III. Tình hình hoạt động của văn phòng Sở Thơng mại-Du lịch Phú Thọ trong
3.4. Về công tác ban hành văn bản
Qua bảng tổng kết trên, ta thấy hàng năm số lợng văn bản đi là không lớn lắm giao động trong khoảng gần 1000 văn bản. Sở Thơng mại-Du lịch là cơ quan quản lý của Tỉnh nên có rất nhiều các đơn vị trực thuộc nên việc soạn thảo văn bản để ban hành là một công việc thờng xuyên và đợc tiến hành liên tục. Thông qua văn bản, Sở đã cung cấp những thông tin mới nhất về chính sách, quy định của Đảng, Nhà nớc tới các cơ quan cấp dới và hộ kinh doanh trực thuộc ngành. Bên cạnh đó còn có một số yếu kém về việc triển khai các chính sách mới cho các hộ kinh doanh nhỏ lẻ. Do có quá nhiều hộ kinh doanh nhỏ lẻ nằm giải rác trên địa bàn nên Sở không thể thông báo bằng văn bản tới từng hộ mà chỉ thông báo trên các phơng tiện thông tin đại chúng.
a) Công tác ban hành văn bản tại Sở Thơng mại-Du lịch đợc tiến hành theo quy định về việc ra các văn bản và ký văn bản sau đây:
- Quy định về việc ra văn bản: Các văn bản do các phòng chức năng-thanh tra, các chuyên viên dự thảo các văn bản thuộc nhiệm vụ đợc phân công đều thông qua trởng, Chánh thanh tra hoặc cấp phó xem trớc khi trình lãnh đạo đợc phân công phụ trách lĩnh vực công tác đó xin ý kiến, xét duyệt, ký tắt cho đánh máy. Khi đánh máy xong, trởng phòng-Thanh tra rà soát lại và ký nháy vào văn Svth: vũ thị thanh nga -43- mssv: 503403044
bản sau đó trình lãnh đạo Sở ký. Các văn bản đợc ban hành phải đợc lu trữ theo quy định.
- Ký các văn bản:
+ Giám đốc ký các văn bản về tổ chức cán bộ, kế hoạch , xuất nhập khẩu + Giám đốc, Phó giám đốc thờng trực ký các văn bản chung liên quan đến các ngành, các cấp, các báo cáo theo chế độ quy định của nhà nớc.
+ Phó giám đốc phụ trách lĩnh vực công tác nào thì ký các văn bản nghiệp vụ về công tác đó
+ Trởng phòng Tổ chức hành chính đợc lãnh đạo Sở cho phép ký các giấy giới thiệu, công lệnh cán bộ, công chức đi công tác, khám chữa bệnh, hợp đồng lao động và ký các bản sao lục công văn.
+ Trớc khi sao lục các văn bản có liên quan, các phòng chức năng, thanh tra.. phải đợc lãnh đạo Sở ký duyệt.
b) Công tác ban hành văn bản của Sở đợc thực hiện gồm các bớc sau:
- Soạn thảo văn bản: Công việc này đợc tiến hành bởi một số cá nhân có trách nhiệm nh: Chánh văn phòng, Phó phòng,.. Khi soạn thảo đã chú ý tới các
yếu tố về nội dung tức là cần các thông tin liên quan đến nội dung soạn thảo. - Duyệt văn bản: Sau khi soạn thảo xong, văn bản đợc chuyển tới lãnh đạo để ký duyệt. Bớc này lãnh đạo xem xét về nội dung của văn bản soạn thảo có đúng lĩnh vực quản lý của Sở và điều chỉnh cho hợp lý.
- Đánh máy và nhân bản: Khi văn bản đã có chữ ký duyệt của lãnh đạo thì đ- ợc chuyển qua nhân viên đánh máy để hoàn thành văn bản về hình thức theo các quy định của Nhà nớc. Sau đó nhân lên theo yêu cầu của tác giả, cơ quan.
- Kiểm tra văn bản trớc khi ký ban hành: Giám đốc, Phó giám đốc, Chánh văn phòng hoặc tác giả của văn bản kiểm tra và chịu trách nhiệm về độ chính xác của nội dung văn bản.
- Ký ban hành văn bản: Công việc này do Giám đốc, Phó giám đốc ký. Ngoài ra, Chánh văn phòng và các trởng phòng chức năng cũng có thẩm quyền ký một số văn bản theo hình thức ký uỷ quyền.