II. Phân tích thực trạng hoạt động nhập khẩu hàng hoá tại Tổng công ty VINACONEX trong những năm gần đây.
2. Tổ chức thực hiện nghiệp vụ nhập khẩu ở Tổng công ty VINACONEX
2.1
Nghiên cứu thị tr ờng.
Nghiên cứu thị trờng là một hoạt động rất quan trọng, khởi đầu cho các hoạt động khác tiếp theo. Trớc đây, mọi họat động theo chỉ tiêu trên giao, lấy hàng ở đâu và giao hàng cho ai đều đã đợc chỉ định sẵn nên doanh nghiệp không cần phải nghiên cứu thị trờng. Nhng hiện nay việc kinh doanh có thực hiện đợc hay không phần lớn phụ thuộc vào việc có tìm đợc đầu vào và đầu ra hay không. Vậy mà cho đến nay, Tổng công ty cha có phòng ban chuyên chức năng về marketing: nghiên cứu thị trờng, nghiên cứu sản phẩm, xúc tiến bán hàng,... Vì thế, việc nghiên cứu thị trờng do chính các cán bộ của Phòng kinh doanh thực hiện.
Họ tự tìm kiếm nhu cầu trong nớc thông qua các đối tợng sau: - Tham gia đấu thầu cung cấp máy móc thiết bị , nguyên vật liệu cho các công trình xây dựng hoặc cung cấp giá cho Phòng Đấu thầu để họ đấu thầu xây lắp. Nếu trúng thầu xây lắp, Phòng Kinh doanh sẽ cung cấp máy móc thiết bị cho công trình xây lắp đó.
- Nếu không trúng thầu xây lắp, tìm kiếm xem đơn vị nào trúng thầu để cung cấp máy móc thiết bị ,nguyên vật liệu xây dựng cho họ.
- Tìm kiếm nhu cầu ở các khách hàng thờng xuyên quen thuộc tr- ớc đó.
- Tìm hiểu kế hoạch đầu t của một số Tổng công ty lớn.
Song song với việc tìm kiếm nhu cầu trong nớc, Tổng công ty phải tìm kiếm nhà cung cấp nớc ngoài thông qua các đối tợng sau:
- Các văn phòng đại diện của VINACONEX ở nớc ngoài. - Các tham tán Thơng mại của Việt Nam đặt tại nớc ngoài. - Các văn phòng đại diện của nớc ngoài đặt tại Việt Nam. - Đại sứ quán - Thơng vụ các nớc đặt tại Việt Nam.
2.2 Lập ph ơng án kinh doanh .
Để thực hiện đợc một thơng vụ, các cán bộ của Phòng kinh doanh phải lập một phơng án kinh doanh cụ thể, trong đó bao gồm:
- Xác định tên hàng hoá nhập khẩu . - Xác định số lợng nhập khẩu .
- Đơn giá nhập khẩu .
- Xác định tổng chi, gồm: + Giá CIF
+ Thuế nhập khẩu + Thuế VAT
+ Phí Ngân hàng
+ Phí giao nhận, vận chuyển nội địa - Tính chênh lệch giữa Tổng thu và Tổng chi.
Sau khi tính đợc chênh lệch bằng ngoại tệ sẽ tính tỉ suất ngoại tệ hàng nhập khẩu để xác định xem có nhập lô hàng này không.
2.3. Giao dịch và ký kết hợp đồng.
VINACONEX là một Tổng công ty mạnh, có uy tín lâu năm, có nhiều khách hàng và bạn hàng quen thuộc do vậy việc giao dịch và ký kết hợp đồng rất đơn giản.
Để ký kết một hợp đồng nhập khẩu với các bạn hàng quen thuộc chỉ cần giao dịch qua điện thoại và fax. Thờng hợp đồng đợc lập thành 4 bản ( 2 bản tiếng Việt và 2 bản tiếng Anh) và một bên ký vào rồi gửi cho bên kia ký. Sau đó gửi trả lại bên lập một bản tiếng Việt và một bản tiếng Anh.
Đối với các bạn hàng mới quan hệ thì phải tiến hành các bớc hỏi giá, báo giá,...và rất thận trọng trong việc đàm phán và ký kết hợp đồng.
2.4. Thực hiện hợp đồng.
Sau khi ký kết hợp đồng, VINACONEX phải xin giấy phép trong những trờng hợp sau:
- Đơn giá của mặt hàng nhập khẩu lớn hơn 100.000 USD. - Hoặc tổng trị giá hợp đồng lớn hơn 500.000 USD.
- Hoặc không thuộc hai trờng hợp trên nhng lại là các mặt hàng thuốc danh mục phải xin giấy phép Bộ Thơng mại nh: Sắt thép xây dựng, Kính xây dựng, Gạch Ceramic,...
Bộ hồ sơ xin giấy phép gồm: - Dự án.
- Quyết định phê duyệt dự án
- Hợp đồng.
- Công văn xin giấy phép.
Trong các trờng hợp không phải xin giấy phép, VINACONEX nhập hàng về và đợc quản lý theo ngành hàng bằng thuế.
Thông thờng, thanh toán cho hợp đồng nhập khẩu , Tổng công ty VINACONEX sử dụng hình thức tín dụng chứng từ. Do vậy , để nhập đ- ợc hàng, VINACONEX phải mở L/C ở các Ngân hàng lớn mà mình có tài khoản nh Ngân hàng Ngoại thơng Việt Nam, Ngân hàng đầu t và phát triển Việt Nam,...
Tổng công ty thờng nhập hàng hoá theo giá CIF - cảng Hải Phòng nên không phải mua bảo hiểm và thuê tàu . Khi hàng về đến cảng, tuỳ theo phơng thức nhập khẩu để xử lý:
- Nếu là hàng nhập khẩu tự doanh thì sau khi hoàn thành thủ tục Hải quan sẽ vận chuyển về các kho của VINACONEX .
- Nếu là hàng nhập khẩu uỷ thác thì sau khi hoàn thành thủ tục Hải quan sẽ vận chuyển về kho của ngời uỷ thác.
Khi xảy ra tranh chấp hợp đồng nhập khẩu , VINACONEX thờng giả quyết ổn thoả, thiện chí bằng cách thơng lợng, hiếm khi phải để đa ra Trung tâm trọng tài Kinh tế Quốc tế vì nh vậy sẽ rất lãng phí thì giờ và tiền bạc.