Quản lý dự ỏn là quỏ trỡnh lập kế hoạch, điều phối thời gian, nguồn lực và giỏm sỏt quỏ trỡnh phỏt triển của dự ỏn nhằm đảm bảo cho dự ỏn hoàn thành đỳng thời hạn, trong phạm vi ngõn sỏch được duyệt và đạt cỏc yờu cầu đó định về kĩ thuật và chất lượng sản phẩm dịch vụ, bằng những phương phỏp và điều kiện tốt nhất.
Quản lý dự ỏn bao gồm 3 giai đoạn chủ yếu. Đú là việc lập kế hoạch, điều phối thực hiện mà nội dung chủ yếu là quản lý tiến độ thời gian, chi phớ và thực hiện giỏm sỏt cỏc cụng việc của dự ỏn nhằm đạt được những mục tiờu xỏc định.
Bảng 6 : Nội dung quản lý dự ỏn
Song mục tiờu cơ bản của quản lý dự ỏn núi chung là hoàn thành cỏc cụng việc dự ỏn theo đỳng yờu cầu kĩ thuật và chất lượng, trong phạm vi ngõn sỏch được duyệt và theo itến độ thời gian cho phộp. Về mặt toỏn học 3 mục tiờu này liờn quan chặt chẽ đến nhau và cú thể biểu diễn theo cụng thức sau:
Lọ̃p kờ́ hoạch tụ̉ng quan
- Lọ̃p kờ́ hoạch - Thực hiợ̀n kờ́ hoạch
- Quản lý những thay đụ̉i
Quản lý phạm vi
- Xác định phạm vi dự án
- Lọ̃p kờ́ hoạch phạm vi
- Quản lý thay đụ̉i phạm vi
Quản lý thời gian
-Xác định cụng viợ̀c
-Dự tính thời gian -Quản lý tiờ́n đụ̣
Quản ly ́ c hi p hí ̣ch hoa kờ́ ọ̃p -L ngu ụ̀n lực toa ính -T
́n chi phí -L ọ̃p dự toa ́n hi p ́ c ly uản -Q hí Quản lý chṍt lượng -Lọ̃p kờ́ hoạch chṍt lượng -Đảm bảo chṍt lượng
-Quản lý chṍt lượng
Quản lý nhõn sự
-Lọ̃p kờ́ hoạch nhõn lực, tiờ̀n lương -Tuyờ̉n dụng, đào tạo
-Phát triờ̉n nhóm
Quản lý thụng tin
-Lọ̃p kờ́ hoạch quản lý thụng tin
-Xõy dựng kờnh và phõn phụ́i thụng tin -Báo cáo tiờ́n đụ̣
Quản lý hoạt đụ̣ng cung ứng,
mua bán
-Kờ́ hoạch cung ứng
-Lựa chọn nhà cung ứng, tụ̉ chức đṍu thõ̀u
-Quản lý hợp đụ̀ng, tiờ́n đụ̣ cung ứng
Quản lý rủi ro dự án
-Xác định rủi ro -Đánh giá mức đụ̣ rủi ro
-Xõy dựng chương trình quản lý rủi ro đõ̀u tư
C = f (P,T,S,) Trong đú:
C: Chi phớ
P: Mức độ hoàn thành cụng việc (kết quả) T: Yếu tố thời gian
S: Phạm vi dự ỏn
Vỡ vậy trong phần quản lý dự ỏn theo nội dung chỳng ta tập trung phõn tớch vào 3 nội dung chớnh sau đõy:
3.4.1 Quản lý thời gian và tiến độ cỏc dự ỏn
Sau khi ban quản lý dự ỏn được thành lập, cụng việc đầu tiờn của ban quản lý là định danh cỏc cụng việc chớnh cần phải thực hiện, xỏc định mục đớch dự ỏn, liệt kờ cỏc mục tiờu rồi sắp xếp thứ tự ưu tiờn cỏc chỉ tiờu tạm thời. trong giai đoạn này, ban quản lý của tập đoàn than – khoỏng sản Việt Nam sẽ định danh cỏc phần cụng việc lớn;
• Cỏc thủ tục cấp đất cho dự ỏn • Đền bự giải phúng mặt bằng
• Mua sắm hoặc thuờ thiết bị cụng nghệ nếu cần thiết • Xõy dựng và lắp đặt cụng trỡnh
Sau khi định danh cỏc đầu việc lớn, ban quản lý xỏc định luụn cỏc cụng việc liờn quan đến cỏc đơn vị, cỏc bộ phận khỏc như thế nào, yờu cầu thực hiện và khả năng đỏp ứng của cỏc bộ phận này ra sao để cú kế hoạch phối hợp cú hiệu quả. Trong cỏc cụng việc cú tờn, ban quản lý sẽ tỏch nhỏ chỳng một cỏch cú hệ thống thành cỏc cụng việc ngày càng nhỏ hơn bằng cỏch sử dụng cụng cụ đồ họa quen thuộc là cấu trỳc phõn tỏch cụng việc (Work breakdown Structure – WBS) cho đến khi cụng việc
này thuận tiện để giao trỏch nhiệm thi cụng, ước tớnh chi phớ, nhõn sự, thi hành giỏm sỏt.
Sau khi định danh cỏc cụng việc cần làm và trước khi giao gúi việc cho đơn vị thi cụng, ban quản lý dự ỏn phải thực hiện cỏc bước lớn kế tiếp là ước tớnh thời gian để thực hiện cụng việc. Đầu tiờn, ban quản lý ước tớnh mỗi hoạt động sẽ kộo dài bao lõu. Sau đú, họ phối hợp tất cả cỏc hoạt động một cỏch logic để mang lại một bản ước tớnh thời gian lờn lịch hoàn tất từng cụng việc và toàn bộ dự ỏn. Ban quản lý nhiệm vụ so sỏnh thời gian cần thiết để hoàn thành dự ỏn và thời gian yờu cầu để hoàn thành dự ỏn, qua đú đề ra cỏc giải phỏp đẩy nhanh itến độ hoặc phõn chia lại cụng việc để hoàn thành mục tiờu của dự ỏn. Sản phẩm của tiến trỡnh hoạch định này là một lịch biểu điều khiển – một dũng thời gian gốc hoạt động mà cỏc đơn vị thi cụng sẽ dựng như một bản đồ để thi hành cụng việc và ban quản lý sẽ dựng như một kim chỉ nam để xỏc định rằng cụng việc đú đang được thực hiện đỳng tiến trỡnh.
Để chuẩn bị một lịch biểu dự ỏn, cỏc ban quản lý thuộc tập đoàn than – khoỏng sản Việt Nam thường ỏp dụng một tiến trỡnh như sau:
Bước 1: Chuẩn bị lịch biểu bằng cỏch định danh cỏc hoạt động lịch biểu trờn cấu trỳc phõn tỏch cụng việc – WBS: Trờn cấu trỳc phõn tỏch cụng việc, ghi rừ cỏc
hoạt động cụ thể của dự ỏn. Tỏch nhỏ cỏc hoạt động này thành một cấp đủ chi tiết và cũng dễ dàng theo dừi, điều khiển tiến độ của chỳng. Cỏc hoạt động này phải đảm bảo đủ chi tiết để tất cả cỏc bờn tham gia thực hiện cú liờn quan đều hoàn toàn nắm được hoạt động.
Bảng 7: Thứ bậc phõn tỏch cụng việc của một dự ỏn xõy dựng văn phũng
TT WBS Tờn nhiệm vụ Cv trước Kế hoạch Thực tế Ghi chỳ 1 1 Chuẩn bị mặt bằng 2 2 Xõy nhà 3 2.1 Đổ múng 4 2.2 Xõy tường và trần tầng 1 5 2.2 Xõy tường và trần tầng 2 6 2.3 Xõy tường và trần tầng 3 7 2.4 Làm sõn thượng và tum 8 3 Nội thất 9 3.1 Điện 10 3.2 Nước 11 4 Hoàn thiện
Bảng trờn trỡnh bày cấp độ cụng việc, thứ tự trước sau, tỡnh hỡnh chi phớ kế hoạch và thực tế cho từng cụng việc. Đõy cũng là thứ bậc phõn tỏch cụng việc cho một dự ỏn xõy dựng văn phũng được thực hiện tại tập đoàn.
Bước 2: Phỏt triển sơ đồ mạng: Chuẩn bị một sơ đồ logic bao gồm tất cả cỏc hoạt động dự ỏn. Tại bước này, ban quản lý ước tớnh sơ bộ thời gian thực hiện cỏc hoạt động và xỏc định cụng việc nào phải được hoàn tất trước khi cỏc cụng việc khỏc cú thể bắt đầu, cụng việc nào phải được hoàn tất trước khi cỏc cụng việc khỏc cú thể bắt đầu, cụng việc nào cú thể thực hiện song song cựng lỳc. Mang cụng việc được sử dụng để trỡnh bày hoạt động của dự ỏn tại tập đoàn than – khoỏng sản Việt Nam là sơ đồ PERT và biểu đồ GANTT. Tuy nhiờn, đối với cỏc dự ỏn xõy dựng và khai thỏc tài nguyờn phức tạp gồm rất nhiều cụng việc cần phải thực hiện thỡ biểu đồ GANTT khụng thể chỉ ra đủ sự tương tỏc và mối quan hệ giữa cỏc cụng việc. đụi khi nhỡn vào biểu đồ GANTT, khú cú thể nhận biết cụng việc nào tiếp theo cụng việc nào khi biểu diễn quỏ nhiều cụng việc liờn tiếp nhau.
Vớ dụ sau đõy là kế hoạch tiến độ cho dự ỏn
Bảng 8: Tiờ́n đụ̣ cụng viợ̀c của dự án xõy dựng nhà máy sản xuṍt cụng nghiợ̀p
Tờn cụng viợ̀c
2008 2009 20101 … 5 6 7 … 12 1 2 3 4 5 6 … 12 1 .. 9 … 12 1 … 5 6 7 … 12 1 2 3 4 5 6 … 12 1 .. 9 … 12 1. Chuõ̉n bị đõ̀u tư - Điờ̀u tra, khảo sát, chọn địa điờ̉m - Lọ̃p dự án đõ̀u tư - Gửi hụ̀ sơ dự án lờn cơ quan có thõ̉m quyờ̀n 2. Thực hiợ̀n đõ̀u tư - Chuõ̉n bị mặt bằng xõy dựng - Mua sắm thiờ́t bị cụng nghợ̀ - Khảo sát, thiờ́t kờ́ xõy dựng - Thõ̉m định, phờ duyợ̀t TK,TDT - Thi cụng xõy lắp 3. Kờ́t thúc và đưa dự án vào sử dụng - Nghiợ̀m thu bàn giao cụng trình
1. Phờ duyệt bỏo cỏo cơ hội đầu tư 2. Phờ duyệt bỏo cỏo NCKT
3. Chuẩn bị cụng trường
4. Phờ duyệt TKKT và tổng dự toỏn 5. Khởi cụng xõy dựng
6. Phỏt điện
Bước 3: Ước tớnh cỏc thời gian hoạt động sơ bộ: Khi ước tớnh thời gian cho
cỏc cụng việc này, ban quản lý mặc nhận cam kết cỏc tài nguyờn khụng hạn chế. Điều này được thực hiện chủ yếu để thiết lập một phương ỏn tớch cực nhất về thời gian. Sauk hi lập mụ hỡnh logic đỳng đắn với một sơ đồ mạng, ban quản lý xỏc định thời hạn cụng việc (thời gian trong đú hoạt động sẽ được hoàn chỉnh). Thời hạn cụng việc này chưa tớnh đến cỏc yếu tổ hạn chế cũng như rủi ro cú thể xảy ra với dự ỏn.
Bước 4: Tớnh toỏn ngày và giờ lịch cụ thể nhất cú thể: Dựng sơ đồ mạng đó
cú, cỏc thời hạn hoạt động dự trự và ngày thực sự khởi cụng dự ỏn để định vị dũng thời gian dự ỏn trờn một niờn lịch. Ban quản lý phải tớnh đến cỏc yếu tố cú thể đo lường trước được như ngày nghỉ lễ, nghỉ phộp, cỏc tỡnh huống đặc biệt theo yờu cầu. đến đõy về cơ bản đó cú khỏi niệm về ngày hoàn thành dự ỏn sớm nhất cú thể.
Bước 5: Xỏc định cỏc nguồn lực, tớnh đến cỏc giới hạn nguồn lực và ước
tớnh cỏc thời hạn cuối: Với khối lượng cụng việc rất lớn cho mỗi dự ỏn xõy dựng, đũi hỏi
về nhõn lực, chi phớ, mỏy múc, nguyờn liệu thật sự khụng nhỏ. Ban quản lý một lần nữa dựng đến sơ đồ mạng để xỏc định nguồn lực cần dựng, đồng thời itến hành tỡm kiếm cỏc cam kết về cung cấp nguồn lực và ước tớnh sẵn dựng của chỳng. Làm việc lại với lịch biểu (tớnh toỏn lại cỏc thời hạn hoàn thành cụng việc ) cú tớnh đến sự hạn chế của nguồn lực. quỏ trỡnh này cú thể lặp lại vài lần để so khớp tớnh sẵn dựng của nguồn lực với cỏc ngày thực hiện và với cỏc bờn tham gia dự ỏn. Trong bước này, ban quản lý cũng đồng thời lờn kế hoạch quản lý hoạt động cung ứng (thời gian cung ứng: lựa chọn nhà cung; quản lý hợp đồng; quản lý itến độ cung ứng…)
Bước 6: So sỏnh ngày kết thỳc dự trự và ngày kết thỳc bắt buộc: Sau khi tớnh
quản lý tập hợp hồ sơ về cỏc giả thiết và cỏc hợp đồng cam kết, cỏc giấy tờ liờn quan của dự ỏn. Ngày kết thỳc dự trự và ngày kết thỳc bắt buộc được coi là mốc quản lý mà nhà quản lý dựa vào để giao nhiệm vụ đồng thời để giải quyết rủi ro phỏt sinh.
Bước 7: Thống nhất thời hạn với cỏc đơn vị thực hiện và lập bỏo cỏo dự kiến tiến độ lờn Tập đoàn: ban quản lý dự ỏn giao nhiệm vụ cho cỏc đơn vị thi cụng bằng
văn bản hợp đồng quy định trỏch nhiệm và quyền hạn cho trưởng đơn vị thi cụng. Cỏc mốc thời gian thực hiện cụng việc quan trọng của dự ỏn sẽ được tổng hợp và lập thành bỏo cỏo để trỡnh lờn tập đoàn, chủ đầu tư phờ duyệt.
Cụng cụ để quản lý tiến độ
- Cụng cụ chủ yếu là kế hoạch tiến độ đó được xõy dựng trong bước lập kế hoạch tiến độ. Kế hoạch tiến độ hay bảng tiến độ càn được lập chi tiết thỡ đến từng hạng mục cụng trỡnh, bộ phận hạng mục cụng trỡnh, cỏc cụng việc của hạng mục cụng trỡnh... thỡ việc quản lý tiến độ thực hiện dự ỏn càng thuận lợi
- Nhật kớ thi cụng cũng là một cụng cụ quản lý hữu hiệu trong quản lý tiến độ thực hiện cụng trỡnh xõy dựng. nhật kớ thi cụng bao gồm cỏc nội dung sau:
+ Danh sỏch cỏn bộ kỹ thuật của nhà thầu thi cụng
+ Diễn biến tỡnh hỡnh thi cụng từng ngày, thi cụng từng loại cụng việc, chi tiết toàn bộ quỏ trỡnh thực hiện.
+ Mụ tả vắn tắt phương phỏp thi cụng
+ Tỡnh hỡnh thực tế của nguyờn vật liệu, cấu kiện sử dụng
+ Những sai lệch so với bản vẽ thi cụng, cú ghi rừ nguyờn nhõn kốm theo biện phỏp sửa chữa
+ Nội dung bàn giao của ca trước so với ca sau
+ Nhận xột của bộ phận quản lý chất lượng tại hiện trường về chất lượng thi cụng xõy dựng cụng trỡnh
Phũng quản lý tiến độ thuộc ban quản lý dự ỏn, đơn vị tư vấn và cỏc kỹ sư quản lý tiến độ của cỏc xớ nghiệp xõy lắp thường xuyờn tổ chức những buổi họp rỳt kinh nghiệm và bỏo cỏo tỡnh hỡnh thực hiện thi cụng xõy dựng cụng trỡnh.
3.4.2 Quản lý chất lượng dự ỏn
Quản lý chất lượng dự ỏn là tập hợp cỏc hoạt động của chức năng quản lý, là một quỏ trỡnh nhằm đảm bảo cho dự ỏn thỏa món tốt nhất cỏc yờu cầu và mục tiờu đề ra. Quản lý chất lượng dự ỏn bao gồm việc xỏc định cỏc chớnh sỏch chất lượng, mục
tiờu, trỏch nhiệm và việc thực hiện chỳng thụng qua cỏc hoạt động: lập kế hoạch chất lượng, kiểm soỏt và đảm bảo chất lượng trong hệ thống.
Ngoài ra quản lý chất lượng ở tập đoàn than khoỏng sản Việt Nam tuõn theo quy trỡnh quản lý chất lượng ISO 9001-2000, một quy trỡnh quản lý tiờn tiến trờn thế giới. để giữ vững cỏc tiờu chuẩn chất lượng khi khai thỏc tài nguyờn, trờn cụng trường thi cụng của tập đoàn luụn cú đội ngũ kỹ sư nhiều năm kinh nghiệm tỳc trực để chỉ đạo, kiểm tra kỹ thuật, xử lý kịp thời khi cú khú khăn xảy ra.
Những cỏn bộ cú chuyờn mụn kĩ thuật của ban quản lý dự ỏn cú trỡnh độ chuyờn mụn, cú năng lực giỏm sỏt kỹ thuật thi cụng đảm bảo tiến độ và đỳng thiết kế được duyệt, tiờu chuẩn kỹ thuật của nhà nước, thực hiện việc nghiệm thu đảm bảo chất lượng cụng trỡnh theo ....
Cụng tỏc quản lý chất lượng do phũng giỏm sỏt dự ỏn đảm nhận, ngoài ra cũn cú sự kết hợp của cỏc phũng ban chức năng khỏc trong ban quản lý. Và cú quản lý dự ỏn theo nội dung chớnh sau: quản lý chất lượng sản phẩm tư vấn lập bỏo csc nghiờn cứu khả thi, thiết kế kĩ thuật...quản lý chất lượng khảo sỏt xõy dựng; Quản lý chất lượng thiết kế xõy dựng cụng trỡnh; bảo hành cụng trỡnh xõy dựng.
Quản lý chất lượng là phương phỏp ứng dụng rất nhiều kỹ thuật thống kờ để thu nhập, xử lý, phõn tớch số liệu, phục vụ việc lập kế hoạch, phõn tớch đỏnh giỏ quỏ trỡnh thực hiện và kiểm tra giỏm sỏt quỏ trỡnh quản lý chất lượng. Cú một số phương phỏp quản lý chất lượng sau:
- Lưu đồ hay biểu đồ quỏ trỡnh : Là phương phỏp thể hiện quỏ trỡnh thực hiện cỏc cụng việc trong toàn bộ dự ỏn, là cơ sở để phõn tớch đỏnh giỏ quỏ trỡnh và nhõn tố tỏc động đến chất lượng dự ỏn. Lưu đồ quỏ trỡnh cho phộp nhận biết cụng việc hay hoạt động nào thừa cú thể loại bỏ, hoạt động nào cần sửa đổi, cải tiến hoàn thiện, là cơ sở xỏc định vị trớ vai trũ của mỗi thành viờn tham gia trong quỏ trỡnh quản lý chất lượng bao gồm cả nhà cung cấp, khỏch hàng, nhà thầu…
- Biểu đồ xương cỏ: là loại biểu đồ chỉ ra cỏc nguyờn nhõn ảnh hưởng đến một kết quả nào đú. Trong cụng tỏc quản lý chất lượng, biểu đồ nhõn quả cú tỏc dụng liệt
kờ những những nguyờn nhõn ảnh hưởng đến chất lượng, xỏc định những nguyờn nhõn nào được xử lý trước…
- Biểu đồ kiểm soỏt thực hiện: là phương phỏp đồ họa theo thời gian về kết quả của một quỏ trỡnh thực hiện cụng việc, là sự kết hợp giữa đồ thị và cỏc đường giới