tên
Trong Microsoft Excel, có thể đặt tên cho một ô hoặc cho vùng ô để dễ dàng nhớ
và đọc khi tạo công thức hoặc khi cần truy nhập tới ô, vùng ô nào đó. Nếu ta có các nhãn hàng và cột trong một bảng tính, ta có thể sử dụng trực tiếp chúng trong công thức. Ví dụ
= A4 + B4. Ta cũng có thể tựđặt tên cho một ô hoặc một vùng ô. Cách đặt tên cho ô hoặc vùng được tuân theo các quy tắc sau:
- Kí tự đầu tiên của tên phải là một chữ cái hoặc dấu trừ chìm (_). Các kí tự còn lại có thể là chữ cái, chữ số, dấu chấm và các dấu trừ chìm. Ví dụ, các tên Dslop, Bangdiem.10A, Tuyen_sinh là hợp lệ.
- Các tên không được trùng với địa chỉ ô, ví dụ như Z$100 hoặc R1C1. - Không cho phép dùng dấu cách (spaces).
- Tên có độ dài tối đa 255 kí tự, có thể chứa chữ hoa và chữ thường. Microsoft Excel không phânbiệt chữ hoa và chữ thường trong tên. Ví dụ, nếu ta đã tạo tên DSCBLOP và sau đó tạo tên dscblop trong cùng một bảng tính thì tên thứ hai sẽ thay thế
tên thứ nhất.
III.1. Cách đặt tên cho một ô hoặc một vùng ô
1. Chọn một ô hoặc một vùng ô liên tục hoặc rời rạc. Ví dụ, chọn toàn bộ các ô chứa danh sách cán bộ lớp như ví dụđã nêu trên.
2. Kích vào hộp Name tại bên trái của thanh công thức.
3. Gõ tên cho ô hoặc vùng ô. Ví dụ, gõ DSCBLOP. 4. Nhấn ENTER.
III.2. Đặt tên cho các ô bằng cách sử dụng các nhãn hàng và cột có sẵn
1. Chọn vùng muốn đặt tên, chọn cả nhãn cột (hàng đầu của danh sách) và nhãn hàng (cột trái ngoài cùng của danh sách).
2. Thực hiện Insert / Name / Create. Xuất hiện hộp hội thoại.
3. Trong hộp Create names in, đánh dấu vị trí chứa các nhãn. Thông thường ta hay chọn Top row, Left column.
Các tên được tạo theo cách này chỉ ảnh hưởng tới các ô chứa giá trị chứ không
ảnh hưởng tới các nhãn hàng và nhãn cột.
III.3. Truy cập tới vùng đã đặt tên
Để truy cập tới vùng đã đặt tên, làm một trong hai cách sau:
- Kích vào mũi tên cạnh hộp tên (name box) ở bên trái thanh công thức và kích chọn tên cần truy cập.
- Nhấn phím F5, xuất hiên hộp hội thoại Goto, kích vào tên vùng cần truy cập và kích OK.
Ví dụ: Để truy cập tới vùng Dscblop, gõ F5, chọn tên vùng và kích OK. Toàn bộ
Câu hỏi và bài tập
1. Thế nào là vùng cơ sở dữ liệu trong Excel.
2. Mở file mới, tạo bảng danh sách cán bộ lớp theo mẫu trong phần lí thuyết. Ghi vào đĩa với tên QLHS.XLS.
3. Đổi tên sheet hiện thời thành DSCB. Thực hành theo ví dụ đã trình bày trong phần lí thuyết.
4. Kích hoạt một sheet mới, tạo một bảng mới có dạng như sau
Tuyển sinh
Sbd Họ và tên XếTN p loại Toán Văn Ngoại ngữ Tổng điểm Trúng tuyển ...
Làm tiếp các việc sau: (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
a. Nhập vào danh sách tối thiểu 10 thí sinh. Yêu cầu nhập các cột sau: Sbd (số
báo danh), Họ và tên, Xếp loại TN (xếp loại tốt nghiệp), Toán, Văn, Ngoại ngữ.
b. Cột Tổng điểm được tính theo công thức:
Tổng điểm = Toán + Văn + Ngoại ngữ + Ưu tiên
Biết rằng điểm ưu tiên = 1 nếu xếp loại tốt nghiệp là giỏi. Các loại khác không
được cộng điểm.
c. Cột Trúng tuyển được điền là Có nếu Tổng điểm lớn hơn hoặc bằng 21. Ngược lại, điền là Không.
d. Đổi tên sheet hiện thời là TUYENSINH và ghi kết quả vào đĩa. 5. Đặt tên cho danh sách vừa tạo là DSTS.
6. Truy cập tới vùng DSCBLOP. 7. Truy cập tới vùng DSTS.
Bài 8: Tìm kiếm và sắp xếp dữ liệu I. Tìm kiếm và thay thế
I.1. Tìm kiếm:
Nếu có nhiều dữ liệu trong bảng tính và muốn nhanh chóng tìm đến một ô dữ liệu nào đó, có thể sử dụng chức năng này.
- Chọn Edit\ Find (Ctrl+P).
- Nhập các ký tự muốn tìm trong khung Find what và lựa chọn cách tìm kiếm:
+ Match case : Tìm kiếm có phân biệt chữ thường và chữ in.
+ Find entire cells only : Chỉ tìm dữ liệu đứng riêng trong ô.
+ Search : Chọn cách tìm theo cột (By Columns) hoặc theo dòng (By Rows).
+ Look in : Chọn loại dữ liệu cần tìm.
- Click nút Find next để lần lượt tìm.
I.2. Thay thế:
Nếu muốn tìm một từ nào đó trong bảng tính để thay thế bằng một dữ liệu khác một cách nhanh chóng, có thể sử dụng chức năng này.
- Nhập các ký tự cần tìm trong khung Find what và những ký tự muốn thay ở
khung Replace with, các lựa chọn khác cũng giống nhưở phần tìm kiếm. - Click nút Find Next để lần lượt tìm kiếm. Khi tìm thấy click nút Replace để
thay thế, (Replace All tựđộng thay thế tất cả những vị trí tìm thấy).
II. Sắp xếp dữ liệu
Khi nhập dữ liệu, Microsoft Excel sử dụng trật tự sắp xếp xác định để xếp đặt các dữ liệu theo giá trị của chúng.
Khi ta sắp xếp một chuỗi kí tự, Microsoft Excel sắp xếp từ trái sang phải theo từng kí tự. Ví dụ như, nếu một ô chứa chuỗi kí tự "A100," ô này sẽ được sắp sau ô chứa chuỗi kí tự "A1" và trước ô chứa chuỗi kí tự "A11."
Khi sắp xếp giảm dần, Microsoft Excel sử dụng trật tự sau:
- Các sốđược sắp xếp từ giá trị âm nhỏ nhất tới giá trị dương lớn nhất.
- Chuỗi kí tựđược sắp xếp theo trật tự sau: 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 ' - (space) ! " # $ % & ( ) * , . / : ; ? @ [ \ ] ^ _ ` { | } ~ + < = > A B C D E F G H I J K L M N O P Q R S T U V W X Y Z . (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Trong các giá trị logic, FALSE được sắp xếp trước TRUE. - Tất cả các giá trị lỗi bằng nhau.
- Các ô trống luôn luôn được sắp xếp cuối cùng.
Ta có thể sắp xếp lại các hàng hoặc cột bằng chức năng Sort (sắp xếp) của Excel. Khi ta sắp xếp, Microsoft Excel sắp xếp lại các hàng, các cột hoặc các ô riêng biệt theo thứ tự sắp xếp do ta chỉđịnh: tăng dần (ascending) - từ 1 tới 9, từ A tới Z hoặc giảm dần (descending) - từ 9 tới 1, từ Z tới A.
II.1. Sắp xếp dữ liệu tăng hoặc giảm dần theo nội dung của một cột
1. Kích vào một ô trong cột chứa dữ liệu muốn sắp xếp.
2. Để sắp xếp theo thứ tự tăng dần, kích nút Sort Ascending .
Để sắp xếp theo thứ tự tăng dần, kích nút Sort Descending . Ví dụ, chúng ta có danh sách các cán bộ lớp như sau
Họđệm Tên Chức vụ Lớp
Nguyễn Hoàng Hà Lớp trưởng 10A Phạm Hoàng Hải Lớp trưởng 10B Vũ Hồng Thắng Lớp trưởng 10C Phạm Thanh Tùng Lớp trưởng 10D Vũ Thanh Thủy Lớp phó 10A Trần Hồng Hà Lớp phó 10A Vũ Văn Thanh Lớp phó 10B Phạm Tuấn Hùng Lớp phó 10B Vũ Hồng Thủy Lớp phó 10C Trần Thanh Hà Lớp phó 10C Hoàng Minh Thanh Lớp phó 10D
Đặng Mạnh Hùng Lớp phó 10D
Để sắp xếp danh sách theo thứ tự giá trị tăng dần của cột Lớp, kích chuột vào một ô bất kì trong cột này và kích vào nút Ascending trên thanh công cụ.
1. Kích một ô trong danh sách muốn sắp xếp.
2. Thực hiện Data / Sort, xuất hiện hộp hội thoại Sort.
3. Trong các hộp Sort by và Then by kích chọn tên các cột muốn sắp xếp.
4. Chọn các tuỳ chọn khác nếu cần thiết và kích OK. Trong My list has có hai tuỳ chọn:
Header row - trong vùng dữ liệu vừa chọn có dòng tiêu đề, No header row - trong vùng dữ liệu vừa chọn không có dòng tiêu đề. Thông thường, nên để trạng thái chọn ngầm định của máy.
Lặp lại các bước 2- 4 nếu cần thiết.
Ghi chú:
• - Nếu cột ta chỉđịnh trong hộp Sort by các giá trị trùng nhau, ta có thể sắp xếp các giá trị này bằng cách chỉđịnh cột khác trong hộp Then by đầu tiên. Nếu các giá trị
trong cột thứ hai được sắp xếp này trùng nhau, ta có thể chỉ định cột thứ ba trong hộp Then by thứ hai.
• - Nếu ta cần sắp xếp nhiều hơn ba cột, hãy sắp xếp những cột ít quan trọng nhất trước. Ví dụ như, nếu chúng ta muốn sắp xếp danh sách cán bộ theo các cột Lớp, Chức vụ, Họ đệm và Tên thì phải sắp xếp hai lần. Đầu tiên, chọn cột Tên trong hộp Sort by và kích nút OK. Lần thứ hai, kích Lớp trong hộp Sort by, kích Chức vụ trong hộp Then by thứ nhất, chọn Descending và kích Họ đệm trong hộp Then
by thứ hai và kích OK. Kết quả có dạng như sau:
Họđệm Tên Chức vụ Lớp
Nguyễn Hoàng Hà Lớp trưởng 10A Trần Hồng Hà Lớp phó 10A Vũ Thanh Thủy Lớp phó 10A Phạm Hoàng Hải Lớp trưởng 10B Phạm Tuấn Hùng Lớp phó 10B Vũ Văn Thanh Lớp phó 10B Vũ Hồng Thắng Lớp trưởng 10C Trần Thanh Hà Lớp phó 10C
Phạm Thanh Tùng Lớp trưởng 10D
Đặng Mạnh Hùng Lớp phó 10D Hoàng Minh Thanh Lớp phó 10D
II.3. Sắp xếp xếp dữ liệu theo nội dung của hàng
1. Kích một ô trên danh sách dữ liệu muốn sắp xếp. 2. Thực hiện Data / Sort.
3. Kích nút Options, xuất hiện hộp hội thoại Sort Options.
4. Dưới Orientation, kích Sort left to right, và sau đó kích OK. 5. Trong các hộp Sort by và Then by kích các hàng muốn sắp xếp. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
II.4. Sắp xếp theo tháng, ngày hoặc theo thứ tự do người dùng tạo
II.4.1. Tạo danh sách theo thứ tự do người dùng tạo (custom list)
Nếu muốn sắp xếp dữ liệu theo một thứ tự khác thứ tự ngầm định của máy, chúng ta phải tự tạo một danh sách theo thứ tự do mình đặt ra. Ví dụ như, nếu sắp xếp cột Xếp loại trong một bảng điểm tổng kết theo thứ tự tăng dần ngầm định của Excel, thì kết quả
sẽđươc sắp theo thứ tự sau: Gioi, Kem, Kha, TB. Tuy nhiên, để hợp lí hơn, chúng ta phải tự tạo danh sách theo thứ tự: Gioi, Kha, TB, Kem và sắp xếp bảng điểm theo thứ tự đó. Hãy làm như sau:
1. Nếu ta đã nhập vào bảng tính danh sách các phần tử theo thứ tự riêng của mình thì hãy chọn danh sách đó. Ví dụ, hãy gõ vào các ô A1:A4 các giá trị sau Gioi, Kha, TB,
Kem và chọn bốn ô này.
3. Để sử dụng danh sách đã chọn, kích nút Import.
Nếu chưa thực hiện bước 1, hãy gõ danh sách mới bằng cách kích New list trên hộp
Custom lists và sau đó gõ các phần tử của danh sách trong hộp List entries. Các phần tử cách nhau bởi dấu phảy hoặc dấu ENTER. Kích nút Add.
Ghi chú:
• Một danh sách tự tạo có thể chứa chuỗi kí tự hoặc chuỗi kí tự xen lẫn các con số. Nếu muốn tạo danh sách chỉ chứa các con số, đầu tiên chọn đủ số ô trống chứa các phần tử của danh sách. Thực hiện Format / Cells, và kích mục Number. Áp dụng kiểu định dạng Text cho các ô trống và sau đó gõ danh sách các số trong các ô vừa định dạng.
II.4.2. Sắp xếp theo tháng, ngày hoặc theo thứ tự của danh sách tự tạo
1. Chọn một ô trong vùng hoặc toàn bộ vùng dữ liệu muốn sắp xếp. 2. Thực hiện Data / Sort.
3. Kích Options.
4. Dưới First key sort order, kích danh sách tự tạo và kích OK. 5. Kích chọn bất kì lựa chọn khác nếu cần thiết.
• Trật tự sắp xếp theo thứ tự của danh sách tự tạo chỉ áp dụng cho cột được chỉđịnh trong hộp Sort by. Để sắp xếp nhiều cột theo thứ tự của danh sách tự tạo hãy sắp xếp từng cột riêng biệt. Ví dụ, để sắp xếp theo các cột A và B, theo thứ tự này,
đầu tiên sắp xếp theo cột B, và sau đó chỉ định thứ tự của danh sách tự tạo bằng cách sử dụng hộp hội thoại Sort Options. Tiếp theo, sắp xếp theo danh sách của cột A.
Câu hỏi và bài tập
1. Nêu các thao tác sắp xếp dữ liệu theo một cột, theo nhiều cột và theo thứ tự của danh sách tự tạo.
2. Mở file QLHS.XLS, kích hoạt sheet DSCB và thực hiện những thao tác đã trình bày trong phần lí thuyết.
3. Kích hoạt sheet TUYENSINH và làm các công việc sau:
• a. Sắp xếp lại theo thứ tự tăng dần của cột Trúng tuyển.
• b. Sao chép danh sách những người trúng tuyển sang vị trí mới và sắp xếp lại theo thứ tự giảm dần của Tổng điểm.
• c. Đặt tên vùng chứa kết quả trúng tuyển là Trungtuyen1.
• d. Chuyển về vùng DSTS.
• e. Chuyển sang xem kết quả tại vùng Trungtuyen1.
4. Ghi các thay đổi vào đĩa và đóng file.
5. Kích hoạt một sheet mới, tạo một bảng mới có dạng như sau
Báo cáo Tuyển sinh
Sbd Họ và tên Ngày sinh Nơi sinh Miền Tổng điểm Trúng tuyển (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
...
Làm tiếp các việc sau:
a. Nhập vào danh sách tối thiểu 10 thí sinh. Yêu cầu nhập các cột sau: Sbd (số
báo danh), Họ và tên, Ngày sinh, Nơi sinh, Miền (Bắc, Trung hoặc Nam) và Tổng điểm
b. Cột Trúng tuyểnđược điền theo yêu cầu sau:
- Có nếu thí sinh ở miền Bắc và miền Nam và Tổng điểm lớn hơn hoặc bằng 21
điểm hoặc nếu thí sinh ở miền Trung và có Tổng điểm lớn hơn hoặc bằng 20 điểm. - Không cho các trường hợp còn lại.
Gợi ý: dùng công thức sau
=IF (OR (AND (OR (Miền="Bắc", E2="Nam"), Tổng điểm>=21), AND (Miền="Trung", Tổng điểm>=20)), "Có", "Không")
c. Sắp xếp lại danh sách theo thứ tự các miền Bắc, Trung, Nam. Nếu giá trị các miền trùng nhau thì sắp xếp theo giá trị cột Trúng tuyển. Nếu cùng giá trị cột Trúng tuyển, hãy sắp xếp theo giá trị của cột Tổng điểm.
Bài 9: Tạo biểu đồ I. Các phần tử cơ bản của biểu đồ
Khi muốn so sánh các dữ liệu có mối quan hệ với nhau chúng ta nên dùng biểu diễn mối tương quan này qua các biểu đồ để có cái nhìn trực quan và sinh động hơn. Để
vẽ biểu đồ bắt buộc phải có danh sách dữ liệu trên bảng tính. Sau đây là một số phần tử cơ bản của biểu đồ:
- Chuỗi dữ liệu (data series): là các hàng hoặc các cột chứa các dữ liệu cần so sánh với nhau.
- Kiểu đồ thị (chart type): các hình thức biểu diễn đồ thị khác nhau theo dạng cột (Column), đường (line) hoặc diện tích (area), ...
- Nhãn chung của biểu đồ (Chart Labels): là tên chung của cả biểu đồ. - Nhãn trục (axis labels): các nhãn trên trục biểu đồ.
- Chú giải (Legend): dùng để phân biệt giữa các chuỗi dữ liệu khác nhau. Ngoài ra còn một số phần tử khác nữa sẽđược trình bày tiếp trong các phần sau.
II. Tạo biểu đồ ngầm định theo một bước
Kiểu biểu đồ ngầm định của Microsoft Microsoft Excel là biểu đồ cột. Có hai cách tạo biểu đồ ngầm định.
Cách 1:
Chọn dữ liệu muốn biểu diễn thành đồ thị.
Nhấn F11. Dữ liệu sẽ được biểu diễn dưới dạng biểu đồ cột và nằm trong một sheet riêng biệt có tên ngầm định là Chart n (n=1, 2, 3, ...).
Ví dụ:
Giả sử ta có danh sách dữ liệu biểu diễn tỉ lệ học sinh giỏi, khá, trung bình, kém như sau:
Lớp Xếp loại
Giỏi 30% 20% 24% 19% Khá 50% 55% 60% 58% TB 20% 25% 14% 21% Kém 0% 0% 2% 2% Để so sánh tỉ lệ xếp loại hoặc sinh giữa các lớp, chúng ta chọn vùng dữ liệu trên và nhấn phím F11. Kết quả có dạng như sau: Cách 2: • Chọn dữ liệu muốn biểu diễn thành đồ thị.
• Kích nút Default Chart . Đồ thị tạo ra được nhúng vào bảng tính chứa dữ liệu.
Trong trường hợp không nhìn thấy nút này, hãy làm như sau: 1. Thực hiện Tools /
Customize. Xuất hiện hộp hội thoại, kích chuột vào mục
Commands. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
2. Trong hộp Categories