác Văn th-Lu trữ...51
1.3. Về công tác ban hành văn bản...51
1.4. Về công tác hội nghị tiếp khách, hậu cần...52
1.5. Về công tác tổ chức, sử dụng nhân viên văn phòng...52
1.6. Về công tác hiện đại hoá văn phòng...53
Tài liệu tham khảo Giáo trình: Nghiệp vụ văn phòng_PGS.TS. nguyễn hữu tri
Nhà xuất bản Thống kê-2001.
Giáo trình: Quản trị văn phòng_ PGS.TS. nguyễn hữu tri
Nhà xuất bản Khoa học và Kỹ thuật-2005. Giáo trình: Lu trữ_Trờng TH Văn th-Lu trữ Trung ơng
Nhà xuất bản Văn hoá-Thông tin-2004.
Kỹ năng và nghiệp vụ Văn phòng_Vơng Hoàng Tuấn
Nhà xuất bản trẻ.
Giáo trình: Nghiệp vụ th ký văn phòng_TS. Vũ Thị Phụng
Nhà xuất bản Đại học Quốc gia Hà Nội-2003 Giáo trình: Quản trị hành chính văn phòng_Nguyễn Hữu Thân
Nhà xuất bản Thống kê-2004.
Giáo trình: Tin học văn phòng_Hoàng Hồng
Nhà xuất bản Giao thông vận tải-2005
Văn phòng hiện đại và nghiệp vụ hành chính văn phòng_phan hng
Nhà xuất bản TP. Hồ Chí Minh-2000
Tài liệu của Sở Thơng mại-Du lịch tỉnh Phú Thọ.
Kỷ yếu của Sở Thơng mại-Du lịch tỉnh Phú Thọ.