4.1 Cấp quản lý và tầm quản lý.
Hoàn thiện cơ cấu bộ máy quản lý tại Vietrans
Nguyên nhân có các cấp quản lý trong tổ chức là bởi giới hạn của tầm quản lý -số người và bộ phận mà một nhà quản lý có thể kiểm soát hiệu quả. Tầm quản lý rộng sẽ cần ít cấp quản lý, còn tầm quản lý hẹp sẽ cần đến nhiều cấp quản lý.
Trong tổ chức, cần phải quyết định xem mỗi nhà quản lý có thể trực tiếp quản soát được bao nhiêu thuộc cấp, và con số này là hết sức khác nhau đối với những tổ chức khác nhau.
Có một số lượng hạn chế các thuộc cấp mà một nhà quản lý có thể giám sát có hiệu quả, nhưng con số chính xác ở mỗi trường hợp sẽ khác nhau tuỳ thuộc vào nhiều biến số và ảnh hưởng của chúng đến thời gian cần thiết cho việc quản lý hiệu quả.
Muốn xác định tầm quản lý phù hợp, cần tìm hiểu các mối quan hệ:
Tầm quản lý và trình độ của các cán bộ quản lý có quan hệ tỷ lệ thuận. Trong tình hình các yếu tố khác không thay đổi, nhà quản lý có trình độ cao sẽ có tầm quản lý rộng và ngược lại. Tính phức tạp của hoạt động quản lý và tầm quản lý có quan hệ
tỷ lệ nghịch.Nếu công việc quản lý ổn định, không phức tạp thì tầm quản lý có thể lớn, và ngược lại nếu công việc quản lý thay đổi thường xuyên, giàu tính sáng tạo thì tầm quản lý lại nhỏ. Trình độ và ý thức tôn trọng, tuân thủ mệnh lệnh của cấp dưới
với tầm quản lý có quan hệ tỷ lệ thuận. Thuộc cấp càng được đào tạo tốt và có ý thức cao thì càng cần ít quan hệ tác động giữa cấp trên và cấp dưới.
Tầm quản lý và sự rõ ràng trong xác định nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm có quan hệ tỷ lệ thuận. Nếu người được đào tạo tốt, tiến hành một nhiệm vụ được xác định rõ ràng và có đủ quyền
Hoàn thiện cơ cấu bộ máy quản lý tại Vietrans
hạn để thực hiện nó một cách có hiệu quả, thì chỉ cần thời gian và sự chú ý tối thiểu của cấp trên.
Năng lực của hệ thống thông tin có ảnh hưởng đến tầm quản lý.Một hệ thống có khả năng cung cấp và truyền đạt thông tin cũng như quyết định một cách nhanh chóng, chính xác, đầy đủ sẽ rút ngắn khoảng cách giữa cấp trên và cấp dưới.