2.1.7.1. Cơ cấu tổ chức của phòng nhân sự FTN
Phòng nhân sự tại FTN hoạt động theo mô hình trực tuyến chức năng. Trong đó, trưởng phòng trong công ty phụ trách công tác quản lý các hoạt động quản trị nguồn nhân lưc trên phần mềm Oracle bao gồm quản lý cán bộ, quản lý đào tạo, quản lý phúc lợi, đánh giá nhân viên và phần mềm giao tiếp với hệ thống tính lương hiện tại của FPT. Các hoạt động đánh giá nhân viên, phúc lợi, bảo hiểm xã hội do một nhân viên trong phòng đảm nhận. Hoạt động tuyển dụng đào tạo do 2 nhân viên đảm nhận, hoạt động hợp đồng lao động, quan hệ lao động do 2 nhân viên đảm nhận. Như vậy ta thấy sự phân chia nhiệm vụ trong phòng tương đối hợp lý. 100% lao động có trình độ đại học, thâm niên công tác cao nhất là 10 năm, ít nhất là 1 năm, độ tuổi cao nhất trong phòng là 32 tuổi. Qua đây cho thấy lực lượng lao động tại phòng nhân sự là lực lượng trẻ, năng động, có trình độ chuyên môn cao.
Sơ đồ 2.3: Cơ cấu tổ chức phòng nhân sự
Nguồn: Phòng nhân sự FTN 2.1.7.2. Các hoạt động quản trị nhân lực tại công ty FTN
Trưởng phòng Nhân viên đào tạo Nhân viên tuyển dụng Nhân viên ĐGCV ,BHX H Nhân viên quản lý HĐ Nhân viên quan hệ lao động
Thứ nhất, công tác phân tích công việc được phòng nhân sự FTN xây dựng quy trình thực hiện công việc khá đầy đủ, rõ ràng trong đó có bản mô tả công việc, bản yêu cầu thực hiện công việc và bản tiêu chuẩn thực hiện công việc của nhân viên quản lý và nhân viên kinh doanh. Trong mỗi một phòng có những bản mô tả công việc của trưởng phòng, phó phòng, nhân viên. Do đó, mỗi người biết rõ nhiệm vụ trách nhiệm của mình nên thực hiện công việc tương đối hiệu quả. Đối với nhân viên kinh doanh có những quy định rõ ràng về việc đạt được bao nhiêu hợp đồng đối với nhân viên thử việc, cộng tác viên, đại lý ủy quyền và nhân viên chính thức. Các bản phân tích công việc thường xuyên bổ sung thay đổi để phù hợp với công ty. Việc xây dựng do trưởng phòng nhân sự cùng các nhân viên trong phòng tiến hành, tổ chức thu hút người tham gia vào việc phân tích. Tuy nhiên một số công việc chưa phân tích rõ ràng, tiêu chuẩn thực hiện còn chung chung như phòng dịch vụ khách hàng, phòng kỹ thuật nên việc thực hiện công việc chưa đạt hiệu quả cao. Một số công việc mới phát sinh còn chưa có bản phân tích công việc rõ ràng.
Thứ hai, công tác kế hoạch hóa nguồn nhân lực trong công ty FTN được tiến
hành hàng năm bằng việc tổ chức cuộc họp bàn về kế hoạch hóa nhân sự bao gồm ban Tổng giám đốc, phòng nhân sự và các phòng ban khác. Dựa vào nhu cầu đề xuất của năm cũng như yêu cầu tuyển dụng một số vị trí các phòng ban sẽ đưa ra kế hoạch nhân sự đồng thời phải trình bày rõ ràng cụ thể, bảo vệ được kế hoạch của phòng trước cuộc họp thì bản kế hoạch mới được thông qua. Bản kế hoạch sau khi thông qua sẽ được chuyển lên TGĐ ký và lưu vào hồ sơ. Sau đó trong năm sẽ có hai lần báo cáo định kỳ giữa năm và cuối năm để xem xét việc thực hiện kế hoạch nhân sự có đúng với kế hoạch đề ra hay không. Khi cần thiết bản kế hoạch nhân sự sẽ thay đổi bổ sung cho phù hợp với môi trường.
Thứ ba, công tác đánh giá thực hiện công việc được thực hiện theo định kỳ 6
tháng một lần vào tháng 7 và tháng 1. Trước khi đánh giá công ty xác định mục tiêu đánh giá với công ty, cán bộ nhân viên và cán bộ quản lý. Mục tiêu đánh giá đưa ra khá rõ ràng. Với công ty, đánh giá để xếp loại cán bộ công nhân viên để áp dụng
thưởng hợp lý. Với nhân viên và người quản lý đánh giá bày tỏ nguyện vọng tâm tư của cá nhân, khó khăn gặp phải để thống nhất kế hoạch công việc cho kỳ tiếp theo. Đánh giá theo nguyên tắc 3 cấp 2 chiều trong đó bao gồm nhân viên tự đánh giá sau đó đưa lên người quản lý trực tiếp xem xét đánh giá và trình lên một cấp để phê duyệt. Công ty sử dụng phương pháp thang đo đánh giá đồ họa để đánh giá. Trong đó một bản đánh giá hoàn thành công việc và kế hoạch phát triển gồm 3 phần: các phần cần đánh giá, kế hoạch phát triển bản thân,kiến nghị và nguyện vọng cá nhân và ý kiến người đánh giá. Trong phần một, các tiêu chí về năng lực cá nhân( kiến thức, kỹ năng giải quyết vấn đề, giao tiếp), năng lực lãnh đạo, năng lực quản lý( quản lý hệ thống quy trình, ủy quyền ủy thác, phát triển nhân sự, quan hệ nhân sự, hiệu quả sử dụng các nguồn lực), tinh thần doanh nhân, văn hóa FPT, quan hệ khách hàng. Mỗi tiêu chí được gắn với trọng số tùy theo mức độ quan trọng của nó. Trong phần kế hoạch phát triển bản thân nhân viên tự mình đưa ra kế hoạch công việc, kế hoạch nâng cao trình độ nghiệp vụ của mình. Sau đó đưa ra những kiến nghị nguyện vọng của bản thân. Người quản lý trực tiếp sẽ cho ý kiến sau mỗi tiêu chí. Kết thúc phần đánh giá, nhân viên tính ra số điểm của mình và xếp loại theo 4 thứ hạng: Xuất sắc(100-96đ), tốt(86-95), khá(71-85), trung bình( 51-70), không đáp ứng(dưới 70). Sau khi đánh giá xong công ty tiến hành phỏng vấn đánh giá, người quản lý trực tiếp nói chuyện với từng nhân viên để hiểu hơn về kết quả đánh giá. Cuộc nói chuyện diễn ra cởi mở, trao đổi giữa hai bên.
Thứ tư, công tác đào tạo và phát triển nguồn nhân lực trong công ty cũng
được ban lãnh đạo hết sức chú trọng. Thông qua điều tra, hỏi trực tiếp các trưởng bộ phận về tình hình thực hiện công việc, điểm mạnh điểm yếu của nhân viên trong phong , bản đánh giá thực hiện công việc phòng nhân sự sẽ tổng hợp nhu cầu đào tạo, lập kế hoạch trình cấp trên xem xét và tiến hành tổ chức các khóa đào tạo thường xuyên cho nhân viên. Có những khóa đào tạo MBA dành cho cán bộ quản lý ở bậc cao mức level 5,6,7. Khóa đào tạo này diễn ra 2 năm, mỗi năm học viên sẽ tiến hành học trong vòng 4 đến 5 tháng. Bên cạnh đó, còn có những khóa cho nhân viên ở mức thấp hơn thường là 2,3 buổi học. Giảng viên tham gia giảng dạy là những người giỏi
được cử đi học ở nước ngoài hay ở các trung tâm khác dạy cho những người cần đào tạo hoặc thuê giáo viên giảng dạy từ bên ngoài. Chi phí cho việc đào tạo bao gồm thuê giáo viên, phòng học, chi phí dành trong những ngày học viên đi học không làm việc tại công ty...tất cả các khoản được hạch toán vào quỹ chung của công ty. Nội dung đào tạo gồm đào tạo tân binh mới, đào tạo kiến thức chuyên môn nghiệp vụ, đào tạo kỹ năng, đào tạo thực hành, đào tạo quản lý...Các phương pháp đào tạo mà FTN thường tổ chức là đào tạo theo kiểu kèm cặp chỉ bảo, đào tạo sử dụng các bài tập tình huống, đào tạo theo kiểu chương trình hóa sử dụng kỹ thuật nghe nhìn....Kết thúc khóa học, học viên sẽ nhận được phiếu đánh giá bao gồm các chỉ tiêu về nội dung khóa học, tài liệu hướng dẫn, chất lượng giảng dạy...Sau đó phòng tổ chức sẽ xem xét tính toán kết quả để phân tích những mặt được hay chưa làm được của công ty, rút kinh nghiệm cho những khóa đào tạo sau và đưa vào file theo dõi hồ sơ đào tạo.
Thứ năm, công tác lương thưởng phúc lợi cũng được thực hiện tương đối tốt.
Lương trả cho cán bộ công nhân viên theo bảng lương F. Thang lương 100F tương ứng với các level 1,2,3...Cán bộ cấp 5 của trở lên được cấp công ty cấp và xét duyệt lương. Phụ cấp mà công ty áp dụng cho nhân viên là phụ cấp ăn trưa và phụ cấp đi lại. Lương nhà nước căn cứ để trích nộp BHXH, BHYT.
Thưởng của công ty bao gồm các hình thức thưởng như lương mềm, lương kinh doanh, lương tháng thứ 13. Hoặc dưới các hình thức khác như tuyên dương, đề bạt, cử đi đào tạo bồi dưỡng chuyên sâu...Công tác khen thưởng được tiến hành theo định kỳ 2 năm 1 lần dành cho các cá nhân hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ, có những thành tích học tập trong công tác, dự án, phát huy sáng kiến, thành tích ký hợp đồng, hoàn thành doanh số...Có những hình thức thưởng cá nhân, tập thể tiên tiến xuất sắc hàng năm.
FTN triển khai các chương trình bảo hiểm cho nhân viên gồm: BHXH, BHYT, BHTN, khám sức khỏe, FPT care dành cho bản thân và gia đình, BH công tác nước ngoài. Bên cạnh đó còn có các chế độ nghỉ phép, nghỉ lễ, nghỉ mát hàng năm. Các
chức thu hút nhiều người tham gia. Riêng ở bộ phận lễ tân, phòng dịch vụ khách hàng, phòng kỹ thuật còn có trợ cấp đồng phục nhân viên. Đối với những lãnh đạo cao cấp sẽ được hỗ trợ thẻ tín dụng, bảo lãnh vay ngân hàng tại Tiền Phong Bank. Đối với cán bộ thâm niên 2 năm, sau 3 năm được quyền mua cổ phiếu theo mệnh giá 1000đồng. Còn những cán bộ được thăng cấp sẽ được mua bù số cổ phần chênh lệch tương ứng giữa cấp đang hưởng và cấp được tăng. Hàng năm, Đại hội đồng cổ đông phê duyệt cổ phiếu của nhân viên trên cơ sở đề xuất của hội đồng quản trị.
Qua trên ta thấy công tác tiền lương, thưởng, phúc lợi của công ty đã làm tương đối tốt tạo ra tinh thần hăng say làm việc của mỗi cá nhân.
Thứ sáu, việc ký kết hợp đồng lao động và quản lý hồ sơ nhân viên luôn được
tuân thủ chặt chẽ và quản lý khoa học. Công ty tiến hành ký kết các loại hợp đồng bao gồm hợp đồng khoán gọn, hợp đồng học việc, hợp đồng cộng tác viên, hợp đồng thử việc tối đa là 2 tháng, hợp đồng lao động chuyên môn( lao động và đào tạo, lao động xác định thời hạn từ 1 đến 3 năm, lao động không xác định thời hạn), hợp đồng lao động cơ bản( thời hạn dưới 1 năm, từ 1 đến 3 năm, không xác định thời hạn). Trình tự ký kết tuân thủ theo đúng quy định của luật. Việc nâng bậc hợp đồng được xem xét thông qua bản đề nghị nâng bậc hợp đồng. Khi chấm dứt hợp đồng có bản chấm dứt hợp đồng có lý do chấm dứt và chữ ký của 2 bên.
Vấn đề kỷ luật lao động cũng được công ty thực hiện đầy đủ. Thời hạn để tiến hành kỷ luật lao động là 2 tháng một lần. Khi đó sẽ diễn ra cuộc họp giữa hội đồng kỷ luật và những người bị kỷ luật. Người bị kỷ luật sẽ ghi rõ trong tờ trình. Cuối buổi thư ký cuộc họp sẽ tổng kết thành các biên bản tường trình và lưu giữ lại để xem xét.
Việc quản lý hồ sơ nhân viên của FTN được thực hiện toàn bộ trên máy tính. Công ty có sử dụng phần mềm Oracle rất hữu ích và tạo thuận lợi cho người sử dụng. Mọi thông tin về ứng viên sẽ được nhân viên trong phòng nhân sự cập nhật thường xuyên. Danh sách hồ sơ nhân viên được lập trong file excel.
2.2.Thực trạng công tác tuyển dụng nguồn nhân lực tại công ty FTN Lưu đồ: Quá trình tuyển dụng chung của công ty
Nguồn: Phòng nhân sự FTN