III. Tình hình hoạt động của văn phòng Sở Thơng mại-Du lịch Phú Thọ trong
3.7. Về công tác hiện đại hoá văn phòng
Ngày nay những thành tựu của cuộc cách mạng thông tin đã tác động sâu sắc, trực tiếp và đợc ứng dụng rất rộng rãi trên mọi phơng diện của cuộc sống. Công tác hiện đại hoá không chỉ thực hiện trên cơ sở hiện đại hoá các trang thiết bị, phơng tiện mà còn thực hiện trong công tác đào tạo, bồi dỡng đội ngũ nhân viên Văn phòng. Trong xu thế này, Sở Thơng mại-Du lịch cũng đã ứng dụng một số thành tựu trên vào công tác hiện đại hoá trong Văn phòng.Văn phòng Sở đã trang bị các loại máy văn phòng để phục vụ công việc hàng ngày nh:
+ Máy vi tính + Máy Fax + Máy In
+ Máy photocopy,..
Máy Văn phòng chủ yếu do nhân viên văn th và nhân viên đánh máy sử dụng và quản lý. Các văn bản đã đợc soạn thảo bằng máy vi tính nên đã tiết kiệm
đợc rất nhiều thời gian kể cả khi tra cứu các văn bản đã ban hành vì đợc lu trên máy vi tính. Bên cạnh việc áp dụng các thành tựu, các nhân viên trong văn phòng đã tham gia các lớp học bồi dỡng nghiệp vụ sử dụng vi tính, đặc biệt là nhân viên đánh máy. Hàng năm, Văn phòng Sở luôn tổ chức các lớp học bồi dỡng nghiệp vụ Văn phòng để nâng cao trình độ, kiến thức của nhân viên và truyền đạt cho nhân viên những quy định và các ứng dụng mới nhất của Nhà nớc và thành tựu Khoa học công nghệ để áp dụng vào công việc thờng nhật.
Chơng III
Một số biện pháp tiếp tục hoàn thiện công tác văn phòng tại sở thơng mại-du lịch
Trong xu thế hội nhập chung của cả nớc vào WTO, mọi cơ quan doanh nghiệp đều tìm và tạo ra cho mình những thế mạnh và biện pháp để có thể đứng vững trớc những thử thách của công cuộc hội nhập. Hoàn thiện tổ chức có lẽ là cách đi đúng đắn mà không ít cơ quan doanh nghiệp đang áp dụng. Là một mắt xích quan trọng của mọi tổ chức nên Văn phòng là bộ phận cần phải hoàn thiện trớc tiên. Hiện nay, Sở Thơng mại-Du lịch đang tìm cho mình các biên pháp để hoàn thiện công tác văn phòng , nâng cao chất lợng hoạt động góp phần thúc đẩy sự phát triển của Văn phòng nói riêng và của Sở Thơng mại-Du lịch nói chung.
1.1. Về công tác tổng hợp thông tin
Để kiện toàn, củng cố và tiếp tục hoàn thiện công tác tổng hợp thông tin trong Văn phòng Sở Thơng mại-Du lịch có một số vấn đề cơ bản cần làm sau:
- Hoàn thiện thể chế về hoạt động thông tin: tức là văn phòng cần có quy định thống nhất từ trên xuống dới về chất lợng thông tin về tính chính xác, tính đồng bộ, đầy đủ, hợp pháp và hợp lý để việc vận dụng dễ dàng. Thờng xuyên thực hiện công tác kiểm tra ở các đơn vị cơ sở về các hoạt động thông tin và văn bản.
- Đầu t xây dựng cơ sở vật chất cho hoạt động thông tin: phải trang bị đầy đủ các phơng tiện hiện đại cho hoạt động thu thập và xử lý thông tin. Các phơng tiện phải đảm bảo về tính đồng bộ, hệ thống và hiệu quả. Trong quá trình này cần cân nhắc việc đầu t trên cơ sở điều kiện và tính chất hoạt động của Sở và ngành tránh gây ra lãng phí.
- Đào tạo, bồi dỡng cán bộ, nhân viên: đây chính là bớc đột phá tạo hiệu quả cao trong công tác tổng hợp thông tin bởi con ngời là chủ thể của mọi hoạt động. Svth: vũ thị thanh nga -50- mssv: 503403044
Nhân viên trong văn phòng cần có đầy đủ kiến thức để sử dụng có hiệu quả các trang thiết bị phục vụ cho việc thu thập, xử lý thông tin.