Chi phí sản xuất kinh doanh là biểu hiện bằng tiền của toàn bộ hao phí về lao động sống và lao động vật hóa mà doanh nghiệp bỏ ra trong 1 kỳ sản xuất kinh doanh. Chi phí về lao động sống là những chi phí về tiền lương, tiền thưởng, phụ cấp và các khoản trích theo lương của người lao động. Chi phí lao động vật hóa là những chi phí về sử dụng các yếu tố tư liệu lao động, đối tượng lao động dưới các hình thái vật chất, phi vật chất, tài chính và phi tài chính. Chi phí kinh doanh phát sinh thường xuyên, gắn liền với từng vị trí sản xuất, từng sản phẩm và loại hoạt động sản xuất kinh doanh. Cũng giống như các doanh nghiệp thương mại khác, chi phí kinh doanh của doanh nghiệp kinh doanh vật liệu xây dựng là tất cả các khoản cho phí từ khi mua vật liệu cho đến khi bán, bảo hành cho khách hàng trong 1 thời gian nhất định. Thực chất là các khoản chi phí về lao động sống và lao động vật hóa biểu hiện bằng tiền mà doanh nghiệp đã bỏ ra để mua, bán vật liệu xây dựng trong 1 khoảng thời gian.
Chi phí kinh doanh = Chi phí mua hàng + Chi phí bán hàng + Chi phí quản lý hành chính + Chi phí tài chính.
Áp dụng các biện pháp nhằm tiết kiệm chi phí kinh doanh chính là việc làm sao để tiết các khoản chi phí mua hàng, bán hàng, quản lý hành chính và chi phí tài chính tiết kiệm một cách tối ưu.
3.2.4.1. Giảm chi phí mua hàng một cách hợp lý.
Chi phí mua hàng là khoản chi phí chiểm tỷ trọng cao nhất trong chi phí kinh doanh của công ty nên mức độ tác động của nó đối với chi phí kinh doanh là cao nhất. Vì vậy, muốn tiết kiệm chi phí kinh doanh công ty phải thực hiện tốt việc giảm chi phí mua hàng sao cho chi phí mua hàng giảm xuống nhưng không ảnh hưởng đến hiệu quả kinh doanh của công ty. Bên cạnh việc nghiên cứu thị trường, tổ chức tốt cung ứng hàng hóa...công ty cần làm tốt các công việc sau:
- Lập kế hoạch mua hàng chính xác, cụ thể đối với từng mặt hàng.
Việc lập kế hoạch mua hàng chính xác, cụ thể sẽ giúp doanh nghiệp xác định chính xác lượng hàng cần mua để đáp ứng nhu cầu khách hàng, là cơ sở giúp cho việc huy động vốn một cách phù hợp, tránh việc mua quá nhiều hay quá ít. Mua nhiều vật liệu so với mức tiêu thụ sẽ dẫn đến việc công ty không bán hết hàng, hàng bị ứ đọng, chậm tiêu thụ, vốn thu hồi chận, mất thêm khoản chi phí bảo quản. Nhưng nếu quá ít, công ty không đủ hàng để bán. Muốn có hàng ngay thì chi phí mua lô hàng bổ sung thường cao
- Tổ chức tốt lực lượng mua hàng trong công ty.
Lực lượng mua hàng là nhân tố chủ chốt ảnh hưởng đến việc doanh nghiệp có tiết kiệm được chi phí hay không. Mọi hoạt động mua hàng đều được thực hiện bởi lực lượng mua hàng, đây là cơ sở để đảm bảo tính hiệu quả của nguồn hàng. Nguồn hàng mua có đạt được mục tiêu và kết quả mong muốn không. Nếu lực lượng mua hàng của công ty có trình độ
chuyên môn cao, có sự hiểu biết về sản phẩm, khả năng đàm phán tốt...Kết hợp với nguồn hàng mua về tốt, sản phẩm sẽ được tiêu thụ nhanh, tránh được việc mua hàng kém chất lượng, giảm được khoản chi phí do thiếu kinh nghiệm trong đàm phán.
3.2.4.2. Lựa chọn hình thức vận tải, phương tiện vận tải tối ưu.
Chi phí vận chuyển, bốc dỡ đóng vai trò quan trọng giúp cho việc chuyển đưa hàng hóa tới tay người tiêu dùng. Khoản chi phí này chiếm 30% chi phí bán hàng, việc vận chuyển, bốc dỡ chủ yếu là đi thuê ngoài các đơn vị kinh doanh vận tải. Chi phí này phụ thuộc vào khối lượng hàng hóa vận chuyển, phương tiện vận chuyển, quãng đường vận chuyển và giá cước vận chuyển...Dựa vào đơn đặt hàng của khách hàng, địa điểm giao hàng, thời gian giao hàng mà công ty lựa chọn các phương thức vận chuyển khác nhau có thể là đường sông hoặc đường bộ. Nhờ vậy mà giảm đáng kể các khoản cước phí vận chuyển.
3.2.4.3. Chi phí bảo quản, chi phí hao hụt.
Chi phí bảo quản bao gồm các khoản chi phí phát sinh trong quá trình bảo quản hàng hóa. Chi phí hao hụt là phần giá trị bị hao hụt tự nhiên không tránh khỏi. Đây là loại chi phí tồn tại song song với quá trình bảo quản, vận chuyển hàng hóa.
Do vậy biện pháp tốt nhất là lập kế hoạch dự trữ một cách hợp lý. Kế hoạch dự trữ phải phù hợp với quy mô kho, phù hợp với nguồn vốn của công ty, phù hợp với nhu cầu và kế hoạch kinh doanh của doanh nghiệp. Kế hoạch dự trữ hợp lý giúp doanh nghiệp xác định khối lượng hàng hóa dự trữ phù hợp, tránh huy động vốn quá nhiều cho dự trữ,gây ra tình trạng tồn kho làm tăng chi phí bảo quản.
Đẩy nhanh tốc độ lưu chuyển vật liệu. Vật liệu có tốc độ và thời gian lưu chuyển nhanh, thời gian lưu kho ngắn sẽ làm giảm chi phí bảo quản xuống mức thấp nhất.
3.2.4.4. Chi phí hành chính.
Chi phí hành chính chiếm tỷ trọng không cao trong cơ cấu chi phí kinh doanh nhưng nó lại rất quan trọng, giúp công ty vận hành tốt và có bước đi đúng hướng, thực hiện được các mục tiêu, kế hoạch của công ty. Việc cắt, giảm chi phí hành chính cũng góp phần vào việc tiết kiệm chi phí kinh doanh của công ty. Muốn vậy, công ty phải thực hiện tốt những công việc sau
- Tinh giảm bộ máy quản lý hành chính và cải tiến bộ máy hành chính cho phù hợp với sự phát triển của công ty.
- Xây dựng định mức sử dụng điện, nước, điện thoại...tại văn phòng, giúp công ty giảm khoản chi phí mua ngoài. Tránh lãng phí do sử dụng không đúng mục đích, công ty yêu cầu nhân viên khi ra khỏi phòng trong thời gian dài phải tắt các thiết bị sử dụng điện như: đèn, máy lạnh, ti vi...Tiết kiệm chi phí điện thoại, khuyến khích trao đổi công việc qua internet.
- Thực hiện tốt các hợp đồng đã ký nhằm tạo uy tín cho công ty, từ đó duy trì mối quan hệ, tạo lập thêm những khách hàng truyền thống. Nhờ đó giảm các khoản chi phí cho giao dịch. Nguyên nhân là do, đối với các khách hàng truyền thống thì mỗi khi có nhu cầu vật liệu họ sẽ liên hệ đặt hàng với công ty. Vì là khách hàng truyền thống nên hình thức giao dịch sẽ nhanh gọn hơn, giảm được các thủ tục không cần thiết.
Áp dụng giao dịch thương mại điện tử, thông qua hệ thống internet doanh nghiệp có thể tìm kiếm thông tin về khách hàng, nguồn hàng và thông tin được cập nhật một cách liên tục.
3.2.4.5. Chi phí tài chính.
Chi phí tài chính chủ yếu là số tiền chi trả lãi vay, chi phí này phụ thuộc vào lượng vốn vay và tỷ suất lãi vay của công ty. Do đặc thù sản phẩm kinh doanh của doanh của doanh nghiệp là phục vụ trong lĩnh vực xây dựng có thời gian thi công dài nên một lượng vốn của công ty thường bị ứ đọng tạm thời tại các công trình và phải đợi khi công trình hoàn thành chủ đầu tư mới thanh toán hết nợ đọng cho công ty. Để đảm bảo hoạt động sản xuất kinh doanh, công ty phải huy động vốn vay từ bên ngoài và do vậy chi phí lãi vay là tất yếu. Nhưng để sử dụng chi phí tài chính một cách hiệu quả và giảm các khoản chi phí tài chính một cách hợp lý, công ty cần:
- Nâng cao hiệu quả sử dụng vốn, tăng tốc quay vòng vốn nhằm tăng lượng vốn lưu động giúp giảm các khoản chi phí về vốn; Xác định cơ cấu vốn phù hợp với cơ cấu của hàng hóa lưu chuyển, lập kế hoạch sử dụng vốn và sử dụng các biện pháp để thúc đẩy lưu chuyển hàng hóa và hoàn thiện các biện pháp quản lý vốn.
- Tổ chức thu hồi vốn sau bán hàng, nâng cao nghệ thuật chiếm dụng vốn hợp pháp như các khoản tiền lương chưa đến kỳ phát, tiền thuế chưa đến kỳ nộp.
- Tìm kiếm nguồn vốn với lãi suất thấp, khai thác tốt các nguồn vốn vay với mức lãi suất ưu đãi và thu xếp tài chính để trả nợ đúng hạn.