II. THỰC TRẠNG NGHIỆP VỤ NHẬP KHẨU THIẾT BỊ ĐIỆN Ở CÔNG TY CP XÂY LẮP
1.2. Nghiên cứu thị trường nước ngoài
Trong khâu này công ty luôn chú trọng việc tìm hiểu các nhà cung cấp trên thị trường quốc tế để biết được giá cả, các điều kiện thanh toán, khối lượng cung ứng, những điều kiện ưu đãi nhận được có thể và thời gian cung cấp... Các yếu tố này không chỉ ảnh hưởng đến lợi nhuận của công ty mà còn ảnh hưởng đén tính ổn định, tính liên tục của quá trình kinh doanh, ảnh hưởng đến uy tín của công ty đối với khách hàng. Bên cạnh việc duy trì mối quan hệ và hợp tác với các hãng lớn như Siemens, ABB, Alstom, Scheider... và các bạn hàng cũ, công ty vẫn luôn tìm kiếm các nhà cung ứng mới. Thông thường để điều tra khách hàng công ty thường điều tra qua tài liệu và sách báo như: các bản tin giá cả - thị trường Việt Nam thông tấn xã và của trung tâm thông tin kinh tế đối ngoại, các báo, tạp chí nước ngoài... hoặc qua các catalogue tự giới thiệu, quảng cáo về mình của khách hàng hoặc thông qua mạng Internet để tìm hiểu về năng lực tài chính, hoạt động sản xuất kinh doanh và uy tín của họ trong thị trường... Với những phương pháp này thì thông tin mà công ty thu được có độ chính xác không cao mặc dù tương đối ít tốn kém nhưng công ty vẫn sử dụng phổ biến vì lý do kinh phí.
Sau khi lựa chọn được khách hàng, công ty bắt đầu tiếp cận với khách hàng để tiến hành giao dịch mua bán.
Quá trình giao dịch là quá trình trao đổi thông tin về các điều kiện thương mại giữa công ty và đối tác nước ngoài. Trước hết công ty tiến hành hỏi gía, tức là yêu cầu đối tác nước ngoài cho biết các thông tin chi tiết về hàng hoá, quy cách phẩm chất, số lượng, bao bì, điều kiện giao hàng, giá cả, điều kiện thanh toán và các điều kiện thương mại khác nhằm mục đích cơ bản là nhận được báo giá với thông tin đầy đủ nhất. Sau khi nhận được hỏi giá của công ty, bên đối tác sẽ đưa ra chào hàng hay báo giá với nội dung chi tiết như: Tên hàng, số lượng, quy cách, phẩm chất, giá cả, phương thức thanh toán, địa điểm và thời hạn giao
nhận hàng cùng với một số điều kiện khác như bao bì, ký mã hiệu... Thông thường công ty nhận được những chào hàng cố định nên thời gian giao dịch được rút ngắn, những chào hàng này thường đầy đủ các điều khoản, nội dung như một hợp đồng do bên đối tác nước ngoài soạn thảo. Từ đó công ty phân tích thiệt hại và lợi ích của chào hàng để quyết định xem có nên chấp nhận hay không. Hầu hết các chào hàng công ty đều phải thoả thuận lại, thông thường các điều khoản cần phải thoả thuận đó là giá cả, các điều kiện về thanh toán, địa điểm nhận hàng. Ví dụ như mức giá của các thiết bị linh kiện điện mà bên đối tác đưa ra quá cao thì công ty để đảm bảo quyền lợi cho mình nhất thiết phải thoả thuận lại giá cả hoặc nhiều khi bên đối tác lại yêu cầu công ty mở L/C ở ngân hàng mà công ty không có tài khoản, như vậy công ty cũng phải thoả thuận lại.
Tuy nhiên, trong hoạt động này công ty cũng gặp một số khó khăn. Do biện pháp nghiên cứu thị trường chủ yếu là phương pháp thứ cấp, trong khi hàng nhập lại có độ phức tạp cao về kỹ thuật và có tính chuyên môn hoá cao, thị trường mặt hàng này lại rất phức tạp với nhiều nhà cung cấp nước ngoài với chất lượng và giá cả khác nhau. Vì thế sẽ rất khó khăn để có thể nắm bắt được tình hình sản xuất, thị trường kinh doanh để từ đó có thể lựa chọn được nhà cung cấp tối ưu và chủ động trong đàm phán nếu công ty không đa dạng hoá phương pháp nghiên cứu thị trường nước ngoài. Hiện tại, do công ty có hạn chế trong quy mô và nguồn vốn nên vẫn chưa có chi nhánh, phòng đại diện ở nước ngoài, đây là một bất lợi trong quá trình nghiên cứu thị trường nước ngoài.
2. Xin giấy phép nhập khẩu
Sau khi đã nghiên cứu kỹ thị trường trong nước, biết được những loại thiết bị nào thị trường trong nước đang cầu, đang thiếu và có thể thoả mãn tốt nhất nhu cầu thị trường và khách hàng trong nước thì công ty bắt đầu xây dựng các kế hoạch để nhập khẩu những thiết bị đó. Và bước tiếp sau bước nghiên cứu thị trường trong nước mà công ty thực hiện đó là xin giấy phép nhập khẩu để đề phòng trường hợp sau khi đã giao dịch, đàm phán và ký kết hợp đồng mà không xin được giấy phép nhập khẩu. Điều này sẽ gây nên rất nhiều phiền phức và
thiệt hại bởi như thế có nghĩa là công ty đã tự động huỷ hợp đồng sau khi đã đồng ý ký với đối tác, do đó bên đối tác có quyền kiện và đòi bồi thường. Bởi vậy, đối với những mặt hàng cần phải xin giấy phép nhập khẩu công ty đã tiến hành xin giấy phép nhập khẩu trước khi tiến hành giao dịch, đàm phán và ký kết hợp đồng.
Mặt hàng kinh doanh của công ty chủ yếu là các thiết bị điện như cáp điện, cầu chì tự rơi, cầu dao cách ly, aptomat, máy cắt, rơ le... Những hàng hoá này nằm trong danh mục hàng được Nhà nước cho phép nhập khẩu với mục tiêu: công nghiệp hoá - hiện đại hoá, cho nên công ty thường tiến hành đăng ký kinh doanh trong giấy phép kinh doanh của mình. Điều này giúp cho công ty thuận tiện rất nhiều bởi không phải xin giấy phép nhập khẩu nhiều lần, thuận lợi cho quá trình tổ chức và thực hiện hợp đồng nhập khẩu.
3. Lập phương án kinh doanh
Một phương án kinh doanh nhập khẩu ở Công ty CP Xây lắp công nghiệp 68 khi trình duyệt phải đảm bảo nêu rõ các nội dung sau:
- Chủ nhiệm dự án.
- Nhà thầu chính trong nước (Tên, địa chỉ, tư cách pháp nhân, uy tín và độ tin cậy).
- Nhà thầu phụ - đối tác nước ngoài (tên địa chỉ, tư cách pháp nhân, uy tín và độ tin cậy).
- Thiết bị nhập khẩu (hãng sản xuất, các thông số kỹ thuật, quy cách, phẩm chất).
- Phương thức thanh toán ngoại. - Phương thức thanh toán nội. - Điều kiện thanh toán.
- Thuế nhập khẩu. - Thuế VAT (nếu có).
- Trị giá mua thực tế của thiết bị nhập khẩu.
- Mức lãi suất vay ngân hàng. - Giá bán của thiết bị nhập khẩu. - Tính toán hiệu quả của phương án.
Sau khi lập phương án kinh doanh xong, phải lấy ý kiến của phòng tài chính kế toán rồi trình giám đốc phê duyệt.