III. Tình hình hoạt động của văn phòng Sở Thơng mại-Du lịch Phú Thọ trong
3.3.Về công tác văn th-lu trữ
Nội dung công tác văn th trong văn phòng Sở thơng mại-Du lịch bao gồm các công việc sau:
a) Giải quyết và quản lý văn bản đến:
∗Khi tiếp nhận văn bản đến nhân viên văn th đã tuân theo một quy trình sau:
- Kiểm tra các thông tin ngoài bì: Mục đích của việc kiểm tra là để đảm bảo công văn gửi đúng địa chỉ không và công văn còn nguyên vẹn không.
- Phân loại sơ bộ các công văn: Công việc này nhằm xác định loại công văn để đăng ký đối với công văn không đợc bóc bì nh th riêng, báo tạp trí, các công văn mật và làm công việc tiếp theo đối với công văn bóc bì.
- Bóc bì công văn: Công việc này đơn giản nhng nhân viên văn th đã chú ý để không bị rách công văn.
- Đóng dấu đến vào công văn: Nhằm mục đích xác nhận công văn đã qua bộ phận văn th và là căn cứ để lãnh đạo xác định xem xét giải quyết công văn đến. Dấu đến đợc đóng vào khoảng trống dới tác giả, số, ký hiệu của công văn. Dấu của Sở Thơng mại-Du lịch có mẫu nh sau:
- Trình Chánh văn phòng hoặc phó phòng phụ trách bộ phận hành chính xem xét, cho ý kiến phân phối, giải quyết công văn đến.
- Đăng ký công văn vào sổ quản lý công văn. Sổ quản lý công văn đến tại Văn phòng Sở đợc trình bày trên trang giấy khổ A4 gồm 9 cột theo mẫu dới đây:
Ngày
đến đếnSố Tácgiả Số, kýhiệu thángNgày Tên loại và tríchyếu nội dung
Đơn vi, ngời nhận Ký nhận Ghichú (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) Svth: vũ thị thanh nga -38- mssv: 503403044 Sở tm-dl phú thọ Công văn đến Số:_____ Ngày…tháng…năm…
- Phân phối, chuyển giao công văn đến: Trong quá trình phân phối và chuyển giao công văn nhân viên văn th đã đảm bảo chuyển đúng ngời hoặc bộ phận có trách nhiệm giải quyết; công văn đã đợc giao ngay trong ngày.
- Giải quyết và theo dõi việc giải quyết công văn đến: Công văn đợc lu ở chỗ ngời thừa hành cho đến khi công văn đến đợc giải quyết xong. Khi giải quyết xong, nếu có yêu cầu trả lời bằng văn bản thì cán bộ có trách nhiệm hoặc bộ phận thừa hành tóm tắt văn bản trả lời, gửi kèm công văn đó và chuyển bản sao văn bản trả lời cho nhân viên văn th hoặc nhân viên phụ trách tổ chức để lu vào hồ sơ.
b) Việc giải quyết và quản lý văn bản đi tại văn phòng Sở Thơng mại-Du lịch tỉnh Phú Thọ:
Bên cạnh quy trình tiếp nhận văn bản đến thì công văn đi lại đợc xử lý theo quy trình sau đây:
- Kiểm tra công văn: Mọi công văn trớc khi gửi đi đã đợc nhân viên văn th của Văn phòng Sở kiểm tra về nội dung, thể thức nhằm phát hiện những sai xót, đảm bảo giá trị của công văn theo đúng quy định.
- Vào sổ công văn đi: Nhằm mục đích quản lý toàn bộ số công văn của Sở gửi đến các cơ quan khác, đồng thời cung cấp cho lãnh đạo những thông tin cần thiết khi tra cứu công văn đi. Sổ đăng ký công văn đi của Sở có mẫu nh sau:
Số, ký
hiệu VB tháng VBNgày yếu nội dung VBTên loại và trích Ngờiký Nơi nhậnvăn bản Đơn vị, ngờinhận bản lu Số l-ợng Ghichú
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8)
- Cho công văn vào bì và viết bì công văn:
Sở Thơng mại-Du lịch có mẫu bì nh sau:
- Chuyển công văn đi: Công việc này không phức tạp nhng nhân viên văn th đã chú ý việc chuyển công văn đi trong ngày sau khi đã có chữ ký của lãnh đạo.
- Sắp xếp bản lu công văn: Mỗi công văn gửi đi có ít nhất một bản lu ở văn th và đợc sắp xếp khoa học để tiện cho công tác tra cứu.
c) Tổ chức, quản lý và sử dụng con dấu
- Con dấu là khẳng định giá trị pháp lý của một cơ quan, vì vậy con dấu của Sở Thơng mại-Du lịch đợc văn th giữ và sử dụng tại cơ quan để đảm bảo tính bảo mật của con dấu.
- Hiện tại Sở gồm các con dấu chủ yếu sau: + Dấu của Sở Thơng mại-Du lịch. + Dấu của Giám đốc Sở.
+ Dấu của hai Phó giám đốc. + Dấu của Chánh văn phòng. + Dấu công văn đến.
Svth: vũ thị thanh nga -40- mssv: 503403044 Sở thơng mại - du lịch phú thọ Địa chỉ: Số 2187 ĐL Hùng Vơng Phờng Gia Cẩm - TP. Việt Trì - T. Phú Thọ ĐT: 0210.846 435-842 468 ∗ Fax: 0120.856 512 Kính gửi:……… ………
+ Dấu chỉ mức độ mật, khẩn.
- Trong quá trình sử dụng nhân viên văn th đã thực hiện nguyên tắc đóng dấu theo quy định là:
+ Đã kiểm tra văn bản đúng thể thức, yêu cầu thì đóng dấu
+ Nhân viên văn th đã sử dụng con dấu đúng quy định của nhà nớc + Dấu đợc đóng trùm lên 1/3 chữ ký về bên trái
+ Dấu mờ phải đóng lại không đóng trùm lên dấu cũ + Không đóng dấu khống chỉ
+ Trong trờng hợp có các bản phụ lục, văn bản dự thảo thì đóng dấu treo - Quản lý và sử dụng con dấu: Dấu của Sở Thơng mại-Du lịch do văn th giữ. Lúc sử dụng văn th để trên bàn cho tiện đóng dấu vào văn bản. Khi không sử dụng con dấu đợc cất giữ trong tủ hồ sơ của văn phòng để đảm bảo an toàn và không để cán bộ, nhân viên khác tự động sử dụng dấu. Khi có việc đi vắng, nhân viên văn th giao lại cho Phó phòng phụ trách bộ phận hành chính giữ.
Đi đôi với công tác Văn th là Công tác Lu trữ
Công tác Lu trữ trong Sở Thơng mại-Du lịch đợc thực hiện bởi nhân viên văn th là chủ yếu, ngoài ra nhân viên có thể phối hợp với nhân viên phụ trách tổ chức để phân loại sắp xếp văn bản lu một các khoa học theo các trật tự nhất định tiện phục vụ cho việc tra cứu khi cần thiết. Các văn bản hình thành trong quá trình hoạt động của Văn phòng nói riêng và của Sở Thơng mại-Du lịch nói chung đợc sắp xếp, phân loại theo trật tự và nguyên tắc sau: các văn bản đợc sắp xếp theo thứ tự thời gian hình thành, tiếp theo dựa vào tên loại văn bản rồi đến bộ phận liên quan.
Ví dụ nh: Năm 2006, Thông báo của phòng Thơng mại về việc cấm vận chuyển và mua bán hành giả. Hay là năm 2004, Quyết định số 2067 của UBND
tỉnh Phú Thọ về việc ban hành chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức bộ máy Sở Thơng mại-Du lịch
Nguyên tắc tập trung-thống nhất trong quản lý công tác lu trữ là cơ sở để tài liệu lu trữ đợc sử dụng có hiệu quả và phát huy một cách tốt nhất, tác dụng nhất là nguyên tắc đợc Văn phòng Sở Thơng mại-Du lịch áp dựng trong hoạt động th- ờng nhật.
Nội dung của công tác lu trữ tại Văn phòng Sở Thơng mại-Du lịch bao gồm các khâu nghiệp vụ sau:
- Phân loại tài liệu lu trữ, xác định giá trị của tài liệu hoặc công văn - Thống kê và kiểm tra tài liệu hoặc công văn
- Xây dựng công cụ tra cứu theo năm, tên loại và bộ phận chịu trách nhiệm - Bảo quản tài liệu đã lu trữ
- Quản lý các tài liệu quan trọng và tài liệu mật của Sở
Dới đây là bảng tổng kết các văn bản đi và đến trong ba năm qua của Sở Th- ơng mại-Du lịch tỉnh Phú Thọ:
Loại công văn Năm 2004 Năm 2005 Năm 2006
CV đi CV đến CV đi CV đến CV đi CV đến
Nghị quyết 0 34 0 47 0 65
Nghị định 0 55 0 67 0 69
Quyết định 80 365 128 373 132 451 Chỉ thị 0 51 0 55 0 79 Thông t 0 39 0 45 0 71 Công văn 498 1393 761 1419 557 2443 Thông báo 05 160 07 165 06 195 Báo cáo 66 76 90 80 81 103 Công điện 03 05 05 07 03 06 Mời họp 18 145 25 159 27 235 Sao lục 16 119 47 132 25 165 Tổng số 686 2442 1063 2549 831 3882