Khi nhập dữ liệu, Microsoft Excel sử dụng trật tự sắp xếp xác định để xếp đặt các dữ liệu theo giá trị của chúng.
Khi ta sắp xếp một chuỗi kí tự, Microsoft Excel sắp xếp từ trái sang phải theo từng kí tự. Ví dụ như, nếu một ô chứa chuỗi kí tự "A100," ô này sẽ được sắp sau ô chứa chuỗi kí tự "A1" và trước ô chứa chuỗi kí tự "A11."
Khi sắp xếp giảm dần, Microsoft Excel sử dụng trật tự sau:
- Các sốđược sắp xếp từ giá trị âm nhỏ nhất tới giá trị dương lớn nhất.
- Chuỗi kí tựđược sắp xếp theo trật tự sau: 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 ' - (space) ! " # $ % & ( ) * , . / : ; ? @ [ \ ] ^ _ ` { | } ~ + < = > A B C D E F G H I J K L M N O P Q R S T U V W X Y Z .
- Trong các giá trị logic, FALSE được sắp xếp trước TRUE. - Tất cả các giá trị lỗi bằng nhau.
- Các ô trống luôn luôn được sắp xếp cuối cùng.
Ta có thể sắp xếp lại các hàng hoặc cột bằng chức năng Sort (sắp xếp) của Excel. Khi ta sắp xếp, Microsoft Excel sắp xếp lại các hàng, các cột hoặc các ô riêng biệt theo thứ tự sắp xếp do ta chỉđịnh: tăng dần (ascending) - từ 1 tới 9, từ A tới Z hoặc giảm dần (descending) - từ 9 tới 1, từ Z tới A.
II.1. Sắp xếp dữ liệu tăng hoặc giảm dần theo nội dung của một cột
1. Kích vào một ô trong cột chứa dữ liệu muốn sắp xếp.
2. Để sắp xếp theo thứ tự tăng dần, kích nút Sort Ascending .
Để sắp xếp theo thứ tự tăng dần, kích nút Sort Descending . Ví dụ, chúng ta có danh sách các cán bộ lớp như sau
Họđệm Tên Chức vụ Lớp
Nguyễn Hoàng Hà Lớp trưởng 10A Phạm Hoàng Hải Lớp trưởng 10B Vũ Hồng Thắng Lớp trưởng 10C Phạm Thanh Tùng Lớp trưởng 10D Vũ Thanh Thủy Lớp phó 10A Trần Hồng Hà Lớp phó 10A Vũ Văn Thanh Lớp phó 10B Phạm Tuấn Hùng Lớp phó 10B Vũ Hồng Thủy Lớp phó 10C Trần Thanh Hà Lớp phó 10C Hoàng Minh Thanh Lớp phó 10D
Đặng Mạnh Hùng Lớp phó 10D
Để sắp xếp danh sách theo thứ tự giá trị tăng dần của cột Lớp, kích chuột vào một ô bất kì trong cột này và kích vào nút Ascending trên thanh công cụ.
1. Kích một ô trong danh sách muốn sắp xếp.
2. Thực hiện Data / Sort, xuất hiện hộp hội thoại Sort.
3. Trong các hộp Sort by và Then by kích chọn tên các cột muốn sắp xếp.
4. Chọn các tuỳ chọn khác nếu cần thiết và kích OK. Trong My list has có hai tuỳ chọn:
Header row - trong vùng dữ liệu vừa chọn có dòng tiêu đề, No header row - trong vùng dữ liệu vừa chọn không có dòng tiêu đề. Thông thường, nên để trạng thái chọn ngầm định của máy.
Lặp lại các bước 2- 4 nếu cần thiết.
Ghi chú:
• - Nếu cột ta chỉđịnh trong hộp Sort by các giá trị trùng nhau, ta có thể sắp xếp các giá trị này bằng cách chỉđịnh cột khác trong hộp Then by đầu tiên. Nếu các giá trị
trong cột thứ hai được sắp xếp này trùng nhau, ta có thể chỉ định cột thứ ba trong hộp Then by thứ hai.
• - Nếu ta cần sắp xếp nhiều hơn ba cột, hãy sắp xếp những cột ít quan trọng nhất trước. Ví dụ như, nếu chúng ta muốn sắp xếp danh sách cán bộ theo các cột Lớp, Chức vụ, Họ đệm và Tên thì phải sắp xếp hai lần. Đầu tiên, chọn cột Tên trong hộp Sort by và kích nút OK. Lần thứ hai, kích Lớp trong hộp Sort by, kích Chức vụ trong hộp Then by thứ nhất, chọn Descending và kích Họ đệm trong hộp Then
by thứ hai và kích OK. Kết quả có dạng như sau:
Họđệm Tên Chức vụ Lớp
Nguyễn Hoàng Hà Lớp trưởng 10A Trần Hồng Hà Lớp phó 10A Vũ Thanh Thủy Lớp phó 10A Phạm Hoàng Hải Lớp trưởng 10B Phạm Tuấn Hùng Lớp phó 10B Vũ Văn Thanh Lớp phó 10B Vũ Hồng Thắng Lớp trưởng 10C Trần Thanh Hà Lớp phó 10C
Phạm Thanh Tùng Lớp trưởng 10D
Đặng Mạnh Hùng Lớp phó 10D Hoàng Minh Thanh Lớp phó 10D
II.3. Sắp xếp xếp dữ liệu theo nội dung của hàng
1. Kích một ô trên danh sách dữ liệu muốn sắp xếp. 2. Thực hiện Data / Sort.
3. Kích nút Options, xuất hiện hộp hội thoại Sort Options.
4. Dưới Orientation, kích Sort left to right, và sau đó kích OK. 5. Trong các hộp Sort by và Then by kích các hàng muốn sắp xếp.
II.4. Sắp xếp theo tháng, ngày hoặc theo thứ tự do người dùng tạo
II.4.1. Tạo danh sách theo thứ tự do người dùng tạo (custom list)
Nếu muốn sắp xếp dữ liệu theo một thứ tự khác thứ tự ngầm định của máy, chúng ta phải tự tạo một danh sách theo thứ tự do mình đặt ra. Ví dụ như, nếu sắp xếp cột Xếp loại trong một bảng điểm tổng kết theo thứ tự tăng dần ngầm định của Excel, thì kết quả
sẽđươc sắp theo thứ tự sau: Gioi, Kem, Kha, TB. Tuy nhiên, để hợp lí hơn, chúng ta phải tự tạo danh sách theo thứ tự: Gioi, Kha, TB, Kem và sắp xếp bảng điểm theo thứ tự đó. Hãy làm như sau:
1. Nếu ta đã nhập vào bảng tính danh sách các phần tử theo thứ tự riêng của mình thì hãy chọn danh sách đó. Ví dụ, hãy gõ vào các ô A1:A4 các giá trị sau Gioi, Kha, TB,
Kem và chọn bốn ô này.
3. Để sử dụng danh sách đã chọn, kích nút Import.
Nếu chưa thực hiện bước 1, hãy gõ danh sách mới bằng cách kích New list trên hộp
Custom lists và sau đó gõ các phần tử của danh sách trong hộp List entries. Các phần tử cách nhau bởi dấu phảy hoặc dấu ENTER. Kích nút Add.
Ghi chú:
• Một danh sách tự tạo có thể chứa chuỗi kí tự hoặc chuỗi kí tự xen lẫn các con số. Nếu muốn tạo danh sách chỉ chứa các con số, đầu tiên chọn đủ số ô trống chứa các phần tử của danh sách. Thực hiện Format / Cells, và kích mục Number. Áp dụng kiểu định dạng Text cho các ô trống và sau đó gõ danh sách các số trong các ô vừa định dạng.
II.4.2. Sắp xếp theo tháng, ngày hoặc theo thứ tự của danh sách tự tạo
1. Chọn một ô trong vùng hoặc toàn bộ vùng dữ liệu muốn sắp xếp. 2. Thực hiện Data / Sort.
3. Kích Options.
4. Dưới First key sort order, kích danh sách tự tạo và kích OK. 5. Kích chọn bất kì lựa chọn khác nếu cần thiết.
• Trật tự sắp xếp theo thứ tự của danh sách tự tạo chỉ áp dụng cho cột được chỉđịnh trong hộp Sort by. Để sắp xếp nhiều cột theo thứ tự của danh sách tự tạo hãy sắp xếp từng cột riêng biệt. Ví dụ, để sắp xếp theo các cột A và B, theo thứ tự này,
đầu tiên sắp xếp theo cột B, và sau đó chỉ định thứ tự của danh sách tự tạo bằng cách sử dụng hộp hội thoại Sort Options. Tiếp theo, sắp xếp theo danh sách của cột A.
Câu hỏi và bài tập
1. Nêu các thao tác sắp xếp dữ liệu theo một cột, theo nhiều cột và theo thứ tự của danh sách tự tạo.
2. Mở file QLHS.XLS, kích hoạt sheet DSCB và thực hiện những thao tác đã trình bày trong phần lí thuyết.
3. Kích hoạt sheet TUYENSINH và làm các công việc sau:
• a. Sắp xếp lại theo thứ tự tăng dần của cột Trúng tuyển.
• b. Sao chép danh sách những người trúng tuyển sang vị trí mới và sắp xếp lại theo thứ tự giảm dần của Tổng điểm.
• c. Đặt tên vùng chứa kết quả trúng tuyển là Trungtuyen1.
• d. Chuyển về vùng DSTS.
• e. Chuyển sang xem kết quả tại vùng Trungtuyen1.
4. Ghi các thay đổi vào đĩa và đóng file.
5. Kích hoạt một sheet mới, tạo một bảng mới có dạng như sau
Báo cáo Tuyển sinh
Sbd Họ và tên Ngày sinh Nơi sinh Miền Tổng điểm Trúng tuyển
...
Làm tiếp các việc sau:
a. Nhập vào danh sách tối thiểu 10 thí sinh. Yêu cầu nhập các cột sau: Sbd (số
báo danh), Họ và tên, Ngày sinh, Nơi sinh, Miền (Bắc, Trung hoặc Nam) và Tổng điểm
b. Cột Trúng tuyểnđược điền theo yêu cầu sau:
- Có nếu thí sinh ở miền Bắc và miền Nam và Tổng điểm lớn hơn hoặc bằng 21
điểm hoặc nếu thí sinh ở miền Trung và có Tổng điểm lớn hơn hoặc bằng 20 điểm. - Không cho các trường hợp còn lại.
Gợi ý: dùng công thức sau
=IF (OR (AND (OR (Miền="Bắc", E2="Nam"), Tổng điểm>=21), AND (Miền="Trung", Tổng điểm>=20)), "Có", "Không")
c. Sắp xếp lại danh sách theo thứ tự các miền Bắc, Trung, Nam. Nếu giá trị các miền trùng nhau thì sắp xếp theo giá trị cột Trúng tuyển. Nếu cùng giá trị cột Trúng tuyển, hãy sắp xếp theo giá trị của cột Tổng điểm.
Bài 9: Tạo biểu đồ I. Các phần tử cơ bản của biểu đồ
Khi muốn so sánh các dữ liệu có mối quan hệ với nhau chúng ta nên dùng biểu diễn mối tương quan này qua các biểu đồ để có cái nhìn trực quan và sinh động hơn. Để
vẽ biểu đồ bắt buộc phải có danh sách dữ liệu trên bảng tính. Sau đây là một số phần tử cơ bản của biểu đồ:
- Chuỗi dữ liệu (data series): là các hàng hoặc các cột chứa các dữ liệu cần so sánh với nhau.
- Kiểu đồ thị (chart type): các hình thức biểu diễn đồ thị khác nhau theo dạng cột (Column), đường (line) hoặc diện tích (area), ...
- Nhãn chung của biểu đồ (Chart Labels): là tên chung của cả biểu đồ. - Nhãn trục (axis labels): các nhãn trên trục biểu đồ.
- Chú giải (Legend): dùng để phân biệt giữa các chuỗi dữ liệu khác nhau. Ngoài ra còn một số phần tử khác nữa sẽđược trình bày tiếp trong các phần sau.
II. Tạo biểu đồ ngầm định theo một bước
Kiểu biểu đồ ngầm định của Microsoft Microsoft Excel là biểu đồ cột. Có hai cách tạo biểu đồ ngầm định.
Cách 1:
Chọn dữ liệu muốn biểu diễn thành đồ thị.
Nhấn F11. Dữ liệu sẽ được biểu diễn dưới dạng biểu đồ cột và nằm trong một sheet riêng biệt có tên ngầm định là Chart n (n=1, 2, 3, ...).
Ví dụ:
Giả sử ta có danh sách dữ liệu biểu diễn tỉ lệ học sinh giỏi, khá, trung bình, kém như sau:
Lớp Xếp loại
Giỏi 30% 20% 24% 19% Khá 50% 55% 60% 58% TB 20% 25% 14% 21% Kém 0% 0% 2% 2% Để so sánh tỉ lệ xếp loại hoặc sinh giữa các lớp, chúng ta chọn vùng dữ liệu trên và nhấn phím F11. Kết quả có dạng như sau: Cách 2: • Chọn dữ liệu muốn biểu diễn thành đồ thị.
• Kích nút Default Chart . Đồ thị tạo ra được nhúng vào bảng tính chứa dữ liệu.
Trong trường hợp không nhìn thấy nút này, hãy làm như sau: 1. Thực hiện Tools /
Customize. Xuất hiện hộp hội thoại, kích chuột vào mục
Commands.
2. Trong hộp Categories
kích chọn Charting.
3. Dùng chuột kéo lệnh
Default Chart thả vào một vị trí bất kì trên thanh công cụ chuẩn (Standard toolbar).
Ví dụ: sau khi đã cài được nút Default Chart trên thanh công cụ chuẩn, chọn vùng dữ liệu nói trên và kích vào nút này, kết quả có dạng:
III. Cách tạo đồ thị nhờ Chart Wizarrd
Chart Wizard là công cụ hướng dẫn chúng ta tạo đồ thị từng bước qua các hộp hội thoại. Các bước tạo đồ thịđược tiến hành như sau:
1. Chọn các ô chứa các dữ liệu muốn xuất hiện trên biểu đồ. Các dữ liệu này có thể nằm cạnh nhau hoặc nằm cách nhau. Nếu muốn các nhãn cột và nhãn hàng xuất hiện trong biểu đồ hãy chọn cả chúng.
Ví dụ, để so sánh tỉ lệ xếp loại hoặc sinh của các lớp 10A, và 10D, chúng ta hãy chọn các cột thứ nhất, thứ hai và thứ năm trong bảng dữ liệu nói trên bằng cách giữ phím CRTL và chọn các cột nói trên. Xem hình vẽ sau:
2. Kích nút Chart Wizard . Xuất hiện hộp hội thoại Chart Wizard - Step 1 of 4 -
Chart Types. Hộp hội thoại này cho phép chúng ta chọn kiểu đồ thị (Chart type) và một kiểu đồ thị con (Chart sub -type) của nó. Muốn xem trước mẫu đồ thị sẽ được tạo, hãy kích vào nút Press and hold to view sample.
Trong ví dụ này, chúng ta sẽ chọn kiểu Line và một kiểu biểu đồ con của nó như
hình vẽ sau:
3. Kích vào nút Next, xuất hiện tiếp hộp hội thoại Chart Wizard - Step 2 of 4 - Chart Source Data sau:
Trong hộp hội thoại này cho phép chọn lại vùng dữ liệu trong hộp Data range (nếu cần thiết). Nếu chọn Rows, chuỗi dữ liệu sẽđược so sánh theo hàng. Nếu chọn Columns, chuỗi dữ
liệu sẽđược so sánh theo cột.
Trong ví dụ của chúng ta, hãy giữ nguyên các thông số như hộp hội thoại.
4. Kích vào nút Next, xuất hiện tiếp hộp hội thoại Chart Wizard - Step 3 of 4 - Chart Options. Trong hộp hội thoại này cho phép chọn các tuỳ chọn khác nhau cho biểu đồ. Trong bài này, chúng ta chỉ quan tâm tới các thông số trong mục Titles.
- Chart title: cho phép gõ nhãn chung của biểu đồ.
-Categery (X) axis: cho phép gõ nhãn của trục x. - Value (Y) axis: cho phép gõ nhãn của trục y. Xem kết quảở hình mẫu bên phải của đồ thị.
Trong ví dụ của chúng ta, hãy gõ theo hướng dẫn trên hộp hội thoại (có thể gõ tiếng Việt có dấu trong hộp này, nhưng chúng ta sẽ không nhìn thấy dấu tiếng Việt trong hộp hội thoại. Tiếng Việt chỉ hiển thịđúng ở ngoài đồ thị sau khi chúng ta định dạng lại font tiếng Việt cho chúng).
5. Kích vào nút Next, xuất hiện tiếp hộp hội thoại Chart Wizard - Step 4 of 4 - Chart Location. Trong hộp hội thoại này cho phép chọn vị trí đặt biểu đồ.
- As new sheet: đặt biểu đồở sheet riêng với tên ngầm định do Excel đặt (Chart1, Chart2, ...) hoặc chúng ta tự gõ lại tên mới trong hộp này.
- As object in: đặt biểu đồ trong sheet hiện thời, hoặc một sheet khác do chúng ta chọn bằng cách kích chuột vào mũi tên bên phải hộp này và chọn tên sheet đích.
Trong ví dụ của chúng ta, giữ nguyên các thông số trong hộp hội thoại.
6. Kích nút Finish. Kết quả có dạng như sau:
Câu hỏi và bài tập
1. Nêu các phần tử cơ bản của một biểu đồ. 2. Thực tập lại ví dụđã nêu trong phần lí tuyết.
3. Lập bảng tổng kết số học sinh nữ và nam trong từng khổi 10, 11, 12. Tính tỉ lệ số học sinh nữ và nam của từng khối so với tổng số học sinh trong toàn trường. Vẽ biểu đồ biểu diễn sự
so sánh này.
4. Lập bảng tổng kết số học sinh giỏi và khá từng khổi 10, 11, 12. Tính tỉ lệ học sinh giỏi, khá của từng khối so với số học sinh giỏi, khá trong toàn trường. Vẽ biểu đồ biểu diễn sự so sánh này.
Bài 10: Định dạng trang và In ấn I. Định dạng trang
I.1. Định dạng trang
Công việc chuẩn bị in ấn bảng tính bao gồm các phần việc được thực hiện từ lệnh
File/Page Setup.
Trong hộp hội thoại Page Setup ta có thể thực hiện các công việc sau: Vào các thông số in bao gồm 4 loại thông số:
1. Page: Các thông số trang giấy in.
2. Margins: Các thông số lề trang in.
3. Header/Footer: Tiêu đề trang in (nếu cần thiết).
4. Sheet: Các thông số về dữ liệu cần in trên bảng tính.
Nút Print Preview dùng để kiểm tra trước khi in chính thức ra giấy in. Nút Print dùng để ra lệnh in.
Nút OK đóng cửa sổ Page Setup.
Các thông số in sẽđược mô tả cụ thể dưới đây.
I.1.1. Page
• Orientation: hướng in.
• Scaling: tỷ lệ in. Có hai lựa chọn sau:
o Adjust to: tỷ lệ in so với dạng chuẩn.