Một công trình xây dựng trước khi được đưa vào triển khai phải được lập tiến độ thi công xây dựng. Quản lý thời gian và tiến độ của dự án là một quá trình quản lý bao gồm những công việc như sau:
• Thiết lập mạng công việc.
• Dự tính thời gian thực hiện từng công việc.
• Quản lý tiến độ thực hiện các công việc của dự án.
Các hoạt động này phải được tiến hành trên cơ sở những nguồn lực và yêu cầu nhất định. Tiến độ thi công xây dựng công trình phải phù hợp với tổng tiến độ của dự án đã được phê duyệt. Mỗi một dự án đều có một phạm vi ngân sách và thời hạn cho phép, đáp ứng yêu cầu cụ thể của từng khách hàng. Chính vì vậy việc quản lý thời gian và tiến độ có một chức năng quan trọng giúp dự án hoàn thành đúng thời hạn và tiến độ đã được đề ra. Bên cạnh đó, việc quản lý tiến độ cũng chính là cơ sở cho việc giám sát chi phí cũng như các nguồn lực khác.
Trước khi xác định thời gian của từng công việc cũng như của toàn bộ dự án thì
phải xác định xem dự án đó bao gồm những công việc gì. Công ty cổ phần xây dựng
SHINEC thường sử dụng sơ đồ cấu trúc phân việc ( Work Break Down Structure – WBS) để xác định và lập kế hoạch cho các công việc của một dự án. Đây là phương pháp mà công ty thường sử dụng vì nó giúp công ty phân công được các công việc một cách cụ thể theo từng cấp quản lý. Từ đó trách nhiệm và quyền hạn của từng nhóm công tác được vạch rõ, tạo điều kiện thuận lợi để xác định thời gian và chi phí để hoàn thành dự án. Sau khi đã xác định số lượng các công việc, việc sắp xếp chúng theo một trình tự logic hợp lý là một điều cần thiết. Sơ đồ mạng chính là công cụ hữu hiệu giúp công ty tạo lập được mối quan hệ và trật tự thực hiện giữa các công việc. Không những thế nó còn là cơ sở để kiểm tra, giám sát kế hoạch thời gian phân bổ nguồn lực, chi phí và điều hành dự án. Việc dự tính thời gian cho từng công việc đã được ban quản lý dự án tiến hành dựa trên phương pháp ngẫu nhiên. Dựa vào những nguồn lực hiện có hay có thể huy động được trong tương lai, đồng thời so sánh với một số chỉ tiêu cho trước, công ty có thể dự tính được cả thời gian hoàn thành của dự án.
Sau khi đã cơ bản hoàn thành việc xác định khối lượng công việc cũng như thời gian của dự án thì cần thiết phải quản lý tiến độ thi công xây dựng công trình. Cũng
dụng phương pháp kỹ thuật cơ bản để thực hiện việc quản lý tiến độ. Đó là kỹ thuật tổng quan đánh giá dự án PERT và phương pháp đường găng CPM. Tuy nhiên việc sử dụng phương pháp này cũng trở nên linh hoạt chứ không cứng nhắc đối với các dự án có quy mô khác nhau. Trong nhiều trường hợp, việc chuyển sang sơ đồ GANTT dường như lại trở nên phổ biến và được công ty sử dụng khá nhiều. Đối với các dự án phức tạp thì việc xây dựng biểu đồ GANTT lại thể hiện được ưu thế của mình. Nó giúp những nhà quản lý dự án nhìn nhận rõ một cách dễ dàng hơn thực trạng của dự án. Mặt khác trong một số dự án, khi khối lượng công việc trở nên quá nhiều thì các nhà quản lý sẽ gặp một số rắc rối nếu như sử dụng phương pháp sơ đồ GANTT. Lúc này việc nhìn nhận về trật tự cũng như mối quan hệ giữa các công việc lại dường như là công việc khó khăn.
Chính vì vậy, ban quản lý dự án của công ty cũng đã cố gắng linh hoạt trong việc quản lý tiến độ của dự án. Việc sử dụng phương pháp nào là hợp lý cũng được đưa ra xem xét một cách kỹ lưỡng với sự góp ý của tất cả các thành viên. Đối với những dự án có quy mô lớn và thời gian thi công kéo dài thì việc quản lý tiến độ được xây dựng cho từng giai đoạn, có thể là từng tháng, từng quý, từng năm tùy dự án cụ thể. Chúng ta sẽ tìm hiểu kỹ hơn qua hai ví dụ dự án dưới đây:
Ví dụ 1: dự án xây dựng Nhà xưởng sản xuất nội thất kim loại – xã Nam Sơn, huyện An Dương, Hải Phòng.
Bảng 1.5: Bảng tiến độ thực hiện công việc dự án “Xây dựng Nhà xưởng sản xuất nội thất kim loại – xã Nam Sơn, huyện An Dương, Hải Phòng”
Tên công việc 2006 Thời gian thực hiện2007 2008
3 … 6 7 … 12 1 2 3 4 5 6 … 12 1 … 9 … 12
1. Chuẩn bị đầu tư. - Điều tra, khảo sát và chọn địa điểm. - Lập dự án đầu tư. - Gửi hồ sơ dự án trình cơ quan có
thẩm quyền quyết định
2. Thực hiện đầu tư - Chuẩn bị mặt bằng xây dựng. - Mua sắm thiết bị và công nghệ. - Khảo sát, thiết kế xây dựng. - Thẩm định, phê duyệt thiết kế và tổng dự toán công trình.
- Thi công xây lắp. 3. Kết thúc và đưa dự án vào sử dụng - Nghiệm thu, bàn giao công trình.
(Nguồn: Ban quản lý dự án tại công ty cổ phần xây dựng SHINEC)
Ví dụ 2: dự án “Đầu tư xây dựng công trình mở rộng nhà máy chế biến gỗ và nội thất tàu thủy tại quận Ngô Quyền thành phố Hải Phòng”
Bảng 1.6: Bảng tiến độ thực hiện dự án “Đầu tư xây dựng công trình mở rộng nhà máy chế biến gỗ và nội thất tàu thủy quận Ngô Quyền, Hải Phòng”
STT Công việc Thứ tự thực hiện công việc
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 1 Phần móng nhà sấy
2 Thân nhà sấy 3 Mái nhà sấy
4 Hoàn thiện nhà sấy 5 Phần móng nhà số 3 6 Thân nhà số 3 7 Mái nhà số 3
8 Hoàn thiện nhà số 3 9 Phần móng nhà số 4 10 Thân nhà số 4 11 Mái nhà số 4 12 Hoàn thiện nhà số 4 13 Phần móng nhà số 5 14 Thân nhà số 5 15 Mái nhà số 5 16 Hoàn thiện nhà số 5
(Nguồn: Ban quản lý dự án tại công ty cổ phần xây dựng SHINEC)
Sau khi lập kế hoạch tiến độ, cần thiết phải có sự kiểm tra việc thực hiện các công việc của dự án có tuân thủ theo đúng kế hoạch đó hay không. Việc giám sát tiến độ
thi công xây dựng công trình cần thiết có sự tham gia của chủ đầu tư, nhà thầu thi công xây dựng, các nhà tư vấn giám sát và một số bộ phận có liên quan. Cụ thể tại công ty cổ phần xây dựng SHINEC, ban lãnh đạo công ty yêu cầu Ban quản lý dự án, các đơn vị thi công phải có sự theo dõi chặt chẽ tiến độ thực hiện từng công việc theo tuần, tháng, năm tùy từng dự án khác nhau. Việc theo dõi này được ghi chi tiết vào Bản Nhật ký công trình. Việc ghi nhật ký thi công được quy định tại điểm 3.4, khoản 3, phần II của Thông tư 12/2005/TT-BXD bao gồm một số nội dung cụ thể như sau: Danh sách cán bộ kỹ thuật của nhà thầu; Diễn biến tình hình thi công hàng ngày, tình hình thi công từng loại công việc, chi tiết toàn bộ quá trình thực hiện; Mô tả vắn tắt phương pháp thi công; Tình trạng vật liệu; Những sai lệch, thay đổi so với bản vẽ thiết kế, các công việc phát sinh trong ngày… Trong thực tế, do các điều kiện khách quan và chủ quan đem lại nên công ty cũng không tránh khỏi những sai lệch về mặt tiến độ so với dự kiến. Việc sai lệch từ trước đến nay tuy không gây ảnh hưởng nghiêm trọng tới kết quả dự án nhưng cũng có tác động đến thời gian cũng như chi phí thực hiện. Điều đó đòi hỏi công ty phải tìm ra biện pháp hợp lý để khắc phục tình trạng trên, hạn chế tối đa việc sai lệch tiến độ của dự án.
Công ty cũng rất quan tâm tới việc động viên khuyến khích đẩy nhanh tiến độ của (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
dự án với điều kiện chất lượng vẫn được đảm bảo. Việc xét thưởng hay xử lý vi
tăng lương, thưởng trợ cấp đối với những cá nhân có thành tích hoàn thành sớm tiến độ rất được công ty quan tâm. Vì nhờ đó, năng suất lao động cũng như hiệu quả của công việc được tăng lên. Bên cạnh đó, công ty cũng chú ý xử phạt nghiêm minh đối với các trường hợp cố tình kéo dài tiến độ, làm thất thoát và lãng phí nguồn lực, gây thiệt hại cho công ty.