quản lý dự án và sự giám sát của các chuyên gia để kiểm tra, đánh giá mọi hạng mục công việc trong quá trình này. Chất lượng của công tác này phụ thuộc nhiều vào năng lực chuyên môn của các nhân viên trong ban quản lý dự án cũng như của các chuyên gia giám sát. Họ là những người có trách nhiệm kiểm tra, đánh giá mọi công việc được thực hiện để phát hiện những rủi ro, sai sót có thể xảy ra, từ đó đệ trình lên chủ đầu tư tìm ra phương pháp giải quyết kịp thời.
1.3.4.3. Giai đoạn kết thúc xây dựng, bàn giao sử dụng và thanh quyết toán công trình: trình:
Nhìn chung trong giai đoạn này bao gồm các công việc cụ thể như sau: • Nghiệm thu và hoàn thành công trình.
• Kiểm định công trình.
• Bàn giao công trình đưa vào sử dụng. • Báo cáo quyết toán và kiểm toán.
• Thẩm định và phê duyệt quyết toán hoàn thành dự án. • Bảo hành công trình.
Do đây là giai đoạn kết thúc dự án nên những vấn đề gì còn tồn đọng sẽ được xem xét, đánh giá lại và được giải quyết thỏa đáng. Những thiếu sót sẽ được sửa chữa và bổ sung một cách kịp thời. Quá trình vận hành thử dự án cũng giúp công ty kiểm định lại công trình, căn cứ vào các bản thiết kế ban đầu. Dự án sau khi đã được xem xét lại kĩ lưỡng sẽ được đem bàn giao và đưa vào sử dụng.
Đồng thời trong giai đoạn này, việc lập báo cáo quyết toán và kiểm toán sẽ được thực hiện. Trong suốt chu kỳ của dự án từ khâu chuẩn bị đến khâu thực hiện và kết thúc thì không tránh khỏi những yếu tố bất ngờ. Chính điều này cũng kéo theo những khoản chi phí phát sinh làm tăng chi phí của toàn bộ dự án. Ban quản lý dự án của công ty là bộ phận chịu trách nhiệm thanh quyết toán với chủ đầu tư. Việc phê duyệt quyết toán hoàn thành dự án cuối cùng sẽ được các cơ quan có thẩm quyền thực hiện. Sau khi dự án hoàn thành và đưa vào sử dụng, chủ đầu tư luôn quan tâm tới những lợi nhuận mà dự án có thể đem lại cho mình. Hay nói cách khác chủ đầu tư quan tâm tới việc sản phẩm của dự án sẽ tiếp cận với khách hàng ra sao và giá trị mà các sản phẩm đó đem lại sẽ như thế nào. Doanh thu của dự án thì được tổng hợp từ doanh thu các loại sản phẩm của dự án.
Ví dụ: trong dự án “Đầu tư xây dựng công trình Nhà máy chế biến gỗ SHINEC tại cụm công nghiệp tàu thủy Hải Dương”, chủ đầu tư cũng có những dự kiến về thu nhập. Thu nhập của dự án được tính toán trên cơ sở giả định về:
- Giá bán sản phẩm.
- Số lượng sản phẩm được tiêu thụ.
- Nhóm sản phẩm nội thất gồm: tủ ti vi, tủ tivi Amore Base, giường Queen, tủ trang điểm, tủ đầu giường.
- Nhóm sản phẩm ngoại thất gồm: các bộ sản phẩm Bollo, Tullero, Erken.
- Sản phẩm ván sàn cao cấp: ván sàn Platta.
Việc bảo hành công trình được quy định rõ tại điều 29 và điều 30 của Nghị định 209/2004/ NĐ-CP ban hành ngày 16/12/2004 về quản lý chất lượng công trình xây dựng. Theo điều 29 của Nghị định này thì “thời hạn bảo hành công trình được tính từ ngày chủ đầu tư ký biên bản nghiệm thu hạng mục công trình xây dựng, hạng mục
công trình xây dựng đã hoàn thành để đưa vào sử dụng và được quy định như sau: không ít hơn 24 tháng đối với mọi loại công trình cấp đặc biệt, cấp 1; và không ít hơn 12 tháng đối với các công trình còn lại”. Phân cấp, phân loại công trình xây dựng được quy định cụ thể tại phụ lục 1 ban hành kèm theo Nghị định 209/2004/ NĐ-CP. Ví dụ như dự án “đầu tư xây dựng công trình nhà máy chế biến gỗ SHINEC tại cụm công nghiệp tàu thủy Hải Dương” là công trình công nghiệp thuộc loại công trình cấp 3 có thời gian bảo hành là 18 tháng. Tiền bảo hành công trình chỉ được hoàn trả cho nhà thầu thi công xây dựng và nhà thầu cung cấp thiết bị sau khi hết thời gian bảo hành và được chủ đầu tư xác nhận đã hoàn thành công việc này.
Có thể nói quá trình quản lý dự án diễn ra xuyên suốt trong cả chu kỳ của một dự án. Trong từng giai đoạn , tuy đối tượng quản lý có thể khác nhau nhưng vẫn phải luôn gắn với mục tiêu cơ bản của hoạt động quản lý dự án. Đó là thời gian, chi phí và kết quả hoàn thành. Việc quản lý dự án theo chu kỳ giúp cho ban quản lý dự án của công ty có thể thực hiện nhiệm vụ của mình từng bước theo một quy trình cụ thể. Theo chu kỳ, ban quản lý dự án có thể theo dõi tiến độ thực hiện dự án theo từng mốc thời gian cụ thể và theo từng hạng mục công việc được dễ dàng. Quản lý dự án theo chu kỳ cũng giúp chúng ta chỉ ra một số đặc điểm giúp cho ban quản lý có cái nhìn sâu hơn về công tác này. Đặc điểm thứ nhất là vào giai đoạn bắt đầu của dự án, mức chi phí và yêu cầu nhân lực thường là thấp nhưng sẽ tăng cao hơn khi vào thời kỳ phát triển và lại giảm xuống rất nhanh khi bước vào giai đoạn kết thúc. Đặc điểm thứ hai là độ rủi ro khi bắt đầu thực hiện dự án là cao nhất. Đặc điểm này sẽ góp phần giúp ban quản lý dự án thực hiện tốt hơn việc quản lý rủi ro của mình. Một đặc điểm nữa là chủ đầu tư có ảnh hưởng nhất định tới các đặc tính cuối cùng của sản phẩm nên chi phí vào thời kỳ bắt đầu sẽ cao nhất và giảm mạnh trong các bước tiếp theo. Nhìn chung, ban quản lý dự án của công ty đã thực hiện được các nội dung quản lý phù hợp với các văn bản pháp luật hiện hành và phù hợp với tình hình cụ thể của công ty cổ phần xây dựng SHINEC. Mặc dù công ty được thành lập chưa lâu nhưng ban quản lý dự án đã có những thành tích đáng kể và sự cố gắng không ngừng. Tuy
nhiên bên cạnh đó vẫn còn những hạn chế đòi hỏi lãnh đạo công ty nói chung và ban quản lý dự án nói riêng cần khắc phục trong thời gian tới.
1.3.5. Ví dụ cụ thể về công tác quản lý dự án của công ty cổ phần xây dựng SHINEC:
► Tên dự án: Xây dựng Nhà máy chế biến gỗ SHINEC tại Cụm công nghiệp tàu thủy SHINEC.
► Chủ đầu tư: Công ty cổ phần xây dựng SHINEC.
► Tổ chức tư vấn lập dự án: Công ty tư vấn Đại học Xây dựng – Hà Nội. ► Chủ nhiệm lập dự án: Ông Võ Mạnh Tùng.
► Mục tiêu đầu tư xây dựng:
Tạo ra các sản phẩm nội thất tàu thủy từ nguyên liệu gỗ có chất lượng cao phục vụ chiến lược nội địa hóa sản phẩm của ngành công nghiệp tàu thủy, tiến tới xuất khẩu hàng nội thất.
► Nội dung và quy mô đầu tư xây dựng:
- Phân xưởng sản xuất đồ gỗ.
- Phân xưởng hoàn thiện, đóng gói, xuất hàng.
- Phân xưởng sơ chế phôi.
- Nhà sấy gỗ, nhà điều hành…
► Địa điểm xây dựng: Lô số 24, cụm công nghiệp tàu thủy Hải Dương, xã Lai Vu, huyện Kim Thành, tỉnh Hải Dương.
► Diện tích đất sử dụng: 4,94 ha. ► Loại, cấp công trình: (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Công trình công nghiệp cấp 3.
► Nguồn vốn đầu tư và hình thức đầu tư:
Nguồn vốn vay và các nguồn vốn khác. Phần lớn vốn đầu tư của dự án được lấy từ nguồn vốn vay thương mại, huy động qua đơn vị đầu mối là Công ty tài chính.
Tổng mức đầu tư của dự án là 137.656 triệu đồng ( Một trăm ba mươi bảy tỷ sáu trăm năm mươi sáu triệu đồng).
Dự án này được thực hiện theo phương thức xây dựng đồng bộ mới hoàn chỉnh toàn bộ dự án gồm các hạng mục công trình và trang thiết bị máy móc phục vụ cho việc sản xuất, chế biến gỗ.
► Hình thức quản lý dự án:
Công ty quản lý dự án theo mô hình Chủ đầu tư trực tiếp quản lý có thành lập Ban quản lý dự án. Các thành viên Ban quản lý dự án được quy định cụ thể tại Quyết định số 1153/QĐ-CNT-TCCB-LĐ.
► Quản lý tiến độ thực hiện dự án:
● Giai đoạn chuẩn bị đầu tư: ( từ quý I/2006 – quý II/2006). Bao gồm các phần việc cụ thể sau:
- Nghiên cứu về sự cần thiết phải đầu tư và quy mô đầu tư. - Tiến hành thăm dò thị trường.
- Tiến hành điều tra, khảo sát và chọn địa điểm xây dựng. - Lập dự án.
- Gửi hồ sơ dự án trình người có thẩm quyền phê duyệt. ● Giai đoạn thực hiện đầu tư: ( từ quý II/2006 – quý IV/2007). Bao gồm các phần việc cụ thể sau:
- Thực hiện việc chuẩn bị mặt bằng xây dựng. - Mua sắm thiết bị và công nghệ.
- Thực hiện việc khảo sát, thiết kế xây dựng.
- Thẩm định, phê duyệt thiết kế và tổng dự toán, dự toán công trình. - Tiến hành thi công xây lắp.
- Quản lý kỹ thuật, chất lượng thiết bị và chất lượng xây dựng. ● Giai đoạn kết thúc dự án: ( quý IV/2007).
- Nghiệm thu, bàn giao công trình.
- Thực hiện việc kết thúc xây dựng công trình.
- Quyết toán và phê duyệt quyết toán vốn đầu tư. - Bảo hành công trình.
Công ty cũng đã có cái nhìn tổng quát nhất về kế hoạch tiến độ thực hiện dự án.
Tuy nhiên kế hoạch này vẫn còn mang tính chung chung, chưa đi vào cụ thể từng công việc trong từng giai đoạn. Do đó việc quản lý thời gian sẽ không được hiệu quả tối ưu do không thể đi sâu đi sát vào từng công việc được.
► Quản lý chi phí dự án:
Ban quản lý dự án quản lý những khoản chi phí để thực hiện cho dự án xây dựng nhà máy gỗ SHINEC như: chi phí xây dựng, chi phí thiết bị, chi phí sử dụng đất, chi phí quản lý dự án, chi phí trả lãi trong thời gian thi công xây dựng, dự phòng phí…
Bảng 1.10: Bảng tính chi phí cho dự án: “Đầu tư xây dựng nhà máy chế biến gỗ SHINEC tại cụm công nghiệp tàu thủy Hải Dương”
STT Hạng mục Giá trị ( VNĐ)
A Chi phí xây dựng 63.721.900.000
A.1 Các công trình tại nhà máy 49.201.900.000
1 Nhà xưởng sản xuất 34.214.400.000
2 Nhà điều hành, nhà ăn ca 9.245.500.000
3 Các công trình phụ trợ 5.742.000.000 (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
A.2 Các xưởng xe sấy 5.520.000.000
1 Nhà xưởng (công suất 1400/300x2)+ kho chứa 4.740.000.000 2 Nhà xưởng (công suất 400/200x2)+ kho chứa 780.000.000
A.3 Chi phí hạ tầng 9.000.000.000
B Chi phí thiết bị 31.385.044.500
1 Thiết bị chính phục vụ sản xuất 30.216.394.500
1.1 Dây chuyền sản xuất nội thất 12.333.312.000
1.2 Dây chuyền sản xuất ngoại thất 9.048.610.500
1.4 Hệ thống máy móc, thiết bị cho các xưởng xe sấy 6.480.000.000 1.5 Máy móc, thiết bị xưởng (công suất 1400/300x2) + kho 5.260.000.000 1.6 Máy móc, thiết bị xưởng (công suất 400/200x2) + kho 1.220.000.000
2 Thiết bị phụ trợ + thiết bị văn phòng 1.168.650.000
C Chi phí sử dụng đất 5.247.000.000
D Chi phí quản lý dự án và chi phí khác 8.039.776.220
E Lãi vay trong thời gian xây dựng 15.144.033.443
F Dự phòng 12.528.245.848
Tổng vốn cố định 136.066.000.000
G Vốn lưu động ban đầu 1.590.000.000
Tổng vốn đầu tư 137.656.000.000
( Nguồn: ban quản lý dự án công ty cổ phần xây dựng SHINEC)
Nhìn chung, công ty cổ phần xây dựng SHINEC đã có biện pháp thích hợp để
quản lý chi phí sao cho hiệu quả. Các chi phí cụ thể cho từng bộ phận đã được dự toán và hạch toán chi tiết, đảm bảo cho quá trình quản lý diễn ra một cách khoa học và rõ ràng.
► Quản lý chất lượng:
Trong công tác quản lý chất lượng, công ty cổ phần xây dựng SHINEC tập trung vào việc quản lý ba nội dung chính sau:
- Quản lý chất lượng khảo sát xây dựng.
- Quản lý chất lượng thiết kế xây dựng công trình.
- Quản lý chất lượng thi công xây dựng công trình.
Trước khi quyết định đầu tư, công ty đã tổ chức tốt việc thăm dò thị trường, phát hiện các cơ hội đầu tư, đồng thời cũng khảo sát kỹ lưỡng để phục vụ tốt cho quá trình xây dựng. Ngành chế biến gỗ tại Việt Nam trong những năm qua có bước tăng trưởng cao và đều đặn nhất trong các nước ASEAN. Việt Nam còn có nhiều tiềm năng phát triển công nghiệp chế biến gỗ đồng thời có các chính sách khuyến khích đầu tư vào ngành nghề này với nguồn lao động có kỹ thuật, giá rẻ. Xuất phát từ nhu cầu cấp bách của công ty, công ty cổ phần xây dựng SHINEC đã quyết định đầu tư dự án xây dựng công trình nhà máy chế biến gỗ SHINEC nhằm tạo ra các sản phẩm chế biến gỗ theo đúng tiêu chuẩn và chất lượng, kỹ thuật, đẩy mạnh xuất khẩu, tăng tính cạnh tranh trong quá trình hội nhập quốc tế. Trong khi đó, Hải Dương lại có đủ điều kiện
thuẩn lợi để phát triển sản xuất kinh doanh các sản phẩm chế biến gỗ. Hải Dương nằm giữa vùng kinh tế trọng điểm phía Bắc (Hà Nội – Hải Phòng – Quảng Ninh), là một tỉnh có nhiều tiềm năng và lợi thế phát triển. Nhờ tích cực khai thác những tiềm năng, lợi thế vốn có, bằng những chính sách ưu đãi khuyến khích đầu tư phát triển mềm dẻo và linh hoạt, Hải Dương đã và đang có những bước tiến nhanh, vững chắc, trở thành một trong những địa phương có quy mô sản xuất công nghiệp lớn nhất của vùng nói riêng và của cả nước nói chung. Chính vì những yếu tố như trên, công ty đã cho khảo sát và quyết định dự án được xây dựng tại địa điểm lô số 24, cụm công nghiệp tàu thủy Hải Dương, xã Lai Vu, huyện Kim Thành, tỉnh Hải Dương. Nhìn chung, địa chất khu vực qua khảo sát sơ bộ đảm bảo ổn định cho các công trình xây dựng, các điều kiện về tự nhiên cũng khá thuận lợi cho công tác đầu tư xây dựng nhà máy chế biến gỗ SHINEC.
Việc tổ chức đấu thầu để lựa chọn ra những phương pháp kỹ thuật, những bản vẽ thiết kế tối ưu nhất đã được công ty tổ chức kỹ lưỡng. Về giải pháp thiết kế kiến trúc công trình, nhà máy được thiết kế phù hợp với yêu cầu kỹ thuật và dây chuyền công nghệ sản xuất chung của chủ đầu tư. Trong đó, các giải pháp về tổ chức không gian của các phân xưởng, nhà điều hành, nhà ăn công nhân… là những công trình chính và được mô tả khái quát như sau:
- Phân xưởng sản xuất đồ gỗ ( Nhà xưởng số 2):
Có chiều dài nhà 96m, chiều rộng 128m, diện tích xây dựng S = 12.387 m2 dạng khung thép tổ hợp, nhà gồm bốn khẩu độ nhà 4x32m, bước gian 8m.
- Phân xưởng hoàn thiện, đóng gói, xuất hàng ( Nhà xưởng số 3): (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Có chiều dài nhà 128m, chiều rộng 4m, diện tích xây dựng S = 5.843 m2 dạng khung thép tổ hợp. Nhà có khẩu độ nhà 45m, bước gian 8m, cao độ đỉnh cột +7,5m. - Phân xưởng sơ chế phôi ( Nhà xưởng số 1):
Có chiều dài nhà 112m, chiều rộng 45m, diện tích xây dựng S = 5.085 m2 dạng khung thép tổ hợp. Nhà có khẩu độ 45m, bước gian 8m, cao độ đỉnh cột + 7,5m, cao độ đến đỉnh họng thông gió +14,725m.
Cả 3 phân xưởng trên đều là nhà dạng nhà tiền chế, kết cấu khung, kèo tổ hợp từ thép hợp kim. Mái nhà lợp tôn tráng mạ dày 0,47, nền bê tông mác 200 dày 20cm. - Nhà sấy gỗ:
Nhà có dạng hình chữ L, chiều dài 77,72m, chiều dài phần vuông góc dài 29,72m, chiều rộng 5,5m, diện tích xây dựng S = 540 m2. Móng bê tông cốt thép, tường xây gạch bao che dày 22cm.
- Nhà điều hành:
Khu nhà văn phòng 3 tầng với tổng diện tích sàn 1.470 m2, diện tích xây dựng 490 m2.
- Nhà kho hóa chất: