II. THỰC TRẠNG NGHIỆP VỤ NHẬP KHẨU THIẾT BỊ ĐIỆN Ở CÔNG TY CP XÂY LẮP
4. Đàm phán và ký kết hợp đồng
5.8. Khiếu nại và giải quyết khiếu nại
Khi thực hiện hợp đồng nhập khẩu, nếu như có phát sinh khiếu nại thì công ty thường khiếu nại trong những trường hợp sau:
- Nếu hàng có chất lượng hoặc số lượng không phù hợp với hợp đồng, thời hạn giao hàng bị vi phạm thì công ty khiếu nại người bán. Đối với trường hợp hàng giao chậm thì tuỳ theo quy định trong hợp đồng mà có tỷ lệ phạt khác nhau nhưng thông thường tỷ lệ phạt là 0,5% giá trị hợp đồng cho mỗi tuần giao chậm và tỷ lệ phạt tối đa là 10% giá trị hợp đồng.
- Nếu người bán không gửi các bản vẽ chi tiết, thông số kỹ thuật, các catalogue thì công ty khiếu nại người bán và yêu cầu phạt bồi thường nhưng thông thường phạt với tỷ lệ 0,1% giá trị hợp đồng cho mỗi tuần giao chậm.
- Nếu hàng bị tổn thất trong quá trình chuyên chở hoặc nếu sự tổn thất đó do lỗi của người vận tải gây nên thì công ty vẫn khiếu nại người bán, khi đó người bán sẽ khiếu nại người vận tải và người vận tải sẽ phải chịu trách nhiệm.
- Nếu hàng hoá bị tổn thất do thiên tai, tai nạn bất ngờ hoặc do lỗi của người thứ ba gây nên, khi những rủi ro này đã được mua bảo hiểm thì công ty khiếu nại công ty bảo hiểm.
Sau khi phát hiện các lỗi cần khiếu nại, công ty lập hồ sơ khiếu nại bao gồm đơn khiếu nại kèm theo những bằng chứng về việc tổn thất (biên bản giám định, xác nhận của thuyền trưởng trong trường hợp hàng hoá thiếu...), hóa đơn, vận đơn đường biển, đơn bảo hiểm (nếu khiếu nại công ty bảo hiểm)... Hồ sơ khiếu nại cần được lập ngay để khỏi bỏ lỡ thời hạn khiếu nại.
Thông thường nếu có phát sinh khiếu nại thì hai bên thường thoả thuận để tìm ra biện pháp giải quyết một cách thoả đáng nhất, tránh phải kiện nhau tại Hội đồng trọng tài hoặc Toà án, bởi như vậy sẽ rất tốn kém, mất thời gian và nhiều vấn đề khác phát sinh.