III. Tình hình hoạt động của văn phòng Sở Thơng mại-Du lịch Phú Thọ trong
3.2. Về công tác tổng hợp thông tin
Văn phòng Sở Thơng mại-Du lịch là nơi tiếp nhận tất cả các thông tin từ bên ngoài vào, đây cũng là nơi xử lý, phân loại thông tin từ các kênh khác nhau để đề xuất các biện pháp, chọn lọc thông tin hữu ích trợ giúp cho ban lãnh đạo. Sau khi nhận đợc các thông tin từ văn phòng, ban lãnh đạo sẽ đa ra quyết định cho các hoạt động của Sở. Các quyết định đa ra sẽ đợc chuyển tới đối tợng thực hiện. Công tác thông tin ở văn phòng Sở đợc tổ chức qua các khâu sau đây:
a) Thu thập thông tin:
∗Việc thu thập thông tin của văn phòng Sở đợc tiến hành theo các kênh sau:
- Kênh thông tin nội bộ trong ngành từ trên xuống, từ dới lên và trong từng cấp, từng cơ quan
- Kênh trong cơ quan và đơn vị
- Kênh thông tin từ hệ thống văn bản quản lý, giấy tờ - Kênh thông tin qua các cuộc họp
- Kênh thông tin từ các cuộc họp, các cuộc tiếp xúc với công dân
- Kênh thông tin từ các phơng tiện truyền thông nh báo, tạp trí, internet,..
b) Phân tích và xử lý thông tin:
Thông tin từ các nguồn trên đợc nhân viên văn th cập nhật thờng xuyên và tiến hành xử lý, kiểm tra tính trung thực của thông tin rồi báo cáo, đa ra các giải pháp và phơng án hành động lên cho lãnh đạo.
c) Cung cấp, phổ biến thông tin:
Sau khi kiểm tra các thông tin cần thiết phục vụ cho hoạt động của cơ quan, văn phòng đã tiến hành phổ biến thông tin phục vụ cho lãnh đạo và các phòng ban chức năng thật nhanh chóng và kịp thời.
d) Bảo quản, lu trữ thông tin
Các thông tin sau khi đã qua khâu phân tích, xử lý và phổ biến thì đợc Văn phòng bảo quản và lu trữ nhằm phục vụ cho quá trình tra cứu và phục vụ cho việc tổng kết, rút kinh nghiệm trong quá trình hoạt động.
Nhận thức đợc tầm quan trọng của công tác thông tin đối với hoạt động của cơ quan, Văn phòng Sở bớc đầu đã đạt đợc yêu cầu khi thu thập thông tin là:
- Thông tin thu thập đợc có tính thống nhất
- Thông tin ban đầu đã phù hợp lĩnh vực hoạt động, có hiệu quả trong việc đa ra quyết định quản lý.
- Thông tin đã đảm bảo về chất lợng nh tính đầy đủ, tính chính xác, tính hệ thống, tính kịp thời,…