VI.1. Sao chép dữ liệu
• Dùng nút trái chuột: chọn dữ liệu gốc. Giữ Ctrl và rê chuột tới đích.
• Dùng nút phải chuột: chọn dữ liệu gốc. Dùng nút phải chuột rê tới đích và chọn một trong các lựa chọn sau trong thực đơn ngắn: Copy Here - dán kết quả sao chép tại đây, Copy as Value Only- chỉ sao chép giá trị của dữ liệu gốc, Copy as Format Only- chỉ sao chép định dạng của dữ liệu gốc, Link Here - liên kết với các ô chứa dữ liệu gốc, Shift Down and Copy - chèn vào các ô chứa dữ liệu ở vùng
đích và đẩy chúng xuống dưới, Shift Right and Copy - chèn vào các ô chứa dữ liệu
ở vùng đích và đẩy chúng sang phải, Cancel - huỷ việc sao chép. • Dùng bộđệm
+ Chọn dữ liệu gốc.
+ Edit / Copy
+ Chọn một ô vùng đích
+ Edit / Paste hoặc Edit / Paste Special.
VI.2. Di chuyểndữ liệu
• Dùng nút trái chuột: chọn dữ liệu gốc. Rê chuột tới đích.
• Dùng nút phải chuột: chọn dữ liệu gốc. Dùng nút phải chuột rê tới đích và chọn một trong các lựa chọn sau trong thực đơn ngắn: Move Here - dán kết quả di
chuyển tại đây, Shift Down and Move - chèn vào các ô chứa dữ liệu ở vùng đích và đẩy chúng xuống dưới, Shift Right and Move - chèn vào các ô chứa dữ liệu ở
vùng đích và đẩy chúng sang phải, Cancel - huỷ việc di chuyển. • Dùng bộđệm
+ Chọn dữ liệu gốc.
+ Edit / Cut
+ Chọn một ô vùng đích
+ Edit / Paste. VII. Cơ sở dữ liệu
Cơ sở dữ liệu : là một vùng hình chữ nhật gồm các hàng và các cột. Mỗi cột tương ứng với một trường. Hàng nhãn cột là tên các trường. Từ hàng thứ hai trởđi tương ứng với một bản ghi. VIII. Sắp xếp dữ liệu - Kích một ô trong vùng dữ liệu - Thực hiện Data / Sort. IX. Biểu đồ - Chọn vùng dữ liệu
- Nhấn F11 hoặc kích nút Chart Default hoặc làm theo hướng dẫn của Chart Wizard.
X. Định dạng cho dữ liệu và in ấn
Định dạng cho dữ liệu: Format / Cells. Cài đặt trang giấy in: Format / Page Setup. Xem trước khi in: File / Print Preview.
In: File / Print.
Câu hỏi và bài tập
1. Hãy phân biệt sự khác nhau giữ việc xoá một file, xoá một bảng tính và xoá dữ liệu.
2. Hãy phân biệt sự khác nhau giữa việc đặt tên file và đặt tên cho bảng tính. 3. Mở file BD10A.xls, sao chép bảng tính HKI-10A và đổi tên bản sao thành HKII-
10A. Hãy tự vào điểm học kì II cho các bạn lớp 10A, trong đó sốđiểm hệ số 1 của các bạn không giống nhau. Chẳng hạn như, bạn thứ nhất chỉ có một điểm hệ số 1, bạn thứ 4 lại có 3 điểm hệ số 1, ... Sau đó tính cột điểm TB cho các bạn chỉ bằng một công thức và hoàn thành mốt các cột còn lại. Trình bày bảng điểm cho đẹp và in ra giấy hoặc xem ở chếđộ Print Preview.
4. Mở file mới, ghi vào đĩa với tên là QLSACH.XLS 5. Tạo bảng dữ liệu theo mẫu sau:
Stt Ngày Tên sách Nhà xb Loại Đơn
giá
Số
lượng Thành tiền
1 2/2/99 Doremon –1 Kim đồng Truyện Tranh 6500 5
2 2/2/99 Tập tô lớp 3,t1 Giáo dục Sgk 1200 10
3 2/15/99 Tiếng Việt lớp 3,t1 Giáo dục Sgk 3500 15
4 2/15/99 Doremon –1 Kim đồng Truyện Tranh 6500 25
5 2/15/99 Tập tô lớp 3,t1 Giáo dục Sgk 1200 20
6 2/15/99 Tiếng Việt lớp 4,t1 Giáo dục Sgk 3700 9
7 3/7/99 Doremon –2 Kim đồng Truyện Tranh 6500 30
8 3/20/99 Tiếng Việt lớp 3,t1 Giáo dục Sgk 3500 25
9 3/20/99 Tập tô lớp 3,t1 Giáo dục Sgk 1200 8
10 3/20/99 Tiếng Việt lớp 5,t1 Giáo dục Sgk 4000 20
Yêu cầu:
- Nhập dữ liệu cho các cột Stt, Ngày, Tên sách, Nhà Xuất bản (Giáo dục, Kim đồng, ...), Loại (SGK, Truyên Tranh, Tiểu thuyết,...), Đơn giá và Số lượng. Nhập ít nhất 10 bản ghi theo mẫu.
Thành tiền = đơn giá * số lượng nếu số lượng nhỏ hơn 10.
Thành tiền = đơn giá * số lượng *(1 - 5%) nếu số lượng từ 10 đến 20. Thành tiền = đơn giá * sốlượng*(1-10%) nếu số lượnglớn hơn hoặc bằng 20. 6. Đặt tên cho sheet hiện thời là BANHANG
7. Sao chép sang sheet mới, sắp xếp theo giá trị tăng dần của tên nhà xuất bản. Nếu giá trị
của nhà xuất bản trùng nhau thì sắp xếp theo giá trị giảm dần của cột Thành tiền. Đặt tên vùng dữ liệu vừa sao chép sang là Bansao1. Đặt tên sheet hiện thời là TONGHOP. 8. Dùng chức năng Sutotal để tính tổng thành tiền của từng nhà xuất bản và tổng chung.
Sao chép kết quả sang vùng khác của Sheet TONGHOP và đặt tên cho vùng kết quả là TH.NHAXB. Kết quả có dạng như sau:
Nhà xb Thành tiền
Giáo dục Total 276525
Kim đồng Total 354250
MỤC LỤC
Bài 1: Làm quen với Excel...1
I. Tổng quan về Excel...1
I.1. Giới thiệu Excel ...1
I.2.Đặc điểm của Excel 2000 ...1
II. Khởi động và thoát khỏi Excel...2
II.1. Khởi động Excel: ...2
II.2. Thoát khỏi Excel:...2
III. Màn hình làm việc của Excel...3
III.1. Màn hình Excel...3
III.2.Định dạng màn hình Excel ...4
IV. Giới thiệu bảng tính của Excel ...5
IV.1. Workbook ...5
IV.2. Worksheet...5
Câu hỏi và bài tập...7
Bài 2: Nhập dữ liệu vào bảng tính và các thao tác với tệp ...8
I. Các kiểu dữ liệu trong Excel...8
I.1. Kiểu hằng: ...8
I.1.1. Text: ...8
I.1.2. Number ...9
I.2. Kiểu công thức...9
I.3. Kiểu logic và các lỗi ...9
II.1. Kiểu gõ VNI:...10
II.2. Kiểu gõ TELEX: ...10
III. Nhập và chỉnh sửa dữ liệu ...10
III.1. Quy tắc chung...10
III.2. Một số thủ thuật nhập dữ liệu nhanh ...11
III.3. Gõ dữ liệu kiểu text...13
III.4. Gõ dữ liệu kiểu số...14
III.5. Gõ dữ liệu kiểu ngày tháng ...14
IV. Các phương tiện sửa và xoá ...15
IV.1. Sửa dữ liệu ...15
IV.2. Thay toàn bộ dữ liệu cũ bằng dữ liệu hoàn toàn mới...15
IV.3. Sửa một phần nội dung trong ô...16
IV.4. Xoá dữ liệu ...16
V. Cách di chuyển con trỏ ở trong bảng tính ...16
V.1. Di chuyển con trỏ ô bằng chuột ...17
V.2. Di chuyển con trỏ ô bằng bàn phím...17
V.3. Dùng hộp hội thoại GoTo ...18
VI. Các thao tác với file dữ liệu...18
VI.1. Ghi file hiện thời vào đĩa ...18
VI.2. Ghi file hiện thời vào đĩa với tên khác...20
VI.3. Gọi một file có sẵn từđĩa ra màn hình ...21
VI.4. Tạo một file mới ...22
VI.5.Đóng file hiện thời ...23
Bài 3: Các thao tác với hàng, cột, ô trong một bảng tính ...26
I. Định dạng cột, dòng, ô...26
I.1. Thay đổi độ rộng cột...26
I.1.1. Dùng chuột...26
I.1.2. Dùng thực đơn ...26
I.2. Thay đổi độ cao hàng ...26
I.2.1. Dùng chuột...26 I.2.2. Dùng thực đơn ...27 I.3. Nối và tách ô:...27 II. Cách chọn hàng, cột và ô ...28 II.1. Chọn hàng...28 II.2. Chọn cột...28 II.3. Chọn ô...28 III. Cách chèn hàng, cột và ô...28 III.1. Chèn hàng...28 III.2. Chèn cột...29 III.3. Chèn ô...29
IV. Huỷ hàng, cột và ô...30
IV.1. Huỷ hàng ...30
IV.2. Huỷ cột ...30
IV.3. Huỷ ô ...31
V. Các thao tác với các bảng tính trong một Workbook...32
V.1. Kích hoạt một bảng tính...32
V.4. Xoá bảng tính ...33
V.5. Di chuyển hoặc sao chép một bảng tính ...34
Câu hỏi và bài tập...35
Bài 4: Sử dụng công thức và các hàm tính toán cơ bản...37
I. Sử dụng Công thức trong Excel ...37
I.1. Các toán tử...37
I.1.1. Toán tử số: ...37
I.1.2. Toán tử chuỗi ...37
I.1.3. Toán tử so sánh ...37
I.2. Nhập công thức vào bảng tính...38
I.2.1. Quy tắc chung ...38
I.2.2. Công thức đơn giản...38
I.3.Địa chỉ tương đối và tuyệt đối ...40
I.3.1. Địa chỉ tương đối: ...40
I.3.2. Địa chỉ tuyệt đối:...40
I.4. Liên kết dữ liệu ...41
I.4.1. Liên kết dữ liệu giữa các bảng tính...41
I.4.2. Liên kết dữ liệu giữa các tập tin Excel: ...41
II. Khái niệm hàm trong Excel: ...41
II.1. Nhóm hàm số...42 II.1.1. Hàm SQRT ...42 II.1.2. Hàm ABS...42 II.1.3. Hàm ROUND ...43 II.2. Nhóm hàm thống kê ...43 II.2.1. Hàm Average...43 II.2.2. Hàm Max ...44 II.2.3. Hàm MIN...44
II.2.4. Hàm SUM...45 II.2.5. Hàm COUNT...46 II.2.6. Hàm RANK ...47 II.3. Nhóm hàm đổi kiểu...48 II.3.1. Hàm TEXT ...48 II.3.2. Hàm VALUE...48 II.4. Nhóm hàm kí tự...49 II.4.1. Hàm LEFT...49 II.4.2. Hàm RIGHT ...49 II.4.3. Hàm MID...50 II.4.4. Hàm UPPER...50 II.4.5. Hàm LOWER ...51 II.4.6. Hàm PROPER ...51 II.4.7. Hàm TRIM ...52 II.5. Nhóm hàm điều kiện ...52 II.5.1. Hàm IF...52 II.5.2. SUMIF ...53 II.5.3. COUNTIF...53 II.6. Nhóm hàm ngày tháng...54 II.6.1. Date...54 II.6.2. WEEKDAY ...54 II.6.3. DAY...54 II.6.4. MONTH...55 II.6.5. YEAR ...55 II.7. Nhóm hàm logic...55 II.7.1. Hàm And...55 II.7.2. Hàm OR...56 II.7.3. Hàm NOT ...56 II.8. Nhóm hàm tìm kiếm ...57 II.8.1. Hàm VLOOKUP ...57
II.8.2. Hàm HLOOKUP ...58
II.9. Cách sử dụng hộp Function ...58
Câu hỏi và bài tập...60
Bài 5: Sao chép và di chuyển dữ liệu ...62
I. Sao chép ...62
I.1. Sao chép dữ liệu...62
I.2. Dùng chuột...62
I.2.1. Dùng nút trái chuột: ...62
I.2.2. Dùng nút phải chuột...63
I.3. Dùng bộđệm (clipboard) ...64
I.4. Sao chép bình thường:...64
I.5. Dán đặc biệt...65
I.6. Sao chép sang vùng lân cận nhờ AutoFill (tựđộng điền dữ liệu)...66
II. Di chuyển dữ liệu...66
II.1. Dùng chuột ...67
II.1.1. Dùng nút trái chuột...67
II.1.2. Dùng nút phải chuột ...68
II.2. Dùng bộđệm (clipboard) ...68
II.3. Di chuyển bình thường:...69
III. Xoá dữ liệu: ...69
IV. Sao chép định dạng, chèn ghi chú ...70
IV.1. Sao chép định dạng:...70
IV.2. Chèn ghi chú (Comment):...70
Câu hỏi và bài tập...71
Bài 6: Định dạng cho dữ liệu...72
I. Định dạng cho dữ liệu kiểu số...72
II. Định dạng ngày tháng...73
III. Định dạng vị trí...74
III.1.Định dạng kiểu chữ cho dữ liệu ...76
III.2. Tạo đường viền ô...77
III.3. Tô màu ...77
Bài 7: Cơ sở dữ liệu trong excel và cách đặt tên cho vùng dữ liệu ...80
I. Khái niệm ...80
II. Cách tạo một danh sách trên bảng tính ...81
II.1. Kích thước và vị trí của danh sách...81
II.2. Các nhãn của cột (column labels)...81
II.3. Nội dung của hàng và cột...81
III. Cách đặt tên cho vùng dữ liệu và truy cập tới vùng đã đặt tên ...82
III.1. Cách đặt tên cho một ô hoặc một vùng ô ...82
III.2.Đặt tên cho các ô bằng cách sử dụng các nhãn hàng và cột có sẵn...83
III.3. Truy cập tới vùng đã đặt tên...83
Bài 8: Tìm kiếm và sắp xếp dữ liệu ...85
I. Tìm kiếm và thay thế...85
I.1. Tìm kiếm: ...85
II. Sắp xếp dữ liệu ...86
II.1. Sắp xếp dữ liệu tăng hoặc giảm dần theo nội dung của một cột...87
II.2. Sắp xếp dữ liệu theo nội dung của hai hoặc nhiều cột...87
II.3. Sắp xếp xếp dữ liệu theo nội dung của hàng ...89
II.4. Sắp xếp theo tháng, ngày hoặc theo thứ tự do người dùng tạo...89
II.4.1. Tạo danh sách theo thứ tự do người dùng tạo (custom list) ...89
II.4.2. Sắp xếp theo tháng, ngày hoặc theo thứ tự của danh sách tự tạo ...90
Bài 9: Tạo biểu đồ...94
I. Các phần tử cơ bản của biểu đồ...94
II. Tạo biểu đồ ngầm định theo một bước ...94
III. Cách tạo đồ thị nhờ Chart Wizarrd ...96
Bài 10: Định dạng trang và In ấn ...101 I. Định dạng trang ...101 I.1.Định dạng trang...101 I.1.1. Page...102 I.1.2. Margins ...102 I.1.3. Header/Footer...102 I.1.4. Sheet...103 II. In ...104
Câu hỏi và bài tập...106
Ôn tập ...107
I. Một số thao tác cơ bản với file dữ liệu...107
II. Nhập, sửa, xoá dữ liệu...107
II.2. Nhập công thức: ...107
II.3. Sửa toàn bộ dữ liệu...107
II.4. Sửa một phần dữ liệu: ...108
II.5. Xoá dữ liệu...108
III. Các thao tác với hàng, cột, ô...108
III.1. Chọn hàng, cột ô ...108
III.2. Chèn thêm hàng, cột, ô...108
III.3. Huỷ thêm hàng, cột, ô...108
III.4. Thay đổi độ rộng cột ...109
III.5. Thay đổi độ cao hàng ...109
IV. Các thao tác với một bảng tính...109
IV.1. Kích hoạt bảng tính...109
IV.2. Các thao tác với sheet...109
V. Một số hàm thông dụng ...110 V.1. Các hàm thống kê...110 V.2. Các hàm đổi kiểu...110 V.3. Các hàm kí tự...110 V.4. Các hàm toán học ...110 V.5. Các hàm logic ...110 V.6. Cách sử dụng hộp Function ...111
VI. Sao chép và di chuyển dữ liệu...111
VI.1. Sao chép dữ liệu...111
VI.2. Di chuyểndữ liệu ...111
VIII. Sắp xếp dữ liệu ...112 IX. Biểu đồ...112 X. Định dạng cho dữ liệu và in ấn...112