II. QUẢN Lí KHÁCH HÀNG
3. Quản lý mối quan hệ với khỏch hàng
2.2. Chức năng của cỏc phũng ban
1. Phũng tổ chức nhõn sự
Chức năng: Phũng tổ chức nhõn sự thực hiện cụng tỏc quản lý hồ sơ, tuyển dụng, sắp xếp, điều động nhõn lực, tớnh toỏn quỹ lương, tham mưu cho giỏm đốc trong việc quy hoạch cơ cấu cỏn bộ và cụng nhõn trong cụng ty
2. Phũng hành chớnh
Chức năng: Thừa lệnh giỏm đốc ký tờn và đúng dấu cỏc cụng văn, cỏc văn bản sao và cỏc văn bản xỏc nhận khỏc đồng thời soạn thảo và bảo mật cỏc văn bản hành chớnh của cụng ty
3. Phũng tài chớnh kế toỏn
Chức năng: Cú nhiệm vụ vừa tổ chức hạch toỏn kế toỏn, vừa xõy dựng kế hoạch huy động vốn, theo dừi việc thanh toỏn với cỏc ngõn hàng và chủ đầu tư cũng như cỏn bộ cụng nhõn viờn trong cụng ty. Hàng kỳ phũng kế toỏn phải cung cấp cỏc bỏo cỏo nghiệp vụ cho việc quản trị Cụng ty
Chức năng: Phũng tổ chức cú chức năng là tổ chức sản xuất theo đỳng kế hoạch cuả phũng kinh doanh và sản xuất theo đơn đặt hàng. Thực hiện kiểm tra chất lượng sản phẩm, chịu trỏch nhiệm về tiến độ sản phẩm và chất lượng sản phẩm, cung cấp cỏc thụng tin về năng lực và dự kiến kế hoạch sản xuất cho phũng kinh doanh
5. Phũng kinh doanh( phũng khỏch hàng )
Chức năng: Phũng kinh doanh là bộ phận tỏc nghiệp giỳp giỏm đốc cụng ty trong việc:
- Khảo sỏt, điều tra, nghiờn cứu thị trường, xỏc định nhu cầu đối tượng khỏch hàng mục tiờu. Phõn tớch tổng hợp thụng tin thị trường khỏch hàng sử dụng cho nội bộ phũng và cung cấp cho giỏm đốc và cỏc đơn vị trong Cụng ty theo quy định
- Tham mưu giỳp giỏm đốc xõy dựng chiến lược, kế hoạch kinh doanh ra quyết định mua bỏn, điều tiết hàng hoỏ trong từng thời kỳ
- Tổ chức triển khai thực hiện chiến lược, kế hoạch tiếp thị bỏn hàng, phương ỏn kinh doanh, sản xuất. Xõy dựng và thực hiện chớnh sỏch bỏn hàng: định giỏ bỏn, quản lý, thu hồi cụng nợ, chăm súc duy trỡ và phỏt triển khỏch hàng, thị phần
- Nghiờn cứu cải tiến, phỏt triển sản phẩm dịch vụ mới Nhiệm vụ của phũng kinh doanh
Để triển khai hiệu quả cỏc chức năng trờn đõy phũng kinh doanh phải thực hiện tốt cỏc nhiệm vụ sau:
Đối với hoạt động nghiờn cứu, điều tra, khảo sỏt nhu cầu thị trường: - Xỏc định mục tiờu, lập kế hoạch nghiờn cứu, khảo sỏt, thường xuyờn cập nhật thu thập thụng tin từ khỏch hàng hiện cú và tiềm năng, cỏc đối tỏc, đối thủ cạnh tranh về: nhu cầu, số lượng, chủng loại, quy cỏch, mục đớch và tần suất mua hàng, xu hướng mua hàng, giỏ cả, số lượng nhập và chào bỏn v.v… thụng tin về diễn biến xu hướng của thị trường.
- Tổng hợp, phõn tớch thụng tin, lập bỏo cỏo và dự bỏo về nhu cầu thị trường trỡnh giỏm đốc, cung cấp thụng tin cho phũng nhập khẩu- kho vận và đặc biệt sử dụng hữu hiệu cho cụng tỏc kinh doanh của phũng.
- Xõy dựng phần mềm cơ sở dữ liệu quản trị thụng tin khỏch hàng, sử dụng và khai thỏc hiệu quả trong cỏc tỏc nghiệp kinh doanh
Đối với cụng tỏc tham mưu:
- Tham mưu giỳp Giỏm đốc ra quyết định mua bỏn, điều tiết hàng hoỏ kịp thời trong từng kỳ.
- Tham mưu giỳp Giỏm đốc xõy dựng chớnh sỏch về giỏ, tớn dụng, tiếp thị, bỏn hàng.
- Tham mưu giỳp Giỏm đốc phỏt hiện nhu cầu mới, cơ hội mới, phõn tớch, khả năng và lợi thế cạnh tranh đề xuất cỏc biện phỏp phỏt triển sản phẩm dịch vụ, khỏch hàng thị phần
Đối với cụng tỏc tổ chức tiếp thị bỏn hàng:
- Xỏc định mục tiờu, lập và thực hiện chiến lược, kế hoạch kinh doanh năm, thỏng, tuần
- Xõy dựng cỏc chớnh sỏch bỏn hàng cho từng nhúm đối tượng khỏch hàng ( chớnh sỏch giỏ, chớnh sỏch hỗ trợ, hoa hồng, chiết khấu, khuyến mại) một cỏch linh hoạt hiệu quả
- Tổ chức, cỏc nhúm kinh doanh trực tiếp, phõn bổ kế hoạch, doanh thu đến từng nhúm, địa bàn, khỏch hàng. Đụn đốc thực hiện, kiểm tra, đỏnh giỏ, điều chỉnh khỏch hàng
- Tổ chức, nhúm kinh doanh giỏn tiếp, hỗ trợ hiệu quả cỏc nhúm kinh doanh trực tiếp phục vụ tốt yờu cầu kế hoạch
- Lập và thực hiện kế hoạch quảng cỏo, tổ chức cỏc sự kiện, xỳc tiến bỏn hàng quan hệ cụng chỳng
- Phối hợp với cỏc phũng ban: Kế toỏn tài chớnh, phũng nhập khẩu- kho vận, phũng sản xuất
Đối với cụng tỏc nghiờn cứu, cải tiến và phỏt triển sản phẩm mới
- Phỏt hiện, phõn tớch cỏc nhu cầu, cơ hội, ý tưởng sản phẩm mới, dịch vụ mới
- Nghiờn cứu và ỏp dụng cỏc dịch vụ, phương thức phục vụ khỏch hàng mới tạo lợi thế cạnh tranh, nõng cao chất lượng dịch vụ
- Thực hiện triển khai lập phương ỏn khả thi, sản xuất thử, tiếp thị sản phẩm dịch vụ mới trờn thị trường
* Cấu trỳc tổ chức của phũng kinh doanh
Trưởng phũng
Phú phũng 1 Phú phũng 2
Nhún kinh doanh giỏn tiếp
Nhúm kinh doanh trực tiếp Nhúm kinh doanh trực tiếp Nhúm kinh doanh trực tiếp Nhúm kinh doanh trực tiếp