- Phương pháp lập và trách nhiệm ghi:
PHIẾU NHẬP KHO
CÔNG TY CP LẮP MÁY ĐIỆN NƯỚC VÀ XÂY DỰNG 61E - Đê La Thành- Láng Thượng - Đống Đa – Hà Nội
PHIẾU NHẬP KHO
Ngày 12 tháng 10 Năm 2010
Nợ:... Số: N248 Có:...
Họ tên người giao hàng : Đặng Văn Phúc Bộ phận: Đội 10 Theo : Giấy đề nghị của đơn vị
Nhập tại kho : Anh Thịnh STT Tên, nhãn hiệu vật tư (sản phẩm, Mã số Đơn vị Số lượng Chứng từ Thực nhập A B C D 1 2 3 4 1 Ống kẽm D50 m 22 22 34.000 784.000 2 Thép CT3 Kg 870 870 6.760 5.881.200 3 Xi măng Hoàng Thạch PC 40 Kg 1.500 1.500 850 1.275.000 4 Cáp thép Φ24 Kg 298 298 13.700 4.082.600 5 Cát đen san nền m3 1.000 1.000 27.000 27.000.000 Cộng 39.022.800
Cộng thành tiền (bằng chữ): Ba mươi chín triệu không trăm hai mươi hai nghìn tám trăm đồng.
Ngày 12 tháng 10 năm 2010
Phụ trách Người giao Thủ kho Kế toán Thủ trưởng
cung tiêu hàng Trưởng đơn vị
* Nguồn: Phòng Kế toán – Công ty CP Lắp máy Điện nước và Xây dựng – Năm 2010 b) Thủ tục xuất kho:
Căn cứ vào nhiệm vụ xấy dựng sản xuất được giao, căn cứ vào định mức tiêu hao vật liệu cho từng công trình, hạng mục công trình, các đội viết giấy xin tạm ứng vật tư. Nhân viên kinh tế đội tiến hành lập phiếu xuất kho thành ba liên:
+ Một liên chuyển về phòng kế toán;
+ Một liên giao cho đơn vị lĩnh nguyên vật liệu; + Một liên thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho.
Sau khi người phụ trách ký vào phiếu xuất kho và giao cho người lĩnh nguyên vật liệu xuống kho để lĩnh. Thủ kho thực hiện xuất kho và ghi thực xuất vào thẻ kho. Sau khi kiểm nghiệm số lượng, chất lượng, số thực lĩnh, người nhận và thủ kho ký vào ba liên đó.
Trong quá trình sản xuất thi công vì một nguyên nhân nào đó mà đội đơn vị thi công sử dụng vật liệu quá hạn mức quy định, viết xuất kho vật liệu nhiều hơn định mức thì phòng kế toán của Công ty không hạch toán phần chi phí vượt hạn mức của khối lượng vật liệu đó mà đội xây dựng thi công phải tự thanh toán phần vượt quá định mức đó.
* Phiếu xuất kho:
Phiếu xuất kho vật liệu được lập để theo dõi chặt chẽ số lượng vật liệu xuất kho cho các bộ phận, công trình sử dụng. Nó là căn cứ để hạch toán chi phí sản xuất tính giá thành sản phẩm và kiểm tra, quản lý vật liệu cũng như thực hiện định mức tiêu hao vật tư.
- Phiếu xuất kho được lập căn cứ vật liệu và khối lượng vật liệu thực tế được xuất ra theo nhu cầu của từng công trình trong đó giá vật liệu được xuất ra chính là giá vật liệu được mua vào.
- Phiếu xuất kho vật liệu có thể lập riêng cho từng thứ vật liệu hoặc chung cho nhiều thứ vật liệu cùng loại nhưng phải cùng kho và sử dụng cho một công trình. Thông thường, Công ty CP Lắp máy điện nước và xây dựng lập Phiếu xuất kho cho nhiều thứ vật liệu.
- Khi lập Phiếu xuất kho phải ghi rõ số phiếu, ngày tháng năm lập phiếu, họ tên người nhận hàng, lý do xuất kho sử dụng và kho xuất vật liệu.
Ví dụ: Khi vật liệu được xuất kho theo yêu cầu xây dựng của công trình Dịch Vọng, ngày 12/10/2010, kế toán lập phiếu xuất kho vật liệu.
+ Cột A,B,C,D : Ghi số thứ tự, tên nhãn hiệu quy cách vật liệu, mã số và đơn vị tính của vật liệu. Cụ thể: Trên Phiếu xuất kho vật tư số X252, ngày 12/10/2010 (được trích dẫn ở trang sau ) Nguyễn Ngọc Toàn đã nhận từ kho anh Thịnh 5 loại vật tư để phục vụ công trình Dịch Vọng.
Trong đó, STT thứ 4 ghi tên vật tư là: Cáp thép 24, đơn vị tính là kg
+ Cột 1: Ghi số lượng vật liệu theo yêu cầu xuất kho của từng bộ phận, công trình. Cụ thể: Số lượng xuất trên chứng từ =250(kg)
+Cột 2: Thủ kho ghi số lượng thực tế xuất kho ( Số lượng thực tế xuất kho chỉ có thể bằng hoặc ít hơn số lượng yêu cầu). Cụ thể: Số lượng xuất thực tế = 250 (kg)
+Cột 3: Kế toán ghi đơn giá của từng loại vật liệu xuất kho. Cụ thể: Đơn giá (Cáp thép 24)= 13.700(đ)
+Cột thành tiền: Thành tiền = Số lượng xuất kho ( thực tế) x Đơn giá (Cột 4 = Cột 2 x Cột 3 )
Cụ thể: Cột thành tiền = 250 x 13.700 = 3.425.000 (đồng ).
– Dòng cộng ghi tổng số tiền của vật liệu thực tế đã xuất kho. Cụ thể:
Dòng cộng ghi giá trị xuất kho của 5 loại vật liệu trên là: 37.904.200(đồng). Dưới đây là Phiếu xuất kho ngày 12/10/2010 xuất cho công trình Dịch Vọng: