- Về hiệu quả ứng dụng CNTT trong QLGD
b. Xõy dựng cỏc hệ thống thụng tin QLGD
+ Hệ thống thụng tin về quản lý văn bản, hồ sơ cụng việc
Đõy là hệ thụng tin cú tớnh nền tảng của một hệ thống thụng tin tin học hoỏ phục vụ quản lý hành chớnh Nhà nước. Cụng việc quản lý và sử dụng văn bản là hoạt động bao trựm mọi đơn vị giỏo dục cũng như mọi cỏn bộ từ lónh đạo đến cỏc chuyờn viờn. Do vậy việc tin học hoỏ cụng tỏc quản lý văn bản cú ý nghĩa rất quan trọng. Khai thỏc thành cụng hệ thống này sẽ giỳp cải thiện
tớnh hiệu quả luõn chuyển thụng tin trong nội bộ cỏc đơn vị và giữa cỏc đơn vị với nhau, rỳt ngắn thời gian tra cứu tỡm kiếm văn bản, từ đú nõng cao được chất lượng xử lý thụng tin, giỏn tiếp cải thiện chất lượng thực hiện cỏc dịch vụ hành chớnh cụng cú liờn quan.
Hiện tại việc ứng dụng cỏc phần mềm tin học trong cụng tỏc quản lý văn bản, hồ sơ cụng việc trong nội bộ PGD cũn ớt và khụng thống nhất. Do đú cần cú những định hướng thớch hợp để xõy dựng thành cụng hệ thống thụng tin quản lý văn bản, hồ sơ cụng việc trong toàn cơ quan, tạo ra sự luõn chuyển thụng tin hiệu quả từ PGD tới cỏc đơn vị giỏo dục phục vụ đắc lực cho cụng tỏc chỉ đạo điều hành của lónh đạo.
+ Hệ thống thụng tin về thu thập và tổng hợp bỏo cỏo
Việc tổng hợp bỏo cỏo lờn cỏc PGD về cỏc hoạt động của nhà trường diễn ra trờn địa bàn huyện Vĩnh Bảo, là một nhiệm vụ cú tầm quan trọng hàng đầu. Hiện tại, việc thực hiện nhiệm vụ này gặp nhiều khú khăn: chưa chuẩn hoỏ được nội dung và hỡnh thức của cỏc bỏo cỏo; chất lượng của bỏo cỏo cũn chưa cao (tớnh định lượng yếu, cũn quỏ nhiều cõu đỏnh giỏ chung chung); việc thu thập, tập hợp số liệu khụng chớnh xỏc, khụng nhất quỏn, mất nhiều thời gian kiểm chứng, đối chiếu, phõn tớch và tổng hợp thành bỏo cỏo chớnh thức.
Tin học hoỏ quy trỡnh thu thập và tổng hợp bỏo cỏo mang lại cỏc lợi ớch sau đõy:
* Chuẩn hoỏ được cỏc mẫu bỏo cỏo.
* Rỳt ngắn quỏ trỡnh thu thập và lập bỏo cỏo. Cung cấp cỏc bỏo cỏo chớnh xỏc và kịp thời theo nhiều tiờu thức, nhiều chỉ tiờu.
* Tăng chất lượng của cỏc bỏo cỏo; hỗ trợ đắc lực cho cụng tỏc chỉ đạo điều hành của cỏc cấp lónh đạo.
+ Hệ thống thụng tin về quản lý cỏn bộ, cụng chức, giỏo viờn
Mục tiờu tin học hoỏ hệ thống thụng tin quản lý cỏn bộ, cụng chức, giỏo viờn là hỡnh thành một cơ sở dữ liệu tập trung lưu trữ đầy đủ cỏc thụng tin về
quỏ trỡnh học tập, cụng tỏc của cỏn bộ, cụng chức, giỏo viờn trong toàn huyện, nhằm hỗ trợ hiệu quả cho cụng tỏc quản lý nhõn sự, đồng thời cung cấp số liệu cho CSDL của PGD về cỏn bộ, cụng chức, giỏo viờn. Trờn cơ sở ứng dụng khoa học cụng nghệ thụng tin tiờn tiến để cung cấp bất kỳ thụng tin nào về một giỏo viờn một cỏch nhanh nhất với độ tin cậy cao cho cơ quan quản lý Nhà nước.
Cỏc lợi ớch đạt được:
* Thuận tiện trong cụng tỏc quản lý quỹ lương của cỏc đơn vị;
* Thuận tiện trong cụng tỏc theo dừi, thực hiện cỏc chế độ, chớnh sỏch đối với cỏn bộ, cụng chức, giỏo viờn;
* Hỗ trợ đắc lực cho việc đỏnh giỏ chất lượng cụng chức, giỏo viờn; * Rỳt ngắn thời gian tra cứu, tỡm kiếm thụng tin về cỏn bộ, cụng chức, giỏo viờn;
* Theo dừi được tỡnh hỡnh biến động cỏn bộ, cụng chức, giỏo viờn.
Cỏc nhà quản lý phải nắm vững nguồn giỏo viờn hiện cú (cả về số lượng, chất lượng và chuyờn mụn). Phải cú đủ thụng tin để trả lời ngay lập tức cõu hỏi về số lượng, chuyờn mụn được đào tạo... phục vụ cho việc lập kế hoạch đào tạo bồi dưỡng, phõn cụng coi chấm thi, làm thời khoỏ biểu...
Hiện nay, hệ thống quản lý cỏn bộ, cụng chức, giỏo viờn được thực hiện theo phần mềm của Vụ TCCB Bộ GD-ĐT. Hệ thống cơ sở dữ liệu cỏn bộ, cụng chức, giỏo viờn này sẽ được khai thỏc trong nhiều cụng việc khỏc nhau của cỏc bộ phận.
+ Hệ thống thụng tin về quản lý học sinh
Hệ thống cơ sở dữ liệu học sinh tiểu học và THCS là một hệ thống thụng tin dựa trờn mạng mỏy tớnh và CSDL chứa cỏc thụng tin cơ bản của mỗi cỏ nhõn học sinh (với số định danh cỏ nhõn được cấp duy nhất và vĩnh viễn) nhằm đỏp ứng cỏc nhu cầu xử lý, khai thỏc thụng tin về học sinh của cỏc đơn vị giỏo
dục, của PGD, cỏc cơ quan Nhà nước. Hàng năm, việc tiếp nhận cỏc văn bản đề nghị cấp lại văn bằng, xỏc minh về học sinh đang học tại trường cỏc CSGD khỏc những thụng tin về HS đú cú tốt nghiệp hay khụng. Việc tra cứu tỡm kiếm thủ cụng sau một tuần mới trả lời được dẫn đến việc mất cụng đi lại, thời gian chờ đợi. Nếu tớch hợp được hệ thống cơ sở dữ liệu học sinh chuẩn xỏc, cú thể trả lời ngay thụng tin về học sinh cần xỏc minh.
Mục tiờu xõy dựng hệ cơ sở dữ liệu học sinh tiểu học, THCS toàn huyện, nhằm hỡnh thành nờn một kho dữ liệu lưu trữ đầy đủ cỏc thụng tin cơ bản về mọi học sinh trờn địa bàn huyện từ khi vào trường cho đến khi tốt nghiệp, phản ỏnh kịp thời quỏ trỡnh rốn luyện & học tập, cung cấp dữ liệu đầu vào rất quan trọng cho yờu cầu nghiờn cứu, chỉ đạo, hoạch định chớnh sỏch, kế hoạch cho cỏc phũng ban chuyờn mụn. Cỏc lợi ớch chớnh cú thể đạt được từ việc xõy dựng CSDL học sinh như sau:
Với cụng tỏc quản lý quỏ trỡnh rốn luyện & học tập của học sinh trong trường: Cung cấp kịp thời về kết quả rốn luyện của học sinh, từ đú cỏc nhà quản lý, cỏc giỏo viờn cú thể những biện phỏp thớch hợp để nõng cao chất lượng dạy và học. Đồng thời cha mẹ học sinh cú thể chủ động nắm được tỡnh hỡnh rốn luyện & học tập của con mỡnh và cú biện phỏp phối hợp tớch cực ...
Với cụng tỏc quản lý thi: Cung cấp danh sỏch học sinh giỏi, danh sỏch dự thi nghề, khảo sỏt chất lượng hàng kỳ, xột tốt nghiệp, thi vào THPT... . Quản lý kết quả cỏc kỡ thi giỳp cho việc bỏo cỏo chi tiết, bỏo cỏo tổng hợp nhanh chúng chớnh xỏc, cấp giấy chứng nhận, chứng chỉ, bản sao văn bằng ở cấp PGD.
Với cụng tỏc kế hoạch tài vụ-cơ sở vật chất:
Khai thỏc số lượng học sinh ở từng trường phục vụ lập kế hoạch năm học, phõn bổ tài chớnh, đầu tư cơ sở vật chất, việc thu học phớ...
Mục tiờu Tin học hoỏ hệ thống quản lý tài chớnh, cơ sở vật chất là hỡnh thành một cơ sở dữ liệu tập trung lưu trữ đầy đủ cỏc thụng tin về thu, chi, về cơ sở vật chất hiện cú của nhà trường (từ diện tớch đất, số phũng học, trang thiết bị dạy và học, thư viện...). Trờn cơ sở ứng dụng CNTT cú thể cung cấp bất kỳ thụng tin nào về tài chớnh, cơ sở vật chất của một đơn vị giỏo dục một cỏch nhanh nhất.
Cỏc lợi ớch đạt được :
* Thuận tiện trong cụng tỏc quản lý tài chớnh, cơ sở vật chất của cỏc đơn vị. Giảm thiểu thời gian thống kờ, tỡm kiếm số liệu, tăng hiệu quả quản lý.
* Hỗ trợ đắc lực việc tớnh toỏn, in bảng lương hàng thỏng, cấp giấy thụi trả lương. Hỗ trợ đắc lực cho cỏc hoạt động liờn quan đến quản lý thu, chi, đầu tư cơ sở vật chất.
+ Hệ thống thư tớn điện tử
Thiết lập và triển khai, vận hành hệ thống thư tớn điện tử nội bộ là một trong những mục tiờu quan trọng trong việc ứng dụng CNTT trong quản lý của PGD Vĩnh Bảo. Đối với mọi tổ chức sử dụng thụng tin, thư điện tử luụn là một cụng cụ và phương tiện trao đổi thụng tin hữu hiệu trong mụi trường cộng tỏc chia sẻ thụng tin. Thụng tin trao đổi qua thư điện tử cú thể là cỏc thụng tin cỏ nhõn, cụng việc, dữ liệu, truyền số liệu, bản tin, văn bản, kế hoạch, cụng văn, giấy mời, thụng bỏo... Mục tiờu chớnh của hệ thống thư tớn điện tử nội bộ là tạo cho một số lượng lớn người sử dụng thụng tin trong ngành (đặc biệt là cỏc cỏn bộ quản lý, cỏc giỏo viờn) thúi quen làm việc với mạng mỏy tớnh và khai thỏc thụng tin, tăng cường nhu cầu sử dụng thụng tin và khả năng chia sẻ thụng tin. Mặt khỏc sử dụng tốt hệ thống thư tớn điện tử thụng tin trao đổi vừa nhanh, vừa tiết kiệm kinh phớ so với gửi văn bản bằng tem thư phong bỡ. Hệ thống thư tớn điện tử sẽ được sử dụng tại tất cả cỏc đơn vị giỏo dục.
Mục tiờu xõy dựng hệ CSDL danh hiệu thi đua khen thưởng nhằm hỡnh thành nờn một kho dữ liệu lưu trữ đầy đủ cỏc thụng tin về cỏc loại hỡnh danh hiệu thi đua khen thưởng của mọi cỏ nhõn, tập thể đơn vị giỏo dục trờn địa bàn Huyện.
Cỏc lợi ớch đạt được:
* Lưu trữ đầy đủ, chớnh xỏc toàn bộ thụng tin về cỏc danh hiệu thi đua khen thưởng của Nhà nước, Chớnh phủ, UBND Thành phố, của huyện trao tặng cho cỏc cỏ nhõn, tập thể đơn vị giỏo dục thuộc PGD quản lý.
* Cung cấp thụng tin kịp thời, chớnh xỏc cho cỏc cấp lónh đạo (và cỏc
đối tượng quan tõm) về cỏc danh hiệu thi đua, khen thưởng một cỏ nhõn, tập
thể đơn vị giỏo dục đó được trao tặng.
* Phục vụ cho cụng tỏc đỏnh giỏ, xột duyệt cỏc danh hiệu thi đua, khen thưởng hàng năm.
* Phỏt động cỏc phong trào thi đua, khen thưởng một cỏch sõu rộng hơn thụng qua việc phổ biến cụng khai cỏc danh hiệu thi đua, khen thưởng trờn trang thụng tin điện tử của PGD để tuyờn dương, khớch lệ cỏc cỏ nhõn, tập thể.