III- CHU TRÌNH BÁN HÀNG THU TIỀN VỚI CƠNG TÁC KIỂM
2- Hệ thống kiểm sốt nội bộ trong quản lý chu trình Bán hàng-Thu
3.3.2- Thực hiện kiểm tốn
Đây là quá trình thực hiện đồng bộ các cơng việc đã ấn định trong kế
hoạch, quy trình kiểm tốn. Do vậy, trong bước cơng việc này, tính nghệ thuật trong tổ chức bao trùm suốt quá trình. Mặc dù vậy tính khoa học trong tổ chức vẫn địi hỏi thực hiện kiểm tốn phải tơn trọng những nguyên tắc cơ bản sau:
Một: Kiểm tốn phải tuyệt đối tuân thủ quy trình kiểm tốn đã được xây dựng. Trong mọi trường hợp, kiểm tốn viên khơng được tự ý thay đổi quy trình.
Hai: Trong quá trình kiểm tốn, kiểm tốn viên phải thường xuyên ghi chép những phát giác, những nhận định về các nghiệp vụ, các con số, các sự
kiện... nhằm tích luỹ bằng chứng, nhận định cho những kết luận kiểm tốn và loại trừ những ấn tượng, nhận xét ban đầu khơng chính xác về nghiệp vụ, các sự kiện thuộc đối tượng kiểm tốn.
Ba: Định kỳ tổng hợp kết quả kiểm tốn để nhận rõ mức độ thực hiện so với khối lượng cơng việc chung thường là trên các bảng kê chênh lệch và bảng kê xác minh.
Bốn: Mọi điều chỉnh về nội dung, phạm vi, trình tự kiểm tốn đều phải cĩ ý kiến thống nhất của người phụ trách chung cơng việc kiểm tốn viên, người ký thư mời và hợp đồng kiểm tốn. Mức độ pháp lý của những điều chỉnh này phải tương ứng với tính pháp lý trong lệnh kiểm tốn hoặc hợp đồng kiểm tốn. Trong giai đoạn này để thu thập các bằng chứng kiểm tốn đầy đủ và cĩ hiệu lực thì kiểm tốn viên phải sử dụng kết hợp hàng loạt các kỹ thuật như
quan sát, phỏng vấn, đối chiếu, xác nhận, tính tốn, phân tích...
Chu trình bán hàng và thu tiền bao gồm các khoản mục trong mối quan hệ
chặt chẽ với nhau. Vì vậy, khi thực hiện kiểm tốn kiểm tốn viên sẽ vận dụng một trong hai phương pháp sau:
- Phương pháp kiểm tra kiểm sốt (hay phương pháp tuân thủ, phương pháp tiếp cận dựa trên hệ thống) để áp dung được phương pháp này phải cĩ
điều kiện là hệ thống kiểm sốt nội bộ hoạt động cĩ hiệu quả.
- Phương pháp kiểm tốn cơ bản được sử dụng để thu thập các bằng chứng về mức độ trung thực và hợp lý của số liệu kế tốn.
Thứ nhất: Thực hiện thử nghiệm tuân thủ và thử nghiệm cơ bản đối với nghiệp vụ bán hàng.
- Xem xét việc phân cách các nhiệm vụ trong khi thực hiện nghiệp vụ bán hàng. Việc thực hiện nghiệp vụ bán hàng phải do các bộ phận đảm nhiệm từng chức năng một.
- Việc xem xét đơn đặt hàng, chuẩn y các đơn đặt hàng, lập hố đơn do phịng tiêu thụ (phịng kinh doanh, phịng thị trường) lập.
- Việc phê chuẩn bán chịu, xét duyệt các khoản nợ khơng thu hồi được, quyết định mức dự phịng nợ khĩ địi do giám đốc hoặc người cĩ thẩm quyền của đơn vị phê chuẩn.
- Việc ghi sổ, tính tốn các chiết khấu, giảm giá... dự phịng do kế tốn ghi sổđảm nhận.
- Việc thu tiền do thủ quỹ tiến hành.
- Việc xuất kho, bảo quản kho hàng do thủ kho thực hiện.
Thủ tục cần tiến hành trong trường hợp này là phỏng vấn nhân viên, quan sát viên thực hiện hay kiểm tra các chữ ký của chứng từ, sổ sách tương ứng với các bộ phận, xem rằng liệu đơn vị cĩ tơn trọng nguyên tắc trách nhiệm khơng.
- Sổ sách và chứng từ đầy đủ: Sổ sách chứng từ của chu trình này là sổ
nhật ký chung, nhật ký bán hàng, hố đơn bán hàng ( hố đơn kiêm phiếu xuất kho), chứng từ vận chuyển, hợp đồng đã ký kết về cung cấp hàng hố, dịch vụ. Các loại chứng từ này cĩ thể tập hợp thành từng bộ tương ứng với từng nghiệp vụ bán hàng. Việc tập hợp này giúp cho kiểm tốn viên biết được chứng từ nào thiếu hoặc đầy đủ, từ đĩ cĩ thể phán đốn cĩ gian lận hoặc sai sĩt xảy ra hay khơng.
Thủ tục cần tiến hành là xem từng bộ chứng từ, ví dụ như xem một chuỗi lệnh vận chuyển, kiểm tra xem cĩ kèm theo lệnh bán hàng hoặc hố đơn kiêm phiếu xuất kho hay khơng.
- Các loại chứng từ được đánh số trước: Sử dụng chứng từ được đánh số
trước nhằm ngăn ngừa gian lận, biển thủ tiền thu được do bán hàng hoặc sai sĩt do ghi sổ trùng lặp.
Thủ tục kiểm tốn là thực hiện kiểm tra tính liên tục, số thứ tự của hố đơn bán hàng, số hạng, số quyển các loại nhật ký bán hàng....
- Nghiệp vụ bán hàng được phê chuẩn
Hiện nay hầu hết các loại nghiệp vụ bán hàng trong Cơng ty, doanh nghiệp
đều thực hiện bán hàng trả chậm để khuyến khích khách mua hàng. Tuy vậy luơn cĩ rủi ro đi kèm do việc bán chịu gắn liền với việc thanh tốn của khách hàng. Trong trường hợp nào đĩ, nếu gặp khách hàng cố tình dây dưa trả nợ, hoặc do một nguyên nhân nào đĩ như bị phá sản chẳng hạn... đều dẫn đến khả
năng doanh nghiệp gặp khĩ khăn do khơng thu hồi được nợ, từ đĩ cĩ thể gặp khĩ khăn trong việc thanh tốn kèm theo tình hình tài chính cĩ nhiều biến động phức tạp, ảnh hưởng lớn đến cơng việc kinh doanh lâu dài. Cho nên khi thực hiện bán chịu địi hỏi phải cĩ sự phê chuẩn, ký duyệt của người cĩ thẩm quyền như giám đốc hoặc kế tốn trưởng.
Thủ tục kiểm tốn ở đây là áp dụng thử nghiệm tuân thủ, thực hiện việc kiểm tra các chữ ký trên các hố đơn bán hàng, hoặc chính sách bán hàng của doanh nghiệp .
Thứ hai: thực hiện thử nghiệm tuân thủ và thử nghiệm cơ bản với tài khoản doanh thu.
Việc thực hiện hai loại thử nghiệm này cùng theo các mục tiêu kiểm tốn
được nhìn nhận.
- Doanh thu bán hàng được ghi sổ là cĩ thật:
Khi thực hiện kiểm tốn viên thơng thường chọn mẫu một số nghiệp vụ
bán hàng, đối chiếu giữa việc ghi sổ, hố đơn bán hàng và các chứng từ khác kèm theo như chứng từ vận chuyển, phiếu xuất kho hàng hố, cĩ thể tiến hành tính tốn lại số tiền trên hố đơn xem cĩ đúng khơng. Mục đích của việc kiểm tra chi tiết từng loại nghiệp vụ để xem xét liệu cĩ thể cĩ gian lận, khai khống, hoặc hàng chưa xuất kho, chưa chuyển giao cho khách mà đã ghi doanh thu.
Khi cĩ sự gian lận, cố tình biển thủ tài sản hoặc ghi giảm doanh thu để
trốn thuế... thì doanh thu thường bị khai thiếu.
Khi kiểm tốn mục tiêu này, thường kiểm tốn viên thực hiện các cơng việc sau
Trước hết, kiểm tốn viên tiến hành phân tích doanh thu năm nay và năm trước xem cĩ biến động gì lớn. Thường thì việc phân tích này kết hợp chặt chẽ
với tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Giả sử như
doanh nghiệp đang mở rộng quy mơ sản xuất kinh doanh bởi sản phẩm sản xuất ra trên thị trường được ưa chuộng, tình hình tiêu thụ là khả quan, trong khi đĩ doanh thu của cơng ty lại giảm sút so với năm trước. Chính từ đặc điểm này khiến cho kiểm tốn viên phải chú ý đến khả năng doanh thu bị khai thiếu. Mặt khác khi phân tích, để cĩ một cái nhìn tổng quát thì phải xem xét cơ cấu của doanh thu bao gồm những loại nào và tỷ lệ của chúng trong tổng doanh thu. Một trong những nguyên nhân để tăng hay giảm doanh thu cũng là bắt nguồn từ
sự thay đổi doanh thu.
Sau khi tiến hành thủ tục phân tích (trắc nghiệm phân tích) kiểm tốn viên tiếp tục tìm hiểu về các thủ tục kiểm sốt áp dụng cho việc quản lý doanh thu tại đơn vị như thế nào.
Khi doanh thu cĩ biến động lớn (giảm mạnh so với năm trước) kết hợp với việc tìm hiểu các thủ tục kiểm sốt và các hoạt động quản lý cho thấy cĩ sự
buơng lỏng, thì kiểm tốn viên sẽ tiến hành ngay việc kiểm tra chi tiết (trắc nghiệm trực tiếp các số dư) với số lượng đại diện các phần tử cho mẫu. Nếu các thủ tục kiểm sốt đã được thiết kế vận hành liên tục và cĩ hiệu quả thì lúc đĩ lý do nghi ngờ doanh thu bị khai thiếu là do sai sĩt nhiều hơn là gian lận và kiểm tốn viên cĩ thể giảm số lượng mẫu chọn đi so với trường hợp trên.
Khi doanh thu cĩ biến động khơng lớn, cĩ thể xấp xỉ so với năm trước nhưng sản phẩm của doanh nghiệp cĩ thể đang được ưa chuộng trên thị trường, sản lượng sản xuất tăng hơn so với năm trước thì khả năng doanh thu bị khai thiếu là nhiều hơn và kiểm tốn viên lại tiếp tục như trên.
Khi doanh thu cĩ biến động khơng lớn, kết hợp với việc kiểm tra đánh giá các thủ tục kiểm sốt thấy cĩ hoạt động cĩ hiệu quả, vì vậy kiểm tốn viên chỉ
cần kiểm tra chi tiết ở mức độ phù hợp.
Để tiến hành các cơng việc đã nêu như ở trên, kiểm tốn viên sẽ kiểm tra việc phê chuẩn nghiệp vụ bán hàng ( do đặc điểm của thủ tục kiểm sốt này gắn chặt chẽ với việc ghi thiếu hay ghi đầy đủ doanh thu), thể hiện qua chữ ký của người cĩ thẩm quyền tại đơn vị trên các loại hố đơn, chứng từ. Bên cạnh đĩ kiểm tốn viên cũng phải chú ý đến thủ tục quản lý chứng từ tại đơn vị và thơng thường việc ghi thiếu doanh thu thường gắn liền với việc lập chứng từ
khống, hoặc hố đơn bán hàng bị mất mát. ngồi ra kiểm tốn viên cĩ thể tổng hợp các hợp đồng quan trọng, tính tổng cộng lại để phát hiện sự chênh lệch.
- Doanh thu được ghi chép đúng kỳ.
Đây là mục tiêu kiểm tốn đặc thù áp dụng cho tài khoản doanh thu bởi doanh thu của bất kỳ một doanh nghiệp nào cũng được tính tốn trong một quá trình lâu dài. Nếu doanh thu bị khai thiếu thì thường cĩ một số nghiệp vụ bán hàng được chuyển sang kỳ sau. Trong trường hợp ngược lại doanh thu bị khai tăng thì cĩ một số hố đơn bán hàng sẽ được ghi nhận trước. Như vậy mục tiêu này gắn liền với mục tiêu kiểm tốn tính đầy đủ hoặc cĩ thật của doanh thu. Mục tiêu này bị vi phạm cĩ thể do chủ ý của doanh nghiệp muốn khai tăng doanh thu để khuếch trương danh thế, hoặc để ghi nhận thành tích và hưởng các mức ưu đãi, hoặc ghi giảm doanh thu để trốn thuế. Cũng cĩ thể kế tốn viên sai sĩt, khơng thể quản lý hết được sự biến động của doanh thu do nghiệp vụ
bán hàng xẩy ra thường xuyên với tần xuất lớn.
Đối với mục tiêu này, kiểm tốn viên cũng thực hiện việc phân tích như ở
trên. Khi tìm hiểu các thủ tục kiểm sốt kiểm tốn viên phải đặc biệt lưu ý đến tần xuất xảy ra các nghiệp vụ bán hàng, việc luân chuyển chứng từ bán hàng từ
các bộ phận đến phịng kế tốn, cùng trình độ của kế tốn viên tương ứng. Khi tiến hành kiểm tra chi tiết thơng thường sẽ chọn một số hố đơn chứng từ lập trước và sau ngày kết thúc niên độ kế tốn, kiểm tra việc ghi sổ với từng
hố đơn và phát hiện xem cĩ hố đơn nào được chuyển sang ghi kỳ sau hoặc cĩ một số chứng từ của năm sau được ghi nhận sang năm trước hay khơng.
- Doanh thu bán hàng được phân loại và trình bày đúng đắn .
Việc phân loại và trình bày các loại doanh thu thường gắn chặt chẽ với cơ
cấu doanh thu. Để thực hiện thủ tục phân tích, kiểm tốn viên sẽ thực hiện việc so sánh cơ cấu của các loại doanh thu như doanh thu tiêu thụ nội bộ, doanh thu các loại hàng hố dịch vụ, doanh thu từ bên thứ ba... của năm kiểm tốn và năm trước đĩ, nếu thấy cĩ sự biến động lớn thì cĩ thể tiến hành so sánh phân tích về
tình hình sản xuất (thể hiện ở số lượng nhập kho hàng hố thành phẩm) và tình hình tiêu thụ (thể hiện ở số lượng hàng hố, thành phẩm xuất kho). Do việc phân loại và trình bày cĩ liên quan tới việc tính tốn thuế doanh thu, ứng với mỗi loại hàng hố, dịch vụ khác nhau sẽđược áp dụng các mức thuế khác nhau, kiểm tốn viên cĩ thể tiến hành tính tốn lại các loại thuế, đối chiếu lại với mức thuế đã ghi nhận, nếu phát hiện thấy sự chênh lệch đáng kể thì phải tiến hành kiểm tra tổng doanh thu với số tổng hợp chi tiết từng loại hàng bán và các hình thức tiêu thụ trong kỳ để phát hiện sai sĩt khi kế tốn viên khơng phân loại và trình bày đúng đắn doanh thu.
- Doanh thu bán hàng được đánh giá đúng đắn.
Để kiểm tốn mục tiêu này, kiểm tốn viên cũng thực hiện các bước phân tích và tìm hiểu về thủ tục kiểm sốt như trên. Cịn việc tiến hành kiểm tra chi tiết sẽđược thực hiện như sau:
Với số hố đơn mẫu được chọn, kiểm tốn viên tiến hành thính tốn lạI số
liệu trên hố đơn bán hàng (số tiền = số lượng hàng bán * đơn giá), đối chiếu xem giá bán trên hố đơn cĩ phải được quy định trên bảng yết giá của doanh nghiệp hay khơng đồng thời đối chiếu số liệu trên hố đơn bán hàng (đã được tính lại) với các bút tốn tương ứng trên sổ nhật ký bán hàng, ngồi ra cịn đối chiếu số liệu trên hố đơn bán hàng và số liệu trên chứng từ vận chuyển với các đơn dặt hàng của khách hàng và với hợp đồng đã ký trước. Thơng thường mục tiêu ghi nhận doanh thu được đánh giá và tính tốn đúng đắn kết hợp với
việc ghi nhận các loại chiết khấu, giảm giá, hàng bán bị trả lại... vì những nghiệp vụ này gắn liền với việc ghi giảm doanh thu.
Các nghiệp vụ này phát sinh cĩ liên quan đến việc giảm giá trị tài sản của doanh nghiệp nên trước khi nghiệp vụ xảy ra phải cĩ sự phê chuẩn của người cĩ thẩm quyền trong doanh nghiệp và kiểm tốn viên phải đặc biệt chú ý đến
đặc điểm thời gian được hưởng chiết khấu, giảm giá với khách hàng mua nhiều hoặc hàng hố cĩ chất lượng kém, mà sau khi kiểm tra cơng ty thấy đúng với thực tế, đặc biệt là với hàng đã bán bị trả lại, mỗi nghiệp vụđều phải cĩ sự phê chuẩn của trưởng phịng kinh doanh hoặc của người cĩ thẩm quyền về lý do trả
lại hàng.
Kiểm tốn viên thực hiện kiểm tra chi tiết bằng cách chọn một số nghiệp vụ phát sinh trong kỳ, so sánh với mức chiết khấu, giảm giá trên hố đơn với mức tính cho khách hàng thực tế trên sổ nhật ký bán hàng, các khoản phải thu. Với hàng bán bị trả lại kiểm tra sự phê chuẩn bằng cách đối chiếu số lượng trên hố đơn, hàng trả lại với phiếu nhập kho (nếu nhập kho) hoặc trên sổ hàng gửi bán, đối chiếu số tiền bán hàng trả lại với bên cĩ của tài khoản phải thu nếu hàng bán chưa thanh tốn.
Thứ ba: Thực hiện thử nghiệm tuân thủ và thử nghiệm cơ bản đối với tài khoản phải thu khách hàng.
Khi nhìn nhận chu trình bán hàng và thu tiền trong mối liên hệ giữa các bộ
phận cấu thành cho thấy khoản phải thu khách hàng cĩ quan hệ chặt chẽ khơng chỉ với khoản tiền đã thu được mà cịn phản ánh tới các khoản doanh thu đã ghi nhận và các khoản khác như chiết khấu hàng bán, hàng bán bị trả lại và đặc biệt là liên quan đến khoản dự phịng nợ phải thu khĩ địi và việc xử lý các khoản này. Với một hệ thống kiểm sốt hoạt động mạnh thơng thường các khoản phải thu được quản lý hết sức chặt chẽ thể hiện thơng qua các biểu hiện sau.
- Các khoản bán chịu phải được phê duyệt trước khi giao hàng hố cho khách. Việc phê duyệt phải được thực hiện bởi người cĩ thẩm quyền như Giám
tốn viên cĩ thể phỏng vấn nhân viên của doanh nghiệp và tiến hành xem xét các loại hố đơn chứng từ bán chịu hàng hố liệu đã cĩ đầy đủ chữ ký của người cĩ thẩm quyền hay khơng, hoặc quan sát một nghiệp vụ cụ thể phát sinh.