II. BIỆN PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN NGHIỆP VỤ NHẬP KHẨU Ở CÔNG TY CP XÂY
1. Tăng cường nghiệp vụ nghiên cứu thị trường
1.1. Tổ chức và thiết lập bộ phận nghiên cứu thị trường
Nghiên cứu thị trường được coi là hoạt động đầu tiên của quá trình xuất nhập khẩu, nó có vị trí quan trọng trong hoạt động kinh doanh nhập khẩu của công ty. Những năm qua, công ty đã coi trọng đến hoạt động này, tuy nhiên do ảnh hưởng của lề lối kinh doanh cũ, nên hoạt động này vẫn chưa được thực hiện một cách hợp lý. Công ty CP Xây lắp công nghiệp 68 có quy mô hoạt động không nhỏ nhưng hiện tại vẫn chưa có phòng nghiên cứu thị trường, vì vậy công ty sẽ không có điều kiện nghiên cứu sâu, không đáp ứng được nhu cầu kinh doanh. Hiện nay, công ty tuy vẫn có phòng Kế hoạch nhưng thực chất phòng không hề thực hiện công tác nghiên cứu thị trường mà công tác này lại do phòng Kinh doanh thực hiện. Những nhân viên trong phòng Kinh doanh thực chất chưa được đào tạo một cách có hệ thống về nghiệp vụ marketing nên hoạt động nghiên cứu thị trường của công ty còn nhiều hạn chế. Hơn nữa, nhiệm vụ của phòng kinh doanh lại rộng lớn, vừa phải nghiên cứu nhu cầu vừa phải tìm đối tác cũng như nghiên cứu các hợp đồng kinh tế, tiến hành thủ tục đấu thầu... Do đó, không đủ thời gian để tập trung vào công tác tổ chức thu thập thông tin, nghiên cứu thị trường. Đây chính là những mặt còn tồn tại của công ty trong nhiều năm qua.
Để khắc phục tồn tại đó, công ty nên thành lập riêng bộ máy thu thập thông tin và nghiên cứu thị trường để đáp ứng được tình hình mới, tạo điều kiện cho công ty mở rộng thị trường cạnh tranh với các doanh nghiệp khác. Bộ phận nghiên cứu thị trường không chỉ tiến hành nghiên cứu kiểm tra các thông tin thực sự về khả năng tài chính, uy tín, năng lực, kỹ thuật, kinh nghiệm của các nhà cung cấp truyền thống mà còn nghiên cứu các vấn đề kinh tế - chính trị - xã hội, môi trường luật pháp của các nước xuất khẩu, xúc tiến nghiên cứu cụ thể các chế độ, chính sách, phong tục tập quán có liên quan đến hoạt động xuất nhập khẩu của các nước này trên cơ sở đó mở rộng thị trường nhập khẩu, mở rộng
mối quan hệ bạn hàng với các nhà cung cấp tiềm năng, tìm ra được những điểm thuận lợi cho việc giao dịch đàm phán, ký kết hợp đồng và giải quyết tranh chấp sau này.
Mặc dù đã thiết lập được mối quan hệ kinh doanh với nhiều công ty có uy tín lớn trên thế giới nhưng cho đến nay, Công ty CP Xây lắp công nghiệp 68 chưa xác định được cho mình thị ttường nhập khẩu trọng điểm. Đây là một bất lợi đối với hoạt động nhập khẩu của công ty.
Công ty cần chủ động thâm nhập thực tế sản xuất của các đơn vị sản xuất thông qua việc củng cố các mối quan hệ đặc biệt mà công ty đã thiết lập được trong quá khứ, tìm hiểu kế hoạch sản xuất kinh doanh từ đó xác định nhu cầu thiết bị điện, tính toán khả năng tiêu thụ sản phẩm thiết bị điện nhằm loại bỏ tối đa rủi ro, nâng cao hiệu quả nhập khẩu.
Qua các doanh nghiệp sản xuất, công ty tìm hiểu tình hình hoạt động của các đối thủ cạnh tranh điểm mạnh, điểm yếu của họ từ đó có thể đưa ra các phương thức quảng cáo cho mình và cung cấp lợi ích cho khách hàng.
Nghiên cứu tình hình nhập khẩu thiết bị điện (số lượng, giá cả chủng loại) của các miền để xem xét khả năng cạnh tranh hay nhập khẩu theo hướng mới.
Hoạt động nghiên cứu nhu cầu thiết bị trong nước và nguồn thiết bị nước ngoài phải đưa ra một kết luận chín chắn đảm bảo rằng công ty kinh doanh sẽ có hiệu quả.
1.2. Nghiên cứu và lựa chọn thị trường nhập khẩu trọng điểm
Mặc dù đã thiết lập được mối quan hệ kinh doanh với nhiều hãng có uy tín lớn trên thế giới nhưng cho đến nay, Công ty CP Xây lắp công nghiệp 68 vẫn chưa xác định được cho mình thị trường nhập khẩu trọng điểm. Đây là một bất lợi đối với hoạt động nhập khẩu của công ty.
Như chúng ta đã biết, thị trường thiết bị điện thế giới là thị trường hiện đang có sự cạnh tranh khốc liệt nên nếu không nghiên cứu một cách cẩn thận, chính xác thì thông tin thu được về vật tư, thiết bị đôi khi không chính xác. Vì vậy, thông qua công tác nghiên cứu, thu thập thông tin công ty cần so sánh và
lựa chọn cho mình một thị trường nhập khẩu trọng điểm. Thị trường nhập khẩu trọng điểm là thị trường thích hợp với mục tiêu và tiềm năng của công ty. Nó có ưu điểm là: có thể nhập khẩu với khối lượng lớn, thường xuyên với giá cả ổn định, khả năng thanh toán thuận lợi. Tuy nhiên trong thời gian quan hệ, làm ăn, công ty vẫn cần thường xuyên theo dõi, thu thập thông tin về đối tác này để có thể chủ động trong việc họ có sự thay đổi hay không phù hợp với công ty nữa. Công ty có thể lập đại diện ở một vài nước có các đối tác quan hệ lâu dài và có uy tín thực sự để duy trì và củng cố mối quan hệ một cách thuận lợi hơn. Các đại diện này luôn phải thông báo theo định kỳ (hoặc đột xuất) các thông tin về tình hình thị trường, mặt hàng mà công ty có thể nhập, những cơ hội làm ăn mà công ty có thể thực hiện được. Đối với những thị trường mà công ty không có đại diện thì phải chấp nhận các thông tin qua báo, tạp chí... nhưng cần có sự lựa chọn phù hợp.
Mặt khác, để nâng cao hơn nữa chất lượng phục vụ cho mạng lưới điện trong cả nước cũng như nhu cầu của nhân dân trong những năm tới và đạt được mục tiêu của ngành đề ra trong giai đoạn 2005-2020, ngoài việc lựa chọn thị trường nhập khẩu trọng điểm, công ty cũng cần phải theo dõi tình hình chung về thị trường điện thế giới để có thể phát hiện và lựa chọn bạn hàng mới, mở rộng thị trường nhập khẩu để chủ động ký kết hợp đồng với các hãng trực tiếp sản xuất, hạn chế giao dịch với các đại diện trung gian, từ đó giảm bớt các chi phí trung gian không cần thiết.
2.Hoàn thiện nghiệp vụ giao dịch, đàm phán ký kết hợp đồng
Kinh doanh thương mại quốc tế là một hoạt động phức tạp rủi ro cao, giá trị kinh doanh lớn. Khâu đàm phán ký kết hợp đồng là khâu đặc biệt quan trọng. Nó tác động đến các khâu sau của quá trình kinh doanh. Nếu có sơ suất trong khâu này thì sẽ gây thiệt hại rất lớn, nhưng qua khâu này nếu thực hiện tốt cũng có thể đưa lại lợi ích rất lớn cho công ty. Chính vì lẽ đó, công ty cần tổ chức đội ngũ những người tham gia đàm phán, ký kết hợp đồng có kinh nghiệm, có trình độ về nghiệp vụ đàm phán, về kỹ thuật chuyên ngành và nắm vững các quy tắc trong đàm phán, các luật lệ có liên quan của luật pháp Việt Nam và luật pháp
của đối tác. Người chịu trách nhiệm đàm phán phải có bản lĩnh, hiểu biết và có kinh nghiệm, có khả năng quyết định nhanh chóng, chính xác.
Hiện nay đa số các đối tác của công ty đều là những bạn hàng cũ quen thuộc do đó công tác đàm phán không được chú ý đến nhiều. Để mở rộng phạm vi kinh doanh của mình, khi tham gia đàm phán với một đối tác mới, lần đầu đặt mối quan hệ, công ty phải tìm hiểu thật kỹ lưỡng, thu thập được những thông tin cần thiết về đối tác để trong khi đàm phán có thể chủ động hơn và cũng là để cho đối tác thấy được chúng ta đã từng có mối quan hệ rộng rãi trên thị trường thế giới.
Sau các bước làm việc, tuỳ theo mức độ thoả thuận giữa hai bên, công ty có thể lập bản ghi nhớ những điều khoản quan trọng mà hai bên đã đồng ý. Tuy nhiên bản ghi nhớ này không mang tính chất ràng buộc về mặt pháp lý, nó chỉ giúp cho công ty có thể luôn luôn nắm bắt được vấn đề và chủ động trước những bước đi tiếp theo của đối tác.
Sau khi đã hoàn toàn thoả thuận xong, công ty có thể đi đến những thoả thuận chung cuối cùng đi đến ký kết hợp đồng. Ký kết hợp đồng là việc chính thức hoá những thoả thuận cam kết trong giao dịch đàm phán. Đồng thời nó là một chứng thực về trách nhiệm và quyền của mỗi bên trong quá trình thực hiện hợp đồng và là cơ sở để giải quyết tranh chấp, khiếu nại về sau này. Do tính chất quan trọng đó nên việc ký kết hợp đồng phải thận trọng. Để ký kết hợp đồng được thuận lợi và đảm bảo an toàn, bảo đảm quyền lợi cho mình, khi chuẩn bị đi đến ký kết cần phải xem xét kỹ lưỡng bản hợp đồng, kiểm tra xem điều khoản của hợp đồng có phù hợp với nội dung đã đàm phán hay không để khi hợp đồng đã được ký kết sẽ không gây khó khăn đối với cả hai bên cũng như đối với cơ quan trọng tài trong việc giải quyết các tranh chấp phát sinh và vi phạm hợp đồng.