II. Thực trạng công tác quản lý đại lý bảo hiểm của công ty
22 Công tác tổ chức quản lý đại lý
2.4 Công tác kiểm tra đánh giá hoạt động của đại lý.
Công tác kiểm tra đánh giá được thực hiện thường xuyên tại PVI, nó được tiến hành hàng tháng, hàng quý. Tuy nhiên phòng quản lý đại lý của mỗi PVI phải là người chịu trách nhiệm chính cho công tác này, ban phát triển của tổng công ty chỉ có trách nhiệm đông đốc và cho những nhận xét đánh giá. Việc kiểm tra, đánh giá đại lý do tổ trưởng tổ đại lý trực tiếp giám sát sau đó có trách nhiệm báo cáo với cán bộ phòng quản lý đại lý của mỗi PVI. Tổ trưởng tổ đại lý thực hiện việc kiểm tra đánh giá đại lý thông qua doanh thu phí bảo hiểm và số hợp đồng bảo hiểm khai thác được theo tháng, theo quý có thể là theo năm, ngoài ra việc đánh giá kết quả hoạt động của đại lý còn được đánh giá thông qua giá trị và chất lượng của các hợp đồng bảo hiểm. Tuy nhiên tại một số PVI thành viên vẫn còn xuất hiện tình trạng tổ chức mạng lưới đại lý chưa quy củ, công tác quản lý chưa chặt chẽ nên công tác kiểm tra đánh giá rất khó thực hiện.
sát của cán bộ quản lý trực tiếp, thường là cán bộ phòng quản lý đại lý, đây là những người kiêm luôn cả vai trò kinh doanh và làm tổ trưởng tổ đại lý. Công việc kiểm tra được tiến hành theo nhiều hình thức khác nhau: kiểm tra trực tiếp, kiểm tra gián tiếp, kiểm tra định kỳ, kiểm tra bất thường…Đồng thời, công ty đã xây dựng một hệ thống các chỉ tiêu đo lường, đánh giá việc thực hiện nhiệm vụ của đại lý. Quá trình kiểm tra đã giúp cán bộ phòng quản lý và phát triển đại lý phát hiện những sai sót nảy sinh trong quá trình hoạt động của đại lý và tìm ra nguyên nhân cũng như biện pháp sửa chữa kịp thời. Hơn thế những đánh giá của các phòng quản lý đã cung cấp cho ban lãnh đạo công ty các thông tin cấn thiết, một mặt biết được kết quả hoạt động của hệ thống đại lý mặt khác công ty có thể đưa ra những chính sách phát triển mạng lưới phù hợp cho giai đoạn tiếp theo.
Đồng thời công ty cũng có những mức khen thưởng khác nhau đối với những đại lý mang lại hiệu quả trong hoạt động khai thác bảo hiểm, những đại lý có thành tích đặc biệt xuất sắc trong khai thác bảo hiểm, doanh thu phí bảo hiểm cao, phát hiện được các hiện tượng trục lợi bảo hiểm. Mức khen thưởng này sẽ được trích từ quỹ khen thưởng của công ty. Hơn thế hàng năm, PVI cũng tổ chức những đợt phát động phong trào thi đua khai thác bán bảo hiểm đối với đại lý, dặc biệt là đại lý bán bảo hiểm xe cơ giới. Ví dụ, để khuyến khích và thúc đẩy hơn nữa công tác khai thác bảo hiểm công ty thường xuyên phát đông phong trào thi đua giải thưởng mà đại lý có thể lựa chọn. Các hình thức khen thưởng mà PVI thường sử dụng: Trao quà tặng, thưởng cho đại lý xuất sắc những chuyến du lịch,..
Bên cạnh những hình thức khen thưởng thì công ty cũng có những hình thức xử phạt đối với các đại lý vi phạm trong một số các hình thức sau: sử dụng hóa đơn ấn chỉ không theo quy định của PVI, có hiện tượng trục lợi bảo hiểm, cố tình làm sai lệch hồ sơ bồi thường gây thiệt hại cho công ty, chiếm dụng phí bảo hiểm. Mức độ sử phạt có nhiều loại:
Phạt tiền đối với trường hợp sử dụng hóa đơn ấn chỉ không đúng theo quy định của công ty, hay làm mất ấn chỉ hóa đơn.
Bồi thường thiệt hại nếu gây tổn thất cho công ty
Chấm dứt hợp đồng hoặc truy cứu trách nhiệm hình sự đối với trường hợp có sự trục lợi bảo hiểm .
Hiện nay theo quy định của ban giám đốc PVI sử dụng hệ thống định mức hoa đồng cho đại lý theo đó đại lý sẽ được hưởng một múc doanh thu khi ký kết được các hợp đồng bảo hiểm. Mức hoa hồng này là cố định song trong những trường hợp nó có thể có sự thay đổi chút ít, ví dụ: Với một hợp đồng quan trọng, môt khách hang tiềm năng của công ty thì đại lý thường phải giảm phí để thu hút khách hàng nhưng như thế lại làm thiệt hại đến thu nhập của đại lý, do vậy mà PVI có những chính sách hôc trợ cho đại lý trong những trường hợp đặc biệt như thế. Tuy nhiên công ty không thể nào xử lý cho tất cả trường hợp như thế, nó có thể gây ra tình trạng ỷ lại của đại lý, như thế là không tốt cho sự phát triển của PVI.