thực hiện công việc
Có thể nói đây là giải pháp hàng đầu cho cho việc hoàn thiện công tác tạo động lực làm việc cho người lao động. Bởi nó là cơ sở để các chính sách tạo động lực khác đưa ra đảm bảo tính công bằng và đạt hiệu quả trong vai trò là một công cụ tạo động lực.
a. Thiết kế công việc:
Bản thân công việc có những tác động rất lớn tới cá nhân người lao động như ảnh hưởng tới vị trí của người lao động trong tổ chức, ảnh hưởng tới tiền lương, tiền thưởng và sự thỏa mãn của người lao động. Thiết kế công việc đóng một vai trò quan trọng trong công tác tạo động lực.
Công ty muốn thiết kế công việc tốt trước hết phải:
Thứ nhất: kết hợp công việc với các mục tiêu của công ty. Điều này khiến
người lao động hiểu được mục tiêu phát triển của công ty, đồng thời cũng nhận biết được quyền lợi của bản thân khi góp phần đạt được mục tiêu của công ty.
Thứ hai: Thiết kế công việc phải quan tâm tới sự phù hợp giữa khả năng, kỹ
năng, kinh nghiệm của người lao động với mức độ đòi hỏi của công việc (bao gồm: mức độ phức tạp của công việc và mức độ hoàn thành công việc). Đồng
thời cũng phải quan tâm tới môi trường chế độ làm việc của người lao động, các trang thiết bị phục vụ cho việc hoàn thành công việc.
Có nhiều phương pháp thiết kế và thiết kế lại công việc, nhưng dựa vào điều kiện hoạt động của công ty và những mặt hạn chế mà công ty chưa làm được.Xin đưa ra các phương pháp sau:
◆ Mở rộng công việc: Thiết kế công việc bằng cách tăng thêm số lượng
các nhiệm vụ và trách nhiệm thuộc công việc.Các nhiệm vụ tăng thêm và trách nhiệm tăng thêm thường tương tự nhau hoặc là có mối tương quan với nội dung công việc trước đó.
Tuy nhiên, cần lưu ý khi sử dụng phương pháp này là đòi hỏi nhà quản lý phải biết được người lao động có hài lòng hay thích thú với công việc mà họ đang làm hay không. Nếu người lao động đang cảm thấy rất thích thú và hài lòng với công việc đang làm, thì phương pháp này có tác dụng khá tốt kích thích tâm lý người lao động hăng hái làm việc. Nếu người lao động mà không cảm thấy thích thú với công việc mình đang làm, thì nếu tăng thêm số lượng các nhiệm vụ và trách nhiệm thuộc công việc cho người lao động thì sẽ có tác dụng ngược lại.
◆ Luân chuyển công việc: Thiết kế công việc trong đó người lao động
thực hiện một số công việc khác nhau nhưng tương tự như nhau.
Đối với những công việc đòi hỏi trình độ chuyên môn cao, và đòi hỏi cần kinh nghiệm thì thời gian đảm nhận công việc càng lâu thì người lao động càng có kinh nghiệm, kỹ năng càng được thành thạo như công nhân vận hành máy và thiết bị ở các bộ phận: Phân xưởng bột, phân xưởng xeo, nhà máy điện, nhà máy hóa chất. Thì không nên áp dụng phương pháp này
Đối với những công việc không đòi hỏi trình độ chuyên môn, công việc mang tính chất thủ công như: đếm, lựa chọn, bao gói sản phẩm giấy; xuống giấy cuộn, cân vi tính…( ở phân xưởng hoàn thành). Thì công ty nên áp dụng
phương pháp này, nó sẽ làm giảm tính đơn điệu của công việc và người lao động sẽ cảm thấy bớt nhàm chán. Đôi khi điều này có thể giúp người lao động phát huy tính sáng tạo của bản thân.
◆ Làm giàu công việc: Đây là phương pháp có tác dụng rất lớn trong
việc tạo động lực cho người lao động và giúp nâng cao năng suất lao động của người lao động.
Thiết kế công việc bằng cách thêm các yếu tố hấp dẫn và thỏa mãn bên trong công việc, tức là làm giàu thêm nội dung công việc. Phương pháp này có thể áp dụng cho công việc của từng cá nhân hoặc cho công việc của từng tổ sản xuất, ca sản xuất. Phương pháp này giúp người lao động phát huy được khả năng của bản thân.
b. Hoàn thiện công tác phân tích công việc:
Phân tích công việc sẽ làm cho công ty có những lợi điểm sau đây:11
- Đảm bảo thành công hơn trong việc sắp xếp, thuyên chuyển và thăng thưởng nhân viên.
- Loại bỏ nhiều bất bình đẳng về mức lương qua việc xác định rõ nhiệm vụ và trách nhiệm công việc
- Tạo kích thích lao động nhiều hơn qua việc sắp xếp các mức thăng thường
- Tiết kiệm thời gian và sức lực qua việc tiêu chuẩn hóa công việc và từ đó giúp nhà quản trị có cơ sở để làm kế hoạch và phân chia thời gian biểu công tác
- Giảm bớt số người cần phải thay thế do thiếu hiểu biết về công việc hoặc trình độ của họ
Có rất nhiều phương pháp phân tích công việc, tuy nhiên dựa trên điều kiện và loại hình doanh nghiệp. Sau đây xin đưa ra một số phương pháp phân tích công việc ( có thể sử dụng một hoặc là kết hợp các phương pháp).
1. Bảng hỏi: thu thập thông tin bằng việc đưa ra bảng hỏi và phát cho người lao động, yêu cầu họ trả lời. Nội dung của bảng hỏi đưa ra phải rõ ràng, dễ hiểu. Nội dung của bảng hỏi ngoài các chi tiết như: tên, tuổi, bộ phận làm việc,cần phải đưa ra những câu hỏi gắn liền với việc người lao động mô tả toàn bộ các nhiệm vụ, khối lượng công việc, số lượng công việc (số lượng sản phẩm)
2. Ghi chép lại trong nhật ký: thu thập thông tin bằng cách yêu cầu người lao động ghi lại, mô tả lại các công việc, hoạt động hàng ngày trong một cuốn sổ
3. Quan sát: thu thập thông tin dựa trên quan sát của người quản lý( người lãnh đạo). Đối với lao động trực tiếp sản xuất ở công ty thì phương pháp này có rất có hiệu quả.
Nhưng để các phương pháp trên đạt được hiệu quả như mong muốn, thì điều quan trọng trước hết cần làm của nhà quản lý, là phải giái thích lí do
phân tích công việc cho người lao động, để họ hiểu được tầm quan trọng của
phân tích công việc, lợi ích mà họ nhận được từ công tác này. Từ đó sẽ tạo sự tin tưởng cho người lao động và đồng thời sẽ nhận được sự hỗ trợ từ phía người lao động. Như vậy công tác phân tích công việc sẽ đạt được độ chính xác.
Các bước tiến hành phân tích công việc:
◊ Bước 1: Xác định công việc cần phân tích. Khi xác định nên lựa chọn các công việc tiêu biểu. Đặc biệt là với các công việc gần tương tự như nhau điều này sẽ giúp tiết kiệm thời gian.
◊ Bước 2: Thu thập các thông tin cơ bản. Các thông tin cơ bản là các thông tin như: sơ đồ tổ chức, quy trình thực hiện công việc, bảng mô tả công việc hiện có. Qua các thông tin này, ví dụ như qua sơ đồ tổ chức ta có thể biết được các công việc có liên hệ với nhau như thế nào.
◊ Bước 3:Thu thập các thông tin dùng để phân tích công việc. Việc thu thập này dựa trên các phương pháp như đã nêu ở trên( bảng hỏi, ghi chép lại trong nhật ký, quan sát).
◊ Bước 4: Tiến hành xử lý các thông tin thu thập được và kiểm tra lại các thông tin đó với các lao động đảm nhận công việc đó, với cấp quản lý trực tiếp lao động đó
◊ Bước 5: Xây dựng bảng mô tả công việc và bảng mô tả tiêu chuẩn công việc.
Bảng mô tả công việc nên bao gồm các thông tin sau( trang sau):
Bản mô tả công việc sẽ giúp người lao động tập trung vào thực hiện công việc của mình và tránh được đánh giá của những người khó tính
Hình 3.1: Bảng mô tả công việc mẫu
Nguồn: Nguyễn Hữu Thân,Quản trị nhân sự, NXBThống kê,2006,Tr103.
Bảng mô tả tiêu chuẩn công việc nên bao gồm các thông tin sau:
- Công việc được thực hiện ở bộ phận nào, tên công việc, các tuyến quyền hạn và trách nhiệm
- Bản chất của công việc: vận hành máy móc hay thủ công hay kỹ thuật…bản chất công việc là quan trọng hay kém quan trọng.Mối quan hệ của công việc đó với các công việc khác.
TÊN CÔNG TY
BẢNG MÔ TẢ CÔNG VIỆC
1. Chức vụ:
2. Phòng/bộ phận: 3.Nơi làm việc: 4.Báo cáo cho:
5. Mục đích của công việc
……… 6. Phạm vi của công việc
……… 7. Nhiệm vụ và trách nhiệm ……… 8. Phạm vi trách nhiệm ……… 9. Tiêu chuẩn ……… 10. Mức phấn đấu ………..
- Các tiêu chuẩn của người lao động đối với từng loại công việc, bao gồm: Trình độ học vấn, trình độ chuyên môn, các kỹ năng, kinh nghiện cần thiết. Ngoài ra còn gồm: tuổi tác, giới tính, trí thông minh, sự nhanh nhẹn, trung thực, khả năng phán đoán tốt, tính cẩn thận, tỉ mỉ…
c. Đánh giá hoàn thành công việc:
Đánh giá hoàn thành công việc là cơ sở để đưa ra các quyết định đúng đắn về nhân sự: Đào đạo- phát triển, tiền lương, tiền thưởng, thăng tiến, kỷ luật…
Điều kiện để xây dựng một chương trình đánh giá thực hiện công việc thành công là công ty phải xây dựng được một hệ thống các bản mô tả công việc, bản mô tả tiêu chuẩn công việc đầy đủ và chi tiết. Đồng thời phải có được một hội đồng đánh giá thực hiện công việc, hội đồng này phải gồm những người am hiểu về công việc và phải có trình độ chuyên môn. Để đánh giá thực hiện công việc công ty cần phải thiết lập một hệ thống đánh giá với ba yếu tố cơ bản sau:
- Tiêu chuẩn thực hiện công việc (điều này đã có được sau khi tiến hành phân tích công việc).
- Đo lường sự thực hiện công việc theo các tiêu thức trong tiêu chuẩn -Thông tin phản hồi đối với người lao động và bộ phận quản lý nguồn nhân lực
Đo lường sự thực hiện công việc là yếu tố trung tâm của đánh giá thực hiện công việc. Đo lường bằng cách ấn định một con số hay một thứ hạng để phản ánh mức độ thực hiện công việc của người lao động.
Có nhiều phương pháp đánh giá thực hiện công việc, nhưng phương pháp thang đo đánh giá đồ họa là tốt nhất, và phù hợp với công ty. Vì nó đơn giản và đánh giá mau.
Phương pháp đánh giá thực hiện công việc bằng thang đo đánh giá đồ họa:
Bao gồm các bước sau:
Bước1: Lựa chọn tiêu thức đánh giá. Tùy thuộc vào bản chất của từng loại công việc mà lựa chọn các tiêu thức khác nhau. Các tiêu thức được lựa chọn để đánh giá nên bao gồm 2 loại cụ thể đó là:
- Các yếu tố liên quan đến công việc gồm: số lượng công việc, chất lượng của công việc
- Các yếu tố liên quan đến bản thân người lao động gồm: Đảm bảo về ngày công chế độ, tinh thần trách nhiệm và ý thức xây dựng tập thể, tính sáng tạo,sáng kiến, tính thích nghi và sự phối hợp.
Sau đó dựa vào các tiêu thức được lựa chọn và đặc điểm của công việc mà người lao động đảm nhận. Ta xác định trọng số cho các yếu tố tùy theo sự
đóng góp của chúng vào giá trị chung của công việc và xác định số điểm cao
nhất cho từng tiêu thức đánh giá.
Ví dụ: Chọn các tiêu thức đánh giá và xác định trọng số và số điểm cao nhất của từng tiêu thức như bảng sau.
Số TT Tiêu thức đánh giá Trọng số Điểm số cao nhất
1 Khối lượng công việc 0.2 20
2 Chất lượng công việc 0.3 30
3 Đi làm đầy đủ 0.15 15
4 Tính thần trách nhiệm 0.2 20
5 Tính sáng tạo, sáng kiến 0.15 15
Bước2: Xây dựng cơ cấu bảng điểm.
Dựa vào các trọng số và số điểm cao nhất của từng tiêu thức đánh giá mà ta đưa ra bảng điểm để đánh giá thực hiện công việc của người lao động.
Chú ý: Theo Công văn 4320/LĐTBXH-TL, ngày 29/12/1998 của Bộ Lao động- Thương binh và Xã hội: các chỉ tiêu đánh giá bằng cho điểm phải thể hiện các nội dung cơ bản sau:
+ Những người được hưởng hệ số cao nhất phải là người có trình độ tay nghề cao, tay nghề vững vàng, nắm và áp dụng phương pháp lao động tiên tiến, chấp hành sự phân công của người phụ trách, ngày giờ công cao, đạt và vượt năng suất cá nhân, đảm bảo kết quả lao động của tập thể, đảm bảo chất lượng sản phẩm, đảm bảo an toàn lao động
+ Những người được hưởng hệ số trung bình là người đảm bảo ngày giờ công, chấp hành sự phân công của người phụ trách, đạt năng suất cá nhân, bảo đảm an toàn lao động.
+ Những người hưởng hệ số thấp là những người không đảm bảo ngày công quy định, chấp hành chưa nghiêm sự phân công của người phụ trách, không đạt năng suất cá nhân, chưa chấp hành kỹ thuật an toàn lao động.
Ngoài ra, các tiêu chuẩn có thể bổ xung thêm:
- Làm công việc có cấp bậc việc cao hơn cấp bậc công nhân, đảm bảo chất lượng thời gian nên được cộng thêm điểm
- Làm công việc độc hại, nặng nhọc nên cộng thêm điểm tuỳ theo mức độ độc hại, nặng nhọc.