III. ĐÁNH GIÁ CHUNG VỀ NGHIỆP VỤ NHẬP KHẨU THIẾT BỊ ĐIỆN TẠI CÔNG TY
2. Những tồn tại trong nghiệp vụ nhập khẩu ở Công ty CP Xây lắp công
nghiệp 68
Bên cạnh những thế mạnh của mình, Công ty CP Xây lắp công nghiệp 68 còn có những hạn chế tồn tại cần phải giải quyết, xử lý.
- Khi công ty thắng thầu một công trình, dự án cung cấp thiết bị điện thì để tiến hành việc cung cấp thiết bị cho dự án đó thì chủ nhiệm dự án yêu cầu phòng kỹ thuật bóc tách vật tư và đưa chỉ tiêu nhập khẩu cho phòng xuất nhập khẩu. Do đó việc này phụ thuộc rất nhiều vào trình độ, năng lực của chủ nhiệm dự án và của phòng kỹ thuật. Nếu như chủ nhiệm dự án bóc tách nhanh chóng, chính xác thì việc đặt hàng sẽ được suôn sẻ và thuận lợi. Còn nếu chủ nhiệm dự
án tiến hành chậm, không chính xác thì việc thực thi sẽ chậm, làm giảm tiến độ, mất nhiều thời gian cho việc thay đổi.
- Kinh doanh trong cơ chế thị trường làm nảy sinh những vấn để bất cập của một bộ phận nguồn lực đồi hỏi công ty phải chú ý hoàn thiện. Trong công ty không phải tất cả các cán bộ nghiệp vụ để có thể đáp ứng về trình độ ngoại ngữ, nghiệp vụ kinh doanh xuất nhập khẩu. Thực trạng này đòi hỏi công ty phải quan tâm hơn nữa tới việc tuyển dụng, bồi dưỡng đội ngũ nhân viên.
- Về công tác nghiên cứu thị trường: Cho đến nay, công ty vẫn chưa thành lập bộ phận nghiên cứu thị trường riêng mà nhiệm vụ này do các đơn vị kinh doanh phối hợp thực hiện nên việc thu thập thông tin về thị trường chưa thật hiệu quả. Vấn đề nghiên cứu nhu cầu khách hàng về các mặt như thị hiếu, thói quen tiêu dùng hoặc tâm lý mua hàng... chưa được công ty chú ý.
- Về công tác lựa chọn bạn hàng: Do tin tưởng vào uy tín của các bạn hàng cũ nên công ty thường ít chú ý tới các hãng sản xuất kinh doanh mới bước vào thị trường. Điều đó có thể khiến cho công ty bỏ lỡ nhiều cơ hội làm ăn có hiệu quả.
- Về công tác đàm phán, ký kết hợp đồng: Hiện nay, do đã có quan hệ kinh doanh lâu dài với nhiều đối tác nên có một số thoả thuận hai bên chỉ thực hiện bằng miệng, không có văn bản hoặc nhiều trường hợp nội dung hợp đồng quá đơn giản. Điều này sẽ dẫn đến khi xảy ra tranh chấp thì không biết xử lý thế nào, lại phải tiến hành thương lượng, rất mất thời gian và công sức mà nhiều khi lại không giải quyết được.
- Việc thanh toán bằng L/C tuy hạn chế được nhiều rủi ro, đảm bảo an toàn cho cả hai bên, có thể sử dụng phổ biến với cả bạn hàng cũ và mới nhưng thủ tục thanh toán và nhận tin còn rườm rà. Nếu thay đổi bất kỳ một nội dung nào trong hợp đồng đều phải làm thủ tục sửa đổi L/C và phải chịu một khoản phí sửa đổi L/C cho ngân hàng.
- Phần lớn các hợp đồng nhập khẩu của công ty được ký kết theo các điều kiện CIP, CIF và do vậy, công ty chưa khai thác, tận dụng được các cơ hội kinh doanh về giá thành nhập khẩu trong việc mua bảo hiểm và thuê tàu.
- Về thủ tục hải quan: Đây là một trong những tồn tại thường làm ảnh hưởng nhiều nhất đến hoạt động nhập khẩu của công ty.
Đơn cử với trường hợp công ty nhập lô hàng vi mạch chuyển đổi nguồn (UPS module) và vi mạch vi xử lý (CPU module) cho máy ngắt điện tự đóng lặp lại bằng chân không 38kV theo hợp đồng số 03-CT-106/VA-ABB INDUSTRY ký ngày 05/03/2007. Theo quy định trong hợp đồng thì điều kiện giao hàng là theo điều kiện DDP nhưng cán bộ hải quan UPS - Hà Nội vẫn không công nhận trường hợp giao theo điều kiện này vì trên Invoice gửi kèm theo lô hàng mà phía nước ngoài gửi kèm chỉ ghi theo điều kiện DDP mà không nói rõ là theo Incoterm năm nào và trên Invoice có ghi thuế nhập khẩu bằng 0, chi phí vận chuyển cũng ghi bằng 0 - dựa vào chi tiết này nên cán bộ hải quan không công nhận đây là hàng nhập theo điều kiện DDP và yêu cầu nhập theo điều kiện FOB (Chi tiết xem phần Phụ lục). Do vậy, phía công ty lại phải yêu cầu bên đối tác làm thư xác nhận và làm công văn giải trình. Điều này gây mất rất nhiều thời gian, công sức nhất là những thiết bị mà công ty đang cần gấp.
Hay có trường hợp hàng nhập khẩu của công ty chỉ là phụ kiện để đảo nguồn hoạt động của máy cắt loại 24kV, hàng mới 100% theo hợp đồng số 03- CT-120/VA-ABB MALAYSIA ngày 22/09/2007, hoá đơn thương mại số 5400000095 ngày 22/12/2007 - đây là loại linh kiện được áp vào mã HS 8535 30 19 với thuế nhập khẩu là 7,5% nhưng chi cục Hải quan Gia Lâm -Hà Nội không công nhận việc áp mã này và cho rằng đây là loại hàng áp vào mã HS 8535 90 29 với thuế nhập khẩu là 20%. Để có thể làm thủ tục thông quan cho mặt hàng này công ty phải yêu cầu bên đối tác cử chuyên gia giám định đến xác nhận. Quá trình này làm cho việc giao nhận của công ty gặp nhiều khó khăn, ảnh hưởng đến tiến độ thi công của công trình, và hơn nữa làm cho phía đối tác có ấn tượng không tốt về thủ tục hành chính của nước mình.
Tuy nhiên cũng có trường hợp mà việc nhận hàng tại hải quan là do chủ quan của doanh nghiệp như cán bộ phòng giao nhận vận chuyển không mang theo giấy giới thiệu của công ty hay chứng minh thư nhân dân.
Những lý do trên khiến cho việc làm thủ tục hải quan bị gián đoạn, hàng hoá không luân chuyển kịp thời, tăng chi phí lưu kho, lưu bãi hàng hoá.
- Việc tiếp nhận và kiểm tra hàng hoá chưa thực sự đạt hiệu quả tối ưu. Theo hợp đồng nhập khẩu, người bán phải giao hàng phù hợp với quy định ghi trong hợp đồng và tranh chấp sẽ xảy ra khi hàng hoá không đúng với quy cách, phẩm chất. Tuy nhiên, có nhiều trường hợp khi hàng hoá về kho mới phát hiện bị hư hỏng về phẩm chất. Điều này do lỗi của cán bộ nghiệp vụ chưa cẩn thận trong quá trình kiểm tra hàng hoá, chỉ một sơ suất nhỏ đó có thể làm ảnh hưởng đến tiến độ giao hàng cho khách hàng, nhất là các hợp đồng mà khách hàng đã đặt trước với công ty. Do vậy, làm ảnh hưởng đến hiệu quả kinh doanh, lợi nhuận giảm, mất uy tín và nhiều khi còn làm cho công ty lỡ cơ hội kinh doanh.
Từ những tồn tại trên mà trong 3 năm (từ năm 2005-2007) có một số hợp đồng nhập khẩu bị vi phạm.
Bảng 9: Một số hợp đồng bị vi phạm.
Số hợp đồng Nhà cung cấp
Nội dung
vi phạm Nguyên nhân Cách giải quyết
03-CT-083/VA- SEFAG
Sefag-
Thụy Điển Giao chậm
Do thời tiết xấu không chuyển về kịp.
Chấp nhận hàng và thông báo cho đối tác
02-PO-049/VA- LINCAS
Lincas-Bồ
Đào Nha Giao chậm Do tàu vận tải
Chấp nhận hàng và phạt bằng tiền 02-CT-110/VA- NANJING Nanjing- Nhật Bản Thiếu catalogue Do bên xuất khẩu
Yêu cầu bổ sung và phạt bằng tiền 01-CT-054/VA- AMADA Amada- Hàn Quốc Hàng thiếu Do bên xuất khẩu
Yêu cầu bổ sung và phạt bằng tiền 02-CT-017/VA- PTECH Ptech- Đức Kém chất lượng Không đúng tiêu chuẩn kỹ thuật
Yêu cầu thay hàng khác và phạt tiền
Nguồn: Báo cáo tình hình nhập khẩu của công ty từ năm 2005 - 2007. Trong các vi phạm về việc giao hàng thiếu hoặc hàng giao chậm thì công ty phạt bồi thường thiệt hại bằng tiền là chính. Đối với việc vi phạm về chất lượng, ví dụ như phụ kiện để đảo nguồn hoạt động của máy cắt HD4/R, 24kV được ký vào ngày 25/6/2006 của hợp đồng số 02-CT-017/VA-PTECH do yêu cầu kỹ thuật không đúng theo yêu cầu nên công ty không thể vận hành thử, và đây cũng không phải là loại hàng mà công ty cần gấp nên công ty chỉ yêu cầu nhà cung cấp thay lại hàng khác và có phạt tiền với tỷ lệ quy định trong hợp đồng là 1% giá trị hợp đồng. Với các vi phạm liên quan đến hãng vận tải như hợp đồng số 03-CT-083/VA-SEFAG ngày 12/7/2007 cho mặt hàng aptomat MCCB S2N160/R100 I 500 3P FEF do lô hàng vận chuyển bằng đường hàng không gặp thời tiết xấu nên không về hàng kịp theo dự đoán 2 tuần thì công ty vẫn chấp nhận nhận hàng và yêu cầu phạt bằng tiền theo tỷ lệ quy định trong hợp đồng là 0,5% giá trị hợp đồng cho mỗi tuần giao chậm. Nhưng có trường hợp công ty chỉ thông báo cho đối tác biết về sự giao chậm của hãng vận tải như hợp đồng số 02-PO-049/VA-LINCAS ngày 27/3/2006, vì LINCAS là nhà cung cấp mới nên công ty chỉ thông báo cho khách hàng biết.
Như vậy, việc giải quyết các vi phạm của công ty khá linh hoạt không hoàn toàn cứng nhắc theo quy định trong hợp đồng. Tuy nhiên trong bất kỳ trường hợp nào thì thái độ khéo léo, mềm mỏng và linh hoạt của người làm nghiệp vụ có ảnh hưởng rất lớn tới kết quả đàm phán và giải quyết khiếu nại, giúp cho công ty duy trì được quan hệ làm ăn với khách hàng và hạn chế được một phần thiệt hại.
Trên thực tế số hợp đồng nhập khẩu của công ty bị vi phạm tương đối ít, chưa có trường hợp nào phải đưa ra trọng tài hoặc toà án để giải quyết vì giá trị của hợp đồng và tài sản bị vi phạm thường không lớn lắm, việc kiện tụng sẽ gây tổn hại đến uy tín, tốn kém về tiền bạc cho cả hai bên nên các hợp đồng nhập khẩu có vi phạm của công ty thường do 2 bên tự thương lượng để giải quyết.