II. QUY TRÌNH XÂY DỰNG VÀ ÁP DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG ISO 9001:2000 TẠI XÍ NGHIỆP CAO SU ĐƯỜNG SẮT.
1. Các bước xây dựng ISO 9001:2000 tại xí nghiệp cao su đường sắt.
Quản đốc
Tổ vợt1 Tổ vợt 2 Kỹ thuật
Trước tiên khi tiến hành áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000 xí nghiệp đã thấy được tác dụng to lớn của nó trong việc duy trì và phát triển xí nghiệp. Sau quá trình tìm hiểu, nghiên cứu học hỏi kinh nghiệm áp dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9000 cũng như các chuyên gia cục tiêu chuẩn đo lường quốc gia, trước sự đòi hỏi phải không ngừng nâng cao chất lượng hơn nữa trong xu thế cạnh tranh toàn cầu hiện nay, với sự hợp tác chỉ đạo của công ty vận tải hàng hóa đường sắt, xí nghiệp cao su đường sắt đã quyết định lựa chọn cho mình một hệ thống tiêu chuẩn phù hợp : ISO 9001:2000 với phạm vi áp dụng “Sản xuất và cung ứng các sản phẩm cao su và nhựa công nghiệp”. Do đặc thù của xí nghiệp, hệ thống chất lượng không áp dụng các yêu cầu về thiết kế và phát triển của bộ tiêu chuẩn. Sau khi đã xác định, giám đốc- lãnh đạo cao nhất của xí nghiệp đã cam kết quyết tâm triển khai và cung cấp tất cả các nguồn lực cần thiết hỗ trợ cho việc xây dựng và áp dụng hệ thống trong một khoảng thời gian ngắn nhất có thể đưa các chỉ tiêu về chất lượng của ISO 9001:2000 vào hệ thống quản lý của xí nghiệp và từ đó đưa ra chính sách chất lượng của xí nghiệp cao su đường sắt là :
“Chất lượng, hiệu quả là sự phát triển của xí nghiệp cao su đường sắt”
(Mục tiêu phấn đấu cụ thể cho từng năm, từng bộ phận được ban giám đốc xác định trong cuộc họp xem xét của ban giám đốc được tổ chức hàng năm)
Mục tiêu chất lượng năm 2006 :
•Đầu tư máy lưu hóa cao su ép thủy lực và máy cắt phôI tự động trước tháng 4/2006
•đảm bảo 100% các vật tư đầu vào được kiểm tra và đạt yêu cầu trong qúa trình sản xuất
•Đảm bảo 100% sản phẩm ống hãm, đệm tà vẹt bê tông và căn nhựa không có sai hang.
•Đảm bảo 100% thời gian giao hàng cho khách hàng đúng thời hạn.
Trong quá trình áp dụng bộ tiêu chuẩn chất lượng ISO 9001:2000 vào xí nghiệp, do đặc điểm riêng của xí nghiệp nên trình tự áp dụng có một số biến đổi nhỏ so với các giai đoạn áp dụng chuẩn của ISO 9001:2000.
Với đội ngũ cán bộ lãnh đạo dày dặn kinh nghiệm trong công tác quản lý cũng như mối quan hệ lâu dài giữa doanh nghiệp và các viện nghiên cứu ( trung tâm tiêu chuẩn đo lường chất lượng, viện khoa học quản lý trung ương, viện nghiên cứu khoa học công nghệ quốc gia,..) nên doanh nghiệp không cần thuê tư vấn mà chỉ dựa vào bản thân doanh nghiệp, nguồn thông tin từ các viện, các chuyên gia về chất lượng cùng phối hợp tổ chức thành lập ban chỉ đạo về chất lượng cho xí nghiệp đồng thời đào tạo chung cho cả xí nghiệp về những nội dung cơ bản cũng như những lợi ích thiết thực khi vận dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2000, đào tạo về sổ tay chất lượng, các thủ tục, quy trình công nghệ, hướng dẫn thao tác, kiểm tra thử nghiệm, đánh giá nội bộ hệ thống quản lý chất lượng của xí nghiệp.
Quá trình này được bắt đầu từ quý IV/2003. Trong quá trình đào tạo như vậy xí nghiệp cũng từng bước cải tiến lại phương thức quản lý cũ theo phương thức quản lý mới của hệ thống tiêu chuẩn ISO 9001:2000.
Trịnh Ngọc Doanh Trần Văn Khiêm Ngô Quang Toản Hồ Đức Quyết
Nguyễn Quốc Cường Nguyễn Quang Huy Nguyễn Hào Quang Lê Minh Nam Vũ Minh Thuyết Trần Văn Bình
Phạm Thị Hồng Thanh
Chuyên gia bên ngoài xí nghiệp Giám đốc Phó giám đốc(QMR) Phó giám đốc Phòng tổng hợp Phòng kinh doanh Phòng tài chính kế toán Phân xưởng cao su kỹ thuật Phân xưởng cao su công nghiệp Phân xưởng cơ điện
Bản thân ban chỉ đạo có trách nhiệm thực hiện mọi hoạt động đáp ứng yêu cầu của tiến trình vận dụng ISO 9001:2000, đồng thời cũng phải thường xuyên tự tìm tài liệu, các nguồn thông tin để tự đào tạo nhận thức ISO 9001:2000, từ đó có cái nhìn đúng đắn toàn diện và tiết kiệm được thời gian, công sức, cũng như tài chình cho quá trình vận dụng.
- Bước 2: Đánh giá thực trạng xí nghiệp.
Bản thân doanh nghiệp trước đã có một hệ thống văn bản cụ thể quy định quá trình sản xuất kinh doanh, hoạt động của các bộ phận, nên việc đánh giá thực trạng xí nghiệp không mấy phức tạp và tốn kém thời gian. Việc so sánh những hoạt động của xí nghiệp, tình trạng hệ thống chất lượng hiện hành với yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 9001:2000 đã cho thấy những mức độ đáp ứng yêu cầu của xí nghiệp.
+ Xí nghiệp đã xây dựng một sơ đồ tổ chức với những chức năng cụ thể rõ ràng, không bị chồng chéo công việc, đảm bảo mỗi bộ phận phát huy được tính tự chủ, sáng tạo và tính trách nhiệm cao trong công viêc. Hệ thống công việc đã được phân bổ cụ thể rõ ràng tuy chưa phải bộ phận nào cũng làm được tốt như theo yêu cầu chiếu theo tiêu chuẩn của hệ thống tiêu chuẩn ISO 9001:2000 ( thiết kế, thị trường, khách hàng,…) giữa các bộ phận trong xí nghiệp có mối liên kết tương đối chặt chẽ và chịu sự chỉ đạo thống nhất của giám đốc xí nghiệp và ban giám đốc (QMR).
+ Xí nghiệp đã sẵn có một đội ngũ cán bộ quản lý dày dạn kinh nghiệm cũng như lực lượng lao động trực tiếp tay nghề cao. Đây là một thuận lợi thúc đẩy nhanh hơn quá trình vận dụng ISO 9001:2000 vào hoạt động của xí nghiệp.
+ Việc sản xuất kinh doanh cũng đã được lưu giữ thành thông tin dưới dạng hồ sơ văn bản phục vụ cho việc đánh giá, rút kinh nghiệm trong hoạt động. Tuy nhiên, việc xây dựng chưa hệ thống, văn bản này còn thiếu nhiều điều khoản ( các quá trình chi tiết cụ thể của nhiều mặt hoạt động) mà chỉ là các con số báo cáo kết quả hoạt động sau đó tổng hợp lại thành những đặc điểm của từng thời kỳ nên không trở thành hệ thống văn bản hướng dẫn hoạt động chung cho xí nghiệp được. Vì vây, khi có vấn đề phát sinh thường làm theo các quyết định mang nhiều tính chủ quan, cảm tính…
Với một số đánh giá như vậy cho thấy xí nghiệp mới chỉ đáp ứng một phần yêu cầu của tiêu chuẩn và sự cần thiết phải ứng dụng các tiêu chuẩn của ISO 9001:2000 vào xí nghiệp để các hoạt động của xí nghiệp được triển khai một cách khoa học và sự phối hợp các bộ phận một cách linh hoạt nhịp nhàng.
-Bước 3: Xây dựng kế hoạch hành động cụ thể.
Đây là bước thể hiện tính chủ động của xí nghiệp trong việc áp dụng hệ thống. Ban chỉ đạo áp dụng cùng với các chuyên gia thiết lập chi tiết hạng mục các công việc cụ thể theo một tiến độ thời gian nhất định. Đây cũng là sự thể hiện thiện trí cũng như là lời cam kết duy trì hiệu quả hoạt động sau này đỗi với các cơ quan chứng nhận, là một bằng chứng để đành giá năng lực của xí nghiệp có phù hợp với hệ thống tiêu chuẩn chất lượng ISO 9001:2000 hay không.
-Bước 4: Xây dựng cấu trúc hệ thống văn bản
Hệ thống quản lý chất lượng của xí nghiệp được xây dựng trên cơ sở một hệ thống văn bản gồm các tài liệu.
+ Tầng1 : Sổ tay chất lượng, là tài liệu mô tả và cung cấp thông tin tổng quan về hệ thống quản lý chất lượng của xí nghiệp.
+ Tầng 2: Quy trình, là tài liệu mô tả trình tự và trách nhiệm thực hiện các quá trình trong hệ thống chất lượng. Các quy trình sẽ được viện dẫn trong từng nội dung tương ứng của sổ tay chất lượng.
+ Tầng 3: Tầng này bao gồm các tài liệu mô tả chi tiết thực hiện các công việc và trách nhiệm quyền hạn của các công việc cụ thể như sau:
•Biểu mẫu.
+Tầng 4: Gồm các hồ sơ cung cấp bằng chứng về hoạt động của hệ thống quản lý chất lượng.
Hệ thống văn bản của xí nghiệp được xem xét, thay đổi khi cần thiết để phù hợp với các thay đổi về hoạt động của xí nghiệp.
-Bước 5: Triển khai áp dụng hệ thống văn bản.
Nội dung chủ yếu xí nghiệp phổ biến cho tất cả cán bộ công nhân viêc trong doanh nghiệp nhận thức về ISO 9001:2000, hướng dẫn quy trình thủ tục, phân định rõ trách nhiệm ai sử dụng tài liệu nào với chức năng nhiệm vụ cụ thể. Đây là một minh chứng cho thấy sự phù hợp của hệ thống văn bản đã được xây dựng. Mọi nhân viên được tập huấn lại tất cả các thao tác, cách thức thực hiện công việc được giao đồng thời tiến hành tổng kiểm tra lại trình độ năng lực nhân viên có đáp ứng được tính chính xác của quy trình quản lý cũng như sản xuất.
Sau quá trình đánh giá chuyên môn nghiệp vụ của nhân viên là quá trình đánh giá, kiểm tra, giám sát hoạt động để rút kinh nghiệm, phân tích những mặt được cũng như những hạn chế thiếu sót còn tồn tại để tìm nguyên nhân khắc phục, tiện cho việc điều chỉnh.
Tuy nhiên thực tế đánh giá của ban chỉ đạo cũng như ý kiến của chuyên gia cho thấy việc đổi mới quy trình gặp không mấy khó khăn mà khá thuận lợi và trôi chảy vì hầu hết các nhân viên đều đã nhận thức khá đầy đủ về ISO 9001:2000 và cũng phần nào thấy rõ được tác dụng của nó làm cho tính chất công việc chuyên nghiệp hơn, đỡ tiêu hao về sức người cũng như thời gian sản xuất so với trước kia. Mỗi thao tác vận hành máy móc thiết bị, sản xuất đã được chi tiết cụ thể với tính chính xác cao. Đồng thời trong toàn bộ hệ thống quản lý đã nâng cao được tính nhịp nhàng đồng bộ giữa các bộ phận và đều chứng tỏ mỗi bộ phận đều là một mắt xích quan trọng của cả hệ thống.
Tuy nhiên về khâu thiết kế, xí nghiệp đã không thực hiện được theo hệ thống tiêu chuẩn ISO 9001:2000 do đặc thù hoạt động sản xuất thụ động theo đơn đặt hàng là chủ yếu. Vì vậy tạm thời nội dung này không được đề cập đến. Về lâu dài cũng cần xem đây là một tiềm năng để khai thác.
-Bước 6 : Chứng nhận hệ thống chất lượng.
đã chứng tỏ cho cơ quan tư vấn( QUACERT-Việt Nam) thấy được sự phù hợp