Hình 3.8: Sơ đồ quy trình kiểm soát nguyên vật liệu đầu vào.
Trách nhiệm Quy trình
- Phòng mua hàng Chuẩn bị nhận hàngKế hoạch hàng về
Tổ chức kiểm tra chất lượng hàng hóa
-Phòng vật tư nhà máy - Bảo vệ
-Bộ phận kiểm tra
-Thủ kho, vật tư nhà máy -Phòng mua hàng
-Trưởng bộ phận kiểm tra - Phòng mua hàng xử lý NVL không phù hợp
- Thủ kho, vật tư nhà máy - Bộ phận kế toán
- Vật tư xuất nhập khẩu - Quản lý chất lượng - Bộ phận kiểm tra
- Thủ kho, vật tư nhà máy - Phòng mua hàng
- Kế toán
Nguồn : QT16 – ISO 9001-2000 - Eurowindow
Diễn giải : Phòng mua hàng thông báo kế hoạch hàng về trước 2 ngày đến phòng vật tư nhà máy và các bộ phận liên quan để chuẩn bị nhận hàng. Các phòng và bộ phận sẽ bố trí người, phương tiện, dụng cụ phù hợp để chuẩn bị nhận hàng. Khi hàng về tới nhà máy các phòng và bộ phận liên quan tổ chức nhận hàng và kiểm tra. Cụ thể trách nhiệm kiểm tra như sau:
Hình 3.9: Bảng trách nhiệm kiểm tra NVL.
1 NVL chính: profile, thép, PKKK, gioăng,
kính…
P.QC, VTNM P.MH TGD, BGDNM, TPMH 2 Hóa chất, keo P.QC, Kỹ thuật,
VTNM
P.MH TGD, BGDNM, TPMH 3 Khí Agon, xăng, dầu P.BDTB, VTNM P.MH TGD, BGDNM,
TPMH 4 Các NVL để sản xuất sản phẩm mới P.QC, BP PTSPM, VTNM, Kỹ thuật P.MH, BP liên quan TGD, BGDNM, TPMH Nguồn: QĐ01 – QT16 – Eurowindow
- Yêu cầu chung:
+ Kiểm tra chất lượng, chủng loại NVL, thời hạn sử dụng: P.QC, kỹ thuật, P.BDTB hoặc BP PTSPM
+ Kiểm đếm số lượng NVL: Thủ kho, P.MH và BP Kế toán. + Kiểm tra chứng từ của lô hàng: BP Kế toán.
- Thời hạn kiểm tra: Trong vòng 24h sau khi hàng về phải bố trì nhân viên kiểm tra. Thời hạn kết thúc kiểm tra tối đa là 3 ngày. Nếu không bố trí được nhân viên kiểm tra thì lập biên bản bàn giao tạm thời cho thủ kho để quản lý trông coi và để số NVL này vào khu vực riêng có ghi nhãn “NVL chưa kiểm tra”
- Tiêu chuẩn kiểm tra: Đơn đặt hàng, các tài liệu kỹ thuật, catalogue, Tiêu chuẩn chất lượng sản phẩm, tiêu chuẩn NVL đầu vào mà công ty đang áp dụng, mẫu NVL đã đạt yêu cầu và được sử dụng
- Phương pháp và tần xuất kiểm tra:
Hình 3.10: Bảng tần xuất kiểm tra NVL.
Loại vật tư Đơn vị Tần suất KT
Số mẫu tối thiểu (nếu số vât tư <60)
Số mẫu kiểm tra thêm (nếu phát hiện sai số)
Profile, nẹp Chiếc 5% 3 20
Thép gia cường Chiếc 5% 6 20
PKKK Chiếc 5% 5 10
Kính nguyên liệu Tấm 5% 5 10 Keo, bọt, Cilicone, keo
GU…
Hộp 2-5% 3 10
Chi tiết phụ trợ lắp đặt Chiếc 2-5% 5 100% Phụ trợ hộp kính: hạt hút
ẩm, các loại đầu nối…
Bao, gói 2-5% 3 100%
Phụ trợ hộp kính: Cữ nhôm, nan trang trí…
Chiếc 5% 3 20
Nguồn: QĐ01 – QT16 – Eurowindow
- Phương pháp kiểm tra: Quan sát bằng mắt, đo bằng thước, cân, so xánh với các tiêu chuẩn, vật mẫu, sử dụng thử…
- Công cụ kiểm tra: Các công cụ thống kê trong kiểm soát chất lượng như biểu đồ pareto, biểu đồ kiểm soát…Phòng quản lý chất lượng chuyển bị các dụng cụ đo như: thước cặp (sai số là 0,05mm), thước dây (sai số 0,5mm), cân điện tử có sai số + 20g….
Sau khi kiểm tra xong các kết quả kiểm tra được ghi vào “Phiếu kiểm tra NVL”. Nếu lô hàng đạt chất lượng BP kiểm tra ghi xác nhận vào phiếu kiểm tra chuyển cho thủ kho để nhập kho. Đối với NVL không đạt sẽ lập biên bản yêu cầu xử lý gửi đến phòng Vật tư nhà máy hoặc phòng mua hàng. Những NVL được nhập kho riêng để chờ khiếu nại nhà cung ứng. Sau đó các bên ký vào biên bản bàn giao chính thức đối với lô hàng đạt chất lượng để nhập kho. Lô hàng nhập kho sẽ được bảo quản cẩn thận đúng theo các tiêu chuẩn của nhà máy. Sau đó P.QC và P.MH sẽ cập nhập số liệu vào “Sổ theo dõi chất lượng mua hàng”.
Quy trình kiểm tra NVL đầu vào trên đã đảm bảo được chất lượng NVL đầu vào cho nhà máy. Tất cả các lô hàng đều được kiểm tra, các lỗi được phát hiện và xử lý kịp thời tránh ảnh hưởng đến sản xuất như: ngày 2 – 2 – 2007 đã kiểm tra lô thép gồm V035, V036.1, G1661 nhập về phát hiện chất lượng không đảm bảo do bề mặt thép bị rỉ sét 100% lô hàng. Tình trạng rỉ lốm đốm
tràn toàn bộ bề mặt trong và ngoài thép. Lô hàng này đã được yêu cầu nhà cung ứng xử lý.
Tuy nhiên do kiểm tra xác xuất nên vẫn để lọt khà nhiều lỗi mà phải đến khi đưa vào sản xuất mới phát hiện được lỗi, điều này gây ra lãng phí về thời gian và tài chính của nhà máy. Chẳng hạn như trong tháng 3 trong quá trình sản xuất phát hiện nẹp P1135 đóng lên cửa độ bám chắc không đảm bảo, một số đóng bị bung ra nguyên nhân là do chân nẹp không đạt yêu cầu về kích thước.
Việc kiểm soát chất lượng đối với NVL nhập khẩu việc kiểm tra chất lượng mới chỉ dựa trên catalogue do NCƯ cung cấp nên không phản ánh được đầy đủ chất lượng của sản phẩm như là: Kích thước chân nẹp. kích thước rãnh đóng nẹp của profile….