Chương trình tổng thể cải cách hành chính nhà nước giai đoạn 2001- 2010 là một trong những giải pháp quan trọng để thực hiện chiến lược phát triển kinh tế xã hội ở
nước ta hiện nay. Trong đó, việc thực hiện cơ chế một cửa đối với các cơ quan hành chính nhà nước được xem là một bước đột phá trong cải cách hành chính. Cơ chế một cửa đòi hỏi thủ tục hành chính phải đơn giản, rõ ràng, đúng pháp luật và được công khai cụ thể; công việc phải được giải quyết nhanh chóng đúng thời gian quy định; nhận yêu cầu và trả kết quả tại một bộ phận duy nhất nhằm giảm phiền hà cho tổ chức, công dân do không phải qua nhiều khâu, nhiều bộ phận của bộ máy hành chính; hạn chế tệ quan liêu, tham nhũng, cửa quyền của một bộ phận cán bộ, công chức.
Hiện nay, tại KBNN Bến Tre, kiểm soát chi được thực hiện bởi ba bộ phận: bộ phận KHTH (có trách nhiệm kiểm soát các khoản chi sự nghiệp kinh tế, các dự án, chương trình mục tiêu quốc gia), bộ phận kế toán (có trách nhiệm kiểm soát các khoản chi thường xuyên còn lại), bộ phận thanh toán vốn đầu tư (kiểm soát các khoản chi đầu tư phát triển). Tại mỗi bộ phận đều có “một cửa” để tiếp nhận hồ sơ, tài liệu, chứng từ của các đơn vị có yêu cầu giao dịch chi NSNN. Như vậy riêng giao dịch chi thường xuyên cũng đã có hai “cửa”, một tại bộ phận kế hoạch tổng hợp và một tại bộ phận kế toán. Để tạo điều kiện thuận lợi cho đơn vị giao dịch tại Kho bạc và đảm bảo tính khách quan, công khai, minh bạch trong giao dịch chi NSNN theo xu hướng cải cách hành chính công hiện nay, KBNN Bến Tre cần xây dựng mô hình “một cửa” trong giao dịch và kiểm soát chi NSNN. Mô hình gồm có ba bộ phận chủ yếu:
- Bộ phận giao dịch là bộ phận mấu chốt để hình thành cơ chế “một cửa” trong qui trình chi NSNN. Bộ phận giao dịch là đầu mối tiếp nhận tất cả hồ sơ liên quan đến chi NSNN (cả chi thường xuyên và chi đầu tư phát triển) và cũng là nơi trả kết quả (giấy báo nợ đã thanh toán, lượng tiền mặt chi cho đối tượng thụ hưởng hoặc thông báo từ chối thanh toán)
- Bộ phận kiểm soát chi, là bộ phận chủ yếu giải quyết việc chấp thuận hoặc từ chối các yêu cầu chi của đơn vị sử dụng ngân sách. Bộ phận kiểm soát chi được hình thành trên cơ sở tập trung ba bộ phận kiểm soát chi đặt tại ba phòng KHTH, Kế toán và Thanh toán vốn đầu tư hiện nay.
- Bộ phận kế toán, chịu trách nhiệm hạch toán kế toán và thanh toán cho đối tượng thụ hưởng (hình thức chuyển khoản)
Qui trình giao dịch được thực hiện theo trình tự: đầu vào - kiểm soát – thanh toán – đầu ra. Trong đó đầu vào cũng chính là đầu ra và do bộ phận giao dịch duy nhất đảm nhận.
Qui trình được thể hiện qua sơ đồ 3.1:
Sơ đồ 3.1: Mô hình kiểm soát chi “một cửa”
Nguồn: Tác giả tự xây dựng.
(1) - Khi có nhu cầu chi NSNN, đơn vị sử dụng NSNN lập hồ sơ, tài liệu, chứng từ gửi đến bộ phận giao dịch của KBNN
(2) - Sau khi kiểm tra đầy đủ các hồ sơ, tài liệu, chứng từ theo quy định, bộ phận giao dịch chuyển toàn bộ hồ sơ, tài liệu, chứng từ cho bộ phận kiểm soát chi.
(3) – Bộ phận kiểm soát chi kiểm soát các khoản chi theo quy định. Có hai trường hợp xảy ra:
+ Nếu khoản chi đủ điều kiện thanh toán, Bộ phận kiểm soát chi ký kiểm soát trên chứng từ và trình lãnh đạo duyệt chấp nhận cấp phát.
+ Nếu khoản chi không đủ điều kiện thanh toán, Bộ phận kiểm soát chi ra thông báo từ chối và trình lãnh đạo để lãnh đạo ra quyết định từ chối cấp phát.
(4a) Hồ sơ, chứng từ sau khi lãnh dạo duyệt chấp nhận cấp phát được chuyển cho bộ phận kế toán. Đơn vị sử dụng NSNN Bộ phận kiểm soát chi Bộ phận giao dịch Bộ phận kế toán (1) (6) (2) (3) (4a) Giám đốc (4b) (5) K H O B Ạ C
(4b) Hồ sơ, chứng từ và thông báo từ chối cấp phát sau khi lãnh đạo ký quyết định từ chối cấp phát được chuyển cho bộ phận giao dịch để trả lại cho đơn vị sử dụng NSNN.
(5) Bộ phận kế toán thực hiện hạch toán kế toán và thanh toán (chuyển khoản) cho đơn vị rồi chuyển giấy báo nợ cho bộ phận giao dịch hoặc chuyển chứng từ sang bộ phận giao dịch chi trả (tiền mặt)
(6) – Bộ phận giao dịch trả kết quả cho đơn vị (hồ sơ, giấy báo nợ, tiền mặt hoặc thông báo từ chối cấp phát)