1. Tổ chức bộ mỏy kế toỏn
Là một doanh nghiệp nhà nước tự chịu trỏch nhiệm về hoạt động sản xuất kinh doanh của mỡnh. Bộ mỏy kế toỏn của Cụng ty thực hiện chức năng theo dừi, kiểm tra mọi hoạt động kinh doanh dưới hỡnh thức tiền tệ, hạch toỏn chi tiết cỏc chi phớ và tỡnh hỡnh doanh thu của quỏ trỡnh hoạt động kinh doanh. Từ đú nắm bắt được những thụng tin chớnh xỏc cung cấp kịp thời cho ban quản lý của Cụng ty giỳp ban quản lý cú cơ sở để phõn tớch, đỏnh giỏ tỡnh hỡnh tài chớnh cũng như tỡnh hỡnh hoạt động kinh doanh, để từ đú đưa ra quyết định đỳng đắn nhằm mang lại hiệu quả kinh doanh cao nhất.
Hàng ngày, tại phũng kế toỏn của Cụng ty tập hợp cỏc số liệu chứng từ cỏc nghiệp vụ phỏt sinh đưa lờn từ cỏc bộ phận để cập nhật số liệu vào mỏy tớnh.
Sơ đồ 4: Bộ mỏy kế toỏn
Kế Toỏn trưởng Kế toỏn tổng hợp Kế toỏn thu nhập Kế toỏn giỏ thành Kế toỏn phải thu Kế toỏn chi Kế toỏn thanh toỏn Thủ quỹ Thủ kho Cỏc chi nhỏnh, khỏch sạn
- Kế toỏn trưởng: Cú trỏch nhiệm giỳp giỏm đốc tài chớnh đụn đốc và giỏm sỏt việc tuõn thủ chế độ thể lệ về kinh tế tài chớnh, tổ chức và chứng kiến việc bàn giao cụng việc của cỏc nhõn viờn kế toỏn.
- Kế toỏn tổng hợp: Tổng hợp bỏo cỏo của cỏc nhõn viờn kế toỏn để lờn bỏo cỏo tổng hợp toàn cụng ty, trỡnh kế toỏn trưởng duyệt.
-Kế toỏn thu nhập: Cú chức năng theo dừi toàn bộ cỏc khoản thu từ cỏc bộ phận để tớnh ra doanh thu cho từng thỏng, quý, năm để hạch toỏn lỗ lói.
- Kế toỏn giỏ thành: Cú nhiệm vụ theo dừi và phản ỏnh cỏc nghiệp vụ chi mua hàng hoỏ và chi phớ của từng bộ phận để tớnh giỏ thành cho mỗi sản phẩm dịch vụ bỏn ra .
- Kế toỏn phải thu: cú nhiệm vụ theo dừi cỏc khoản phải thu và thu nợ từ khỏch hàng, đồng thời đụn đốc những khỏch hàng cú số nợ nhiều, những khản nợ khú đũi phải bỏo cỏo ngay với kế toỏn trưởng để lập dự phũng.
- Kế toỏn chi: Theo dừi tất cả cỏc nghiệp vụ chi mua hàng hoỏ và cỏc chi tiờu khỏc trong toàn bộ cụng ty. Cuối hàng thỏng, quý, năm tổng hợp chi phớ và phõn loại để bỏo cỏo với kế toỏn tổng hợp.
- Kế toỏn thanh toỏn: Là người theo dừi tất cả cỏc nghiệp vụ thanh toỏn như: thanh toỏn với người bỏn, thanh toỏn với cụng nhõn viờn, thanh toỏn với nhà cung cấp, thanh toỏn với cấp trờn hoặc cấp dưới...
- Thủ quỹ: là người chịu trỏch nhiệm vật chất về quản lý thu chi quỹ tiền mặt. Theo chế độ tài chớnh hiện hành, cụng ty được phộp giữ lại trong quỹ tiền mặt một khoản tiền nhất định (gọi là định mức tồn quỹ) để chi tiờu cho nhu cầu thường xuyờn, số cũn lại được đưa vào ngõn hàng. Sau khi thu - chi kế toỏn đúng dấu đó thu hoặc đó chi vào chứng từ để trỏnh nhầm lẫn, mọi khoản thu - chi phải cú phiếu thu, phiếu chi hợp lệ. Căn cứ vào chứng từ thu - chi để ghi sổ quỹ. Cuối ngày phải kiểm kờ quỹ đối chiếu với số dư trờn sổ. Nếu cú chờnh lệch phải bỏo cỏo ngay với kế toỏn tổng hợp để tỡm nguyờn nhõn và cú biện phỏp xử lý kịp thời.
- Thủ kho: là người trụng coi và theo dừi tỡnh hỡnh biến động của hàng hoỏ vật dụng trong kho cú nhiệm vụ nhập xuất theo nhu cầu của cụng ty.
- Cỏc chi nhỏnh: Cỏc chi nhỏnh, khỏch sạn thuộc Cụng ty TNHH một thành viờn Duyờn Hải là những đơn vị hoạch toỏn độc lập, do vậy cuối mỗi thỏng, mỗi quý, mỗi năm kế toỏn cỏc đơn vị này cú trỏch nhiệm nộp về Cụng ty những bản bỏo cỏo về kết quả hoạt động kinh doanh của đơn vị mỡnh.
2. Tổ chức sổ sỏch kế toỏn
Cụng ty ỏp dụng hỡnh thức ghi sổ là hỡnh thức Chứng từ ghi sổ, (Xem sơđồ số 10) do vậy về số lượng và loại sổ kế toỏn được mở phự hợp với yờu cầu của hỡnh thức này và bỏm sỏt tỡnh hỡnh kinh doanh của cụng ty.
Đặc trưng cơ bản của hỡnh thức kế toỏn chứng từ ghi sổ: Căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toỏn tổng hợp là chứng từ ghi sổ. Việc ghi sổ kế toỏn tổng hợp bao
- Ghi theo trỡnh tự thời gian trờn sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ. - Ghi theo nội dung kinh tế trờn sổ cỏi.
Chứng từ ghi sổ do kế toỏn lập trờn cơ sở từng chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc cựng loại, cú cựng nội dung kinh tế.
Chứng từ ghi sổ được đỏnh số hiệu liờn tục trong cả năm (Theo số thứ tự trong sổ đăng ký chứng từ ghi sổ) và cú chứng từ gốc đớnh kốm và
Hệ thống sổ sỏch kế toỏn của cụng ty đang dựng bao gồm: Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sổ cỏi, và cỏc sổ, thẻ kế toỏn chi tiết theo quy định của chế độ kế toỏn tài chớnh hiện hành.
Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ là sổ kế toỏn tổng hợp dựng để ghi chộp cỏc nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh theo trỡnh tự thời gian. Sổ này vừa dựng để đăng ký cỏc nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh quản lý chứng từ ghi sổ, vừa để kiểm tra đối chiếu số liệu với Bảng cõn đối số phỏt sinh.
Sổ cỏi: là sổ kế toỏn tổng hợp dựng để ghi cỏc nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh theo tài khoản kế toỏn. Số liệu ghi trờn sổ Cỏi dựng để kiểm tra đụi chiếuvới số liệu ghi trờn sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, cỏc sổ thẻ kế toỏn chi tiết, dựng để lập bỏo cỏo tài chớnh.
Sổ thẻ kế toỏn chi tiết: Là sổ dựng để phản ỏnh chi tiết cỏc nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh theo từng đối tượng kế toỏn riờng biệt mà trờn sổ kế toỏn tổng hợp chưa phản ỏnh được. Số liệu trờn sổ kế toỏn chi tiết cung cấp cỏc chỉ tiờu chi tiết về tỡnh hỡnh tài sản, nguồn vốnvà kết quả kinh doanh của cụng ty.
Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc cựng loại để lập chứng từ ghi sổ. Căn cứ vào chứng từ ghi sổ đó lập ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sau đú dựng để ghi vào sổ cỏi. Cỏc chứng từ gốc sau khi làm căn cứ lập chứng từ ghi sổ được dựng để ghi vào cỏc sổ thẻ kế toỏn chi tiết.
Cuối mỗi thỏng kế toỏn tiến hành khoỏ sổ tớnh ra tổng số của cỏc nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh trờn sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và sổ cỏi. Căn cừ vào sổ cỏi để
lập Bảng cõn đối số phỏt sinh. Sau khi đối chiếu khớp đỳng, số liệu ghi trờn sổ Cỏi và bảng tổng hợp chi tiết được dựng để lập cỏc bỏo cỏo tài chớnh.
Sơ đồ số 10:
Sơ đồ trỡnh tự ghi sổ kế toỏn theo hỡnh thức chứng từ ghi sổ của Cụng ty
Chứng từ gốc
Sổ quỹ Bảng tổng hợp chứng
từ gốc
Sổ, thẻ kế toỏn chi tiết
Số đăng ký chứng từ gốc Bỏo cỏo tài chớnh Bảng cõn đối Số phỏt sinh Sổ cỏi Chứng từ ghi sổ Bảng tổng hợp chi tiết
Hàng ngày trờn cỏc bộ phận bỏn hàng cỏc hàng hoỏ dịch vụ bỏn ra phải xuất hoỏ đơn cho khỏch hàng. Đối với những hoỏ đơn được thanh toỏn ngay thủ quỹ thu tiền và phản ỏnh ngay vào sổ quỹ của mỡnh. Cũn những hoỏ đơn nợ được chuyển ngay cho kế toỏn phải thu để theo dừi và đũi nợ. Riờng kế toỏn thu nhập phải theo dừi toàn bộ số liệu của tất cả cỏc hoỏ đơn để biết được tổng doanh thu cho từng thỏng sau đú so sỏnh với kế toỏn giỏ thành để kết chuyển -> xỏc định kết quả kinh doanh.
Cuối thỏng kế toỏn phụ trỏch phần việc nào thỡ tổng kết số liệu và in ra để so sỏnh với bộ phận liờn quan và lưu vào sổ theo dừi.