II. Những giải pháp nhằm hoàn thiện công tác quản lý mạng lưới ĐLBH phi nhân thọ tại P
2.2. Đối với công tác tổ chức quản lý mạng lưới ĐLBH
Để hoàn thành mục tiêu trở thành công ty bảo hiểm phi nhân thọ tại Việt Nam và có thể vươn ra thị trường thế giới, thì PVI cần mở rộng hơn nữa hệ thống bán hàng của mình, để làm được điều này công tác quản lý hệ thống mạng lưới đại lý phải làm tốt vai trò của mình:
- PVI nên xây dựng mô hình quản lý mạng lưới ĐLBH mới dựa trên mô hình cũ là chính đó là: tại tổng công ty cần có một phòng ban chuyên phụ
trách mảng quản lý ĐLBH, vì bản thân PVI hiện nay chức năng này do Ban phát triển kinh doanh phụ trách, nhưng bản thân ban này còn phụ trách nhiều mảng khác nữa. Hơn nữa tại mỗi PVI thành viên cần có một phòng quản lý ĐLBH, thậm chí tại một số PVI còn chưa có phòng quản lý ĐLBH, gây rất nhiều khó khăn cho công tác quản lý. Khi thành lập được một phong ban chuyên môn phụ trách quản lý ĐLBH, thì sẽ tiến hành lập kế hoạch hoạt động khai thác cho mạng lưới đại lý, lập kế hoạch quản lý mạng lưới đại lý,..và các kế hoạch tiếp theo. Sau đó phòng này chịu trách nhiệm thống báo hướng dẫn thực hiện kế hoạch tới các PVI thành viên và các cơ sở, chi nhánh. Ngoài ra ban này còn chịu trách nhiệm kiểm tra, giám sát quá trình hoạt động của mạng lưới đại lý trong toàn công ty. Thực tế hiện nay tại PVI cho thấy, công tác kiểm tra chưa được thực hiện thường xuyên, ban kế hoạch phát triển chỉ mới nắm được số lượng ĐLBH mà không có chính sách quản lý hệ thống này. Còn tại PVI thành viên, phòng quản lý đại lý cũng rơi vào tình trạng tương tự, các tổ đại lý lại chịu sự giám sát của các phòng chức năng khác (phòng tài sản. phòng hàng hải), như thế không có sự thống nhất về chính sách phát triển của công ty.
Mô hình tổ chức mạng lưới đại lý
Ban quản lý ĐLBH Tổng công ty
Ban giám đốc PVI thành viên
Theo mô hình này, đại lý được hoạt động theo địa bàn, theo từng khu vực. Mỗi đại lý được phép xây dựng cho mình những đại lý nhỏ lẻ hơn, tuy nhiên sẽ không chịu sự quản lý trực tiếp của công ty. Mỗi cấp ĐLBH có chức năng, nhiệm vụ quyền hạn khác nhau. Đối với tổ đại lý ngoài công tác khai thác bảo hiểm của mình theo sự chỉ đạo của công ty thì nó còn có trách nhiệm giúp đỡ những đại lý về chuyên môn nghiệp vụ đồng thời truyền đạt lại những chính sách mà công ty đưa ra tới các đại lý cơ sở. Tổ đại lý chịu trách nhiệm báo cáo tình hình hoạt động của tổ mình, đề xuất những kiến nghị cho sự phát triển của công ty. Còn với văn phòng khu vực và chi nhánh thực hiện những nhiệm vụ như: đôn đốc đại lý thực hiện nhiệm vụ kế hoạch hàng tháng, quản lý toàn diện về nghiệp vụ, nộp phí, quản lý ấn chỉ,..Cũng theo mô hình này ban giám đốc PVI thành viên và ban quản lý đại lý Tổng công ty có thể nắm chắc được tình hình họat động của phòng bảo hiểm khu vực chi nhánh chính vì vậy mà có thể đưa những chính sách điều chỉnh kịp thời hơn nữa có thể tiết kiệm được chi phí hoạt động.
- Dưới góc độ quản lý vi mô phải thực hiện công tác quản lý một cách chuyên nghiệp hơn, chặt chẽ hơn về mặt thời gian của đại lý và tình trạng họat động của ĐLBH qua việc kê khai và nộp kết quả khai thác theo mẫu thời gian của công ty, đồng thời có những hình thức thưởng phạt nghiêm minh trong
Tổ đại lý Tổ đại lý Đại lý Đại lý Đại lý Đại lý
quản lý. Song song với những việ làm đó là tổ chức tổ chức các buổi giao lưu giữa các đại lý, giữa đại lý và cán bộ quản lý để chia sẻ học hỏi kinh nghiệm chuyên môn.
- Việc triển khai mạng lưới đại lý có thể thông qua việc xây dựng kênh phân phối trên Internet. Hiện nay, việc xây dựng mạng lưới ĐLBH thông qua thương mại điện tử gần như chưa có công ty nào thực hiện vì việc thực hiện dự án này không dễ. Để đưa thương mại điện tử vào công tác trao đổi mua bán người dân là rất khó vì người dân Việt vẫn quen với cách mua bán truyền thống là mua bán trực tiếp. Tuy nhiên không vì thế mà PVI có thể bỏ qua cơ hội bán sản phẩm trên Internet, trong tương lai đây sẽ là kênh bán hàng phổ biến và hiệu quả nhất.