tỉnh Phú Thọ
2.1. Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng
Văn phòng là phòng nghiệp vụ trực thuộc Sở đợc sát nhập từ phòng Hành chính quản trị và phòng Tổ chức lao động tiền lơng nên có chức năng và nhiệm vụ:
- Tham mu giúp Lãnh đạo Sở quản lý và lập đề án, phơng pháp sắp xếp tổ chức, bộ máy, cán bộ, công chức, quản lý hồ sơ cán bộ của Sở và cán bộ lãnh đạo
quản lý các đơn vị trực thuộc; thanh tra kiểm tra công tác tổ chức cán bộ.
- Đề xuất về công tác cán bộ, công chức nh: điều động, bổ nhiệm, miễm nhiệm, chuyển công tác, khen thởng, kỷ luật.
- Xây dựng quy hoạch cán bộ, kế hoạch đào tạo bồi dỡng về chuyên môn, nghiệp vụ đối với cán bộ, công chức, viên chức.
- Thực hiện chế độ chính sách liên quan đến ngời lao động tại Sở và các đơn vị trực thuộc: nâng lơng, nâng bậc, BHXH, BHYT, bảo hộ lao động, an toàn vệ sinh lao động, phòng chống cháy nổ.
- Quản lý tài sản tài chính, các trang thiết bị, kế hoạch chỉ tiêu theo chế độ, sửa chữa nhỏ Tài sản cố định, trang thiết bị cơ quan Sở.
- Tiếp nhận quản lý công văn đi, công văn đến theo quy định của nhà nớc. Quản lý chặt chẽ thủ tục hành chính, sử dụng con dấu an toàn theo đúng quy định.
- Bảo đảm việc đánh máy, in sao tài liệu kịp thời chính xác, thực hiện chế độ về bảo mật theo quy định.
- Hớng dẫn việc thực hiện và kiểm tra quy chế dân chủ cơ quan Quản lý Nhà nớc và các đơn vị, cơ quan trong ngành.
- Tham mu, đề xuất với Giám đốc Sở về công tác tổ chức cán bộ. Làm báo cáo tổng hợp có liên quan tới lĩnh vực tổ chức bộ máy, tổ chức cán bộ.
- Bảo vệ an toàn trật tự trong cơ quan và khu vực, thực hiện việc phục vụ bếp ăn tập thể, các hội nghị,..
2.2. Cơ cấu tổ chức bộ máy văn phòng
a) Cơ cấu của văn phòng Sở Thơng mại-Du lịch gồm các bộ phận sau
Bộ phận Chức vụ Số lợng Trình độ Ghi chú
Chánh văn phòng 1 ngời Đại học Biên chế
Hành chính
Phó phòng 1 ngời Đại học Biên chế
Nhân viên Văn th 1 ngời Đại học Hợp đồng Nhân viên Đánh máy 1 ngời Trung cấp Hợp đồng Nhân viên Kế toán 1 ngời Do phó phòng kiêm
Nhân viên Lái xe 2 ngời CNKT Hợp đồng Nhân viên Cấp dỡng 1 ngời Trung cấp Biên chế
Nhân viên Vệ sinh 1 ngời Thuê ngoài
Nhân viên Bảo vệ 1 ngời Thuê ngoài
Tổ chức
Phó phòng 1 ngời Đại học Biên chế
N.viên tổ chức 1 ngời Đại học
N.viên Thi đua khen thởng 1 ngời Do phó phòng kiêm
Tổng 11 ngời
b) Sơ đồ cơ cấu tổ chức văn phòng Sở Thơng mại-Du lịch
Svth: vũ thị thanh nga -32- mssv: 503403044 Chánh văn phòng Phó phòng Hành chính Phó phòng Tổ chức Kế toán Vănth đánh máy Láixe Cấp d-ỡng Tổ
c) Chức năng, nhiệm vụ từng bộ phận trong văn phòng
∗) Chánh văn phòng: Là ngời chịu trách nhiệm trớc lãnh đạo Sở về quản lý, điều hành mọi hoạt động diễn ra hàng ngày trong văn phòng, thực hiện các nhiệm vụ:
- Tham mu cho lãnh đạo Sở về việc xây dựng kế hoạch, quy hoạch luân chuyển cán bộ, công chức, nhân viên; Xây dựng đề xuất các phơng án, đề án về tổ chức bộ máy, sắp xếp cán bộ, công chức, nhân viên thuộc Sở quản lý.
- Tổ chức phân công, theo dõi, đôn đốc, tổng hợp, báo cáo về các hoạt động của văn phòng nh: Việc thực hiện “cơ chế một cửa”, về công tác tổ chức cán bộ, việc soạn thảo và ban hành các văn bản, tổ chức hội nghị, cuộc họp, chuyến công tác của lãnh đạo, về thi đua khen thởng,…
- Chánh văn phòng còn thực hiện các nhiệm vụ khác khi đợc lãnh đạo Sở phân công hoặc Đảng uỷ Sở giao cho.
∗) Bộ phận Tổ chức:
- Phó phòng phụ trách bộ phận tổ chức là ngời giúp Chánh văn phòng các công việc sau: Xây dựng, thực hiện việc nâng lơng, nâng bậc, thi tuyển công chức, thi nâng ngạch. Xây dựng bảng lơng hàng tháng; theo dõi, tổng hợp, báo cáo công tác nâng lơng, nâng bậc toàn ngành và công tác phòng chống cháy nổ, vệ sinh an toàn thực phẩm, bảo hộ lao động. Soạn thảo một số văn bản về nâng l- ơng, nâng bậc. Bên cạnh đó còn phụ trách mảng thi đua khen thởng hàng quý, hàng năm và thực hiện một số công việc khác khi đợc Chánh văn phòng phân công.
- Nhân viên phụ trách mảng Tổ chức: Có nhiệm vụ xây dựng kế hoạch đào tạo, bồi dỡng cán bộ, nhân viên trong ngành. Giải quyết chế độ hu trí và các chế độ liên quan của ngời lao động. Quản lý toàn bộ hồ sơ cán bộ, công chức văn phòng, trong sở và các đơn vị. Phối hợp với văn th làm công tác lu trữ, phân loại tài liệu theo quy định. Ngoài ra, còn thực hiện các nhiệm vụ khác khi đợc giao.
- Công tác Thi đua-Khen thởng do phó phòng kiêm nhiệm. Thực hiện công tác này gồm những nhiệm vụ sau: Hớng dẫn, tuyên truyền, thực hiện, theo dõi tổng hợp, báo cáo công tác thi đua khen thởng, kỷ luật trong ngành. Soạn thảo các văn bản có liên quan đến công tác này.
∗) Bộ phận Hành chính:
- Phó phòng phụ trách bộ phận Hành chính: Giúp Chánh văn phòng thực hiện công việc trong bộ phận hành chính nh sau: phân công công việc cho cán bộ, nhân viên trong bộ phận hành chính nh phục vụ hội nghị, đón tiếp khách và các công tác văn th-lu trữ,… Quản lý và theo dõi toàn bộ tài sản, trang thiết bị của cơ quan. Soạn thảo các văn bản về chế độ chi tiêu, chế độ sử dụng tài sản công. Phó phòng phụ trách bộ phận hành chính còn kiêm nhiệm công tác kế toán văn phòng. Ngoài ra, thực hiện một số nhiệm vụ khác khi đợc Chánh văn phòng hoặc lãnh đạo Sở phân công.
- Nhân viên Kế toán do phó phòng phụ trách hành chính trực tiếp làm kế toán văn phòng và thực hiện nhiệm vụ của kế toán theo pháp lệnh thống kê. Lập dự trù kinh phí chi tiêu, mua sắm, xây dựng cho cơ quan. Và làm báo cáo theo quy định của các cấp về tài chính kế toán.
- Nhân viên Văn th: Trực tiếp thực hiện việc tiếp nhận, đăng ký văn bản đến. Trình, chuyển giao văn bản đến cho các phòng chức năng và cá nhân. Theo dõi đôn đốc việc giải quyết văn bản đến. Tiếp nhận các dự thảo trình ký. Kiểm tra hình thức, nội dung văn bản đi, ghi số và ngày tháng và chuyển văn bản đi. Quản lý con dấu, sổ đăng ký công văn đi và đến theo đúng quy định. Hàng ngày, chuyển báo và các công văn tới các phòng ban. Chịu trách nhiệm trực tiếp thờng trực “cơ chế một cửa”, đón tiếp khách và công dân khi đến liên hệ công tác.
- Nhân viên Đánh máy: Trực tiếp đánh máy các văn bản của văn phòng và các phòng ban chức năng khi đã đợc lãnh đạo ký duyệt đảm bảo đúng quy định. In, sao các tài liệu theo yêu cầu của cấp trên. Theo dõi, quản lý, sử dụng máy móc thiết bị đợc giao và thay thế phụ tùng khi bi hỏng và thực hiện các công việc khác khi đợc phân công.
- Nhân viên Lái xe: Trực tiếp làm nhiệm vụ lái xe đa đón lãnh đạo đi công tác đảm bảo an toàn. Quản lý, bảo quản xe đợc giao vận hành liên tục. Hàng tháng theo dõi, báo cáo cho phó phòng việc sử dụng xăng và các phụ tùng thay thế khi hỏng. Bên cạnh đó còn phải thực hiện một số công việc khi đợc giao.
- Nhân viên Cấp dỡng có các nhiệm vụ sau đây: Trực tiếp phục vụ nấu ăn cho cán bộ, nhân viên, phục vụ khách, phục vụ các hội nghị sơ kết, tổng kết Sở tổ chức. Quản lý các trang thiết bị, dụng cụ trong hội trờng, bếp ăn tập thể. Ngoài ra còn thực hiện một số công việc khác do Chánh văn phòng, Phó phòng phụ trách giao.
- Nhân viên Vệ sinh: Hàng ngày làm nhiệm vụ dọn vệ sinh trong cơ quan và một số công việc khác khi phó phòng phụ trách giao cho.
- Nhân viên Bảo vệ có nhiệm vụ: Bảo vệ an ninh trật tự trong cơ quan và khu vực xung quanh. Quản lý khách ra vào cơ quan và việc đi lại của cán bộ, nhân viên theo quy chế của cơ quan. Làm công tác tuần tra bảo vệ 24/24 giờ.