Chi phí của dự án có thể được hiểu là các nguồn tài nguyên được hi sinh trong quá trình thực hiện để đạt được mục tiêu dự án đã đề ra. Vấn đề quản lý chi phí trong quản lý dự án đặc biệt trong các dự án đầu tư xây dựng là rất quan trọng. Nhiều công trình xây dựng đã gặp phải nhiều rắc rối trong vấn đề về vốn đầu tư, thanh quyết toán vốn hoặc sử dụng không hiệu quả đồng vốn bỏ ra dẫn đến thất thoát, lãng phí. Vì vậy cần thiết có sự quản lý chi phí để giám sát việc thực hiện dự án đúng dự tính chi phí theo kế hoạch, đảm bảo cho dự án thực hiện đúng tiến độ và nguồn lực cho phép. Đây cũng là quá trình dự toán kinh phí, phân tích các số liệu có liên quan đến chi phí của dự án. Quá trình quản lý chi phí tại công ty diễn ra theo các bước cơ bản như sau: - Xác định các nguồn lực, các nguồn tài nguyên và khối lượng cho phép để thực hiện dự án.
- Sau đó sẽ ước tính chi phí về các nguồn tài nguyên để hoàn thành dự án đề ra. - Sau khi đã có dự tính về tổng chi phí thực hiện của dự án, công ty sẽ ước tính chi phí và phân bổ cho từng hạng mục công việc.
- Và cuối cùng, công ty sẽ có biện pháp để kiểm soát chi phí và có thể điều chỉnh chi phí cho phù hợp với yêu cầu của dự án.
Công ty luôn cố gắng nắm bắt những thay đổi trong chính sách của Nhà nước về
công tác quản lý để áp dụng vào đơn vị mình cho phù hợp. Gần đây, Chính phủ đã
quy định cụ thể tại Nghị định số 99/2007/NĐ-CP ban hành ngày 13/6/2007. Nghị định này được ban hành với tinh thần phù hợp hơn với thông lệ quốc tế và cơ chế thị trường. Theo đó thì giá xây dựng được xác định cho từng công trình thay vì giá xây dựng theo khu vực trong quy định cũ; giá xây dựng được xác định phù hợp với các giai đoạn đầu tư và thời điểm xây dựng cũng như thời gian thi công; chủ đầu tư phải chịu trách nhiệm hoàn toàn về việc quản lý chi phí đầu tư xây dựng công trình… Bên cạnh đó, nhờ có sự thay đổi của Nghị định 99, công ty đã xác định được cho mình cách tính tổng mức đầu tư hợp lý hơn. Trước đây, cách tính này còn chưa linh hoạt, phù hợp với biến đổi của giá cả thị trường, gây ra tình trạng thiếu vốn đối với một số dự án lớn, phức tạp. Cụ thể, trong cách tính tổng mức đầu tư, có tính đến chi phí dự phòng do yếu tố trượt giá. Chi phí dự phòng này được căn cứ vào chỉ số giá xây dựng và thời gian thi công công trình. Nhờ đó khi đưa vào tính toán hiệu quả đầu tư của dự án, quá trình thực hiện dự án của chủ đầu tư sẽ chủ động về vốn, phù hợp với sự biến động của giá cả thị trường. Một thực tế nữa trước đây là khi công ty cổ phần xây dựng SHINEC làm nhà thầu, nhận thi công cho các chủ đầu tư khác thì một số chủ đầu tư lấy lý do chờ cấp trên phê duyệt nên đã trì hoãn việc thanh toán cho nhà thầu. Nghị định 99 ra đời đã góp phần quy định rõ trách nhiệm, quyền và nghĩa vụ của chủ đầu tư cũng như nhà thầu. Do đó đã hạn chế được tình trạng trên.
Công tác quản lý chi phí của công ty chỉ tập trung vào hai nội dung chính là: quản lý tổng mức đầu tư của dự án và quản lý tổng dự toán xây dựng công trình.
Trong đó, tổng mức đầu tư của dự án sẽ được công ty xác định trong quá trình lập dự án bao gồm các chi phí như: chi phí cho việc xây dựng, chi phí mua máy móc trang thiết bị, chi phí san lấp giải phóng mặt bằng… Nói chung đây là chi phí dự tính để thực hiện toàn bộ dự án. Còn trong giai đoạn thực hiện dự án, công ty sẽ xem xét và quản lý tổng mức dự toán xây dựng công trình. Đây là công việc cần thiết đảm bảo cho tổng dự toán này không được phép vượt quá tổng mức đầu tư đã được phê duyệt trước đó. Nếu thực sự cần thiết phải phát sinh thêm chi phí xây dựng thì việc quản lý cũng sẽ giúp cho công ty tìm kiếm thêm các nguồn vốn bổ sung, hỗ trợ kịp thời, đảm bảo cho dự án vẫn tiếp tục được hoàn thành theo đúng kế hoạch đề ra.
Khi ước lượng chi phí, đối với các dự án nhỏ và tính chất đơn giản thì công ty thường sử dụng các dự án tương tự trước đó để làm cơ sở, làm nền tảng cho những ước tính của dự án mới. Tuy nhiên, việc đánh giá ước lượng không phải là một việc dễ dàng. Mỗi một dự án khác nhau lại bao hàm những yếu tố khác nhau và bất ngờ trong quá trình thực hiện mà chúng ta không thể lường trước được. Để đáp ứng với
sự phát triển mạnh mẽ của nền kinh tế thị trường hiện nay, việc sử dụng công cụ nào để quản lý chi phí luôn là một vấn đề được công ty quan tâm đặc biệt. Công ty cổ
phần xây dựng SHINEC đã sử dụng chỉ số giá xây dựng là công cụ chính để làm căn cứ xác định tổng mức đầu tư, dự toán và tổng dự toán xây dựng công trình. Chỉ số giá xây dựng này cũng như phương pháp xây dựng nó, được xác định theo quy định của Bộ Xây dựng, được công bố rõ tại Nghị định 99 của Chính phủ. Có thể nói đây là một công cụ hữu hiệu phục vụ tốt cho quá trình thực hiện quản lý chi phí các dự án của công ty cổ phần xây dựng SHINEC.
Sau khi đã tiến hành ước tính chi phí cho từng hạng mục công việc cũng như toàn
bộ dự án, công ty tiến hành kiểm soát chi phí, kiểm tra theo dõi tiến độ chi phí đồng thời tìm ra những thay đổi so với kế hoạch. Ban quản lý dự án sẽ dựa vào các thống
kê kế toán, các báo cáo tài chính, báo cáo doanh thu…do phòng kế toán và một số bộ phận có liên quan cung cấp, để từ đó tổng hợp, phân loại, phân tích đánh giá các khoản chi phí và tình hình chi tiêu của công ty. Sau đó, Ban quản lý sẽ thực hiện việc kiểm soát bằng cách tìm ra những mức chênh lệch chi phí so với kế hoạch đã đề ra. Từ đó công ty sẽ triển khai nhanh chóng, tìm ra các biện pháp khắc phục sự sai sót đó và thông tin cho các cấp có thẩm quyền về những thay đổi được phép. Tuy nhiên, do thành lập chưa được lâu năm, Ban quản lý của công ty vẫn chưa có nhiều kinh nghiệm trong việc quản lý chi phí. Do vậy việc chênh lệch so với chi phí dự kiến là điều không thể tránh khỏi. Thêm nữa, vấn đề quản lý nguồn vốn đảm bảo cho việc thực hiện dự án của công ty còn yếu kém. Bằng chứng là một số dự án được lập ra nhưng vẫn phải ngưng trệ một thời gian do thiếu vốn để triển khai tiếp. Đó cũng là một trong những vấn đề bất cập tại công ty hiện nay.
Có thể nói quản lý thời gian, quản lý chất lượng và quản lý chi phí có mối quan
hệ vô cùng chặt chẽ. Thông qua việc quản lý thời gian của dự án, công ty có thể kiểm
soát được chi phí nhờ theo dõi tiến độ chi phí được thực hiện theo từng hạng mục công việc. Nhờ có quản lý dự án theo đúng tiến độ và chi phí đề ra, chất lượng của dự án mới được đảm bảo. Một dự án không thể gọi là thành công khi nó vừa lãng phí nguồn lực lại vừa kéo dài thời gian không đúng tiến độ. Vì vậy công ty luôn cố gắng phối hợp, kiểm soát sát sao việc quản lý cả về tiến độ, chi phí cũng như chất lượng của dự án, đảm bảo cho dự án được hoàn thành theo đúng mục tiêu và yêu cầu đã đề ra.