V.1. Kích hoạt một bảng tính
Trong một Workbook có rất nhiều WorkSheet, để kích hoạt một worksheet, hãy làm như sau:
Cách 1: Kích chuột vào tên Worksheet cần kích hoạt.
Nếu không nhìn thấy tên Worksheet cần thiết, hãy dùng các nút chuyển sau để
hiện tên Worksheet cần kích hoạt trongdanh sách các sheet và kích vào tên nó.
Nút Tác dụng
chuyển tới tên bảng tính tiếp sau chuyển tới tên bảng tính cuối cùng chuyển tới tên bảng tính ngay trước đó chuyển tới tên bảng tính đầu tiên
Cách 2: kích nút phải chuột tại vùng các nút chuyển nói trên, xuất hiện danh sách các sheet. Kích chuột vào tên sheet cần kích hoạt. Nếu số sheet trên bảng tính nhiều hơn 16 sheet, kích tiếp vào More sheets..., xuất hiện hộp hội thoại Activate, kích vào tên sheet cần thiết và kích nút OK.
V.2. Đổi tên bảng tính
Tên ngầm định Excel đặt cho các Worksheet là Sheet 1, Sheet 2, Sheet 3, ... Trong quá trình làm việc thực tế, việc giữ nguyên tên như vậy sẽ dẫn đến khó khăn trong việc phải nhớ Sheet nào chứa nội dung gì khi chúng ta sử dụng quá nhiều bảng tính. Excel cho phép đổi tên các Worksheet theo các bước sau:
1. Kích nút phải chuột tại tên Worksheet cần đổi, ví dụ kích nút phải tại tên Sheet. Xuất hiện thực đơn ngắn:
2. Kích tiếp vào Rename. Một quầng đen bao quanh tên cũ.
3. Gõ tên mới (ví dụ, HKI-10A, nếu Sheet 1 chứa bảng điểm học kì I của lớp 10A).
4. Nhấn Enter.
V.3. Chèn thêm bảng tính mới
Trong Excel ngầm định có ba bảng tính được mở trong một Workbook. Chúng ta có thể chèn thêm bảng tính mới khi có nhu cầu theo các bước sau:
1. Kích nút phải tại vị trí cần chèn thêm bảng tính trong danh sách các Sheet, ví dụ
Sheet 3. Xuất hiện thực đơn ngắn.
2. Kích vào Insert..., xuất hiện hộp hội thoại Insert.
3. Kích chọn Worksheet và kích OK. Bảng tính mới sẽ được chèn vào vị trí hiện thời và đẩy sheet cũ (trong trường hợp này là Sheet 3) sang bên phải.
V.4. Xoá bảng tính
Excel còn cho phép xoá các bảng tính. Khi xoá bảng tính, mọi dữ liệu trong nó
1. Kích nút phải chuột tại tên bảng tính cần xoá. Xuất hiện thực đơn ngắn.
2. Kích tiếp vào Delete. Xuất hiện thông báo hỏi ta có thực sự muốn xoá bảng tính hay không?
3. Kích OK nếu muốn xoá thật. Kích Cancel nếu không muốn xoá nữa.
V.5. Di chuyển hoặc sao chép một bảng tính
Đôi khi chúng ta có nhu cầu chuyển hai bảng tính xa nhau nằm cạnh nhau hoặc chuyển một bảng tính tới file khác hoặc có nhu cầu sao chép thành hai bảng tính giống hệt nhau.
Để làm điều đó, hãy thực hiện theo các bước sau:
1. Kích nút phải tại tên bảng tính muốn di chuyển hoặc sao chép, xuất hiện thực
đơn ngắn.
2. Kích vào Move or Copy..., xuất hiện hộp hội thoại sau (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
3. Tại hộp To book, chọn tên file cần chuyển hoặc sao chép bảng tính tới đó. Nếu chỉ di chuyển hoặc sao chép trong file hiện thời thì không cần phải chọn trong hộp này. Nếu muốn di chuyển hoặc sao chép tới file mới thì chọn (New book).
4. Trong hộp Before sheet, chọn tên sheet sẽ nằm bên phải bảng tính đích sau khi di chuyển hoặc sao chép.
5. Kích OK nếu muốn di chuyển bảng tính.
Câu hỏi và bài tập
1. Nêu các thao tác chọn hàng, cột và ô.
2. Nêu các thao tác chèn và huỷ các hàng, cột, ô.
3. Nêu sự khác nhau giữa việc huỷ một ô và xoá dữ liệu trong một một ô.
4. Hãy nêu cách làm cho độ rộng của 5 cột liền nhau trong một bảng tính vừa khít nội dung của chúng chỉ bằng hai động tác chuột.
5. Điều chỉnh độ rộng cột, độ cao hàng bằng chuột và bằng thực đơn khác nhau như thế nào vềđộ chính xác.
6. Thực hành các thao tác kích hoạt bảng tính theo hướng dẫn trong bài.
7. Mở file BD10A.xl và BD10B.xls, chèn thêm cột giới tính và điền dữ liệu theo mẫu sau và ghi lại vào đĩa.
Mẫu 1: A B C D E F G 1 Bảng điểm học kì I 2 Môn: Toán 3 Lớp: 10 A 4 5 Hệ số 1 Hệ số 2 Hệ số 3
6 STT Họ và tên Ngày sinh Giới tính M 15' 1 T HK
7 1 Lê Văn Thanh 6/17/83 Nam 7 9 7 8
8 2 Hoàng Quốc Tuấn 5/4/83 Nam 8 10 9 9
9 3 Nguyễn Mạnh Hà 9/12/83 Nam 5 6 7 6
10 4 Lê Thu Nga 4/24/83 Nữ 9 7 8 9
11 5 Phạm Hồng Vân 1/12/83 Nữ 8 9 6 8
12 6 Nguyễn Thu Thuỷ 6/4/83 Nữ 4 5 4 5
13 7 Hoàng Vân Trang 9/12/83 Nữ 9 7 10 8
14 8 Vũ Tuấn Hùng 6/20/83 Nam 9 8 7 8 15 9 Vũ Thanh Hằng 9/25/83 Nữ 9 9 8 10 16 10 Lê Hằng Nga 3/15/83 Nữ 6 7 7 5 Mẫu 2: A B C D E F G 1 Bảng điểm học kì I
2 Môn: Toán 3 Lớp: 10 B 4
5 Hệ số 1 Hệ số 2 Hệ số 3
6 STT Họ và tên Ngày sinh Giới tính M 15' 1 T HK
7 1 Nguyễn Vân Anh 6/7/83 Nữ 6 8 7 7
8 2 Vũ Hoà Bình 6/7/83 Nữ 4 5 5 4
9 3 Hoàng Mạnh Thắng 7/6/83 Nam 8 9 10 9
10 4 Nguyễn Hoàng Hải 8/1/83 Nam 7 8 8 8
11 5 Phạm Hồng Vân 7/3/83 Nữ 9 9 8 9
12 6 Hoàng Thu Trang 6/5/83 Nữ 9 9 8 10 (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
13 7 Phạm Anh Tuấn 5/18/83 Nam 5 7 6 7
14 8 Trần Thanh Hải 5/8/83 Nam 9 8 10 10
15 9 Nguyễn Hoàng Hà 6/7/83 Nam 9 9 8 10
16 10 Nguyễn Thanh Tùng 6/15/83 Nam 8 7 8 8
8. Mở các file BD10A.xls và BD10B.xls và đổi tên các sheet chứa dữ liệu đã gõ thành tên mới là HKI-10A và HKI-10B.
9. Chèn thêm 5 bảng tính trong file BD10A.xls và sau đó xoá chúng đi. 10.Nêu sự khác nhau giữa xoá file và xoá bảng tính.
11.Sao chép sheet HKI-10A trong cùng file BD10A.xls và đổi tên thành HKI-10A
Sau đó tự vào điểm học kì II cho các bạn. Làm tương tựđối với file BD10B.xls.
12.Sao chép các sheet HKI-10A và HKI-10B sang cùng file mới có tên là
Bài 4: Sử dụng công thức và các hàm tính toán cơ bản I. Sử dụng Công thức trong Excel
I.1. Các toán tử
Khái niệm: Công thức có thể ví là trụ cột của bảng tính. Một công thức đôi khi chỉ là một kí hiệu toán học dùng để mô tả mối liên hệ giữa các con số, ví dụ như 5+4+10 = 19; hoặc có thể là một công thức phức tạp như dq = 1/2(d x+d y) + 1/2(d x- d y) cosq +xysin2q
Trong Excel, công thức bao giờ cũng phải bắt đầu bởi dấu bằng "=". Dạng tổng quát của công thức trong Excel như sau:
= <Biểu thức>
Trong đó, <biểu thức> là tập hợp các hằng, các địa chỉ ô, các hàm, các toán tử,...Các toán tử trong một công thức có dạng sau:
I.1.1. Toán tử số:
+ (cộng), / (chia)
- (trừ), ^ (phép luỹ thừa) * (nhân), % (phần trăm)
I.1.2. Toán tử chuỗi
& nối chuỗi
I.1.3. Toán tử so sánh
> lớn hơn, >= lớn hơn hoặc bằng < nhỏ hơn, <= nhỏ hơn hoặc bằng = bằng, <> khác
I.2. Nhập công thức vào bảng tính
I.2.1. Quy tắc chung
1. Kích hoạt một ô trống sẽ chứa giá trị của công thức. 2. Gõ dấu =
3. Gõ biểu thức. 4. Nhấn Enter.
Sau khi nhấn Enter, trên ô hiện thời sẽ hiện giá trị công thức, còn bản thân công thức hiện trên dòng nhập dữ liệu.
I.2.2. Công thức đơn giản
Công thức cơ bản trong Excel chỉ là những phép tính, ví dụ như 45-10 = 35. Tuy nhiên, để Excel hiểu đó là công thức thì phải làm như sau:
1. Chọn ô chứa kết quả. 2. Gõ = 45 - 10 (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
3. Nhấn Enter.
Ngay sau khi nhấn Enter, trong ô vừa chọn xuất hiện giá trị 35, nhưng trên dòng nhập dữ liệu (Formula bar) xuất hiện công thức vừa gõ vào.
Tuy nhiên, trong Excel, hiếm khi người ta gõ thẳng giá trị cần tính toán vào công thức mà thường dùng các địa chỉ tham chiếu đến giá trịđó.
Ví dụ 1:
Giả sử trong ô C1 chứa số 20, trong ô C2 chứa số 40, ta có thể tạo công thức: =20+40, nhưng không nên dùng cách như vậy. Thay vào đó, ta có thể dùng công thức sau: =C1+C2. Excel sẽ tính tổng các con số trong các ô C1 và C2 và cho giá trị là 60. Nếu thay giá trị ô C2 bằng 100, thì giá trị của công thức tựđộng biến thành 120.
Giả sử ô A2 chứa xâu kí tự. "Thời khoá biểu ", ô B2 chứa xâu kí tự "- Khối 10" và trong ô A4 chứa công thức: =A2&C2. Khi đó giá trị của ô A4 sẽ là "Thời khoá biểu - khối 10".
Chú ý:
Khi gõ công thức phải luôn luôn bắt đầu bởi dấu bằng "=". Đôi khi, do thói quen, nếu ta gõ công thức như kiểu viết tay, ví dụ như 20+40 =. Khi đó, Excel sẽ không hiện kết quả tính toán và giá trịđược hiển thị trong ô hiện thời dưới dạng"20+40=", vì Excel hiểu đó là xâu kí tự.
• Trong công thức cho phép gõ dấu cách.
• Nếu gõ công thức chưa đầy đủ hoặc sai (ví dụ: = 1+), và nhấn Enter, Excel sẽ
xuất hiện thông báo tương tự như sau:
Nếu chấp nhận kết quả do Excel gợi ý, hãy kích vào nút Yes. Nếu muốn tự sửa công thức, kích vào nút No, Excel hiện tiếp hộp hội thoại hướng dẫn cách sửa lỗi tương tự như sau:
Sau khi đọc xong hướng dẫn, kích vào nút OK, xuất hiện con trỏ text trong ô chứa công thức. Hãy tự sửa lỗi và nhấn phím Enter.
I.3. Địa chỉ tương đối và tuyệt đối
Tên của mỗi ô hay vùng được gọi là địa chỉ của ô hay vùng đó. Có 2 loại địa chỉ:
địa chỉ tuơng đối và địa chỉ tuyệt đối.
I.3.1. Địa chỉ tương đối:
Địa chỉ bình thường của ô hoặc vùng khi nhập vào trong công thức gọi là địa chỉ
tương đối.
Ví dụ : = B5+F4-D6
Khi sao chép công thức (click & drag) các địa chỉ tương đối trong công thức sẽ tự
biến đổi theo vị trí tương ứng ở nơi được chép đến.
Ví dụ : khi sao chép công thức ở ví dụ trên sang ô bên phải phía dưới sẽđổi thành =C6+C5+E7
I.3.2. Địa chỉ tuyệt đối:
Các địa chỉ trong công thức đứng sau dấu $ sẽ trở
thành địa chỉ tuyệt đối. Có thể chỉ đặt giá trị tuyệt đối theo dòng và cột.
Ví dụ: =$B$5+$F4-D$6
- $B$5 : Đặt giá trị tuyệt đối cả cột lẫn dòng (có thể nhấn F4).
- $F4 : Đặt giá trị tuyệt đối theo cột. - D$6 : Đặt giá trị tuyệt đối theo dòng. Khi sao chép công thức (click & drag), các địa chỉ
tuyệt đối trong công thức sẽ không thay đổi. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Ví dụ : khi sao chép công thức ở ví dụ 3 sang ô bên phải phía dưới sẽ đổi thành =$B$5+$F5+E$6
I.4. Liên kết dữ liệu
I.4.1. Liên kết dữ liệu giữa các bảng tính
Trong một tập tin Excel bao gồm nhiều bảng tính (Worksheet), khi tạo ra công thức có thể sử dụng dữ liệu trong các bảng tính kkhác nhau. Muốn nhập địa chỉ của một ô ở một bảng tính khác vào công thức, cần nhập tên của bảng tính đó và ký tự (!) trước
địa chỉ ô.
Ví dụ : =D4+Sheet2!D4
(ô D4 của bảng tính hiện hành cộng với ô D4 ở bảng tính Sheet2)
I.4.2. Liên kết dữ liệu giữa các tập tin Excel:
Mở các tập tin muốn liên kết trên cùng một cửa sổ Excel, muốn nhập địa chỉ ô ở
một tập tin khác vào công thức, nhập tên tập tin đó (cả phần mở rộng .xls) trong dấu ngoặc vuông [], và tên bảng tính (Sheet), tất cả có thểđể trong dấu nháy đơn ’’ và ký tự
(!) ở trước địa chỉ ô.
Ví dụ : =D4+’[ktoan.xls]Sheet1’!D4
(ô D4 của bảng tính hiện hành cộng với ô D4 ở Sheet1 của tập tin ktoan.xsl)
Để chuyển đổi giữa các tập tin trong cửa sổ Excel, chọn trình đơn Window\Tên tập tin.
II. Khái niệm hàm trong Excel:
Giả sử trong các ô A3, B3, C3, D3, E3, F3 chứa các số. Để tính tổng các số này chúng ta có thể dùng công thức sau: =A3+B3+C3+D3+E3+F3, nhưng cách dùng nhanh hơn cả là sử dụng hàm =SUM(A3:F3).
Cú pháp chung của hàm
<tên hàm> ([Đối số])
trong đó:
[Đối số] có thể có hoặc không. Đối số có thể là hằng, chuỗi kí tự, địa chỉ ô, địa chỉ vùng, biểu thức hoặc các hàm lồng nhau.
Sau đây, chúng tôi sẽ liệt kê một số hàm hay dùng nhất.
II.1. Nhóm hàm số
II.1.1. Hàm SQRT
Hàm căn bậc hai. Cú pháp:
SQRT(number)
Trong đó, number là số muốn lấy căn bậc hai. Nếu số có giá trị âm, hàm SQRT trả
lại giá trị lỗi #NUM!. Ví dụ: SQRT(16) bằng 4 SQRT(-16) bằng #NUM! SQRT(ABS(-16)) bằng 4 II.1.2. Hàm ABS Trả lại giá trị tuyệt đối của số. Cú pháp: ABS(number)
Trong đó, number là số thực muốn lấy giá trị tuyệt đối. Ví dụ:
ABS(2) bằng 2 ABS(-2) bằng 2
II.1.3. Hàm ROUND (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Làm tròn số
Cú pháp:
ROUND(number,num_digits)
Trong đó, number là số muốn làm tròn. Num_digits chỉđịnh số chữ số muốn làm tròn. Nếu num_digits lớn hơn 0 (zero), thì sốđược làm tròn đến số xác định sau số thập phân. Nếu num_digits bằng 0, thì number được làm tròn tới phần nguyên. Nếu
num_digits nhỏ hơn 0, thì sốđược làm tròn về bên trái dấu chấm thập phân. Ví dụ: ROUND(2.15, 1) bằng 2.2 ROUND(2.149, 1) bằng 2.1 ROUND(-1.475, 2) bằng -1.48 ROUND(21.5, -1) bằng 20 II.2. Nhóm hàm thống kê II.2.1. Hàm Average
Hàm này trả về giá trị trung bình cộng của các đối số. Cú pháp:
AVERAGE(number1,number2, ...)
Trong đó: Number1, number2, ... là 1 tới 30 đối số.
Ghi chú:
• Các đối số có thể là các hằng số, tên hoặc địa chỉ ô chứa số.
• Nếu địa chỉ ô nằm trong đối số chứa text, các giá trị logic hoặc các ô trống thì các giá trị này được bỏ qua. Tuy nhiên, các ô chứa các giá trị bằng 0 đều được tính.
Ví dụ:
AVERAGE(A1:A5) bằng 11 AVERAGE(A1:A5, 5) bằng 10
II.2.2. Hàm Max
Hàm này trả lại giá trị lớn nhất trong tập hợp các giá trị. Cú pháp:
MAX(number1,number2,...)
Trong đó: number1,number2,... là 1 tới 30 số muốn tìm giá trị lớn nhất của chúng.
Ghi chú:
• Các đối số có thể là các hằng số, các ô trống, các giá trị logic hoặc text đại diện cho số. Các đối số là các giá trị lỗi hoặc text không thể chuyển thành số được sẽ
gây ra lỗi trong công thức.
• Nếu một đối số là địa chỉ vùng, chỉ có những giá trị số trong vùng mới được tính trung bình. Các ô trống, các giá trị logic, các giá trị text và các địa chỉ trong vùng
được bỏ qua. Nếu muốn tính trung bình cả cho các giá trị logic và text thì dùng hàm MAXA thay thế.
• Nếu hàm không chứa đối số sẽ cho giá trị bằng 0. Ví dụ:
Nếu A1:A5 chứa các số 10, 7, 9, 27, và 2, thì: MAX(A1:A5) bằng 27
MAX(A1:A5,30) bằng 30
II.2.3. Hàm MIN
Hàm này trả lại giá trị nhỏ nhất trong tập hợp các giá trị. Cú pháp:
Trong đó: number1, number2,... là 1 tới 30 số muốn tìm giá trị nhỏ nhất của chúng. Đặc điểm của các đối số này hoàn toàn tưng tự như các đối số của hàm MAX.
Ví dụ:
Nếu A1:A5 chứa các số 10, 7, 9, 27, và 2, thì: MIN(A1:A5) bằng 2 (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
MIN(A1:A5, 0) bằng 0
II.2.4. Hàm SUM
Hàm này cho giá trị là tổng các số trong một miền ô. Cú pháp:
SUM(number1,number2, ...)
Trong đó, number1, number2, ... là 1 tới 30 đối số muốn tính tổng giá trị của chúng.
Ghi chú:
• Các số, các giá trị logic và text đạI diện cho số mà ta gõ trực tiếp trong danh sách
đối sốđều được tính (xem hai ví dụđầu tiên ở dưới đây).
• Nếu một đối số là một vùng địa chỉ thì chỉ có những giá trị số trong vùng này
được tính. Các ô trống, các giá trị logic hoặc các giá trị lỗi trong vùng này bị bỏ
qua (xem ví dụ thứ ba).
• Các đối số là các giá trị lỗi hoặc text mà không thể chuyển thành số sẽ gây lỗi.
Ví dụ:
SUM(3, 2) bằng 5
SUM("3", 2, TRUE) bằng 6 vì các giá trị text chuyển thành giá trị số và giá trị logic TRUE chuyển thành số 1.