chứng từ tại VCB.
1.Văn bản pháp lý quy định về hoạt động thanh toán quốc tế. Điều lệ và thực hành thống nhất tín dụng chứng từ - UCP.
Bản điều lệ và thực hành thống nhất tín dụng chứng từ lần đầu tiên được áp dụng vào năm 1933 do Phòng Thương mại quốc tế ban hành nhằm thống nhất những nội dung và sự hiểu biết chung trong giao dịch thương mại quốc tế giữa các nước trong khu vực, các châu lục. TrảI qua quá trình phát triển của thương mại quốc tế và thực tiễn giao dịch hàng ngày, bản điều lệ và thực hành thống nhất tín dụng chứng từ (UCP) đã được sửa đổi bổ sung nhiều lần. Lần gần đây nhất tháng 11/1989, Uỷ ban kỹ thuật & Nghiệp vụ ngân hàng thuộc Phòng Thương mại quốc tế (ICC) được phép sửa đổi số xuất bản 400, với yêu cầu của lần sửa này là nêu bật sự phát triển của nền công nghiệp vận tảI và ứng dụng công nghệ mới vào các lĩnh vực trên thế giới, đồng thời làm đơn giản hoá điều lệ để làm tăng hiệu quả tín dụng chứng từ. Đến năm 1993 thì UCP 500 được phát hành thay thế cho UCP 400.
Một thư tín dụng được mở mà có dẫn chiếu áp dụng theo UCP 500 thì các bên liên quan đều phảI dựa vào tàI liệu này để thực hiện nghĩa vụ và quyền lợi của mình.
UCP 500 là cơ sở pháp lý điều chỉnh các mối quan hệ trong quá trình sử dụng L/C, nó gồm 49 điều. Nội dung chính của UCP 500 bao gồm những vấn đề sau đây:
-Nguyên tắc chung và định nghĩa về tín dụng chứng từ (điều 1 đến điều 5). -Hình thức và thông báo thư tín dụng (điều 6 đến điều 12).
-Nghĩa v ụ và trách nhiệm của các ngân hàng tham gia (điều 13 đến điều 19). -Chứng từ thanh toán (điều 20 đến điều 38).
-Những điều khoản khác như qui định về số lượng và số tiền, giao từng phần, ngày hết hạn hiệu lực, cách bốc xếp hàng, xuất trình chứng từ thanh toán…(điều 39 đến điều 47).
-Chuyển nhượng tín dụng thư hay thu nhập từ tín dụng thư (điều 48 đến điều 49).
Người làm công tác thanh toán quốc tế tại các ngân hàng thương mại phải nắm vững kiến thức chung về thanh toán bên cạnh đó đòi hỏi phải hiểu kỹ và biết vận dụng tốt ấn phẩm UCP 500. Có như vậy mới bảo vệ được quyền lợi của các doanh nghiệp Việt Nam khi tham gia thị trường thương mại quốc tế.
2. Quy trình nghiệp vụ thanh toán theo phương thức tín dụng chứng từ tại Vietcombank
2.1.Vietcombank với trách nhiệm là ngân hàng thông báo L/C - (Advising bank)
2.1.1.1. Nhận L/C từ ngân hàng tại nước ngoài gửi đến và thông báo cho người hưởng lợi Việt Nam. người hưởng lợi Việt Nam.
- Tất cả các L/C và các sửa đổi bổ sung liên quan nhận được từ ngân hàng đại lý phải thông báo đầy đủ, kịp thời cho người hưởng lợi.
- Trước khi thông báo cho khách hàng, ngân hàng thông báo phải kiểm tra tính chân thực của L/C bằng việc xem L/C đã được xác nhận mã hay chưa (đối với L/C mở bằng telex). Nếu L/C mở bằng SWIFT thì nó có được sử dụng đúng mẫu SWIFT theo qui định không (các mẫu điện MT700, MT701 và MT707). Nếu L/C mở bằng thư thì đối chiếu với mẫu chữ ký được uỷ quyền của ngân hàng đại lý.
Sau khi đã kiểm tra tính chân thực của L/C, Vietcombank thông báo L/C cho khách hàng. Trên thông báo L/C phải lưu ý khách hàng nghiên cứu kỹ L/C, nếu có điều khoản nào không đúng theo hợp đồng đã ký hoặc cần phải sửa đổi thì liên hệ trực tiếp với người mua để sửa đổi L/C.
Trường hợp những L/C mà ngân hàng không thể xác nhận được tính chân thực ( như chữ kí không đúng hoặc không có trong Mẫu chữ kí, mã khoá sai, không đúng mẫu điện SWIFT...) thì phải thông báo ngay cho Ngân hàng mở L/C biết mà không thông báo cho khách hàng. Trường hợp khách hàng có yêu cầu thông tin thì chỉ giao cho khách hàng bản sao L/C mà ngân hàng không chịu trách nhiệm gì về việc cung cấp thông tin ấy hoặc ngân hàng có thể từ chối thông báo L/C . Việc từ chối phải được thông báo ngay cho ngân hàng mở L/C biết.
- Nếu L/C được mở bằng điện có thư xác nhận gửi sau thì ngân hàng lấy L/C mở bằng điện có mã khoá làm L/C gốc.
- Nếu nhận được điện mở L/C có tính chất báo trước chưa có điều khoản chi tiết đầy đủ:
+ Khi thông báo điện đó cho khách hàng cần phải ghi rõ "L/C này chưa có hiệu lực thi hành", để khách hàng chú ý và chờ nhận được L/C có đầy đủ chi tiết và các điều khoản mới thực hiện việc giao hàng.
+ Khi nhận được bản L/C chi tiết, ngân hàng thông báo kiểm tra các yếu tố nêu trên và thông báo chính thức cho khách hàng.
- Sau khi kiểm tra xong các yếu tố như trên, tiến hành lập hồ sơ L/C, ghi chép vào sổ theo dõi, lưu số liệu vào máy vi tính như qui định, đồng thời lập chứng từ thu thủ tục phí theo biểu phí hiện hành (20 USD một L/C) và gửi thư thông báo cho khách hàng. Thư thông báo L/C được làm thành 02 (hai) bản, một bản giao cho khách hàng, một bản lưu tại hồ sơ L/C.
- Nếu nhà nhập khẩu chịu phí, vẫn tạm thu của người hưởng lợi. Sau khi được thanh toán thì hoàn trả lại cho người hưởng lợi.
- Nếu ngân hàng mở L/C yêu cầu Vietcombank xác nhận L/C thì việc chấp nhận và định mức kí quĩ đối với việc xác nhận này do Giám đốc chi nhánh quyết định. Trên thông báo và/ hoặc bản chính L/C phải ghi chú thêm câu"Chúng tôi thông báo L/C này kèm theo sự xác nhận của chúng tôi", tức là, " We hereby add our confirmation to this credit", đồng thời tuỳ theo qui định của L/C mà tiến hành thu phí xác nhận ở ngân hàng mở L/C hoặc khách hàng theo biểu phí hiện hành. Hiện nay Vietcombank qui định mức phí xác nhận là 0,3 - 0,5% giá trị L/C/quí (chưa kể VAT), tối thiểu 30USD, tối đa là 300USD.
Trong trường hợp không đồng ý xác nhận L/C thì trong vòng 3 ngày kể từ ngày nhận được L/C phải thông báo cho ngân hàng mở L/C biết và thông báo L/C đó cho khách hàng, trong đó lưu ý khách hàng về việc Vietcombank không đồng ý xác nhận L/C.
Việc thông báo L/C cho khách hàng là các nhà xuất khẩu Việt nam phải đảm bảo yêu cầu chính xác, rõ ràng, kịp thời và phải gửi bản gốc L/C và kèm theo bản thông báo cùng với phiếu thu thủ tục phí.
2.1.1.2. Nghiên cứu L/C để tư vấn cho khách hàng tại Việt nam
Khi nhận được L/C từ ngân hàng nước ngoài gửi tới, với chức năng là ngân hàng thông báo, Vietcombank có thể giúp đỡ, xem xét các điều khoản, điều kiện trong L/C có đảm bảo quyền lợi cho người xuất khẩu không.
Khi xem xét L/C cần phải chú ý các vấn đề sau:
- Tính chất pháp lý của L/C thể hiện ở sự tuyên bố của ngân hàng mở L/C về việc L/C được tuân theo những qui định nào, nhằm xác định rõ trách nhiệm của các ngân hàng tham gia trong nghiệp vụ thanh toán L/C và L/C có được dẫn chiếu theo UCP 500 không.
- Kiểm tra nội dung của L/C:
+ Tên và địa chỉ của các bên liên quan L/C.
+ Tên và địa chỉ của ngân hàng trả tiền, có thể là ngân hàng phát hành nhưng nhiều khi lại là một ngân hàng thứ ba do ngân hàng mở L/C chỉ định. Nếu ngân hàng trả tiền không có quan hệ với Vietcombank thì phải xem xét tới uy tín và khả năng thanh toán của ngân hàng đó. Nếu ngân hàng đó không đủ uy tín, Vietcombank sẽ báo cho người hưởng lợi đề họ thoả thuận với người nhập khẩu để thay đổi ngân hàng trả tiền khác có quan hệ đại lý với Vietcombank.
+ Thời gian từ khi mở L/C đến ngày giao hàng phải đủ cho người xuất khẩu chủ động chuẩn bị hàng và làm thủ tục giao hàng và để bên mua không bị đọng vốn, chủ động trong việc nhận hàng. Đó là khoảng thời gian phù hợp cho cả hai bên mua bán. Nếu khoảng thời gian từ khi mở L/C đến
ngày giao hàng cuối cùng quá gấp, Vietcombank có thể tư vấn cho khách hàng yêu cầu bên mua sửa đổi L/C kéo dài thời gian giao hàng và thời gian hiệu lực của L/C.
+ Tên và địa chỉ người hưởng lợi phải chính xác, nếu không sẽ gặp khó khăn khi thanh toán.
+ Kim ngạch của L/C phải là một số tiền nhất định và phải phù hợp với các điều kiện giao hàng được qui định trong L/C.
+ Các điều kiện về chuyên chở, điều kiện về hàng hoá và thể thức thanh toán, các chi phí thanh toán cũng phải ghi rõ ràng.
+ Các điều khoản và qui định về chứng từ, xem các điều khoản này có gây khó khăn cho khách hàng không, khách có đủ khả năng đáp ứng các loại chứng từ đó không.
+ Trong L/C, có một số điều khoản phụ được thêm vào L/C mà không nằm trong danh mục các loại chứng từ phải xuất trình. Đó là các điều khoản không chứng từ (non-documents conditions). Khi tư vấn cho khách hàng, cần phải chú ý đến các điều khoản này, liệu khách hàng có thể thực hiện được không. Hiện nay, các điều khoản này không được khuyến khích đưa vào L/C vì rất dễ gây sự nhầm lẫn và rắc rối khi lập chứng từ. Nếu L/C được mở theo mẫu SWIFT thì các điều khoản này đơn giản hơn những L/C được mở bằng Telex.
2.1.2. Sửa đổi L/C
Theo điều 11 và 12 của UCP 500 qui định về trách nhiệm và nghĩa vụ của ngân hàng thông báo khi nhận được những chỉ thị về sửa đổi L/C. Khi nhận được sửa đổi của ngân hàng mở L/C, ngân hàng thông báo cần phải lập tức thông báo sửa đổi L/C cho khách hàng sau khi xác định tính chân thực của sửa đổi L/C (giống như kiểm tra khi nhận được L/C mới).
Nếu chỉ thị nhận được không đầy đủ, rõ ràng để sửa đổi, ngân hàng thông báo phải báo lại ngay cho ngân hàng mở L/C biết. Ngược lại, một sửa đổi L/C chỉ có giá trị hiệu lực khi có sự chấp thuận của các bên. Do đó, khi nhận được sửa đổi L/C, ngân hàng thông báo phải thông báo ngay cho khách hàng, và khi nhận được ý kiến của họ thì báo lại cho ngân hàng mở L/C biết.
Các sửa đổi L/C đều phải được lưu hồ sơ trên máy vi tính và hồ sơ L/C. Đối với trường hợp yêu cầu huỷ L/C, nếu có sự đồng ý của khách hàng, ngân hàng thông báo phải huỷ số dư L/C trên hồ sơ liên quan.
Vietcombank không thông báo sửa đổi L/C nếu Vietcombank không phải là ngân hàng thông báo L/C gốc, đồng thời báo ngay cho ngân hàng mở L/C về việc không thông báo đó.
Khi thông báo sửa đổi L/C cho khách hàng, thanh toán viên lập phiếu chuyển khoản thu thủ tục phí sửa đổi theo biểu phí của Vietcombank,hiện nay, mức phí thông báo sửa đổi L/C là 10USD/1 bộ L/C.
2.2. Vietcombank với trách nhiệm là ngân hàng thương lượng trong thanh toán xuất khẩu ( the negotiating bank) toán xuất khẩu ( the negotiating bank)
2.2.1. Nhận chứng từ do khách hàng gửi đến và kiểm tra chứng từ
Nhận được thông báo L/C, người xuất khẩu thực hiện giao hàng và lập bộ chứng từ theo yêu cầu của L/C. Tuỳ thuộc vào qui định của L/C mà người xuất khẩu xuất trình chứng từ tại đâu. Đối với trường hợp L/C qui định L/C có hiệu lực thanh toán tại Vietcombank thì bộ chứng từ theo L/C đó phải được xuất trình tại Vietcombank. Hoặc L/C cho phép chiết khấu tự do thì bộ chứng từ theo L/C đó được xuất trình tại Vietcombank hoặc tại bất cứ ngân hàng nào theo sự lựa chọn của người xuất khẩu. Lúc này, Vietcombank có thể vừa là ngân hàng thông báo vừa là ngân hàng thanh toán cho người hưởng lợi và đòi tiền ngân hàng mở L/C.
Theo điều 14 của UCP 500: "Khi ngân hàng mở uỷ quyền cho một ngân hàng nào đó trả tiền, hay cam kết trả tiền sau, hay chấp nhận các hối phiếu, hay chiết khấu các chứng từ phù hợp với điều kiện của tín dụng thì ngân hàng mở phải hoàn lại tiền cho ngân hàng được chỉ định để trả tiền hoặc cam kết sẽ trả tiền sau, hay chấp nhận các hối phiếu, hoặc chiết khấu."
Do vậy để đảm bảo an toàn cho việc thu hồi lại tiền bán hàng, thu hồi các khoản thanh toán hàng xuất, việc kiểm tra chứng từ chặt chẽ và kĩ lưỡng là điều hết sức cần thiết.
Trước khi kiểm tra chứng từ, thanh toán viên phải đọc kĩ L/C và các bản sửa đổi L/C đề nắm được nội dung của L/C và các yêu cầu phải thực hiện. Bộ chứng từ phải được xuất trình đúng hạn. Nếu L/C có giá trị hiệu lực tại Việt nam thì ngày xuất trình chứng từ chậm nhất là ngày hiệu lực của L/C. Nếu địa điễm xuất trình chứng từ ở ngân hàng khác thì phải xuất trình bộ chứng từ chậm nhất là ngày hiệu lực tại ngân hàng đó. Việc kiểm tra chứng từ phải được thực hiện bởi thanh toán viên và kiểm soát viên trước khi gửi đi nước ngoài đòi tiền.
Nếu phát hiện thấy có sai sót trong chứng từ, thanh toán viên phải kịp thời báo lại cho khách hàng biết và tư vấn cho khách hàng cách hoàn thiện chứng từ theo đúng yêu cầu của L/C.
Kiểm tra toàn bộ chứng từ thanh toán là một nội dung quan trọng và thiết thực của nghiệp vụ thanh toán xuất nhập khẩu. Cơ sở để kiểm tra chứng từ là thư tín dụng. Chứng từ gốc để căn cứ lập các chứng từ khác là hoá đơn, vận đơn. Vietcombank chỉ kiểm tra chứng từ bề ngoài phù hợp với điều kiện của L/C chứ không chịu trách nhiệm về hình thức, sự hoàn bị, sự chính xác, sự giả mạo và hiệu lực của các chứng từ cũng như về tình trạng thực tế của hàng hoá đó như loại hàng, mẫu mã, chất lượng, số lượng....
* Một bộ chứng từ thanh toán thường gồm các chứng từ sau: - Hối phiếu
- Hoá đơn thương mại - Vận đơn
- Bảng kê đóng gói chi tiết - Bảo hiểm đơn
- Giấy chứng nhận trọng lượng, chất lượng, đóng gói - Giấy chứng nhận xuất xứ
- Giấy chứng nhận khử trùng ...
Tuỳ thuộc vào từng loại hàng hoá, từng thị trường, từng điều kiện giao hàng, giá cả khác nhau mà yêu cầu các loại chứng từ khác nhau. Ví dụ: hàng nông sản, thực phẩm bắt buộc phải có giấy chứng nhận kiểm dịch, nếu hàng bán với giá CIF phải có bảo hiểm đơn.
* Việc kiểm tra chứng từ bảo đảm phù hợp, chặt chẽ các mặt sau: - Loại, số lượng chứng từ xuất trình
- Thời hạn xuất trình
- Nội dung, yếu tố của chứng từ phù hợp với qui định của L/C.
* Một bộ chứng từ hoàn hảo phải phù hợp với các điều kiện trên hai phương diện:
- Mỗi chứng từ phải phù hợp với qui định của L/C và theo qui định của UCP 500.
- Các chứng từ phải phù hợp với nhau.
Hối phiếu là công cụ để người xuất khẩu đòi tiền người nhập khẩu. Hối phiếu lập ra trên cơ sở L/C nên nội dung hối phiếu phải phù hợp L/C. Một hối phiếu phải có đầy đủ các yếu tố sau:
-Loại hối phiếu: là hối phiếu trả ngay hay hối phiếu thanh toán có kỳ hạn.
-Địa điểm và thời gian phát hành hối phiếu