- Phương pháp lập và trách nhiệm ghi:
2.2.3.Hạch toán chi tiết vật liệu:
Một trong những yêu cầu của công tác quản lý nguyên vật liệu đòi hỏi phải phản ánh, theo dõi chặt chẽ tình hình nhập, xuất tồn kho cho từng nhóm, từng loại nguyên vật liệu cả về số lượng, chất lượng chủng loại và giá trị. Bằng việc tổ chức kế toán chi tiết nguyên vật liệu ở Công ty CP Lắp máy điện nước và xây dựng đáp ứng được nhu cầu này. Để tổ chức thực hiện được toàn bộ công tác kế toán nguyên vật liệu nói chung và kế toán chi tiết nguyên vật liệunói riêng, thì trước hết phải bằng phương pháp chứng từ kế toán để phản ánh tất cả các nghiệp vụ có liên quan đến nhập xuất nguyên vật liệu.
Chứng từ kế toán là cơ sở pháp lý để ghi sổ kế toán. Tại Công ty CP Lắp máy điện nước và xây dựng chứng từ kế toán được sử dụng trong phần hạch toán kế toán chi tiết nguyên vật liệu là:
- Phiếu nhập kho nguyên vật liệu.
- Phiếu xuất kho nguyên vật liệu. - Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho.
- Số (thẻ) kế toán chi tiết nguyên vật liệu. - Bảng tổng hợp nhập xuất tồn nguyên vật liệu.
Sơ đồ 4: Trình tự luân chuyển chứng từ
Trình tự luân chuyển chứng từ theo sơ đồ sau:
Ghi chú:
: Ghi hàng tháng : Ghi cuối tháng : Đối chiếu hàng ngày : Đối chiếu cuối tháng
Ở Công ty CP Lắp máy điện nước và xây dựng, hiện đang vận dụng phương pháp ghi thẻ song song trong công tác kế toán chi tiết vật liệu.
Phương pháp này được tiến hành như sau:
+ Ở kho: Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép, phản ánh hàng ngày tình hình nhập, xuất, tồn kho của từng thứ, loại vật liệu theo chỉ tiêu số lượng. Mỗi loại vật liệu được ghi trên một thẻ kho, sau đó thủ kho sắp xếp thẻ kho theo từng loại, nhóm, thứ vật liệu để tiện cho việc sử dụng thẻ kho trong ghi chép, kiểm tra, đối chiếu và quản lý. Cách ghi thẻ kho như sau: Hàng ngày khi nhận được các chứng từ, kế toán nhập, xuất vật liệu, thủ kho kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp và hợp lý của chứng từ. Sau đó, đối
Thẻ kho Sổ kế toán chi tiết Chứng từ nhập Chứng từ xuất Bảng kê tổng hợp N - X - T Sổ kế toán tổng hợp
chiếu số liệu thực nhập, thực xuất với số liệu ghi trên phiếu xuất, phiếu nhập rồi ghi số thực nhập, thực xuất vào các thẻ kho, ghi số lượng nhập vào cột nhập, ghi số lượng xuất vào cột xuất, cuối ngày tính ra số tồn của từng thứ, loại vật liệu và ghi vào cột tồn của thẻ kho. Cuối tháng, thủ kho mang thẻ kho lên phòng kế toán để đối chiếu.
Ví dụ: Thẻ kho được lập cho Cáp thép Φ24, ngày lập thẻ 02/8/2010
Hàng ngày, thủ kho căn cứ vào phiếu nhập kho, phiếu xuất kho ghi vào các cột tương ứng trong thẻ kho, mỗi chứng từ ghi một dòng, cuối ngày tính số tồn kho.
+ Từ cột A đến cột D: Ghi STT, số phiếu nhập, xuất và ngày tháng chứng từ. Cụ thể: STT thứ 3, ghi số phiếu nhập N248 ngày 12/10.
+ Cột E, F: Ghi diễn giải và ngày nhập xuất. Cụ thể: STT 3 ghi diễn giải như sau: Nhập của công ty TNHH TM Phương Đông. Ngày nhập xuất: 12/10
+ Cột 1,2,3: Ghi số lượng vật tư (sản phẩm, hàng hoá) nhập kho, xuất kho và tồn kho. Cụ thể: Trên thẻ kho lập ngày 02/8/2010 (tờ số 2) của Công ty CP Lắp máy điện nước và xây dựng được lập cho loại vật tư : Cáp thép Φ24 (trích dẫn ở trang sau):
STT 3 ghi: Số lượng nhập là 298 (kg), số lượng tồn là 298 (kg. + Cột 4: Cột ký xác nhận của kế toán.
Sau mỗi lần kiểm kê phải tiến hành điều chỉnh số liệu trên thẻ kho cho phù hợp với số thực tế kiểm kê theo chế độ quy định.
Dưới đây là thẻ kho lập cho: Cáp thép Φ24. CTLMĐN&XD
Kho: Anh Thịnh
THẺ KHO
Ngày lập thẻ: 02/8/2010 Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư : Cáp thép Φ24
Đơn vị tính : Kg Mã số :...
STT Chứng từ Diễn giải Ngày nhập
xuất Số lượng Ký xác nhận của kiểm toán Số phiếu Ngày tháng Nhập Xuất Tồn Nhập Xuất A B C D E F 1 2 3 4 Tồn đầu kỳ 85,8 1 X190 1/10 Xuất cho tổ XD 2 1/10 50 35,8 2 X245 7/10 Xuất cho tổ XD 2 7/10 35,8 -
3 N248 12/10 Nhập của Cty TNHH P. Đông 12/10 298 298
4 X252 12/10 Xuất cho công trình DịchVọng 12/10 250 48
5 N261 27/10 Nhập của cửa hàng VLXD Phú Thịnh 27/10 100 148 (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
6 X264 29/10 Xuất cho bà Bích đội xây dựng số 1 29/10 48 100
Cộng 398 383.8 100
Thủ kho Kế toán trưởng Ngày 31 tháng 10 năm 2010
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Giám đốc
(Ký, họ tên, đóng dấu) * Nguồn: Phòng Kế toán – Công ty CP Lắp máy Điện nước và Xây dựng – Năm 2010
Thẻ kho trên được dùng để đối chiếu với Sổ chi tiết vật liệu.
+ Ở phòng kế toán: Khi nhận được chứng từ nhập, xuất vật liệu do thủ kho gửi lên, kế toán kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ, kiểm tra tính đúng đắn của việc phân loại chứng từ và việc ghi chép trên thẻ kho, nếu thấy hợp lý thì kế toán nhận chứng từ và ký xác nhận vào thẻ kho.
- Căn cứ vào các chứng từ gốc như: phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, hoá đơn giá trị gia tăng …kế toán lập được sổ chi tiết vật liệu.
Mẫu biểu 8: Sổ chi tiết vật liệu