3. THỰC TRẠNG CễNG TÁC ĐẤU THẦU TẠI CễNG TY: 1 Lý thuyết về đấu thầu:
3.2.1 Quy trỡnh tham gia đấu thầu
Trong cơ cấu quản lý của cụng ty, phũng kế hoạch dự thầu chịu trỏch nhiệm về toàn bộ hoạt động đấu thầu của cụng ty. Trưởng phũng kế hoạch dự thầu cú trỏch nhiệm bố trớ nhõn sự, lập cỏc tổ nhúm để thực hiện cụng việc ngay từ khi tiếp nhận thụng tin dự thầu cho đến khi trỳng thầu và ký kết hợp đồng thực hiện cụng trỡnh với đối tỏc. Với 3 bộ phận chớnh là: Nhúm cỏc vấn đề thủ tục phỏp nhõn; nhúm xõy dựng cỏc biện phỏp thi cụng của cụng trỡnh và Nhúm xõy dựng dự toỏn cụng trỡnh.
Cụng ty CP đầu tư và xõy lắp 5 cú đặc điểm là một doanh nghiệp chuyờn tiến hành xõy dựng và cải tạo cụng trỡnh dõn dụng, cụng nghiệp và thủy lợi, do đú cụng ty thường xuyờn tham gia cỏc hoạt động đấu thầu. Cụng việc chuẩn bị hồ sơ dự thầu đũi hỏi chất lượng cao vỡ đõy là tài liệu quan trọng để đảm bảo khả năng thắng thầu của cụng ty. Cơ sở của việc xõy dựng cỏc hồ sơ dự thầu vẫn là việc luụn tuõn theo cỏc quy định của phỏp luật về đấu thầu, sự hướng dẫn của cỏc chủ đầu tư và những kinh nghiệm của cụng ty trong từng gúi thầu.
Một quy trỡnh đấu thầu của cụng ty thường gồm cỏc bước như sau:
Bước 1: Thu thập thụng tin
Thụng tin về cỏc dự ỏn tiến hành đấu thầu được cụng ty tiếp nhận thụng qua nhiều hỡnh thức như: bỏo đấu thầu, cỏc phương tiện truyền thụng, cỏc mối quan hệ hợp tỏc trong kinh doanh …Và với uy tớn lõu năm trong nghề, cụng ty luụn cú được những thụng tin chớnh xỏc về những dự ỏn quan trọng và cú giỏ trị kinh tế xó hội lớn. Nhiều dự ỏn đấu thầu được thực hiện theo hợp đồng trực tiếp khi bờn mời thầu trực tiếp gửi thư mời cho cụng ty để thực hiện những gúi thầu tương tự gúi thầu mà cụng ty thực hiện trước đú chưa lõu, VD như: Dự ỏn xõy lắp 3 cụng trỡnh thuỷ lợi và cụng trỡnh cấp nước sinh hoạt tại xó Quảng lõm tỉnh Cao Bằng; Dự ỏn xõy dựng cụng trỡnh thuỷ lợi Mương Luụng tỉnh Cao Bằng do BQLDA phỏt triển nụng thụn tỉnh Cao Bằng ký kết cựng cụng ty. Cũng do điều kiện và khả năng luụn đỏp ứng được cỏc yờu cầu mà chủ đầu tư đặt ra mà cụng ty luụn được đặt trong danh sỏch của cỏc nhà thầu tham gia cạnh tranh hạn chế. Việc thu thập thụng tin dự thầu thuận lợi là một điều kiện rất quan trọng để cụng ty tiến hành phõn tớch thụng tin và tham gia dự thầu theo
đỳng yờu cầu của chủ đầu tư.
Bước 2: Mua Hồ sơ dự thầu và phõn tớch thụng tin
Kế hoạch đấu thầu mà chủ đầu tư đưa ra luụn được nhúm cụng tỏc tại phũng Kế hoạch dự thầu của cụng ty xem xột và phõn tớch cụ thể trờn cơ sở xem xột năng lực của cụng ty và cú kế hoạch tham gia đấu thầu một cỏch cú hiệu quả. Phũng KHDT cử cỏn bộ đến đơn vị mời thầu mua hồ sơ dự thầu ngay sau khi cú thụng bỏo. Đõy được coi là tài liệu quan trọng để cỏc cỏn bộ trong phũng nghiờn cứu, phõn tớch và xõy dựng hồ sơ dự thầu. Cỏc nội dung sau đõy được cụng ty đặc biệt chỳ trọng trong phõn tớch hồ sơ mời thầu:
Nhận diện gúi thầu: Việc nhận diện gúi thầu giỳp cụng ty xỏc định được năng lực tham gia của phớa cụng ty trong cụng tỏc đấu thầu. Cỏc gúi thầu được chỳ trọng nghiờn cứu là: Gúi thầu tư vấn, gúi thầu xõy lắp và gúi thầu mua sắm hàng hoỏ.
Xỏc định năng lực của đơn vị khi tham gia đấu thầu: Đõy là việc làm rất quan trọng và cần thiết cho việc xõy dựng hồ sơ dự thầu. Một cỏn bộ trong phũng sẽ trực tiếp xem xột và lập cỏc hồ sơ chứng minh năng lực phỏp nhõn của đơn vị khi tham gia dự thầu. Ngoài những yờu cầu của phỏp luật, của đơn vị khi tham gia đấu thầu như số vốn, thời gian hoạt động, kinh nghiệm trong lĩnh vực chuyờn mụn. Cỏn bộ phụ trỏch phần cụng việc này sẽ cú trỏch nhiệm nghiờn cứu kỹ những đặc điểm đặc thự của chủ đầu tư và tớnh chất của cụng trỡnh, từ đú đưa ra cỏc thụng tin cần thiết của cụng ty, trong nhiều hồ sơ dự thầu thành tớch cụng tỏc, cỏc danh hiệu khen thưởng cấp bộ và ngành trao tặng cụng ty chớnh là điều kiện quan trọng giỳp cụng ty chiếm được cảm tỡnh và niềm tin từ phớa chủ đầu tư.
Xỏc định nhõn sự tham gia: Trưởng phũng KHDT sẽ cú trỏch nhiệm cử cỏn bộ đảm nhận việc xõy dựng và thực hiện dự ỏn tham gia đấu thầu, thường là một nhúm 3 - 5 nhõn viờn cú trỡnh độ đại học và kỹ sư với kinh nghiệm làm việc lõu năm, đỏp ứng cỏc yờu cầu của chủ đầu tư và đó từng đảm nhận cỏc dự ỏn tương tự mà cụng ty đó thực hiện.
Trờn cơ sở yờu cầu của nhà thầu, cỏn bộ trong phũng sẽ cú trỏch nhiệm phõn tớch và xõy dựng biện phỏp thi cụng cho cụng trỡnh đấu thầu. Đối chiếu với năng lực hiện tại của cụng ty, số mỏy múc thiết bị đơn vị hiện cú, số lượng nhõn lực đỏp ứng đủ yờu cầu thi cụng của cụng trỡnh, những cỏn bộ phụ trỏch sẽ đưa ra nhận định về
tớnh khả thi và khả năng thành cụng trong việc xõy dựng hồ sơ thầu đối với dự ỏn. Một bộ phận phõn tớch dự toỏn sẽ cú nhiệm vụ búc tỏch cỏc số liệu mà bờn chủ thầu đưa ra dựa trờn bảng tiờn lượng dự thầu. Trờn cơ sở đú tớnh ra được chi phớ hợp lý cho cụng trỡnh, đồng thời làm cơ sở để đưa ra giỏ thầu của dự ỏn. Việc phõn tớch này đũi hỏi nhiều thời gian và cỏn bộ cú năng lực tiến hành vỡ điều đú ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng cụng trỡnh và khả năng trỳng thầu của đơn vị. Hiện nay trong cụng ty cú 3 nhõn viờn chuyờn thực hiện cỏc dự toỏn cho cụng trỡnh, với kinh nghiệm làm việc trờn 10 năm trong lĩnh vực này.
Cỏc yờu cầu về thời gian thực hiện, hạn nộp hồ sơ cũng luụn được đưa ra xem xột một cỏch cẩn trọng trong quỏ trỡnh phõn tớch hồ sơ mời thầu.
Một trong những yờu cầu khụng thể thiếu của việc phõn tớch mà cụng ty tiến hành là nghiờn cứu đỏnh giỏ đối thủ cạnh tranh trong hoạt động đấu thầu. Trong một dự ỏn được đấu thầu, cú rất nhiều đơn vị sẽ tham gia. Tuy khụng biết rừ được đơn vị nào sẽ trỳng thầu, nhưng bằng kinh nghiệm làm việc của mỡnh, cỏc cỏn bộ trong phũng sẽ đỏnh giỏ được khả năng tham gia của cỏc đơn vị cạnh tranh, sơ bộ đỏnh giỏ được năng lực của đơn vị bạn. Nhận thức rừ điểm mạnh điểm yếu của cụng ty mỡnh so với cỏc đơn vị khỏc khi tham gia đấu thầu.
Bước 3: Lập hồ sơ dự thầu
Sau khi đó tiến hành phõn tớch từng nội dung, yờu cầu trong hồ sơ mời thầu, nhúm cỏn bộ được phụ trỏch dự ỏn đấu thầu sẽ xõy dựng hồ sơ dự thầu dưới sự chỉ đạo của trưởng phũng KHĐT. Hồ sơ dự thầu thường được xõy dựng trờn cơ sở tổng hợp cụng việc của 3 bộ phận đó được phõn cụng thực hiện. Thụng thường, một hồ sơ dự thầu mà cụng ty tham gia đấu thầu gồm cỏc nội dung sau:
• Giấy uỷ quyền
• Thư giảm giỏ
• Đơn dự thầu
• Đảm bảo dự thầu
• Thụng tin về nhà thầu
• Bỏo cỏo năng lực tài chớnh
• Bảng thống kờ cỏc cụng trỡnh đó và đang thực hiện
• Bảng kờ mỏy múc thiết bị thi cụng và những vật tư chớnh sẽ được huy động để thi cụng cụng trỡnh
• Bảng kờ dụng cụ, thiết bị thớ nghiệm kiểm tra
• Bố trớ nhõn sự thi cụng cụng trỡnh
• Bảng đơn giỏ chi tiết
• Bảng tổng hợp giỏ dự thầu
• Sơ đồ tổ chức hiện trường
Nội dung lập hồ sơ dự thầu này sẽ cũn được đề cập trong vớ dụ cụ thể ở phần sau để làm minh chứng cho hoạt động đấu thầu của cụng ty cũng như lấy đú là cơ sở để phõn tớch những hạn chế mà cụng ty gặp phải trong cụng tỏc đấu thầu.
Bước 4: Trỡnh duyệt và nộp HSDT
Sau khi cỏc bộ phận liờn quan hoàn thành phần việc, HSDT sẽ được trỡnh duyệt lờn giỏm đốc. Sau khi được duyệt HSDT sẽ được nộp cho chủ đầu tư đỳng hạn. Cụng ty sẽ cử cỏn bộ tham gia buổi mở thầu, và hoàn tất cỏc thủ tục cần thiết khỏc.
Bước 5: Ký kết hợp đồng
Sau khi trỳng thầu, cụng ty sẽ tiến hành thỏa thuận về ngày giờ, địa điểm và cỏc nội dung tiến hành kớ kết trong hợp đồng. Việc ký kết vừa nhằm xỏc định mối quan hệ giữa cụng ty với chủ đầu tư, đồng thời cụng ty bắt tay vào việc chuẩn bị cho xõy dựng cụng trỡnh cả về vật chất và con người.
Bước 6: Hậu đấu thầu
Trong giai đoạn này, cụng ty hoàn toàn tập trung vào việc xõy dựng và hoàn thiện cỏc cụng trỡnh theo đỳng thiết kế và cỏc thỏa thuận đó cú giữa cỏc bờn. Mọi thay đổi về kết cấu và thiết kế của cụng trỡnh đều được thỏa thuận và cú sự chấp nhận của bờn chủ đầu tư. Ngay sau khi cụng trỡnh được hoàn thiện, cụng ty tiến hành nghiệm thu cụng trỡnh với bờn đối tỏc và thanh toỏn cỏc khoản chi phớ cũn lại giữa hai bờn.
Sơ đồ 2: Quy trỡnh đấu thầu của cụng ty