II. MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN BỘ MÁY QUẢN LÝ CỦA VIETRANS
1. Hoàn thiện chuyên môn hoá.
Trong xu thế hội nhập, khi một công ty phát triển với một quy mô lớn thì chuyên môn hoá là một vấn đề tất yếu cần đạt được, mỗi phòng ban có những chức năng và nhiệm vụ riêng phù hợp với chuyên môn và khả năng để có thể phát huy được thế mạnh của mình và tạo nên thế mạnh tổng hợp của công ty.
Nhìn chung phương hướng kinh doanh của công ty trong thời gian tới và vấn đề chức năng giữa các bộ phận chức năng có sự thay đổi không đáng kể.
Phòng tổ chức : Thực hiện chức năng nhân sự, xây dựng tiền
lương và định mức tiền lương, lập bảng lương, theo dõi lập sổ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế cho người lao động, cải thiện điều kiện lao động cho cán bộ công nhân viên, quản lý tài sản trang thiết bị phục vụ cho sản xuất kinh doanh của công ty. Ngoài ra còn thực hịên chức năng công tác phục vụ ( hành chính quản trị, tạp vụ, trông xe, thường trực…). Trong thời gian tới ngoài những chức năng mà phòng tổ chức đang thực hiện cần phải quan tâm hơn nữa đến việc tư vấn cho tổng giám đốc công ty để tuyển dụng những người lao động có trình độ chuyên môn cao phục vụ công việc đang đặt ra cho công ty trong thời gian tới. Mặt khác càng phải chú trọng đến vấn đề xây dựng làm sao
Hoàn thiện cơ cấu bộ máy quản lý tại Vietrans
chuẩn mực lợi ích để có thể khuyến khích được người lao động trong công ty làm việc có năng xuất cao hơn.
Phòng tài vụ : Làm chức năng hạch toán tài chính, kiểm tra, phân
tích kết quả hoạt động kinh doanh của công ty. Ngoài ra có nhiệm vụ tổ chức nguồn vốn để đáp ứng đủ và kịp thời nhu cầu vốn theo kế hoạch cho các phòng ban trực thuộc. Trong thời gian tới nhân viên thanh toán ngoại và kế toán trưởng của công ty cần có những mối quan hệ tốt hơn nửa trong việc quan hệ với các tổ chức tín dụng trong và ngoài nước để có thể huy động được nguồn vốn phục vụ hoạt động kinh doanh của công ty khi cần thiết.
Phòng tổng hợp: Tập trung điều khiển và thu thập thông tin từ các
phòng ban cấp dưới trực thuộc theo đúng chức năng của mình. Điều khiển phối hợp ăn ý và không trùng lắp nhiệm vụ cho các phòng ban đó.
Thu thập, xử lý thông tin từ các phòng ban cấp dưới giúp ban giám đốc xây dựng các kế hoạch xản xuất, kinh doanh cho từng kỳ và kế hoạch.
Xây dựng các kế hoạch và tổ chức nguồn lực, để phân bổ và điều khiển một cách hiệu quả nhất.
2. Hoàn thiện mô hình cơ cấu.
Trong cơ chế thị trường hiện nay, ví trí của lao động quản lý ngày
càng chiếm một vị trí hết sức quan trọng, cơ cấu tổ chức quản lý luôn luôn phải hoàn thiện theo hướng ngày càng thích hợp với mục tiêu và nhiệm vụ sản xuất kinh doanh. Cơ cấu tổ chức quản lý phải đảm bảo mối quan hệ hợp lý, số lượng các bộ phận quản lý tuy ít mà vẫn phải
Hoàn thiện cơ cấu bộ máy quản lý tại Vietrans
thực hiện đầy đủ các chức năng quản lý một cách nhanh chóng và kịp thời nhất.
Qua thời gian thực tập tại công ty giao nhận kho vận ngoại thương em nhận thấy, nhìn chung thì cơ cấu tổ chức của bộ máy như hiện nay là tương đối phù hợp, đáp ứng được các chỉ tiêu do bộ thương mại giao cho. Như vậy về cơ cấu tổ chức thì không có gì cần phải thay đổi so với hiện tại, nhưng theo em nghiên cứu thì chức năng và nhiệm vụ của các phòng ban, cũng như số lượng và chất lượng lao động ở các phòng ban đó thì việc sắp xếp lại và việc bổ xung thêm lao động có trình độ vào các phòng ban và giảm bớt những lao động không cần thiết trong thời gian tới là thật sự cần thiết đáp ứng được chiến lựơc và xu hướng kinh doanh của công ty trong thời gian tới.
Phòng tổ chức: TT Chức danh Số lượng Ngành nghề đào tạo Trình độ 1 Trưởng Phòng 1 KTLĐ ĐH 2 Phó phòng 1 KTLĐ ĐH 3 CNV LĐTL 1 KTLĐ ĐH 4 Văn thư 1 KTLĐ CĐ 5 Lễ tân 1 QTKD ĐH 6 Tổ bảo vệ 8 TC 7 Tổ vệ sinh 2 TC 8 Tổ Lái xe 3 TC
Hoàn thiện cơ cấu bộ máy quản lý tại Vietrans
Lao động của phòng tổ chức sau khi bố trí giảm 7 người so với cơ cấu cũ. Trong thời gian tới có kế hoạch đào tạo nâng cao cho cán bộ quản lý của phòng này, mặc dù chất lượng lao động của phòng này là tương đối phù hợp. Phòng tài vụ TT Chức danh Số lượng Ngành nghề đào tạo Trình độ 1 Trưởng phòng 1 TC-KT ĐH 2 Phó phòng 1 TC-KT ĐH 3 Kế toán thanh toán ngoại 1 TC-KT ĐH 4 Kế toán tổng hợp, thống kê 1 TC-KT ĐH 5 Thủ quỹ 1 TC-KT CĐ
Lao động của phòng kế toán tài vụ sau khi bố trí lại còn 5 người giảm đựơc 1 người so với lúc ban đầu. người làm chức năng kế toán tín dụng, với chức năng chủ yếu là phản ánh hoạt động của nguồn vốn và sử dụng vốn, nhiệm vụ này có thể giao cho kế toán tổng hợp làm.
Phòng tổng hợp :
Hoàn thiện cơ cấu bộ máy quản lý tại Vietrans
TT Chức danh Số lượng Ngành nghề đào tạo Trình độ 1 Trưởng phòng 1 QLKT ĐH 2 Phó phòng 2 QLKT ĐH 3 Nhân viên 5 QLKT ĐH
Dựa vào phương hướng kinh doanh của công ty trong thời gian tới, việc bố trí lao động có trình độ cao cho phòng tổng hợp là thực sự cần thiết. Phòng tổng hợp là nơi xử lý các công việc phức tạp, trong thời gian tới công ty lại mở rộng quy mô hoạt động ( sản phẩm cũng như thị trường).
Cấn thêm một phó phòng làm trợ thủ cho trưởng phòng để xử lý công việc hiệu quả hơn.Số lượng nhân viên cũng tăng thêm 2 người do đòi hỏi của công việc. Trình độ chuyên môn của cán bộ trong phòng khá cao những vẫn phải đào tạo nâng cao trình độ do đòi hỏi của xu thế hội nhập.
3. Hoàn thiện phương thức phân quyền.
Các chiến lược quan trọng và những vấn đề quản lý tầm vĩ mô đều do ban giám đốc quyết định có sự tham mưu của các phòng ban chức năng. Nhưng trong công việc cụ thể thì phân quyền sẽ mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp. Mang lại sự độc lập tương đối cho tổ chức, và các phòng ban để họ có thể điều khiển công việc một cách chủ động nhất vừa nhanh chóng giải quyết công việc vừa đỡ gây tốn kém cho công ty.
Tỷ trọng quyết định được đề ra ở các cấp quản lý thấp hơn nên được trao nhiều hơn. Ví dụ như phòng tài vụ mà đứng đầu là trưởng
Hoàn thiện cơ cấu bộ máy quản lý tại Vietrans
phòng nên được trao những quyền hạn lớn hơn trong việc cấp vốn và đưa ra các khoản chi tiêu ở mức độ cao hơn mà không phải thông qua ban giám đốc.
Cho phép các phòng ban trực thuộc phòng ban cấp dưới được đưa ra những quyết định chủ động hơn. Ví dụ như : Phòng triển lãm có thể được chủ động đứng ra tổ chức những buổi triển lãm để giới thiệu những ngành hàng và hoạt động kinh doanh của công ty. Phòng vận tải có thể chủ động tham gia chuyên chở hàng hóa dung chức năng và nhiệm vụ của mình mà không phải thông qua phòng tổng hợp hay các phòng ban chịu trách nhiệm quản lý trực tiếp.
Chính sự ôm đồm của các cấp quản lý đã làm giảm tiến độ và mất thời gian không cần thiết mà cấp dưới có thể làm tốt hơn..
4. Hoàn thiện hoạt động phối hợp.
Để đạt được mục tiêu chung của toàn công ty thì phải có quá trình liên kết hoạt động của các phòng ban và của từng con người trong tổ chức.
Mục tiêu lớn nhất của phối hợp là đạt được sự thống nhất hoạt động của các phòng ban bên trong cũng như bên ngoài của công ty.
Hiện nay thi sự phối hợp giữa các phòng ban tuy đã có sự tiến bộ nhưng vẫn chưa nhuần nhuyễn và nhịp nhàng và vẫn còn có sự chồng chéo các chức năng.
Như vậy ban giám đốc là những nhà quản lý cấp cao nhất phải có các kế hoạch để làm thay đổi tốt hơn bằng cách.
Xây dựng các kênh thông tin ngang dọc lên xuống thông suốt giữa các bộ phận và các cấp quản lý.
Hoàn thiện cơ cấu bộ máy quản lý tại Vietrans
Duy trì đựợc mối liên hệ công việc giữa các bộ phận và trong mỗi bộ phận riêng lẻ.
Duy trì được mối liên hệ giữa tổ chức với các khách hàng và đối tác, các cơ quan quản lý nhà nước…
Để hoạt động phối hợp của công ty đạt hiệu quả cao thì nhà quản lý mà cụ thể là ban giám đốc phải tiến hành những biện pháp sau: Lập ra các kế hoạch cụ thể và phổ biến rõ ràng tới từng phòng ban và các cá nhân trong công ty.
Đưa ra các hệ thống tiêu chuẩn kinh tế - kỹ thuật mà bất cứ một công việc nào cũng phải dựa vào nó mà tiến hành thì sẽ đạt đựợc sự thống nhất cao.
Tạo điều kiện dễ dàng cho việc giao tiếp theo chiều dọc ( giảm thiểu số cấp quản lý ).
Có sự giám sát hiệu quả của các nhà quản lý.
Sử dụng công nghệ hiện đại như hệ thống truyền thông để có thể đạt hiệu quả cao.
Tạo ra những nét văn hóa chung của công ty để gắn kết cán bộ công nhân viên trong công ty tạo thành một khối thống nhất.
KẾT LUẬN
Hoàn thiện cơ cấu bộ máy quản lý tại Vietrans
Trong quá trình thực tập tại công ty giao nhận kho vận ngoại thương Hà Nội, em nhận thấy rằng trong công ty có những phòng ban chưa hợp lý cả về số lượng và chất lượng lao động. Có những bộ phận thiếu những lao động có trình độ chuyên môn nghiệp vụ cao, lại có những bộ phận thừa những lao động không cần thiết. Qua những lý do trên nên em đã chọn đề tài : “Hoàn thiện cơ cấu bộ máy quản lý tại công ty giao nhận kho vận ngoại thương”. Đề tài gồm có ba chương, chương I nêu lên cơ sở lý thuyết liên quan tới việc hoàn thiện bộ máy quản lý, chương II phân tích tình hình thực tế tại công ty, Chương III là do sự kết hợp giữa chương I và II em đã đưa ra những kiến nghị trong việc hoàn thiện hơn nữa cơ cấu bộ máy quản lý tại đây. Những vấn đề cần hoàn thiện trong thời gian sắp tới như: Hoàn thiện cơ cấu tổ chức, hoàn thiện việc hình thức phân quyền, hoàn thiện việc chuyên môn hóa, hoàn thiện việc phối hợp. Đó là những nội dung hoàn thiện đã được đưa ra trong đề tài của em.
Qua thực tế tìm hiểu tại công ty giao nhận kho vận ngoại thương Hà Nội kết hợp với kiến thức tích lũy được trong quá trình học tập em đã đưa ra một số giải pháp hoàn thiện cơ cấu bộ máy quản lý của công ty. Bắt đầu từ việc phân chia lại chức năng rõ rang, bố trí lại lao động và sắp xếp lại các phòng ban làm giảm bớt số lượng lao động dư thừa đảm bảo cho bộ máy chuyên tinh giảm nhẹ có hiệu lực phù hợp với nhiệm vụ sản xuất kinh doanh hiên nay của công ty.
Vì thời gian tìm hiểu thực tế có hạn nên trong chuyên đề này không phân tích khía cạnh một cách đầy đủ. Với những giải pháp đưa ra em rất mong nhận được ý kiến góp ý quí báu của thầy, cô giáo và các cô chú trong công ty để bài viết của em được hoàn thiện hơn.
Hoàn thiện cơ cấu bộ máy quản lý tại Vietrans
Trong thời gian thực tập và làm chuyên đề tốt nghiệp em luôn được sự giúp đỡ tận tình của cô giáo Nguyễn Thị Lệ Thúy và của ban lãnh đạo và các phòng ban chức năng trong công ty. Nhân đây em xin chân thành cảm ơn cô giáo và ban lãnh đạo cùng các phòng ban trong công ty đã giúp đỡ em hoàn thành chuyên đề thực tập tốt nghiệp trong thời gian qua.
Sinh viên: Đặng Hồng Quân