Tạo tổng chớnh và tổng con hóy thực hiện theo cỏc bước sau:
Bước 1: Sắp xếp bảng tớnh theo cột cần tớnh tổng con (Total), xem phần sắp xếp
trong CSDL.
Bước 2: Bấm chuột vào bảng tớnh tại một ụ bất kỳ.
Bước 3: Từ Menu Bar vào Data\Subtotals...để gọi hộp thoại Subtotals
- Hộp At Each change In: Bấm chuột vào mũi tờn hỡnh tam giỏc để bật danh sỏch chứa tiờu đề cỏc cột, bấm chọn một tiờu đề trong danh sỏch này để thực hiện tớnh tổng con theo từng nhúm của cột được chọn.
- Hộp Use Function: Cho phộp tớnh toỏn thực hiện hàm hiện hành. Bấm chuột vào mũi tờn hỡnh tam giỏc để bật danh sỏch cỏc hàm, sau đõy là tờn cỏc hàm và cụng dụng của nú.
SUM: tớnh tổng cho từng nhúm con và cho toàn cột đó được chỉ định. COUNT: Đếm tổng số cỏc ụ chứa dữ liệu cho từng nhúm và toàn cột.
AVERAGE: Tớnh trung bỡnh cộng cho từng nhúm và trong toàn cột đó được chỉ
định.
MAX: Tỡm giỏ trị lớn nhất cho từng nhúm và trong toàn cột đó được chỉ định. MIN: Tỡm giỏ trị nhỏ nhất cho từng nhúm và trong toàn cột đó được chỉ định. PRODUCT: Tớnh tớch (nhõn) cho từng nhúm và cho toàn cột đó được chỉ định. COUNT NUM: Đếm tổng số cỏc bản ghi (hàng) chứa dữ liệu cho từng nhúm và
toàn cột chứa dữ liệu số được chỉ định.
STDDEV: dự đoỏn độ lệch chuẩn về mật độ dựa trờn một mẫu nhúm
STDDEVP: Độ lệch chuẩn về mất độ ở nơi mà nhúm tổng con là toàn bộ mật độ.
- Hộp Add Subtotals to: Cho phộp bạn chọn một hoặc nhiều cột để tớnh tổng con và tổng chớnh, tức là Excel dựa vào dữ liệu của cột này để tớnh toỏn cho ra kết quả. Khung
Add Subtotals to khỏc với khung At Each Change In, khung At Each Change In cho
phộp bạn chọn cột để Excel dựa vào cột đú phõn thành từng nhúm và dựa trờn cỏc nhúm đú để tớnh cỏc tổng con, tức là khung này chỉ cú tỏc dụng phõn dữ liệu thành nhiều nhúm.
- Tựy chọn Replace Current Subtotals: Bấm chọn chức năng này cú nghĩa là thay thế cỏc tổng con bằng tổng phụ. Nếu khụng chọn chức năng này cú nghĩa là giữ lại tổng con hiện cú và chốn thờm cỏc tổng phụ mới.
- Tựy chọn Page Break Between Groups: Cho phộp bạn ngắt trang của cỏc tổng, nếu chọn chức năng này thỡ mỗi tổng con sẽ được thể hiện trờn một trang riờng.
- Tựy chọn Summary Below Data: Nếu chọn chức năng này thỡ kết quả cỏc tổng sẽ hiển thị bờn dưới dữ liệu, ngược lại khụng chọn thỡ kết quả cỏc tổng sẽ hiển thị trờn dữ liệu.
Bước 4: Chọn xong cỏc chức năng, bấm OK để hoàn tất quỏ trỡnh. b. Xúa tổng chớnh và tổng con
Bước 1: Chọn bảng tớnh cần xúa cỏc tổng, và bấm vào bảng tớnh tại một ụ bất kỳ. Bước 2: Từ Menu Bar vào Data\Subtotals...hộp thoại Subtotals hiển thị . Bước 3: Bấm vào nỳt Remove All để ỏp dụng xúa.
5.10.6. Tớnh năng Pivot Table và PivotChart Report
a. Tạo Pivot Table
Tớnh năng của Pivot Table rất hữu dụng khi chỳng ta cần xem từng phũng, bạn cú bao nhiờu người hay tổng lương cỏc phũng ban và tổng lương trong toàn đơn vị... một cỏch nhanh chúng. Để tạo Pivot Table bạn làm như sau:
Bước 1: Bấm chuột vào một ụ bất kỳ trong bảng tớnh.
Bước 2: Từ Menu Bar vào Data\Pivot Table and Pivot Chart Report. Hộp
thoại Pivot Table and PivotChart Wizart- Step 1 of 3 xuất hiện.
Cỏc thành phần của hộp thoại:
- Where is the Data that want to analyze cú chức năng sau:
+ Chức năng Microsoft Excel List or Database: Danh sỏch hoặc CSDL của
Microsoft.
+ Chức năng Enternal Data Source: Sử dụng nguồn dữ liệu khỏc.
+ Chức năng Multiple Consolidation Ranges: Hợp nhất cỏc vựng dự liệu lại. + Chức năng Another Pivot Table Report of PivotChart Report: Từ một Pivot
Table hay từ một PivotChart Report khỏc.
+ What kind of Report do you want to Creat cú cỏc chức năng sau: + Chức năng Pivot Table: Tạo một Pivot Table.
+ Chức năng PivotChart Report ( with Pivot Table Report): Tạo một biểu đồ cựng với một Pivot Table.
- Bấm Cancel để hủy bỏ cụng việc tạo Pivot Table.
- Bấm Finish để thực hiện tạo Pivot Table nhanh và khụng cú lựa chọn.
Bước 3: Chọn xong cỏc chức năng trong hộp thoại Pivot Table and PivotChart
Wizard - Step 1 of 3, bấm vào nỳt Next hộp thoại Pivot Table and PivotChart Wizard - Step 2 of 3 hiện lờn màn hỡnh.
- Khung Range: Cho phộp bạn chọn vựng dữ liệu trong bảng tớnh để tạo nờn Pivot
Table. Thụng thường Excel tự động chọn vựng dữ liệu, nếu thấy thớch hợp bạn nờn chọn
vựng dữ liệu này.
Bước 4: Chọn vựng dữ liệu cho hộp thoại Pivot Table and PivotChart Wizard –
Step 2 of 3 hóy bấm Next để bật hộp thoại Pivot Table and PivotChart Wizard – Step 3 of 3.
Cỏc chức năng trong hộp thoại:
- Chức năng Net Worksheet: Nếu chọn chức năng này thỡ Pivot Table được tạo trờn một Sheet mới.
- Chức năng Existing: Nếu chọn chức năng này thỡ Pivot Table được tạo ngay trong bảng tớnh chứa dữ liệu, và ụ bắt đầu của Pivot Table được chỉ ra trong khung kế dưới.
- Nỳt LayOut: Bấm vào nỳt Layout để bật hộp thoại Pivot Table and
PivotChart Wizard – Layout.
PAGE: Hiển thị theo từng trang (nhúm)- Cỏc nhón: Là tờn cỏc nhúm trong trường
mà bạn muốn tạo Pivot Table, bạn cú thể chỉ định vị trớ hiển thị cỏc nhón này bằng cỏch: Bấm chuột vào một nhón và rờ đến một trong cỏc vị trớ của số, COLUMN: Hiển thị theo cột, ROW: Hiển thị theo dũng, , DATA: hiển thị dữ liệu.
- Đưa cỏc nhón ở vị trớ số (1) vào cỏc khung ở vị trớ số (2) xong, bấm OK để trở về
hộp thoại Pivot Table and PivotChart Wizard – Step 3 of 3.
- Nỳt Option: Bấm nỳt Option để bật hộp thoại Pivot Table Options, bạn cú thể chọn cỏc chức năng trong hộp thoại này và bấm OK để trở về hộp thoại Pivot Table and
PivotChart Wizard – Step 3 of 3.
Bước 5:
Sau khi chọn cỏc chức năng PivotChart Wizard – Step 3 of 3 xong, bấm Finish để tạo Pivot Table.
b. Chỉnh sửa Pivot Table
Sau khi tạo được một Pivot Table, bạn cú thể chỉnh sửa và thay đổi cỏc trường trờn hay cỏch thể hiển cỏc trường trờn Pivot Table đó tạo này.
Chỉnh sửa bằng hộp thoại.
Bước 1: Bấm chuột vào một ụ bất kỳ trong Pivot Table cần chỉnh sửa.
Bước 2: Từ Menu Bar vào Data\Pivot Table and PivotChart Report. Excel sẽ
chuyển thẳng vào hộp thoại Pivot Table and PivotChart Wizard – Step 3 of 3, từ đõy bạn cú thể chỉnh sửa hay thay đổi cỏch thể hiện cỏc trường trong hộp thoại này, những thay đổi sẽ được ỏp dụng cho Pivot Table đó tạo ngay sau khi bấm Finish trong hộp thoại.
c. Tạo biểu đồ từ dữ liệu trong Pivot Table
Bước 1: Bấm chuột vào một ụ bất kỳ trong bảng tớnh cần tạo biểu đồ.
Bước 2: Từ Menu Bar vào Data\Pivot Table and PivotChart Report. Xuất hiện
hộp thoại Pivot Table and PivotChart Wizard – Step 1 of 3
Bước 3: Bấm chọn chức năng PivotChart Report (with PivotTable Report):
trong hộp thoại PivotTable and PivotChart wizard – Step 1 of 3 và tiếp tục thực hiện cỏc bước tiếp theo tương tự như cỏc bước tạo Pivot Table.
Sau khi thực hiện cỏc bước trờn và bạn nhận được một biểu đồ và đồng thời Excel sẽ tự động tạo một Pivot Table trờn một Sheet khỏc phự hợp với biểu đồ.
5.11. Cỏc hàm thụng dụng trong Excel
5.11.1. Một số khỏi niệm cơ bản về hàm
Hàm là một cụng thức được định nghĩa sẵn trong Excel nhằm thực hiện một chức năng tớnh toỏn riờng biệt nào đú. Trong quỏ trỡnh tớnh toỏn và xử lý đụi khi cỏc hàm do Excel cung cấp khụng đỏp ứng được vỡ vậy bạn cú thể viết ra những hàm mới thớch hợp cho riờng mỡnh.
5.11.2.Cỏc nhúm hàm trong Excel
* Nhúm hàm Financial (tài chớnh)
Cung cấp cho bạn cỏc hàm nhằm tớnh toỏn về mặt tài chớnh như: tớnh tiền đầu tư, tớnh tiền lợi nhuận.
* Nhúm hàm Date & Time (ngày thỏng và thời gian)
Cung cấp cho bạn cỏc hàm nhằm tớnh toỏn về thời gian giữa hai mốc ngày, đổi một ngày sang dạng số…
Cung cấp cho bạn cỏc hàm nhằm tớnh toỏn về toỏn học và kỹ thuật căn bản.
* Nhúm hàm Statistical (thống kờ)
Cung cấp cho cỏc bạn cỏc hàm nhằm tớnh toỏn về thống kờ như tớnh toỏn xỏc suất…
* Nhúm hàm Lookup & Reference (tỡm kiếm và tham chiếu)
Cung cấp cho bạn những thụng tin về bảng tớnh như: trả về số cột của một tham chiếu.
* Nhúm hàm Database (cơ sở dữ liệu)
Cung cấp cho bạn cỏc hàm nhằm trợ giỳp những thụng tin về CSDL chẳng hạn: Tớnh giỏ trị nhỏ nhất và lớn nhất trong CSDL...
* Nhúm hàm Text (văn bản)
Cung cấp cho bạn cỏc hàm nhằm quản lý văn bản.
* Nhúm hàm Logical
Cung cấp cho bạn cỏc hàm nhằm tớnh toỏn cỏc giỏ trị bằng cỏc biểu thức logic dựa trờn những điều kiện của bảng tớnh.
* Nhúm hàm Information (thụng tin)
Cung cấp cho bạn cỏc hàm nhằm tớnh toỏn và trả về cỏc thụng tin chung trong bảng tớnh.
5.11.3. Cấu trỳc chung của hàm
Cỳ phỏp:
= Tờn hàm (đối số 1, đối số 2, …., đối số n) Giải thớch:
- Dấu (=): bắt buộc phải cú trước hàm, nếu khụng cú dấu bằng Excel sẽ hiểu đú là một chuỗi bỡnh thường, nú khụng tớnh toỏn gỡ cả.
- Tờn hàm: Muốn sử dụng một hàm nào đú bạn phải ghi tờn hàm đú ra, tờn hàm khụng cú khoảng trắng để Excel nhận diện và thực hiện đỳng hàm cần dựng.
- Dấu ngoặc đơn bật “ ( “: Sau tờn hàm là dấu ngoặc đơn mở, nú phải được đứng ngay sau tờn hàm khụng được cú khoảng trắng.
- Cỏc đối số (đối số 1, đối số 2,... đối số n): Là giỏ trị hay ụ hoặc khối ụ được hàm sử dụng, ngoài ra chỳng ta cú thể sử dụng cỏc hàm làm đối số cho hàm khỏc hay núi cỏch khỏc đi là hàm lồng nhau, trong Excel cho phộp tối đó 7 mức hàm lồng nhau.
- Dấu ngoặc đơn đúng “ ) “: Dựng để kết thỳc một hàm.
5.11.4. Thay đổi dấu phõn cỏch giữa cỏc đối số
Thường sử dụng dấu phẩy (,) để dựng làm phõn cỏch cỏc đối số trong tất cả cỏc chương trỡnh kể cả Excel. Nhưng đụi khi cũng cú sự thay đổi, do người sử dụng thớch phõn cỏch cỏc đối số là dấu chấm phảy (;), thỡ khi dựng chương trỡnh Excel đú bạn phải biết để sử dụng cho đỳng hoặc bạn cú thể đổi lại dấu chấm phảy để ngăn cỏch.
- Từ Menu Start\Control Panel chọn biểu tượng Regionl and Language
Options
Cửa sổ Control Panel xuất hiện:
- Bấm đỳp vào biểu tượng Regionl and Language Options, hộp thoại Regionl
and Language Options xuất hiện, bạn chọn Customize:
- Bấm chọn nhón Number trong hộp thoại.
- Trong khung List Separator cho phộp chọn dấu ngăn của cỏc đối tượng hàm. - Nếu nhập dấu phảy, cú nghĩa ngăn cỏch giữa cỏc đối là dấu phảy (,).
- Chọn kiểu dấu ngăn cỏch thớch hợp, bấm vào nỳt Apply để chấp nhận dấu ngăn cỏch.
- Bấm OK để đúng hộp thoại.
5.11.5. Bật hộp thoại chứa cỏc hàm trong Excel
Để sử dụng cỏc hàm trong Excel, bạn cú thể nhập trực tiếp tờn hàm và cỏc đối số từ bàn phớm, hoặc dựng hộp thoại Insert Function.
- Bật hộp thoại bằng cỏch: từ Menu Bar vào Insert\Function… hộp thoại Insert
Bấm vào mũi tờn hỡnh tam giỏc của chức năng Or select a function để xuất hiện danh sỏch cỏc nhúm hàm.
Trong khung Select a function thể hiện cỏc hàm của nhúm hàm được chọn trong khing Or select a function.
Phớa dưới khung Select a function cho bạn biết những thụng tin về hàm được đỏnh dấu trong khung Select a function.
Bấm vào Help on this Function để biết thờm cỏch sử dụng của hàm.
- Chọn một hàm thớch hợp cần sử dụng, bấm OK hộp thoại Function Arguments hiện lờn màn hỡnh như sau:
- Trong hộp thoại, nhập cỏc thụng số cần tớnh toỏn cho hàm.
- Nếu khụng muốn nhập trực tiếp trong hộp Function Arguments, hóy bấm chuột để đặt điểm chốn tại vị trớ bờn trong cặp dấu ngoặc và nhập cỏc thụng số bỡnh thường.
- Nhập dữ liệu xong, bấm OK hay nhấn phớm Enter để thực hiện tớnh toỏn.
Bật nhanh hộp thoại Insert Function bằng cỏch bấm vào biểu tượng fx trờn thanh cụng thức.
5.11.6. Hiển thị tất cả cỏc cụng thức trong bảng tớnh
a. Hiện cỏc cụng thức được sử dụng trong bảng tinh.
- Chọn Menu Tool\FormatAuditing\Formula Auditing Mode.
- Bỏ hiển thị cỏc cụng thức trờn bảng tớnh, chọn chức năng Formula Auditing
mode một lần nữa.
b. Hiển thị cỏc đường chỉ dẫn
- Chọn ụ cụng thức.
- Chọn Menu Tool\Formula Auditing\Trace Precedents.
Dựng thanh cụng cụ Formula Auditing để tạo đường dẫn. Bấm chọn ụ cú cụng thức, bấm vào biểu tượng Trace Precedents.
c. Bỏ cỏc đường dẫn
Bấm chọn ụ cần bỏ đường dẫn, trờn thanh cụng cụ Formula Auditing kớch vào biểu tượng Remove Precedent Arrows. Hóy chọn lệnh Remove Precedent Arrows từ
Menu Tool\Formula Auditing.
5.11.7. Những thụng bỏo lỗi thường gặp trong Excel
Tờn lỗi í nghĩa
# Name? Lỗi này xảy ra khi Excel khụng thể nhận diện được tờn trong cụng thức, chẳng hạn: bạn khụng đặt chuỗi trong cặp dấu nhỏy kộp hay viết sai tờn của hàm…
#VALUE! Lỗi này là lỗi giỏ trị, chẳng hạn: tớnh toỏn trờn ký tự khụng đỳng hay cỏc đối khụng phự hợp với hàm.
#NUM! Lỗi này là lỗi về số trong hàm, chẳng hạn: Đưa vào một số quỏ lớn, quỏ bộ hoặc số này khụng tồn tại…núi chung bạn nhập một đối khụng phự hợp
#NULL! Lỗi này là do trong cụng thức tồn tại phần giao rỗng
#DIV\0 Đõy là lỗi chia cho zero (chia cho 0), Excel khụng thể thực hiện phộp tớnh được, Excel mặc định cỏc ụ trống là bằng 0, chẳng hạn: một số chia cho số 0.
#REF! Lỗi này là lỗi tham chiếu ụ, chẳng hạn: xúa cỏc dũng hay cột mà dũng hay cột đú được dựng trong cụng thức hay phộp tham chiếu xa trờn cỏc chương trỡnh khụng chạy được.
#N/A Lỗi này cú ý nghĩa tựy theo cụng thức. Chẳng hạn: cụng thức đó tham chiếu đến một giỏ trị khụng tồn tại...
5.11.8 Cỏc hàm trong Excel
a. Nhúm hàm tài chớnh
* Hàm DB
Tớnh khấu hao tài sản sử dụng theo hướng khấu hao giảm dần cho từng kỳ cố định tại một thời điểm nhất định.
Cỳ phỏp: = db(Cost, Salvage, Life, Period, Month) Giải thớch:
Cost: Nguyờn giỏ tài sản cố định
Salvage: Giỏ trị cũn lại của tài sản đến thời điểm tớnh khấu hao Life: Thời hạn sử dụng của tài sản
Period: Thời kỳ ta tớnh chi phớ khấu hao
Month: Số thỏng trong năm đầu tiờn. Nếu bỏ qua mục này thỡ được hiểu là 12
thỏng.
* Hàm DDB
Hàm DDB trả về giỏ trị khấu hao của một tài sản cho một thời hạn nhất định bằng cỏch dựng phương phỏp kế toỏn giảm gấp đụi.
Cỳ phỏp: = DDB (Cost, Salvage, Life, Period, Factor) Giải thớch:
Cost: Nguyờn giỏ tài sản cố định
Salvage: Giỏ trị cũn lại của tài sản đến thời điểm tớnh khấu hao Life: Thời hạn sử dụng của tài sản.
Period: Thời kỳ ta tớnh chi phớ khấu hao
Factor: Là kiểm súat tỷ suất tớnh chi phớ khấu hao, bỏ đối số này thỡ Excel mặc
định là 2
Hai mục Life và Period phải được tớnh cựng thời điểm chẳng hạn: ngày, thỏng hay năm.
* Hàm FV
Hàm FV tớnh giỏ trị tương lại của một khoản đầu tư Cỳ phỏp: =FV(Rate,Nper,Pmt,Pv,Type)
Giải thớch:
Rate: tỷ lệ lói suất trong một kỳ hạn
Nper: Là tổng số thời hạn thanh toỏn của một chu kỳ kinh doanh.
Pmt: là khoản thanh toỏn cho mỗi thời hạn (bao gồm vốn và lói suất). Khụng thay
đổi trong suốt thời kỳ kinh doanh.
Pv: Giỏ trị hiện hành của khoản đầu tư. Nếu bỏ qua đối số này thỡ mặc định là 0. Type: Mặc định thời điểm phải trả. Cú hai giỏ trị 1 và 0
+ Nếu Type = 1 : Thanh toỏn vào đầu mỗi thời điểm + Nếu Type = 0 : Thanh toỏn vào cuối mỗi thời điểm *
Hàm IPMT
Hàm IPMT trả về giỏ trị khoản lói thanh toỏn trong một thời hạn đó cho. Cỳ phỏp : = IPMT(Rate, Per,Nper, Pv, Fv,Type)
Giải thớch:
Per: thời hạn muốn tỡm lói suất Nper: tổng số kỳ hạn