M ột số chỉ tiêu trong bảng cân đối phát sinh tài khoản năm
GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG
3.2.1 Áp dụng mô hình quản lý ngân quỹ thích hợp
Việc lựa chọn kỳ quản lý phù hợp đóng vai trò hết sức quan trọng, phải phù hợp với đặc điểm thu chi của mỗi doanh nghiệp. Với đặc điểm sản phẩm của ngành bưu điện, các nguồn chi chủ yếu là chi trả lương công nhân viên, chi phí bán hàng, trong khi chi mua nguyên vật liệu không đáng kể. Các nghiệp vụ bưu điện phát sinh hàng ngày, tác động đến dòng tiền vào và ra của Bưu điện trung tâm 1. Do vậy, kỳ quản lý ngân quỹ phù hợp với Bưu điện trung tâm 1 là theo tháng.
Dự báo thu nhập và chi phí
Để có thể dự báo được thu nhập và chi phí trong tháng tới, trung tâm cần xác định được nhu cầu của thị trường về sản phẩm của doanh nghiệp trong tháng sau là bao nhiêu, kế hoạch sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp trong tháng sau như thế nào, từ đó doanh nghiệp có thể dự đoán lượng tiêu thụ trong từng tháng.
Trung tâm phải phân tích môi trường kinh doanh một cách có hệ thống, phân tích sự biến động của giá cả thị trường, khối lượng sản phẩm dịch vụ trong tháng tới để dự tính được các chi phí mà trung tâm sẽ phải bỏ ra. Hàng tháng, Bưu điện trung tâm 1 phải trả nhiều cho các loại chi phí và các khoản chi khác. Việc dự báo trước giúp cho công ty chủ động hơn và chuẩn bị kế hoạch chi trả. Vì vậy, công tác kế toán thống kê có vai trò rất quan trọng, qua
đó giúp cho nhà quản lý có thể biết được có được bao nhiêu loại chi, bao gồm những loại chi nào như chi mua nguyên vật liệu, chi trả lương cho cán bộ công nhân viên...Người quản lý doanh nghiệp sẽ biết được lịch trình và chu kỳ của từng loại chi, từ đó sẽ giúp cho nhà quản lý dự báo chu kỳ phát sinh các khoản thanh toán trong tháng tới.
Tương tự như phân tích các khoản chi ngân quỹ, ta sẽ lập dự báo các khoản thu ngân quỹ trên cơ sở xác định nguồn thu chủ yếu của Bưu điện trung tâm 1. Nguồn thu chủ yếu của Bưu điện trung tâm là thu từ kinh doanh dịch vụ bưu chính, viễn thông, phát hành báo chí. Đây là nguồn thu khá lớn và tương đối ổn định. Việc dự báo thu nhập của đơn vị mình chủ yếu là dựa vào việc dự đoán nhu cầu của khách hàng, tiếp đó là việc cân đối tiềm năng sẵn có và khả năng phát triển của trung tâm. Để làm tốt công tác dự báo, trung tâm cần phân tích tốc độ phát triển của từng loại dịch vụ trong thời gian tới, đánh giá khả năng mạng lưới hiện có và xu hướng phát triển trong tương lai.
Dự tính nhu cầu tiền
Sau khi đã dự báo được các thu nhập và chi phí trong kỳ sau, dựa trên các dự báo đó, nhà quản lý cần dự tính nhu cầu tiền của doanh nghiệp. Việc dự tính nhu cầu tiền giúp cho Bưu điện trung tâm 1 nắm được nhu cầu tiền trong tương lai và cho biết khả năng thu được tiền để đáp ứng nhu cầu chi tiêu trong tháng tới.
Nguồn tiền của doanh nghiệp là những khoản doanh nghiệp thực thu được trong kỳ và mức tồn quỹ của kỳ trước. Việc sử dụng nguồn tiền chính là việc chi trả trong kỳ. Như đã đề cập ở chương hai, Bưu điện trung tâm 1 chưa tiến hành đánh giá và phân tích diễn biến nguồn tiền và sử dụng nguồn tiền. Vì vậy, nhiệm vụ của các nhà quản lý tài chính trong doanh nghiệp là phải dự đoán được nguồn tiền và việc sử dụng nguồn tiền.
Việc dự báo được chi ngân quỹ sẽ giúp Bưu điện trung tâm 1 chủ động trong việc lập kế hoạch quản lý ngân quỹ. Các khoản chi chủ yếu của trung tâm: Các khoản phải trả nội bộ (trả cho các đơn vị trực thuộc Bưu điện Hà Nội cùng kinh doanh dịch vụ bưu chính viễn thông), chi trả ngân vụ và tiết kiệm bưu điện, chi trả lương công nhân viên, chi dịch vụ mua ngoài, chi mua nguyên vật liêu..Vì vậy, nhà quản lý cần phải thống kê đầy đủ và chi tiết các loại chi trong tháng. Với đặc thù của ngành bưu điện, dự trữ nguyên vật liệu chủ yếu phục vụ cho khai thác các nghiệp vụ bưu chính viễn thông, không phải nguyên vật liệu chính tạo ra thực thể sản phẩm nên đối với Bưu điện trung tâm 1 chi mua nguyên vật liệu không được vượt quá định mức tiêu hao đã được tính trước, đây chính là căn cứ để nhà quản lý dự trù khối lượng cho khoản chi này. Khoản chi cho hoa hồng đại lý của Bưu điện trung tâm 1 (bao gồm đại lý tem, đại lý điện thoại công cộng, đại lý thẻ..) chiếm tỷ lệ đáng kể trong tổng khoản chi của công ty trong tháng. Hàng tháng, Bưu điện trung tâm 1 sẽ phải trích khoảng xấp xỉ 7% doanh thu thực hiện của các đại lý này. Khi dự báo được số lượng chi, nhà quản lý còn phải độ dài chu kỳ trả tiền trung bình và cách thức chi trả các khoản chi phát sinh. Các khoản nào trung tâm phải chi trả ngay, khoản nào được trả chậm, chi phí cho việc trả chậm là bao nhiêu, thời gian trả chậm có thể là bao lâu..Từ đó nhà quản lý sẽ xác định chu kỳ chi trả và số lượng chi trả trong tháng.
*Dự báo tiền thu vào ngân quỹ
Cũng như xác định nhu cầu chi tiền, nhà quản lý cần phải nắm rõ các khoản thu và tỷ lệ từng loại thu, đâu là nguồn thu chủ yếu của trung tâm. Các khoản thu của Bưu điện trung tâm 1 phát sinh hàng ngày, hàng giờ. Nguồn thu chủ yếu của công ty là thu từ các dịch vụ như tiền bán tem, tiền bán phong bì, thư chuyển tiền, điện chuyển tiền..; thu từ các đại lý bưu điện; thu từ phát hành báo chí dài hạn, thu từ dịch vụ tiết kiệm bưu điện. Song quan trọng hơn trung tâm phải dựbáo được con số thực thu trong tháng của
đơn vị mình. Để dự báo được số tiền thực tế trong tháng đòi hỏi Bưu điện trung tâm phải dựa vào các khoản phải thu có khả năng thu được và mối quan hệ với khách hàng của mình- vốn là khách hàng có quan hệ lâu dài với công ty. Dựa vào số liệu thực thu trong các tháng trước từ đó dự báo bao nhiêu phần trăm các khoản phải thu sẽ thu được bằng tiền và bao nhiêu phần trăm tạm thời chưa thu được. Đồng thời qua số liệu có được trong tháng trước sẽ giúp cho trung tâm có thể dự báo được đúng số tiền thu được từ doanh thu kinh doanh dịch vụ bưu chính viễn thông trong tháng là nhiều hay ít.
Từ những dự báo về thực thu, thực chi ngân quỹ mà nhà quản lý sẽ dự báo được nhu cầu tiền mặt của doanh nghiệp trong tháng tới. Để đảm bảo quản lý ngân quỹ có hiệu quả, nhà quản lý cần phải xác định mức tồn quỹ tối ưu mà dựa vào đó nhà quản lý sẽ điều chỉnh khoản thực thu thực chi của mình sao cho trong mọi trường hợp trung tâm vẫn đảm bảo được khả năng thanh toán với khách hàng song không để ngân quỹ nhàn rỗi quá nhiều.
Xác định mức tồn quỹ tối ưu hoặc khoảng dao động của mức tồn quỹ
Tùy vào đặc điểm sản xuất kinh doanh, quy định về tài chính, quan hệ với bạn hàng mà từng doanh nghiệp sẽ xác định mức tồn quỹ tối ưu hay khoảng dao động của mức tồn quỹ. Nếu quản lý theo mức tồn quỹ tối ưu thì sẽ đảm bảo được khả năng thanh toán nhưng hạn chế về mặt lợi nhuận, ngược lại quản lý theo khoảng dao động của mức tồn quỹ sẽ giúp cho doanh nghiệp linh hoạt trong việc tìm các biện pháp tối ưu để xử lý các tình trạng bất lợi của ngân quỹ. Với tình hình thu chi ngân quỹ như hiện nay, Bưu điện trung tâm 1 nên quản lý ngân quỹ theo khoảng dao động vì thế tạo nên sự linh hoạt trong quản lý, phù hợp với đặc điểm thu chi của doanh nghiệp. Để xác định được mức tiền dự trữ thì phải:
Khoảng cách của giớ i hạn trên và giới hạn dưới của mức cân đối tiền 4 3 = 3
Căn cứ vào mức tiền mặt bình quân trong một số kỳ gần đây bằng cách dựa vào số dư tài khoản tiền gửi và tiền gửi ngân hàng, từ đó tính số dư bình quân. Ngoài ra, nhà quản lý cần phải tính toán các chỉ tiêu tài chính như khả năng thanh toán, khả năng hoạt động của các kỳ đó. Từ đó, có thể xem xét được mức cân đối tiền trong các kỳ trước đó đã hợp lý hay chưa, nếu chưa thì cần phải điều chỉnh như thế nào. Sau khi xem xét mức tồn quỹ tối ưu của các kỳ trước, nhà quản lý sẽ lấy mức tồn quỹ đó làm tham khảo để xác định mức tồn quỹ tối ưu cho kỳ sau.
Nhà quản lý phải nắm được tình hình hoạt động sản xuất trong tháng tới có gì thay đổi lớn hay không (cần phải chú ý đến những thời điểm có lượng khách hàng đến sử dụng các dịch vụ bưu điện nhiều như các ngày lễ, tết,..) những thay đổi trong sản xuất kinh doanh tác động như thế nào đến ngân quỹ của trung tâm, nhu cầu chi trả tiền có khả năng tăng hay giảm. Kết hợp với mức tồn quỹ tối ưu đã xác định ở tháng trước, nhà quản lý sẽ đưa ra mức cânđối tiền hợp lý cho tháng sau.
Đồng thời , nhà quản lý cũng xem xét mối quan hệ của đơn vị mình với ngân hàng, mối quan hệ với khách hàng để đảm bảo khả năng thanh toán, công việc này giúp nhà quản lý tìm ra giới hạn dưới của khoảng cách dao động mức tồn quỹ.
Theo mô hình Miller – Orr, nhà quản lý tính toán mức tồn quỹ tối ưu và khoảng dao động tiền như sau:
Phương sai của thu chi ngân quỹ được tính toán như sau:
- Lấy số liệu thu chi của ngân quỹ một vài tháng trước, đảm bảo số liệu đó phản ánh tình hình thu chi thường xuyên của doanh nghiệp.
- Phương sai được tính theo công thức:
31 1
Chi phí giao dịch x phương sai của thu Lãi
xi – x)2
n 2 =
Với
Trong đó: xi : là khoản thu (chi )thứ i ; xi <0 nếu đó là khoản chi; xi > 0 nếu đó là khoản thu.
Khi đó mức tiền tối ưu nằm giữa giới hạn trên và giới hạn dưới. Người ta thường thiết kế mức cân đối tiền ở khoảng 1/3 khoảng dao động tính từ mức tồn quỹ tối thiểu. Trung tâm cũng không nên cứng nhắc trong việc xác định mức tồn quỹ tối ưu này mà có thể chọn một mức nào đó miễn là nó nằm trong khoảng dao động.
Trên cơ sở dự báo nhu cầu tiền mặt, tính toán được mức cân đối tiền và khoảng dao động tiền tối ưu, doanh nghiệp sẽ quản lý ngân quỹ theo nguyên tắc: Khi nào dự trữ tiền nằm ngoài khoảng dao động tiền, trung tâm phải có biện pháp đưa mức dự trữ về đúng mức cân đối tiền tối ưu. Khi lượng tiền dự trữ ở dưới giới hạn dưới thì nhà quản lý cần phải nhanh chóng tìm kiếm các nguồn tài trợ để đưa lượng tiền dự trữ về mức tiền tối ưu. Vì vậy, trung tâm phải lập bảng dự báo để theo dõi tình hình biến động ngân quỹ trong kỳ.
Phương pháp theo dõi và xử lý ngân quỹ cho cả thời kỳ giúp cho nhà quản lý dự tính được tổng số tiền cần huy động hay cần đầu tư trong kỳ để đảm bảo tồn quỹ của công ty ở mức thiết kế, để từ đó nhà quản lý lên kế hoạch huy động hay đầu tư khoản tiền đó.
xi x
n x =
Bảng 3.1: Bảng theo dõi tình hình thu chi ngân quỹ tháng... Đơn vị: Ngân quỹ Số tiền Biện pháp Đầu kỳ Tồn quỹ Trong kỳ Tổng thu: +Thu từ dịch vụ bưu chính +Thu từ dịch vụ viễn thông +Thu từ phát hành báo chí +Thu tiền nợ kỳ trước +Lãi ngân hàng ...
Tổng chi
+Chi nguyên vật liệu +Chi trả lương +Chi hoa hồng đại lý ... Chênh lệch thu chi
Cuối kỳ Tồn quỹ Nếu sai lệch với mức
cân đối tối ưu,tìm biện pháp đưa về mức tối ưu.
Mức cân đối tối ưu
Bưu điện trung tâm 1 còn có thể theo dõi và xử lý ngân quỹ theo từng thời điểm phát sinh các khoản thực thu, thực chi trong kỳ.
Bảng 3.2 : Bảng theo dõi tình hình thu chi ngân quỹ tháng...
Đơn vị :
Ngày(tháng) Ngân quỹ Số tiền Biện pháp
1 Tồn quỹ
3 +Thu tiền bưu điện
phí
+ Chi tiền ngân vụ + Chi mua nguyên vật liệu
+ Chi vận chuyển ... +Cân đối ngân quỹ
5 +Thu tiền ngân vụ
+Chi trả lương ... ...
+Cân đối ngân quỹ
Nếu mức tồn quỹ bị rơi ra khỏi khoảng dao động thì công ty phải có biện pháp đưa về mức tối ưu.
30 Tồn quỹ
Phương pháp theo dõi này phức tạp hơn nhưng trung tâm có thể đánh giá và điều chỉnh ngân quỹ ngay sau mỗi lần phát sinh thu, chi ngân quỹ. Nếu mức tồn quỹ không còn tối ưu thì nhà quản lý sẽ tìm biện pháp xử lý để đưa ngân quỹ về mức tối ưu. Trong trường hợp trung tâm dự đoán sẽ thu được một khoản thu lớn thì nhà quản lý sẽ không huy động ngay các nguồn khác mà chờ khoản tiền chuyển về vào ngày hôm sau để đáp ứng nhu cầu tiền mặt. Khi mức tồn quỹ vượt giới hạn trên của khoảng dao động ngân quỹ, trong thời điểm đó công ty không phải chi một khoản chi lớn nào, trung tâm sẽ phải tìm các hình thức đầu tư phù hợp với độ lớn của khoản tiền.
Phương pháp này đòi hỏi tỉ mỉ hơn nhưng lại rất phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của Bưu điện trung tâm 1. Hoạt động thu, chi tiền mặt ở đây diễn ra hàng ngày, hàng giờ. Với cách làm này, trung tâm có thể nắm được tình hình ngân quỹ tại các thời điểm trong kỳ, đặc biệt vào thời điểm lượng khách đến giao dịch nhiều, từ đó giúp Bưu điện trung tâm 1 có kế hoạch điều chỉnh ngân quỹ về mức tồn quỹ theo thiết kế cho từng thời điểm để ngân quỹ không rơi vào trạng thái bất lợi.
Lập kế hoạch quản lý ngân quỹ
Sau khi dự tính được mức tồn quỹ cuối tháng, nếu mức tồn quỹ vượt ra ngoài khoảng dao động, trung tâm phải tìm nguồn tài trợ hay sử dụng nguồn để tồn quỹ về mức tối ưu.
Khi lượng tiền nhàn rỗi, công ty có thể gửi vào tài khoản tiền gửi có kỳ hạn ở ngân hàng để kiếm mức sinh lợi cao hơn. Tiền nhàn rỗi với thời kỳ dài sẽ được gửi kỳ hạn dài, được hưởng mức lãi suất cao hơn, nhờ đó Bưu điện trung tâm 1 có thể khai thác tối đa khả năng sinh lợi của vốn bằng tiền mà vẫn đảm bảo được khả năng thanh toán hàng ngày.
3.2.2 Hoàn thiện những quy chế về quản lý ngân quỹ trong cơ chế quản lý tài chính của Bưu điện trung tâm 1