II. THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG NHẬP KHẨU Ở CÔNGTY VẬT TƯ,VẬN TẢI & XẾP
3. Công tác giao dịch đàm phán, ký kết và thực hiện hợp đồng nhập khẩu:
Công ty Vật tư, vận tải & xếp dỡ Hà Nội đã có quan hệ với một số đơn vị tổ
chức kinh tế trong và ngoài nước. Các mối quan hệ đó được xây dựng trên tinh thần hợp tác tương trợ lẫn nhau để đảm bảo mang lại lợi ích cho cả hai bên. Trong quá trình kinh doanh của mình công ty phải vận dụng quy luật giá trị,
phải tính toán chi phí cho hoạt động mua bán của mình để có thể mang lại lợi
nhuận cho công ty. Hợp đồng kinh tế là công cụ duy nhất ràng buộc hai bên về
trách nhiệm và quyền lợi với nhau. Trong hợp đồng phải quy định rõ quyền hạn
và nghĩa vụ của các bên nhằm thức hiện mục tiêu kinh doanh chiến lược của
mình.
Trong công ty, các trưởng phòng đều được uỷ quyền Giám đốc có đủ tư cách pháp nhân để ký hợp đồng. Một hợp đồng có thể ký bằng hai cách: các bên cùng ký hoặc một bên ký trước rồi chuyển qua bên kia ký sau. Tuỳ vào từng hợp đồng mà có thể có các cách khác nhau. đôi khi đối với những hợp đồng phức tạp
phải kết hợp cả hai hình thức ký kết trên.
Một số nội dung cơ bản thường gặp trong các hợp đồng là: hàng hoá, giá cả, phương thức thanh toán, điều kiện vận chuyển, bảo hiểm, chất lượng phẩm chất...Trong trường hợp là bạn hàng truyền thống thì công ty có thể áp dụng phương án trả tiền bằng điện, còn đối với những bạn hàng mới thì công ty có thể đề nghị thanh toán bằng thư tín dụng chứng từ ( L/C ). Cũng trong đàm phán ký kết hợp đồng thì việc xảy ra những tranh chấp là điều khó tránh khỏi. Trong trường hợp đó hai bên có thể gặp gỡ bàn bạc và tìm cách giải quyết.
Ký kết hợp đồng là một quá trình phức tạp đòi hỏi phải có trình độ nghiệp
vụ cao cũng như khả năng giao tiếp của các bên . Khi ký kết, hợp đồng công ty
và các bên có liên quan tiến hành chi tiết hoá các cam kết trong thoả thuận. Hợp đồng sẽ chỉ có hiệu lực khi các cơ quan có thẩm quyền phê duyệt theo quy định.
Sau khi đã có sự phê duyệt của các cơ quan chức năng đối với hợp đồng
nhập khẩu. Công ty sẽ tiến hành nhập khẩu và chịu trách nhiệm thi hành những
nội dung của hợp đồng đã ký. Quá trình ký kết hợp đồng được tiến hành một
cách kết hợp từ khi chuẩn bị dự thảo, nghiêncứu kỹ khả năng của đối tác để
tránh những rủi ro có thể xảy ra quá trình tiến hành hoạt động nhập khẩu.
Quá trình chuẩn bị hình thành một hợp đồng nhập khẩu máy móc thiết bị:
Xuất phát từ nhu cầu trong nước
Căn cứ vào khả năng tài chính của công ty
Nghiên cứu thị trường và chọn đối tác cung cấp
Tính toán hiệu quả của việc nhập khẩu máy móc thiết bị
Quyết định của các cấp có thẩm quyền
Quá trình đàm phán ký kết hợp đồng của công ty có thể biểu diễn qua sơ đồ sau: Chào hàng Chuẩn bị hợp đồng Dự thảo hợp đồng Chuẩn bị hợp đồng Ký kết hợp đồng
Theo sơ đồ ta thấy công tác thương lượng ký kết hợp đồng mua bán được
thực hiện đầy đủ, bảo đảm những nguyên tắc của hạch toán kinh tế, kết hợp với
việc lãnh đạo tập trung của nhà nước đối với công ty với việc mở rộng quyền
làm chủ, độc lập về nghiệp vụ kinh doanh của Công ty