II- QUY TRÌNH CƠNG NGHỆ SẢN XUẤT THUỐC NỔ
3- Đặc điểm tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh và tổ chức quản lý
Hiện nay, Cơng ty Hố chất Mỏ đang tổ chức bộ máy quản lý theo mơ hình trực tuyến - chức năng phù hợp với một quy mơ sản xuất lớn, địa bàn hoạt
động rộng, điều kiện quản lý hiện đại, liên kết đa phương nhiều chiều.
Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại Cơng ty Hố chất Mỏ bao gồm ban Giám đốc và 9 phịng ban cơ cấu này được thể hiện trên sơ đồ 2. Đứng đầu là Giám đốc Cơng ty, sau đĩ là 4 phĩ Giám đốc.
* Giám đốc: là người chịu trách nhiệm chung trước Nhà nước, trước cấp trên, trước pháp luật và trước tập thể cơng nhân viên chức trong Cơng ty về mọi hoạt động của Cơng ty. Đảm bảo việc chỉ huy điều hành thống nhất cĩ hiệu quả
trong tồn Cơng ty. Trực tiếp phụ trách cơng tác: - Cơng tác thi đua khen thưởng;
- Cơng tác sản xuất kinh doanh; - Cơng tác tổ chức nhân sự;
- Cơng tác thương mại: Xuất nhập khẩu vận tải hàng hố vật liệu nổ quá cảnh;
- Cơng tác đầu tư và hợp tác liên doanh sản xuất về kinh doanh với nước ngồi;
- Cơng tác tổ chức;
- Chủ tịch hội đồng các đồn thể thi đua khen thưởng, kỷ luật của Cơng ty, hội đồng lương và hội đồng giá Cơng ty. Giám đốc trực tiếp phụ trách phịng tổ chức nhân sự Cơng ty.
* Phĩ giám đốc thứ nhất: Phụ trách chỉ đạo cơng tác sản xuất bao gồm - Cơng tác kế hoạch quý, tháng;
- Chỉđạo tác nghiệp sản xuất; - Chỉđạo cơng tác thị trường;
- Chỉđạo kinh doanh đa ngành (Vật tư thiết bị);
Trực tiếp chỉ đao phịng Thương mại, phịng Kỹ thuật và chỉ huy sản xuất.
* Phĩ giám đốc thứ hai: Cĩ nhiệm vụ chỉ đạo thực hiện về các mặt cơng tác sau:
- Cơng tác kế tốn, thống kê và hạch tốn; - Cơng tác lao động và tiền lương;
- Cơng tác kiểm tốn;
Trực tiếp phụ trách phịng Thống kê - kế tốn - tài chính.
* Phĩ giám đốc thứ ba: Chỉ đạo cơng tác đời sống
- Cơng tác y tế, hành chính, chăm sĩc sức khoẻ, đời sống vật chất, tinh thần và xã hội cho cán bộ cơng nhân viên;
- Cơng tác bảo vệ và tự vệ;
- Chủ tịch hội đồng câu lạc bộ Cơng ty; - Thủ trưởng cơ quan;
Trực tiếp phụ trách phịng Thanh tra - bảo vệ - pháp chế
* Phĩ giám đốc thứ tư: Giúp Giám đốc chỉ đạo cơng tác kỹ thuật an tồn và
- Cơng tác kỹ thuật; - Cơng tác an tồn;
- Cơng tác thử nghiệm vật liệu nổ; - Dịch vụ khoan nổ mìn;
- Cơng tác đảo tạo cơng nhân kỹ thuật;
- Cơng tác quản lý và định mức vật tư thiết bị; - Cơng tác đầu tư xây dựng cơ bản, sửa chữa tài sản;
- Chủ tịch hội đồng khoa học kỹ thuật Cơng ty và hội đồng nâng bậc cơng nhân kỹ thuật Cơng ty ;
Trực tiếp phụ trách phịng kỹ thuật an tồn, phịng thiết kế và đầu tư.
* Văn phịng Cơng ty
Văn phịng Cơng ty là một bơ phận trong cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Cơng ty cĩ chức năng nhiệm vụ tham mưu, giúp việc Giám đốc Cơng ty về
các mặt cơng tác:
- Cơng tác hành chính; - Cơng tác tổng hợp; - Cơng tác đối ngoại;
- Cơng tác thi đua - tuyên truyền - quảng cáo; - Cơng tác văn hố thể thao;
- Cơng tác quản trị đời sống.
* Phịng Tổ chức nhân sự: Phịng tổ chức nhân sự được phân nhiệm vụ
chức năng tham mưu, trợ lý Giám đốc Cơng ty về các mặt cơng tác sau: - Cơng tác tổ chức sản xuất, tổ chức bộ máy quản lý;
- Cơng tác quản lý nhân sự;
- Cơng tác đào tạo và bồi dưỡng cán bộ cơng nhân viên; - Cơng tác chếđộ và chính sách;
- Cơng tác y tế - chăm sĩc sức khoẻ cơng nhân viên.
Phịng này cĩ chức năng nhiệm vụ tham mưu, giúp đỡ Giám đốc Cơng ty các mặt cơng tác:
- Quản lý và chỉđạo cơng tác kế hoạch hố của tồn Cơng ty; - Cơng tác dự trữ quốc gia vật liệu nổ cơng nghiệp;
- Cơng tác điều hành và chỉ huy sản xuất.
* Phịng Thiết kếđầu tư
Phịng này cĩ chức năng, nhiệm vụ thực hiện các cơng tác sau: - Quản lý về tổ chức chỉ đạo cơng tác đầu tư xây dựng;
- Nhận thiết kế cơng trình khai thác mỏ của các chủđầu tư ngồi Cơng ty.
* Phịng Kỹ thuật an tồn
Phịng này cĩ chức năng nhiệm vụ thực hiện các cơng tác sau: - Cơng tác về kỹ thuật vật liệu nổ;
- Cơng tác về kỹ thuật khoan, nổ mìn;
- Cơng tác an tồn - bảo hộ lao động - mơi trường;
- Cơng tác nghiên cứu khoa học và sáng kiến cải tiến kỹ thuật; - Kỹ thuật xây dựng.
* Phịng Thương mại
Phịng Thương mại cĩ chức năng nhiệm vụ về:
- Thực hiện cơng tác kinh doanh xuất nhập khẩu vật liệu nổ cơng nghiệp và nguyên liệu nổ cơng nghiệp và nguyên liệu cho sản xuất vật liệu nổ
cơng nghiệp;
- Cơng tác nhập khẩu vật tư thiết bị cho nhu cầu sử dụng nội bộ và kinh doanh của tồn Cơng ty;
- Cơng tác kinh doanh đa ngành.
* Phịng Thanh tra - bảo vệ - pháp chế
Phịng này được giao nhiệm vụ chức năng sau:
- Cơng tác thanh tra kiểm tra việc thực hiện các thể lệ, chỉ thị, nghị quyết, các chủ trương, chính sách của Đảng, nhà nước, của cấp trên tại các đơn
vị trực thuộc Cơng ty, giải quyết đơn thư khiếu tố, thực hiện dân chủ
trong Cơng ty;
- Cơng tác bảo vệ an ninh nội bộ, an tồn vật tư tài sản và hướng dẫn chỉ đạo việc thực hiện kế hoạch biện pháp về cơng tác nĩi trên trong tồn Cơng ty;
- Cơng tác huấn luyện quân sự, phịng cháy, chữa cháy;
- Tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật cho cán bộ cơng nhân viên chức trong Cơng ty.
* Phịng Thống kê - kế tốn - tài chính
Phịng này cĩ các chức năng nhiệm vụ sau - Cơng tác thống kê - tài chính - kế tốn;
- Cơng tác quản lý các chi phí trong qua trình sản xuất kinh doanh của Cơng ty;
- Cơng tác quản lý hệ thống trong tồn Cơng ty.
* Phịng Kiểm tốn nội bộ
Phịng cĩ chức năng nhiệm vụ giúp việc Giám đốc thực hiện kiểm tra, xác nhận tính đúng đắn hợp lý, hợp lệ của các số liệu kế tốn, các Báo cáo quyết tốn hàng tháng của đơn vị trong Cơng ty.
* Các đơn vị trực thuộc cơng ty bao gồm: 18 xí nghiệp thành viên với các chi nhánh hoạt động rải rác trên đất nước với chức năng, nhiệm vụ khác nhau phân chia theo 3 loại chính:
- 2 Xí nghiệp sản xuất vật liệu nổ: Xí nghiệp HCM Quảng Ninh, Xí nghiệp HCM Vũng Tàu.
- 10 Xí nghiệp cung ứng vật liệu nổ: Xí nghiệp HCM Quảng Ninh, XNHCM và Cảng Bạch Thái Bưởi, XNHCM Ninh Bình, XNHCM Đà Nẵng, XNHCM Sơn La, XNHCM Vũng Tàu, XNHCM BắcThái, XNHCM Gia Lai, XNHCM Khánh Hồ, XNHCM Bắc Cạn.
- Vận tải vật liệu nổ và vật liệu khác: XN vận tải thuỷ bộ Bắc Ninh, XN vận tải Sơng Biển Hải Phịng.
- Sản xuất kinh doanh khác: XN cung ứng vật tư Hà Nội, tất cả các đơn vị
khác trong Cơng ty...
Tổ chức cơng tác kế tốn của Cơng ty Hố chất Mỏ
Cơng ty Hố chất Mỏ là một đơn vị hạch tốn độc lập cĩ đầy đủ tư cách pháp nhân bao gồm 18 Xí nghiệp trực thuộc hồn tồn, khơng cĩ sự phân tán về quyền lực, về hoạt động kinh doanh cũng như hoạt động tài chính. Do vậy mơ hình kế tốn tài chính là mơ hình kế tốn tập trung.
Cơng ty tổ chức bộ máy kế tốn để thực hiện tất cả các giai đoạn hạch tốn ở
mọi phần hành kế tốn. Phịng kế tốn các Xí nghiệp trực thuộc thực hiện tồn bộ cơng tác kế tốn từ tiếp nhận chứng từ, ghi sổ, xử lý thơng tin trên hệ thống báo cáo phân tích và tổng hợp của đơn vị mình. Các Xí nghiệp thành viên hạch tốn phụ thuộc được Cơng ty giao quản lý tài sản, vật tư, hàng hố cho các Xí nghiệp để tự chủ động sản xuất kinh doanh. Các Xí nghiệp này thực hiện hạch tốn kế tốn theo phương thức bán hàng thành tiền nộp trả vốn về Cơng ty sau khi đã trừ các chi phí trực tiếp tại Xí nghiệp.
Kết quả cuối cùng do Phịng kế tốn Cơng ty phụ trách căn cứ vào các báo cáo quyết tốn hàng tháng, hàng quý, hàng năm của các Xí nghiệp thành viên gửi vềđể tổng hợp tình hình tài chính và kết quả kinh doanh. Trên cơ sở của số
liệu đã tổng hợp, Cơng ty sẽ cĩ quyết định về quản lý vốn, tồ chức phân phối lại tài chính giữa các Xí nghiệp.
Hiện nay, Cơng ty đang mở tài khoản tại Ngân hàng Cơng thương Hồn kiếm.
* Kế tốn trưởng: Cĩ nhiệm vụ tổ chức bộ máy kế tốn ở Cơng ty trên cơ sở xác định đúng khối lượng cơng tác kế tốn nhằm thực hiện hai chức năng cơ bản là thơng tin và kiểm tra hoạt động kinh doanh, tài chính ở doanh nghiệp, lập kế hoạch tài chính, chịu trách nhiệm về nghiệp vụ chuyên mơn kế tốn, việc
kiểm tra thực hiện chế độ thể lệ quy định của nhà nước về lĩnh vực kế tốn cũng như tài chính của Cơng ty.
* Kế tốn phĩ: Phụ trách cơng tác tài chính, thống kê và thay thế kế tốn trưởng khi được uỷ thác và cĩ nhiệm vụ trợ giúp kế tốn trưởng.
* Các bộ phận cấu thành bộ máy kế tốn:
- Kế tốn tốn nguyên vật liệu(NVL): Ghi chép kế tốn tổng hợp và chi tiết NVL, tính giá thực tế NVL xuất kho, lập báo cáo kế tốn nội bộ về tình hình tăng giảm về NVL
- Kế tốn thanh tốn: Ghi chép kế tốn tổng hợp và chi tiết các khoản tiền vay, các khoản cơng nợ phải thu, phải trả, các khoản thanh tốn nội bộ cho cơng nhân viên chức trong Cơng ty; lập các báo cáo nội bộ về các khoản cơng nợ, các nguồn vốn.
- Thủ quỹ: Chịu trách nhiệm quản lý về nhập xuất quỹ tiền mặt, ngân phiếu, vàng bạc, kim khí, đá quý tại quỹ tiền mặt.
- Kế tốn thuế: Theo dõi tổng hợp và chi tiết tình hình thanh tốn từng khoản nghĩa vụ với ngân sách Nhà nước.
- Kế tốn tài sản cố định (TSCĐ): Ghi chép kế tốn tổng hợp và chi tiết TSCĐ; tính khấu hao TSCĐ; lập các báo cáo kế tốn nội bộ về tình hình tăng, giảm TSCĐ; theo dõi TSCĐ đang sử dụng ở các bộ phận trong Cơng ty.
- Kế tốn phải thu, phải trả: Theo dõi tổng hợp và chi tiết tình hình thanh tốn các khoản phải thu, phải trả.
- Kế tốn giá thành: Tập hợp tất cả các chi phí để tính giá thành sản phẩm
- Kế tốn tổng hợp: Thực hiện các phần hành kế tốn chưa phân cơng, phân nhiệm cho các bộ phận kế tốn trên, các nghiệp vụ kinh tế nội sinh; lập các bút tốn khố sổ kế tốn cuối kỳ; kiểm tra số liệu kế tốn của các bộ phận kế tốn khác chuyển sang để phục vụ cho việc khố sổ, lập báo cáo kế tốn cuối kỳ; lập bảng cân đối tài khoản, bảng cân đối kế tốn, báo cáo kết quả sản xuất kinh doanh; lập các báo cáo kế tốn nội bộ khác ngồi những báo cáo mà các bộ
58
- Kế tốn các quỹ: Theo dõi tổng hợp và chi tiết các khoản thu, chi của các Xí nghiệp trực thuộc.
* Hệ thống chứng từ ghi sổ
Trong điều kiện máy vi tính với phần mềm kế tốn chuyên biệt đã được đưa vào sử dụng tại Cơng ty, hiện nay Cơng ty đang thực hiện ghi sổ, xử lý tổng hợp và cung cấp thơng tin theo hình thức Nhật ký chứng từ.
(1) SƠ ĐỒ: HẠCH TO N TRÊN SỔ NHẬT KÝ - CHỨNG TỪ Chứng từ gốc v Bảng phân bổ phí (1- 4) Sổ chi tiết (1-6) v sổ chi tiết khác Bảng kê (1- 11) Nhật ký chứng từ (2) (1) (3) (3) (1)
* Ghi chú:
: Ghi chứng từ và bảng phân bổ hàng ngày : Ghi ngày cuối kỳ : Đối chiếu sổ chi tiết và sổ tổng hợp Tổ chức Kiểm tốn nội bộ của Cơng ty Hố chất Mỏ Cụ thể cơ cấu tổ chức Phịng kiểm tốn nội bộ gồm cĩ: * Trưởng phịng * Phĩ phịng * Chuyên viên 1 * Chuyên viên 2 Trưởng phịng * Cơng việc chung:
- Chịu trách nhiệm chung mọi cơng việc của phịng.
- Chịu trách nhiệm trước Giám đốc Cơng ty về tồn bộ cơng tác kiểm tốn. - Chịu trách nhiệm điều hành và tổ chức các cuộc kiểm tốn hoặc uỷ quyền
cho đồng chí phĩ phịng khi bận việc hoặc đi vắng. - Phụ trách cơng tác đối ngoại của phịng.
- Sưu tầm tài liệu liên quan đến chếđộ chính sách và cơng việc của phịng.
* Chuyên mơn:
Chịu trách nhiệm chính cơng tác kiểm tốn; - Các khoản nợ phải trả và nguồn vốn chủ sở hữu.
(6) (6)
- Tài khoản hàng tồn kho.
- Kiểm tốn tổng hợp báo cáo tài chính của tất cả các đơn vị. - Lập chương trình kế hoạch cơng tác năm.
- Lập báo cáo kiểm tốn năm, báo cáo cơng tác tháng.
Phĩ phịng
* Cơng việc chung:
- Chịu trách nhiệm phụ trách và giải quyết mọi cơng việc của phịng khi
đồng chí trưởng phịng đi vắng hoặc uỷ quyền khi đi cơng tác.
- Phụ trách cơng tác thi đua khen thưởng của phịng, cơng tác đối nội của phịng.
- Chịu trách nhiệm trước trưởng phịng về cơng việc đã được phân cơng hay uỷ quyền.
- Phối hợp cùng đồng chí trưởng phịng tổ chức tốt các cuộc kiểm tốn.
* Cơng việc chuyên mơn:
- Kiểm tốn vốn bằng tiền, chi phí hoạt động kinh doanh, hoạt động tài chính, hoạt động bất thường, các thủ tục thanh tốn các loại.
- Kiểm tốn tài sản cốđịnh, khấu hao tài sản cốđinh. - Thuế VAT đầu vào.
- Hàng kỳ lập chương trình cơng tác và thơng báo cho các đơn vị đươc kiểm tốn.
Chuyên viên 1&2
* Cơng việc chung:
- Chấp hành mọi sự phân cơng của lãnh đạo và chịu trách nhiệm trước trưởng phịng, phĩ phịng về phần việc được giao.
- Theo dõi văn bản đi, đến phịng.
* Chuyên mơn:
- Kiểm tốn doanh thu ( hoạt động kinh doanh, hoạt động tài chính, hoạt
động bất thường) và các khoản nợ phải thu (chứng từ chi tiết phản ánh doanh thu, cơng nợ)
- Kiểm tốn thuế và các khoản phải nộp nhà nước.
Ngồi ra, tuỳ theo tình hình cụ thể khi đi cơng tác độc lập mội đồng chí trong phịng phải độc lập giải quyết mọi cơng việc của cơng tác kiểm tốn hoặc chấp hành mọi sự phân cơng của đồng chí trưởng phịng.
Phịng kiểm tốn nội bộ được thành lập năm 1999 do vậy mới đi vào hoạt
động trong một thời gian ngắn. Các kiểm tốn viên đều là cán bộ tốt nghiệp đại học hệ chính quy. Mặc dù hoạt động chưa lâu nhưng phịng cũng đã cĩ đĩng gĩp đáng kể vào kết quả hoạt đơng của Cơng ty.
* Mục tiêu quan trọng nhất của phịng Kiểm tốn nội bộ là nhằm làm cho lãnh đạo Cơng ty và các Xí nghiệp được kiểm tốn nắm được thực trạng tình