II. BIỆN PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN NGHIỆP VỤ NHẬP KHẨU Ở CÔNG TY CP XÂY
3.2.Thuê tàu và mua bảo hiểm hàng hoá
3. Biện pháp nâng cao chất lượng thực hiện hợp đồng
3.2.Thuê tàu và mua bảo hiểm hàng hoá
Việc chuyên chở hàng hoá là yêu cầu tất yếu của việc mua bán hàng hoá và là một khâu không thể thiếu trong quá trình lưu thông hàng hoá từ nước xuất khẩu sang nước nhập khẩu.
Hiện nay Công ty CP Xây lắp công nghiệp 68 vẫn mua theo điều kiện CIF, CIP là chủ yếu. Khi mua theo điều kiện này công ty dễ bị cách ly với thị trường, không khai thác được các khả năng để chủ động giảm giá từ hoạt động thuê tàu.
Do vậy tuỳ theo điều kiện cụ thể của từng chuyến hàng như khối lượng mua, loại hàng cần mua, giá trị, điều kiện vận chuyển, khả năng thuê tàu... mà công ty có sự lựa chọn điều kiện cơ sở giao hàng cho thích hợp. Trong một số trường hợp công ty có thể nhập khẩu hàng hoá theo điều kiện CFR. Khi đó công ty giành quyền mua bảo hiểm cho hàng hoá. Về điều này, công ty nên tạo điều kiện cho cán bộ, nhân viên phòng kinh doanh trực tiếp tiếp xúc quen dần với nghiệp vụ mua bảo hiểm. Từ đó, công ty tiến tới nâng cao nghiệp vụ thuê tàu và mua bảo hiểm, tăng cường nhập khẩu hàng hoá theo điều kiện FOB để công ty giành quyền mua bảo hiểm và thuê tàu. Công ty sẽ tận dụng được cơ hội kinh doanh, tiết kiệm được chi phí, lợi nhuận tăng lên. Còn đối với Nhà nước vừa tăng nguồn ngoại tệ, vừa phát triển các ngành hàng hải, ngành bảo hiểm.
Công ty cần phải nghiên cứu thị trường chuyên chở nhằm tiến hành giao dịch với điều kiện có lợi nhất để ký hợp đồng chuyên chở sao cho cước phí thấp mà vẫn đảm bảo an toàn cho hàng hoá. Công ty có thể thông qua người môi giới trong lĩnh vực chuyên chở. Đó là người am hiểu về thị trường, về các hãng tàu, về sự vận động giá cước thuê tàu, luật pháp quốc tế, phong tục tập quán của cảng. Hoặc công ty có thể uỷ thác thuê tàu lưu cước cho một số công ty vận tải thuê tàu trong nước như công ty đại lý tàu biển (VOSA), công ty thuê tàu và môi giới hàng hải (VIETFRACHT).
3.3. Làm thủ tục hải quan
Hải quan luôn là khâu phức tạp nhất đối với các nhà xuất - nhập khẩu trong các thương vụ làm ăn của mình. Điều này chỉ ra rằng, thủ tục hải quan gồm nhiều bước, nhiều thủ tục nên gặp bất cứ sai sót nào về hàng hoá và giấy tờ thì dẫn đến hàng hoá bị lưu kho lưu bãi làm ảnh hưởng đến việc phải trả chi phí lưu kho, lưu bãi, hàng hoá chậm luân chuyển nhiều khi bỏ lỡ cơ hội kinh doanh.
Để làm tốt thủ tục hải quan một cách trọn vẹn công ty cần phải chú ý: - Đào tạo nâng cao nghiệp vụ hải quan cho cán bộ kinh doanh xuất nhập khẩu bằng cách chuyên môn háo những người làm công tác kê khai hải quan.
- Chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ về lô hàng nhập khẩu, các giấy tờ phải ăn khớp với L/C.
- Lập bộ chứng từ hải quan đầy đủ, giấy tờ phải thật khớp với hợp đồng hoặc L/C. Các giấy tờ này công ty phải chuẩn bị từ trước. Lập bộ chứng từ phải đúng với quy định của hải quan về số lượng, số loại chứng từ cần thiết. Phải quy định rõ các chứng từ có trong bộ chứng từ thanh toán mà bên xuất sẽ giao cho bên nhập khi đã hoàn thành nghĩa vụ giao hàng. Đồng thời phải ghi rõ các quyền lợi về khiếu nại và bồi thường của bên mua khi bên bán không giao đúng bộ chứng từ thanh toán cho bên mua.
3.4. Làm thủ tục thanh toán
Đây là nghiệp vụ quan trọng nhất của công ty với bên bán. Công ty phải luôn chú ý thực hiện đúng nghĩa vụ của mình trong hợp đồng đã ký kết. Nếu hợp đồng quy định thanh toán bằng L/C thì khi bộ chứng từ gốc từ nước ngoài về đến ngân hàng, công ty cần kiểm tra chứng từ cẩn thận, nếu chứng từ hợp lệ thì mới trả tiền cho ngân hàng.
Khi thực hiện thanh toán cần kết hợp chặt chẽ giữa các phòng ban liên quan trong công ty. Do thanh toán liên quan đến việc sử dụng vốn nên công ty cố gắng thoả thuận để đạt được các hợp đồng cho phép trả chậm. Tuy nhiên, không nên vì điều này mà chấp nhận những đối tác cung cấp có sản phẩm chất lượng thấp hoặc không phù hợp.