II. Thực trạng công tác quản lý đại lý bảo hiểm của công ty
22 Công tác tổ chức quản lý đại lý
2.2.1 Công tác tuyển dụng và đào tạo đại lý
PVI đã đặt ra những tiêu chuẩn riêng trong việc lựa chọn đại lý, loai bỏ ngay từ vòng hồ sơ những hồ sơ không đạt tiêu chuẩn. Những tiêu chuẩn bắt buộc phải có của một ĐLBH phi nhân thọ:
Đối với đại lý là cá nhân: có trình độ học vấn từ trung học phổ thông trở lên, không vi phạm pháp luật, có khả năng làm việc trong môi trường cạnh tranh.
Đối với đại lý là tổ chức: tổ chức được thành lập và hoạt động hợp pháp, nhân viên trong tổ chức đại lý trực tiếp thực hiện họat động.
qua các bước sau:
Thứ nhất: Thông bảo tuyển dụng
Mỗi một phòng kinh doanh hay mỗi công ty thành viên, khi có nhu cầu tuyển dụng phải thông báo công khai ít nhất một tháng trước khi tiến hành sơ tuyển. PVI sẽ thông báo thông tin tuyển dụng trên các phương tiên thông tin đại chúng hay thông qua mối qun hệ của các đại lý đang hoạt động. Hiện nay, tại PVI số lượng ứng viên tham gia ĐLBH phấn lớn được giới thiệu qua các ĐL cũ, điều này rất thuận lợi cho công tác đào tạo của PVI. Những ĐLBH cũ sẽ dễ dàng giúp đỡ các ứng viên trong cách làm việc và các vấn đề liên quan đến công việc, hơn thế những ững viên này sẽ cảm thấy an tâm hơn. Nhưng PVI cũng luôn chú trọng cho công tác tuyển dụng ĐLBH của mình thông qua các hội chợ việc làm, đặc biệt qua báo chí.
Nội dung thông báo dự tuyển gồm: tiêu chuẩn dự tuyển, địa điểm, số lượng cần tuyển, hạn nộp hồ sơ.
Thứ hai: phóng vấn các ứng viên dự tuyển và công bố danh sách trúng tuyển
Mỗi một PVI thành viên sẽ thành lập cho mình một hội đồng xét tuyển hồ sơ ứng viên, thường thì sẽ bao gồm: lãnh đạo công ty, nhân viên phòng quản lý đại lý,
hội đồng xét tuyển sẽ tiến hành phóng vấn các ứng viên. Chỉ tiêu đánh giá bao gồm: khả năng giao tiếp, khă năng ứng xử trong công việ, trình độ hiểu biết kinh tế xã hội, trình độ chuyên môn nghiệp vụ mà ứng viên có thể có, thường thì một cấu trúc kiến thức thành công đối với một nhân viên hay một ĐLBH là:
Hiểu biết về nhân văn, con người, xã hội 40% Có kiến thức về luật 10% Kiến thức tin học 10% Ngoại ngữ 10%
Nghiệp vụ 30%
Thứ ba: Đào tạo đại lý
Sau khi những ứng viên qua vòng phỏng vấn sẽ tiến hành đào tạo, nội dung cơ bản của chương trình đào tạo đại lý được quy định tại điều 32 Nghị định 42/2001/NĐ-CP bao gồm:
Pháp luật về kinh doan bảo hiểm (giới thiệu luật kinh doanh bảo hiểm và các nghị định, thông tư, quy định về đại lý theo luật kinh doanh bảo hiểm,..)
Kiến thức về bảo hiểm (khái niệm bảo hiểm và nội dung hoạt động bảo hiểm, vai trò bảo hiểm, kiến thức về các loại hình bảo hiểm,..)
Trách nhiệm của đại lý, đạo đức nghề nghiệp Kỹ nằng bán bảo hiểm
Nội dung của sản phẩm bảo hiểm mà Công ty được phép kinh doanh, các sản phẩm bảo hiểm mà đại lý được phép triển khai: quy tắc, điều khoản, loại trừ,..
Quyền và nghĩa vụ của công ty và của đại lý bảo hiểm trong hoạt động đại lý bảo hiểm
Các đại lý sẽ được trang bị các thông tin về PVI (quy mô, thế mạnh, uy tín nghề nghiệp, tương lai phát triển,..). Trong suốt quá trình hợp tác với bảo hiểm dầu khí, các đại lý sẽ tiếp tục được công ty đào tạo bổ xung về kiến thức pháp luật, kiến thức bảo hiểm và các kỹ năng bán hàng,..
Thứ tư: ký kết hợp đồng
Khi hoàn thành chương trình đào tạo đại lý và thi đỗ trong kỳ thi cấp chứng chỉ đào tạo, đại lý sẽ được công ty cấp chứng chỉ theo mẫu của công ty.
một chiến lược phát triển mạng lưới hiệu quả. Đến cuối năm 2007, số lượng đại lý của PVI đã là 750 những năm đầu tiên mới thành lập con số này còn rất khiêm tốn. Các đại lý mới chỉ được hình thành ở những PVI có văn phòng tại Hà Nội hay Thành phố Hồ Chí Minh,..Đại lý củaPVI bao gồm cả đại lý pháp nhân và đại lý cá nhân.
Bảng 4 : Bảng số lượng đại lý của PVI qua các năm
Chỉ tiêu Năm 2005 Năm 2006 Năm 2007
Số lượng đại lý(đại lý) 424 620 750
Tốc độ tăng (%) - 42,22% 20,96%
(Nguồn: Ban phát triển kinh doanh)
Qua bảng số liệu trên ta thấy, giai đoạn từ năm 2005-2007 số lượng đại lý của PVI tăng liên tục với những tốc độ tăng khá cao 42,22% năm 2006 và 20,96% năm 2007. Năm 2007 tốc độ tăng có giảm là do PVI thắt chặt công tác tuyển dụng đại lý, không còn sự tuyển dụng ồ ạt không hiệu quả như giai đoạn trước nữa.
Tuy rằng so với một số công ty bảo hiểm khác thì số lượng đại lý của PVI không phải là lớn nhất nhưng nó cũng cho thấy quy mô phát triển của PVI (PVI luôn là một trong ba công ty bảo hiểm hàng đầu tại Việt Nam)
Bảng 5: Số lượng đại lý của một số công ty bảo hiểm trên thị trường Việt Nam
Đơn vị: đại lý
(Nguồn: Báo cáo thị trường bảo hiểm Việt Nam năm 2005,2006,2007)
So với Pjico và Bảo Việt thì số lượng đại lý của PVI còn khá khiêm tốn nhưng theo số liệu thống kê thì năm 2006 thị phần doanh thu phí bảo hiểm của PVI đứng trên Pjico (PVI là 18,1% trong khí Pjico chỉ là 10,6%), điều này chứng tỏ doanh thu từ hoạt động đại lý của PVI còn rất tiềm năng. PVI cấn
Chỉ tiêu Năm 2005 Năm 2006 Năm 2007
Bảo hiểm dầu khí (PVI) 424 620 750
Bảo Việt 3840 4260 5130
mở rộng hơn nữa hệ thống đại lý của mình. Tuy nhiên, với một vị thế đặc biệt trong lĩnh vực bảo hiểm năng lượng và bảo hiểm thân tàu PVI vẫn là doanh nghiệp bảo hiểm hàng đầu trong lĩnh vực này, cũng do PVI mới triển khai hệ thống đại lý của mình những bước phát triển còn đang trong giai đoạn hoàn thiện. Tuy nhiên cần đánh giá thêm rằng, Bảo Việt có một số lượng ĐL vượt bậc so với các công ty khác là do Bảo Việt kinh doanh trên cả hai lĩnh vực, PNT và nhân thọ, trên thực tế thì số lượng ĐL của Bảo Việt có tỷ lệ rất lớn của các ĐL phi nhân thọ (năm 2006 có gần 3000 đại lý bảo hiểm nhân thọ), đồng thời sự đóng góp vào doanh thu của các đại lý này là rất lớn. Đối với Pjico do thành lập sớm hơn PVI hơn nữa ngay từ khi mới thành lập đã thành lập cho mình một hệ thống mạng lưới đại lý. Còn về phía PVI là công ty bảo hiểm thành lập muộn hơn hai công ty trên và cũng là do mới tham gia vào lĩnh vực BH cơ giới, hàng hóa vận chuyển bằng đường bộ và bảo hiểm con người kết hợp. Sự triển khai của PVI là chập hơn so với các công ty mạnh khác ở Việt Nam nên đạt được sự phát triển như hiện nay là rất đáng khen ngợi. Phần lớn các công ty chi nhánh của PVI mới được mở rộng và đi vào hoạt động cho nên chưa thể phát triển cho mình được một hệ thống mạng lưới ĐLBH PNT một cách tốt nhất, nhưng những chính sách hiện nay của PVI đang từng bước cải thiện điều đó.
Số lượng đại lý của PVI được phân bổ ở khắp các khu vực trên cả nước, tuy nhiên tại các thành phố lớn thì số lượng đại lý cũng tập chung nhiều hơn và doanh thu của những đại lý ở đó cũng lớn hơn. Phần lớn nằm ở Hà Nội, TP Hồ Chí Minh, Hải Phòng, Đà Nẵng,..Tuy nhiên thời gian gần đây các PVI khác cũng đã có những bước phát triển nhanh chóng trong công tác khai thác thị trường bảo hiểm của mình, cũng đã xây dựng cho mình một mạng lưới đại lý làm việc rất hiệu quả. Việc tập chung phát triển mạng lưới tại các thành phố lớn là hợp lý, đúng quy luật song những khu vực khác chúng ta cũng đang đàn tiếp cận để làm chủ đạt được những doanh thu cao nhất. PVI
tiếp cận những thị trường ít tiềm nằng với những chính sách riêng của mình một cách phù hợp nhất.
Hơn thế nữa, hiện nay PVI còn hướng cho mình ra thị trường bảo hiểm ở nước ngoài. Tiến hành những bước cuối cùng để có văn phòng đại diện và những đại lý cao cấp đặt tại những quốc gia có quan hệ hợp tác về bảo hiểm và đầu tư với PVI như Triều Tiên, Trung Quốc, Na Uy,…
Bảng 6: Số lượng đại lý có hợp đồng và chứng chỉ của một số đơn vị thành viên (Tính đến hết ngày 31/12/2007)
Đơn vị: đại lý
STT Đơn vị thành viên Danh sách
hiện tại
Đã có Cấn bổ sung
Hợp đồng Chứng chỉ Hợp đồng Chứng chỉ
1 PVI Hà Nội 34 31 2 2 32
2 PVI Đông Đô 179 28 41 151 138
3 PVI Thăng Long 33 33 12 0 11
4 PVI Duyên hải 62 5 45 57 17
5 PVI Quảng Ninh 40 23 26 17 14
6 PVI Nam sông hồng 39 39 39 0 0
7 PVI Bắc Trung Bộ 61 0 0 61 61
8 PVI Đà Nẵng 80 63 13 17 67
9 PVI Nam Trung Bộ 50 50 7 0 43
10 PVI Bình Dương 4 4 4 0 0
11 PVI Vũng Tàu 90 90 89 0 1
12 PVI Sài Gòn 18 18 0 0 18
13 PVI TP Hồ Chí Minh 17 17 17 0 0
14 PVI Tây Nam 19 19 19 0 0
15 Cà Mau 12 5 0 7 12
(Nguồn: Ban phát triển kinh doanh)
Từ bảng số liệu trên cho ta thấy, PVI cần tập chung nhiều hơn nữa vào các thị trường chưa khai thác hết tiềm năng, ví dụ như Bình Dương (chỉ có 4 đại lý), Cà Mau ( có 12 đại lý). Có thể các PVI này mới thành lập (PVI Cà Mau thành lập cuối năm 2007), tuy nhiên nó báo hiệu một thị trường mới cho PVI, hứa hẹn những doanh thu tiềm tàng. Một số PVI tuy mới thành lập chưa được bao lâu nhưng cũng đã cho thấy hiệu quả trong việc phát triển thị trường của mình như: PVI Hải Dương, PVI Đông Đô (PVI này có số lượng đại lý cao
nhất do số liệu công bố bao gồm cả đại lý cấp 2 và đại lý cấp 3)
Nhìn chung thì đại lý của PVI đều tập chung tại các thành phố lớn có dân cư đông đúc và có nhiều tiềm năng khai thác, nhưng tại đó cũng chịu sự cạnh tranh của các PVI khác, ta có thể dễ dàng nhận ra sự cạnh tranh rất gay gắt giữa các công ty bảo hiểm tại các thành phố lớn qua bảng số liệu sau:
Bảng 7: Số ĐLBH của PVI, Pjico và Bảo Việt tại Hà Nội và TP Hồ Chí Minh
Đơn vị: đại lý
Công ty
Đơn vị PVI Pjico Bảo Việt
Hà Nội 125 210 315
TP Hồ Chí Minh 86 220 267
(Nguồn: Báo cáo thị trường bảo hiểm Việt Nam năm 2006)
Về công tác đào tạo, phòng đào tạo của công ty cũng sẽ thực hiện nhiệm vụ đào tạo chuyên môn nghiệp vụ cho các đại còn phòng quản lý đại lý của mỗi PVI sẽ tiến hành quản lý công tác đào tạo, cấp chứng chỉ đào tạo cho các đại lý. Mỗi PVI sẽ mời cho mình một giảng viên có uy tín về chuyên môn, như tại PVI Đông Đô giảng viên phụ trách là TS khoa học ngành Hàng hải Bùi Đức Nùng trực triếp giảng dạy, các chương trình giảng dạy được thống nhất theo nội dung đã được bộ Tài chính phê duyêt, và tất cả các PVI đều phải áp dụng nó.
Căn cứ vào tình hình thực tế của mỗi PVI, phòng quản lý đại lý sẽ làm dự toán trình lãnh đạo phê duyệt về các khoản chi phí về đào tạo đại lý, các khoản chi phí đào tạo bao gồm: chi phí tuyển dụng đại lý, trợ cấp học nghề, tài liệu giáo trình, thuê giảng viên, tiền ăn nghỉ, trợ cấp cho đại lý trong thời gian đào tạo các khoản phí khác phục vụ tổ chức đào tạo nghiệp vụ cho đại lý.
Ngay từ đầu PVI đều xác định cho mình một chương trình đào tạo đại lý một cách khoa học nhất, tình hình đào tạo của PVI luôn được các cấp lãnh
đạo quan tâm và chỉ huy sát sao, cho nên tình hình học viên bỏ học rất ít. Các học viên đều tham gia đầy đủ các khóa học đào tạo của PVI, đây là những khóa học hết sức bổ ích và có chất lượng rất cao, nó tạo cho các học viên những kỹ năng rất tốt để có thể tham gia khai thác bảo hiểm.
Bảng 8: Tình hình các học viên tham gia quá trình đào tạo đại lý của PVI Đơn vị: đại lý Chỉ tiêu Năm Tổng số hồ sơ tham dự Số ứng viên tham gia Số ứng viên đi học Số ứng viên bỏ học Số ứng viên trở thành đại lý 2006 350 340 270 60 210 2007 370 230 195 30 165
(Nguồn: Ban phát triển kinh doanh)
Qua bảng số liệu trên chúng thấy được rằng trong năm 2006 số đại lý mà PVI đào tạo thành công là 210 nhưng số đại lý tăng so với năm 2005 chỉ có 196, năm 2007 cũng xuất hiện tình trạng tương tự số đại lý PVI đào tạo là 165 nhưng chỉ tăng có 130 so với năm 2006. Như vậy xuất hiện tình trạng đã có một lượng đại lý đã chấm dứt hợp đồng với PVI, nếu con số này năm 2006 là 14 thì đến năm 2007 đã là 35, sở dĩ có tình trạng này là do những nguyên nhân sau:
Chính sách thắt chặt quản lý bảo hiểm của ban lãnh đạo PVI: những đại lý hoạt động không hiệu quả đều phải chấm dứt hợp đồng với PVI và PVI nâng cao chất lượng đào tạo đại lý không đào tạo ồ ạt như giai đoạn trước nữa mà quan tâm hơn đến chất lượng hoạt động của các đại lý.
Một số đại lý vi pham quy chế hoạt động của PVI đều phải nghỉ việc, tuy nhiên cũng có một số đại lý đã chuyển sang hoạt động trong các lĩnh vực khác
công ty muốn có đội ngũ đại lý chuyên nghiệp và hoạt động hiểu quả, tránh tình trạng rất nhiều đại lý nhưng doanh thu lại rất thấp.