II. Những giải pháp chủ yếu nhằm hoàn thiện hoạt động nhập khẩu hàng hoá tại Tổng công ty VINACONEX.
1.3.Thành lập phòng chức năng Marketing của Tổng công ty.
Sự vận động của cơ chế thị trờng đòi hỏi các doanh nghiệp tham gia phải có sự nhanh nhay trong mọi hoạt động kinh doanh của mình. Tổng công ty VINACONEX thiếu hẳn một bộ phận chức năng chuyên phụ trách về Marketing. Những vấn đề về thị trờng đều do phòng kinh doanh xuất nhập khẩu đảm nhiệm. Điều này tỏ ra không phù hợp vì
GĐ Trung tâm Phó.GĐ Trung tâm Phó.GĐ Trung tâm Nhóm chuyên viên bộ phận nghiệp vụ I: Nguyên vật liệu + Hàng tiêu dùng Tài vụ Thủ tục XNK Hành chính Báo cáo Tổng hợp và kế toán Nhóm chuyên viên bộ phận nghiệp vụ II: Máy móc thiết bị
các chuyên viên vừa phải thực hiện hoạt động kinh doanh vừa phải nghiên cứu thị trờng.
Trớc những diễn biên thị truờng ngày càng phức tạp nh hiện nay đòi hỏi Tổng công ty phải có một bộ phận chuyên trách về thị trờng để tổ chức và quản lý các hoạt động Marketing. Chức năng chính của phòng Marketing sẽ là tổng hợp và xử lý các nguồn thông tin liên quan đến thị trờng kinh doanh xuất nhập khẩu của Tổng công ty.Để hoạt động của phòng Marketing đạt hiệu quả cao cần có sự phối hợp thu thập thông tin từ các văn phòng đại diện trong nớc và nớc ngoài.
Sau khi thành lập phòng Marketing cần phải nâng cao hiệu quả thu thập và xử lý thông tin:
- Thông tin nội bộ.
Nhu cầu về máy móc nguyên vật liêu xây dựng phần lớn nảy sinh từ các công ty trực thuộc Bộ xây dựng. Mặt khác chủ trơng kế hoạch hàng năm của Bộ xây dựng là những thông tin hết sức quan trọng giúp cho định hớng kinh doanh của Tổng công ty. Vì vậy, cần có bộ phận chuyên trách thu thập thông tin nội bộ ngành. Thêm vào đó các thông tin từ chính Tổng công ty nh các báo cáo về tình hình hoạt động kinh doanh của các chi nhánh sẽ là các thông tin cần thiết để điều chỉnh các chính sách Marketing.
- Thông tin từ khách hành.
Các thông tin thu thập từ những nhận xét hay yêu cầu của khách hàng là những thông tin chi tiết, khách quan có độ tin cậy cao.
Thờng xuyên liên lạc với các khách hàng mục tiêu cũng nh các khách hàng truyền thống để có đợc sự chú ý từ phía họ và đặc biệt để thu thập các ý kiến phản hồi của khách hàng về giá cả, chất lợng và các dịch vụ khác.
- Các nguồn thông tin khác.
Các thông tin đợc công bố trên các phơng tiện phát thanh, truyền hình, từ các tạp chí và Tổng cục Thống kê là những thông tin thứ cấp giúp cho Tổng công ty có thể đánh giá khái quát tình hình thị trờng.
1.4.Đào tạo bồi d ỡng cán bộ.
Trong cơ chế chuyển đoỏi, các cơ quan quản lý Nhà nớc thờng xuyên có những thay đổi trong chính sách, luật pháp, nghị định, nghị quyết ra đời để quản lý và hớng dẫn các hoạt động ở doanh nghiệp. Các thông t hớng dẫn nhiều khi cũng thờng xuyên thay đổi cho phù hợp với tình hình kinh tế. Tình trạng này không những làm cho Tổng công ty VINACONEX mà còn làm cho các doanh nghiệp khác khó khăn vì không theo kịp sự thay đổi đó. Vì vậy để phục vụ cho hoạt động kinh doanh, các cán bộ của Tổng công ty phải tự nghiên cứu trong quá trình công tác để am hiểu và phân tích đúng đắn các vấn đề về luật pháp trong kinh doanh. Tổng công ty nên cho các cán bộ của Trung tâm kinh doanh tham gia các lớp học ngắn hạn về các vấn đề mới nh : Thơng mại điện tử, hoà mạng Internet, thị trờng chứng khoán,... và các vấn đề về luật pháp trong nớc cũng nh quốc tế do các cơ quan quản lý Nhà nớc, các toỏ chức kinh tế lớn hay các trờng Đại học giảng dạy. Việc tổ chức cho cán bộ đi học có thể tốn kém chi phí nhng sẽ mang lại hiệu quả lâu dài, không chỉ tăng khả năng hiểu biết về kinh tế xã hội nói chung và hiểu biết về nghiệp vụ nói riêng mà còn tạo ra tâm lý tốt trong công tác của cán bộ.
Ngoài ra, muốn năng cao hiệu quả kinh doanh nhập khẩu và hoàn thiện hoạt động nhập khẩu, tiến tới Tổng công ty sẽ phải nhập hàng theo giá FOB để giành đợc quyền thuê tàu và mua bảo hiểm. Chính vì vậy, cán bộ của Trung tâm kinh doanh cần đợc đào tạo để hiểu biết thêm về tàu, về bảo hiểm và nghiệp vụ thuê tàu, nghiệp vụ mua bảo hiểm.
1.5.Tạo động cơ làm việc cho cán bộ .
Trong cơ chế thị trờng này, khách hàng là "thợng đế" vì vậy khi có yêu cầu của họ, các cán bộ ở trung tâm kinh doanh phải làm việc hết mình. Hầu nh không ngày nào họ làm việc 8h/ngày mà thờng là 9-10h/ngày nhng tất cả đều rất hăng say công việc vì mục tiêu xây dựng Tổng công ty lớn mạnh. Tuy njiên một biện pháp quản lý nhân sự tốt phải là biện pháp kết hợp đợc giữa lợi ích chung và lợi ích riêng, khuyến khích đợc cả lợi ích về vật chất lẫn tinh thần. Do đó để đạt đợc kết quả cao
hơn nữa trong công việc, Tổng công ty cần phải có chín sách thởng phạt rõ ràng, cần cho cán bộ thấy rằng ngoài lơng ra, các thành viên sẽ có thêm thu nhập nếu doanh thu của Tổng công ty cao và có lợi nhuận sau khi đã hạch toán đầy đủ và làm nghĩa vụ với Nhà nớc. Nếu một cán bộ thực hiện đợc một hợp đồng lớn có hiệu quả thì cũng nên trích một phần lợi nhuận để thởng cho ngời đó.
Sau những ngày làm việc căng thẳng, vất vả, mỗi năm nên tổ chức 1-2 lần cho cán bộ đi nghỉ mát, đi chơi tập thể để nghỉ ngơi và tái tạo sức lao động, hơn nữa tạo ra môi trờng với sự quan hệ mật thiết gần gũi giữa các thành viên và giữa cấp trên với cấp dới.