Hoàn thiện cơ cấu bộ máy quản lý tại Vietrans
3.1 Khái niệm.
Quyền hạn là quyền tự chủ trong quá trình quyết định và quyền đòi hỏi sự tuân thủ quyết định gắn liền với một vị trí ( hay chức vụ ) quản lý nhất định trong cơ cấu tổ chức. Quyền hạn của một vị trí quản lý sẽ được giao phó cho người nào nắm giữ vị trí đó. Và như vậy, quyền hạn không có liên quan gì với những phẩm chất cá nhân của người cán bộ quản lý.
Khi các nhà quản lý được trao quyền hạn, họ sẽ phải chịu trách nhiệm – đó là bổn phận phải hoàn thành những hoạt động được phân công. Quyền hạn không gắn liền với trách nhiệm tương ứng sẽ tạo cơ hội cho sự lạm dụng và ngược lại cũng không thể để một nhà quản lý phải chịu trách nhiệm về một việc nào đó nếu anh ta không có đủ quyền hạn thực hiện nó
3.2. Các loại quyền hạn trong cơ cấu tổ chức Quyền hạn trực tuyến
Quyền hạn trực tuyến là quyền hạn cho phép người quản lý ra quyết định và giám sát trực tiếp đối với cấp dưới. Đó là mối quan hệ quyền hạn giữa cấp trên và các cấp dưới trải dài từ cấp cao nhất xuống tới cấp thấp nhất trong tổ chức, tương ứng với dây chuyền chỉ huy theo nguyên lý thứ bậc( hình 10). Là một mắt xích trong dây chuyền chỉ huy, mỗi nhà quản lý với quyền hạn trực tuyến có quyền ra quyết định cho cấp dưới trực tiếp và nhận sự báo cáo từ họ.
Hình 10: Mối quan hệ quyền hạn trực tuyến và tham mưu
Hoàn thiện cơ cấu bộ máy quản lý tại Vietrans
26 Tổng giám đốc PTGĐ sản xuất PTGĐ tài chính Quản lý vật tư Quản lý nhân sự PTGĐ marketing Quản lý sản xuất Quản đốc B Quản đốc C Quản đốc A Trợ lý giám đốc
Luồng quyền hạn trực tuyến Quan hệ tham mưu
Quyền hạn tham mưu
Bản chất của mối quan hệ tham mưu là cố vấn. Chức năng của các
tham mưu ( hay bộ phận tham mưu) là điều tra, khảo sát,.nghiên cứu, phân tích và đưa ra những ý kiến tư vấn cho những người quản lý trực tuyến mà họ có trách nhiệm phải quan hệ ( hình 10). Sản phẩm lao động của cán bộ hay bộ phận tham mưu là những lời khuyên chứ không phải các quyết định cuối cùng.
Hoàn thiện cơ cấu bộ máy quản lý tại Vietrans
Hiện nay vai trò của các tham mưu ngày càng gia tăng cùng với tính phức tạp ngày càng cao của các hoạt động trong các tổ chức và của môi trường. Dù là trong doanh nghiệp, cơ quan nhà nước hay các tổ chức khác, những nhà quản lý khi ra quyết định luôn cần đến kiến thức của các chuyên gia trong các lĩnh vực kinh tế, chính trị, xã hội… bên cạnh đó,các tham mưu có kiến thức chuyên sâu sẽ tiến hành thu thập số liệu, phân tích và đưa ra các phương án quyết định trong trường hợp người quản lý trực tuyến do quá bận với công việc quản lý không thể làm được. Hiếm khi một người quản lý trực tuyến, đặc biệt ở cấp cao nhất, lại có thời gian hay sẵn sàng dành thời gian để làm những việc mà một trợ lý tham mưu có thể làm tốt.
Những hạn chế trong việc sử dụng tham mưu:
Mặc dù các mối quan hệ tham mưu luôn cần thiết đối với các tổ chức và có thể giúp tổ chức thành công hơn rất nhiều, bản chất của quyền hạn tham mưu và sự phức tạp trong công việc nhận thức nó có thể dẫn đến một số vấn đề nhất định trong thực hành như:
Nguy cơ làm xói mòn quyền hạn trực tuyến, nếu các tham mưu quyên mất rằng họ cần góp ý chứ không phải ra lệnh, nếu họ bỏ qua một thực tế là giá trị của họ nằm ở chỗ giúp thêm sức mạnh cho những người quản lý trực tuyến .
Thiếu trách nhiệm của các tham mưu.Bộ phận tham mưu chỉ đưa ra các kế hoạch. Những bộ phận khác phải xem xét có chấp nhận kế hoạch và đưa vào áp dụng hay không. Điều đó đã tạo môi trường lý tưởng làm nảy sinh tình trạng đổ lỗi cho nhau. Suy nghĩ vô căn cứ.Lập luận cho rằng một cương vị tham mưu
cho phép những người lập kế hoạch co thời gian để phân tích là rất hấp dẫn, nhưng có thể bỏ qua khả năng tham mưu có thể suy
Hoàn thiện cơ cấu bộ máy quản lý tại Vietrans
nghĩ vô căn cứ bởi vì họ không phải thực hiện những gì họ đề xuất. Tính phi thực tiễn của các đề xuất của tham mưu thường dẫn đến và chạm, sự nhụt ý thậm chí cả sự ngầm phá hoại.
Làm cho công tác tham mưu trở nên có hiệu quả:
Mối quan hệ trực tuyến – tham mưu không chỉ là một trong những vấn đề phức tạp nhất mà các tổ chức phải đương đầu, đó còn là một trong những nguyên nhân dẫn đến tình trạng phi hiệu quả. Việc giải quyết hợp lý mối quan hệ này đòi hỏi kỹ năng quản lý ở trình độ cao với sự tuân thủ các yêu cầu sau đây:
Nhận thức đúng đắn mối quan hệ quyền hạn.
Làm cho trực tuyến lắng nghe tham mưu và làm cho việc sử dụng tham mưu trở thành thông lệ trong đời sống tổ chức.
Bảo đảm cho tham mưu có đủ thông tin Bảo đảm tham mưu toàn diện
a) Quyền hạn chức năng
Quyền hạn chức năng là quyền trao cho một cá nhân hay bộ phận được đưa ra quyết định và kiểm soát những hoạt động nhất định của bộ phận khác. Nếu nguyên lý thống nhất mệnh lệnh được thực hiện vô điều kiện, quyền kiểm soát các hoạt động này chỉ thuộc về những người phụ trách trực tuyến mà thôi. Tuy nhiên, trong nhiều trường hợp do sự hạn chế về kiến thức chuyên môn,thiếu khả năng giám sát quá trình, quyền hạn này lại được người phụ trách chung giao cho một cán bộ tham mưu hay một người quản lý một bộ phận nào khác.
Giao phó quyền hạn chức năng :
Hoàn thiện cơ cấu bộ máy quản lý tại Vietrans
Có thể hiểu rõ hơn quyền hạn chức năng khi coi đó là một phần quyền hạn của người phụ trách trực tuyến. Ví dụ, một tổng giám đốc có toàn quyền điều hành công ty, chỉ phụ thuộc vào những hạn chế được đặt ra bởi các cơ quan quyền hạn cao hơn như hội đồng quản trị và các quy định của nhà nước. Trong một tình huống tham mưu đơn thuần, những cố vấn về các vấn đề liên quan đến nhân sự, kế toán, mua sắm hay quan hệ giao dịch không có chut quyền hạn trực tuyến nào, nghĩa vụ của họ chỉ là đưa ra những lời khuyên. Nhưng khi tổng giám đốc giao cho những người này quyền đưa ra chỉ thị trực tiếp cho các bộ phận khác, như hình 11 thì quyền đó gọi là quyền hạn chức năng.
Quyền hạn trực tiếp của tổng giám đốc Quyền hạn sau khi thực hiện uỷ quyền
Hoàn thiện cơ cấu bộ máy quản lý tại Vietrans
30 Thủ tục Thủ tục Thủ tục Thủ tục
kế toán nhân sự mua sắm quan hệ giao dịch Kế toán trưởng Trưởng phòng nhân sự Trưởng phòng vật tư Trưởng phòng đối ngoại Giám đốc khu vực phía bắc Giám đốc khu vực phía nam Giám đốc khu vực miền trung
Quan hệ trực tuyến thông thường
Hoàn thiện cơ cấu bộ máy quản lý tại Vietrans
Hình 11: Uỷ quyền chức năng, cơ cấu trực tuyến - chức năng
Phạm vi quyền hạn chức năng:
Việc hạn chế phạm vi quyền hạn chức năng là rất quan trọng để duy trì tính toàn vẹn của các cương vị quản lý. Ví dụ, quyền hạn chức năng của người phụ trách bộ phận quản lý nguồn nhân lực trong tổ chức nói chung chỉ giới hạn đưa ra các chính sách, thủ tục để tuyển chọn nhân lực, để quản lý các chương trình lương bổng, để xử lý các khiếu nại về nhân sự, để xử lý các giấy tờ nghỉ phép, để tiến hành các chương trình đào tạo, bồi dưỡng nhân lực và những vấn đề có nội dung tương tự.
Nhìn chung, quyền hạn chức năng luôn chỉ nên giới hạn trong phạm vi câu hỏi “như thế nào” và đôi khi là câu hỏi ”khi nào” gắn liền với quá trình quản lý chính sách, nhưng hiếm khi bao hàm nghĩa “ở đâu”, ”cái gì”, hay “ai”- gắn liền với quá trình quản lý tác nghiệp. Lý do của sự hạn chế này là để duy trì được tính nhất quán trong mệnh lệnh của nhà quản lý trực tuyến.
Để thu được kết quả tốt nhất trong việc giao phó quyền hạn chức năng, người lãnh đạo tổ chức cần đảm bảo rằng phạm vi quyền hạn đó được chỉ rõ cho người được uỷ quyền và cả những người chịu sự tác động của quyền hạn này.