Công tác cung ứng hàng hóa là toàn bộ những hoạt động nhằm đảm đảm đầy đủ, kịp thời và đồng bộ hàng hóa cho quá trình tiêu thụ. Công tác
cung ứng hàng hóa có ý nghĩa trong việc sử dụng hợp lý và tiết kiệm các nguồn lưc của doanh nghiệp, góp phần nâng cao năng suất lao động, hạ giá thành sản phẩm và nâng cao khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp.
Nội dung chủ yếu của công tác cung ứng hàng hóa ở doanh nghiệp thương mại bao gồm: hoạt động tạo nguồn, mua hàng; dự trữ, bảo quản và bán hàng.
3.2.3.1. Hoàn thiện công tác tạo nguồn, mua hàng.
Tổ chức công tac tạo nguồn, mua hàng là nhằm tạo ra nguồn hàng để công ty mua được vật liệu trong kỳ kế hoạch, đảm bảo cung ứng đầy đủ, kịp thời, đồng bộ, đúng chất lượng, quy cách, chủng loại…cho khách hàng. Công ty cần xác định rõ việc tạo nguồn hàng luôn phải đi trước một bước bởi lẽ khi nhu cầu khách hàng xuất hiện, công ty đã có hàng để đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Trong điều kiện cạnh tranh như hiện nay, việc tạo nguồn và mua hàng đòi hỏi phải nhanh, nhạy, có tầm nhìn xa và thấy được xu hướng phát triển nhu cầu của khách hàng.
Để nâng cao công tác tạo nguồn, mua hàng công ty cần lập kế hoạch mua hàng rõ ràng cho từng thời kỳ. Trước hết, phải nghiên cứu và xác định nhu cầu của khách hàng. Công ty phải xác định cụ thể số lượng, quy cách, chủng loại, trọng lượng, giá cả và thời gian giao hàng. Cùng lúc đó, công ty cần nghiên cứu thị trường cung ứng và khả năng cung ứng của các đơn vị sản xuất kinh doanh vật liệu. Với thông tin về lượng hàng tồn kho, công ty lập kế hoạch mua hàng. Công ty cần có quyết định chính xác trong việc lựa chọn đơn vị cung ứng, bởi điều này ảnh hưởng lớn đến hoạt động tiêu thụ của công ty. Để ổn định nguồn cung ứng, công ty nên thiết lập mối quan hệ truyền thống, trực tiếp lâu dài với các bạn hàng đáng tin cậy.
Trong thời gian vừa qua nguồn thép và xi măng của công ty chủ yếu là đặt mua của các doanh nghiệp sản xuất trong nước còn vật tư nhập ngoại được nhập về từ Thái Lan. Tuy nhiên, để nâng cao công tác tạo nguồn và mua hàng, công ty nên thực hiện liên doanh, liên kết với các đơn vị cung ứng. Làm được điều đó, công ty sẽ đảm bảo được nguồn hàng thường xuyên của doanh nghiệp mình.
3.2.3.2. Tăng cường công tác dự trữ, bảo quản.
Dự trữ hàng hóa ở các doanh nghiệp kinh doanh thương mại là dự trữ linh hoạt. Đây là lực lượng hàng hóa vật chất chủ yếu để đáp ứng nhu cầu tiêu dùng của khách hàng. Nhờ lực lượng dự trữ này mà đảm bảo ổn định sản xuất và góp phần đầy nhanh lưu thông hàng hóa. Do vậy để đẩy mạnh hoạt động tiêu thụ sản phẩm của doanh nghiệp mình, công ty cần đảm bảo chất lượng các loại vật liệu từ khi ký hợp đồng mua cũng như đảm bảo chất lượng sản phẩm trong quá trình dự trữ ở các kho, bãi. Thép, xi măng là mặt hàng chịu ảnh hưởng của điều kiện tự nhiên. Vì vậy, công ty cần sát sao trong việc quản lý bảo quản. Kho, bãi bảo quản cần có mái che để che nắng, mưa chống lại các tác động của điều kiện tự nhiên bất lợi như mưa, bão, lũ…Đối với những lô vật liệu nhập về mà chưa xuất bán ngay, công ty cần cử cán bộ, nhân viên chỉ đạo việc chuyển lô hàng tới các kho bảo quản, tránh tình trạng để ngoài trời quá lâu.
Khi nhập vật liệu vào các kho bảo quản, công ty cần phân loại các mặt hàng thép, xi măng theo lô, theo loại, theo chất lượng…để vừa thuận lợi cho việc bảo quản vừa thuận lợi cho việc xuất bán. Để đảm bảo uy tín với khách hàng, công ty cần thực hiện tốt các hoạt động chuẩn bị trước khi xuất bán, thực hiện đúng theo các điều khoản đã ký kết trong hợp đồng.
Mạng lưới bán hàng của công ty là toàn bộ các phần tử kinh doanh vật liệu của công ty được bố trí rộng khắp và thuận tiện để thỏa mãn nhu cầu về vật liệu cho các đối tượng mua hàng.
Các phần tử trong mạng lưới bán hàng của công ty hiện nay bao gồm các nhân viên kinh doanh tại văn phòng công ty, tại văn phòng chi nhánh trong thành phố Hồ Chí Minh. Việc mở rộng mạng lưới bán hàng cũng như đa dạng hóa phương thức bán giúp công ty đẩy nhanh hoạt động bán, thu hút và đáp ứng được nhiều nhu cầu về sản phẩm của khách hàng.
Hiện công ty mới chỉ tiêu thụ sản phẩm theo hình thức bán buôn là chủ yếu và được thực hiện bởi các nhân viên kinh doanh tại các văn phòng. Các nhân viên của công ty thường giao dịch, tiếp xúc với khách hàng thông qua email, điện thoại, fax và chỉ gặp gỡ trực tiếp khi nào ký kết hợp đồng (tùy thuộc vào sự thỏa thuận của hai bên). Để mở rộng mạng lưới bán hàng và đa dạng hóa phương thức bán, công ty nên thiết lập một hệ thống cửa hàng tiêu thụ sản phẩm cho công ty. Sử dụng hình thức cửa hàng sẽ giúp công ty tận dụng được địa điểm kinh doanh thuận lợi và tận dụng mối quan hệ với khách hàng của những người bán hàng trực tiếp. Các cửa hàng này có thể độc lập không thuộc hệ thống sở hữu của công ty. Trước mắt, công ty nên liên kết với các cửa hàng, đại lý kinh doanh vật liệu xây dựng có sẵn trên thị trường, sau đó tùy theo điều kiện nhu cầu của thị trường mà có thể mở thêm cửa hàng thuộc công ty. Tuy nhiên, việc liên kết với các cửa hàng hay mở cửa hàng cần có kế hoạch cụ thể, rõ ràng. Cần xác định số lượng cửa hàng ở khu vực thị trường nào, chính sách với cửa hàng đó ra sao để đảm bảo hiệu quả hoạt động bán.
Việc mở rộng mạng lưới bán hàng muốn đạt được hiệu quả phải được công ty kiểm soát chặt chẽ. Phải có sự phân bố các loại vật liệu, các hình
thức phân phối sao cho đáp ứng tốt nhu cầu khách hàng, không để tình trạng nơi thì tồn hàng, nơi thì không có hàng để bán.
Thị trường tiêu thụ sản phẩm của công ty hầu hết là thị trường nội địa, chưa có xuất khẩu. Tuy nhiên, theo dự báo tình hình thị trường vật liệu xây dựng trong thời gian tới (năm 2025), thị trường luôn ở tình trạng cung vượt cầu. Vì thế công ty cần xác định hướng đi mới là kết hợp cả bán tại thị trường nội địa và xuất khẩu ra nước ngoài.