Trong cụng việc hàng ngày bạn phải tạo giấy mời gửi cho nhiều người ở nhiều đơn vị khỏc nhau. Word giỳp bạn chỉ cần gừ một giấy mời sau đú điền tờn người nhận (khụng phải mất cụng gừ hàng loạt giấy mời). Để làm được điều này ta sử dụng chức năng Mail Merge trong Word..
* Chuẩn bị dữ liệu:
Một file giấy mời
Một file chứa dữ liệu cần trộn vào giấy mời, bao gồm: tờn, chức danh, địa chỉ, điện thoại... của những người nhận giấy mời
STT Tờn người Chức danh Điện thoại Địa chỉ
1 Nguyễn Sơn Lõm Giỏm đốc 9330099 Cụng ty ABC
2 Trần Hoà Bỡnh Trưởng phũng 15080 Cụng ty ABC
3 Tạ Phương Lan Vụ trưởng 15081 Vụ Đầu tư
4 Hoàng Tuấn Ngọc Vụ phú 5742525 Vụ Tài vụ
5 Bựi Minh Hải Vụ phú 9630124 Vụ Hợp tỏc
* Cỏch làm:
Mở file giấy mời
Chọn [Menu] Tools > Letter and Mailings > Mail Merge Wizard Chọn Letter, sau đú thực hiện lần lượt cỏc bước:
Bước 1 - Starting Document: Chọn Use the current Document Bước 2 - Select Recipients:
+ Chọn Use an existing List + Chọn Browse
+ Đỏnh dấu vào những tờn người cần gửi hoặc bỏ đỏnh dấu nếu khụng cần > OK
Bước 3 – Write your letter + Chọn More Item
+ Chọn cỏc trường cần đưa vào giấy mời + Insert > Close
+ Định dạng lại cỏc trường vừa Insert vào (đậm, nghiờng...) Bước 4 – Preview your letter
+ Nếu muốn xem lại danh sỏch người gửi giấy mời thỡ chọn Edit recipient list Bước 5 - Complete the Merge
+ Nếu muốn in luụn thỡ chọn Printer
+ Nếu muốn chỉnh sửa văn bản thỡ chọn Edit individual letter/All + Chỉnh sửa font, cỡ chữ, tạo cỏc đường kẻ...
+ File mới cú tờn Letter1, cú thể Save file lại